Gatekeeper. Opatrovník. Gólová nabídka. Dopravní policista.
jako výkonný asistent bych se vsadil, že jste byl dříve nazýván jedním z výše uvedených štítků.
musí to být frustrující. Zatímco myšlenka EA jako „gatekeeper“ má zrnko pravdy, tento popis sotva poškrábá povrch veškeré hodnoty, kterou poskytujete.
možná by přesnější popis šel asi takto:
Strategický partner. Důvěryhodný důvěrník. Profesionální řešení problémů.
Vezměme si to-exploze organizačních nástrojů, aplikací pro psaní poznámek, komunikačních platforem a řešení kalendáře znamená, že většina execs je ve skutečnosti soběstačnější než kdy předtím. Pokud něco, dnešní execs potřebují méně administrátorské podpory, ne více.
a přesto jsou výkonní asistenti nyní pravděpodobně cennější než v minulých desetiletích.
proč tomu tak je?
jednoduché. Funkce EA se změnila z podpůrné role na strategickou. Dnešní manažeři se opírají o své asistenty nejen pro pomoc administrátora, ale pro strategické poradenství, technické znalosti a kritické analýzy. Očekává se, že EA budou fušovat do věcí tak širokých a rozmanitých, jako je řízení projektů, plánování událostí, a interní komunikace.
To je důvod, proč USA Today popsal Výkonný Asistent jako Silicon Valley „moc roli,“ a hlásil, že to není neobvyklé pro EAs v tech mekky, aby vytáhnout v šesti číslech.
náročná role, jako je tato, vyžaduje dovednosti na úrovni odborníků. Takže ať už jste zavázala k EA cestu, nebo doufat, že role použít jako odrazový můstek k vaší vysněné práci, zde jsou dovednosti, které budete potřebovat, aby páni své šéfy a udělat největší dopad na váš tým.
(PS-Get more sh * t done with the Assist-the # 1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.)
Obsah
Top Dovednosti pro Specializované Výkonné Asistenti
Už jste někdy všimli, že EAs vždy zdá se, že odpověď na tuto, pro to řešení a zdroje pomoci se vším, co mezi tím?
No, tady je tajemství: nezdá se, že by EA měli v rukávech spoustu triků; ve skutečnosti ano.
mnoho EA uchovává“ malou černou knihu “ (aka dokument Word nebo soubor Excel) zdrojů, seznam užitečných nástrojů, služeb, odkazů a kontaktů. (S vědomím, že by pravděpodobně narazíte téměř žádné pojmenování výzvou v jejich kariéře, jsou tyto důvtipný EAs našel způsob, jak si zapamatovat každý potenciálně užitečných zdrojů.)
Začněte svůj vlastní seznam zdrojů s naším oblíbeným tajemstvím:
- the Assist. Považujte tento týdenní zpravodaj freemium za zkratku k učení o všech nejlépe střežených tajemstvích, nejužitečnějších technologických nástrojích a testovaných tipech z jiných EA ostrých jako břitva. Můžete se dokonce cítit, jako byste měli supervelmoc, když vám každý týden doručují nová tajemství na stříbrném podnose (aka krásně formátovaný e-mail).
2. Klid pod tlakem
Většina Exec má vysokotlaké práce, a tento tlak se často přenáší na vás.
Ne každý den bude požární cvičení, ale je důležité, že můžete fungovat pod vysokým tlakem situace, které bude nepochybně přijdou do cesty.
vraťme se k mému předchozímu příkladu, kromě její vynalézavosti bylo něco, co pomohlo EA v mém příběhu zachytit ty lístky Laker – že se zhluboka nadechla.
zůstala klidná pod tlakem obtížného úkolu s těsným termínem. V této situaci už byla a věděla, že pokud uklidní mysl a soustředí se na to, co může ovládat – její úsilí–, bude schopna něco udělat.
zde jsou některé zdroje, které vám pomohou zůstat v klidu, když se věci trochu zblázní.
3. Zarputilý Vynalézavost
Jako EA, kolikrát jste byl požádán, aby vytáhnout nemožné?
dobrý asistent ví, že dělat nemožné možné přichází s územím. Udělat to, budete potřebovat scrappy vynalézavost a odhodlání jen dostat sh * t hotovo.
jeden z nejpůsobivějších EA výkonů, jaké jsem kdy viděl, byl před několika lety v La tech společnosti. Jedna z tamních Exekutorek dostala žádost od svého šéfa kolem 10. hodiny. v pátek:
„Hele, dnes večer bavím VIP investora,“ řekl jí, když míjel její stůl. „Potřebuji dvě soudní místa na dnešní hru Laker.“
jde o to, že sedadla u soudu jsou za normálních okolností dost těžké najít. Ale to nebyly normální okolnosti. Tohle bylo play-off. Byl to nejžhavější lístek ve městě.
nikdy nezapomenu, co udělala poté, co její šéf vešel do jeho kanceláře po tak nedbale upustil bombu na ní –
odmlčela se, zhluboka se nadechla a okamžitě se dostal do práce. Prohledala stránky s lístky, zvané zprostředkovatelé vstupenek, pronásledoval falešné stopy na Craigslistu. Když to nefungovalo, zvedla telefon a napojila se na její síť dalších EA, inkasovat dlouhodobé laskavosti a vyjednávat o laskavostech po celé řadě.
abych byl upřímný, stále nevím přesně, jak to udělala. Co vím, je, že jsem tu noc viděl v televizi jejího šéfa a jeho VIP hosta, jak sedí na vedlejší koleji a šílí pokaždé, když Kobe (RIP) vyčerpal trojku.
4. Technická Zdatnost
Tady je další klobouk se přidat na dlouhý seznam, že průměrná EA má nosit – osobní profesionální.
kromě obvyklých profesionální nástroje, jako je Microsoft Office nebo Google G-suite, dnes je EA musí být zběhlý v mnoha systémy, aplikace a pluginy, které vedoucí pracovníci používají ke své práci. To může znamenat pracovní znalost Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce a Zuora, jen abychom jmenovali alespoň některé.
není To jen o získání základní porozumění držet ji na svůj životopis. Čas na plné využití těchto nástrojů pomůže s vaší celkovou produktivitou a může ujistit svého manažera, že jste připraveni na jakýkoli nástroj, který vám přijde na cestu.
Když se věci jdou bokem technologie-moudrý, EA málokdy má čas čekat na to, aby opravit věci. Schopnost řešit problémy se svým šéfem je nutností. To platí zejména v spouštěcích prostředích, kde EA může být nejblíže it specialistovi, kterého má společnost.
5. Velký Obraz Myšlení
nejlepší EAs stát důvěryhodný důvěrníky a radu pro své execs.
nezapomeňte, že máte perspektivu, kterou má jen velmi málo lidí ve společnosti. Komunikujete se zaměstnanci na všech úrovních a pravděpodobně pracujete s tunami oddělení.
Ale aby se hrát roli znějící deska pro svého šéfa, budete muset nejprve mít solidní znalosti o své podnikání tak, že můžete dát podrobnější otázky do širšího kontextu cílů vaší společnosti.
Pokud si nejste zcela jisti, ve své znalosti, vstupy a ven z vaší společnosti a vašich konkurentů, je zábavný a snadný způsob, jak se rychle dostat až na rychlost. Oběd!
Udělat schůzku každý týden s někým v jiném oddělení s jasným cílem dostat se dozvědět více o tom, co dělají a jak jejich tým přispívá ke společnosti větší mise.
opravdu kopat. Ptejte se, jaká byla největší vítězství vašeho týmu? Největší výzvy? Který z našich konkurentů vás v noci udržuje vzhůru? Pokud byste měli kouzelnou hůlku, co byste změnili na společnosti přes noc? Průmysl?
po konverzaci si zapište dvě nebo tři největší jídla z konverzace. Uchovávejte je v tabulce pro snadnou orientaci.
nejen, že je to skvělý způsob, jak síť v rámci vaší společnosti, ale zanedlouho budete mít vybudoval základní znalosti, které potřebujete poskytnout cenné poznatky ke svému šéfovi.
6. Bezvadné Organizaci
To může jít bez řečí, ale organizace je absolutní nutností pro Výkonné Asistentky. Role EA je rychlá a neustále se měnící, takže si nemůžete dovolit ztrácet drahocenné sekundy neorganizovaným. Ve skutečnosti dobrý EA vyvíjí organizační systémy a zlepšuje chaotické starší procesy.
Pokud by vaše organizační hra mohla využít nějaké zlepšení, doporučujeme vyzkoušet monday.com -vizuální nástroj pro výkonné asistenty!
7. Nemilosrdný Priorit
Zpět k myšlence EA jako „gatekeeper.“
i když si rozhodně myslím, že tento štítek je příliš zjednodušený – je to pravda jedním zásadním způsobem – Rockstar EA pomáhají svým šéfům omezit rozptýlení a soustředit se pouze na nejnaléhavější problémy a nejvyšší pákové aktivity.
zjednodušeně řečeno, EA musí pomoci svým šéfům upřednostnit a musí být naprosto nemilosrdní.
vyžaduje zdravý úsudek z VAŠÍ strany, abyste zjistili, co vyžaduje pozornost a co musíte vypnout. Ale není to všechno na vás. Stanovení priorit je něco, co budete pracovat ve spolupráci se svým šéfem, a je určitě něco, co budete oba získat lepší v průběhu času.
kritickým prvním krokem je mít jasno ve velkých obrázkových cílech. Jednoduše řečeno, nemůžete upřednostňovat bez křišťálově čistých cílů, které vám pomohou.
8. Pevná Uvážení
Ať už je to zprávy o nadcházející akvizice, PERSONÁLNÍ otázky, finanční zprávy, nebo obchodní tajemství, top-úrovni vedení neustále řešit citlivé informace.
což samozřejmě znamená, že to dělají i jejich asistenti.
transparentnost je v podnikání ctností, ale i ty nejotevřenější organizace se zabývají privilegovanými informacemi, s nimiž je třeba zacházet jemně.
důvěra je pravděpodobně jediným největším určujícím faktorem, pokud jde o úspěch v roli EA. Jedním z nejjistějších způsobů, jak narušit důvěru mezi vámi a vaším šéfem, je být nedbalý s citlivými informacemi. Drby, přidávání paliva do kancelářských pověstí, nebo zveřejňování informací o záležitostech soukromých společností na veřejných fórech, jako jsou sociální média, není nikdy v pořádku.
samozřejmě se stávají chyby. Uklouznutí jazyka nebo potulný e-mail může mít stejný účinek jako veřejný Tweet o nadcházejícím propouštění vaší společnosti.
nejlepší věc, kterou musíte udělat, je vlastnit to. Informujte svého šéfa o situaci a spolupracujte na nápravě situace.
9. Strategické Multi-Tasking
Ano, víme, multi-tasking je mýtus. Naše mozky prostě nejsou vyrobeny tak, aby zvládly více než jeden složitý úkol najednou.
jak jsme však znovu a znovu slyšeli od výkonných asistentů, určitý stupeň multi-taskingu je pro tuto roli nezbytný.
trik spočívá v spárování jednodušších úkolů, jako je reakce na e-maily nebo rezervace cestování. Pokud jste v pohotovosti, proč neudělat nějaké rychlé podání nebo zadávání dat?
rozhodně upřednostněte své úkoly náročné na zaměření a vyřaďte je jeden po druhém. Ale když můžete, spárujte více bezduchých aktivit dohromady, abyste maximalizovali svůj čas.
Jak jinak můžete udělat více za stejné množství času? Zaměřit.
Poté, co jste přednost své úkoly, dát jim 100% své pozornosti, i když vaše myšlenky se snaží putovat, aby všechny úkoly, které potřebujete řešit další. Mnoho taskmasters přísahat Pomodoro technikou pro získání přes jejich seznamy úkolů.
jednoduše vyberte úkol, nastavte časovač asi na 25 minut a zaměřte se pouze na tento úkol, dokud časovač nevyčerpá. Pak si dejte pauzu a opakujte. Krátké přírůstky zpřístupňují soustředěnou pozornost.
10. Nadpřirozené Očekávání
Opravdu skvělé EAs hrát šachy, ne dáma.
opravdu se daří v roli, musíte být schopni vidět deset tahů dopředu a předvídat problémy dříve, než se stal full-foukané problémy.
to se odehrává dvěma způsoby. První je to, čemu říkám “ situační očekávání.“Tehdy vidíte, jak se prvky potenciálního problému spojují, a aktivně pracujete, abyste jim zabránili v rozvoji.
druhý je „osobní očekávání“ a je o poznání preferencí a výstředností, které jsou pro vašeho šéfa jedinečné.
například, pokud vaše zkušenosti se učil, že váš šéf je ostřejší v ranních hodinách, než po obědě, plán, že tvrdé setkání ráno, ne odpoledne.
v obou případech může předvídání problémů a štípání v zárodku ušetřit nespočet bolestí hlavy po silnici a umožnit vám a vašemu šéfovi soustředit se na důležité věci.
(PS-Staňte se hrdinou svého šéfa: získejte ruce na asistenci- # 1 bezplatný týdenní zpravodaj vytvořený pro asistenty asistenty.)
11. Emoční Inteligence
EAs jednat s lidmi – spousta z nich. Interně komunikujete se zaměstnanci na všech úrovních v rámci org, od vstupních přispěvatelů po manažery, až po C-suite.
externě platí totéž. V jeden den, možná dohoda s vedoucí na jiné společnosti, investory a členy představenstva, prodejci bojují pro vaše podnikání společnosti, nebo novinářů, kteří se snaží dostat svého šéfa, aby něco řekl na záznamu.
dovednosti lidí jsou nutností a velká část toho je čtení emocionálních podnětů a řeči těla lidí. Může to být rozdíl mezi rozptýlením plné situace nebo házením svého šéfa na lvy (něco, co rozhodně nebude ocenit).
podívejte se na 10 přikázání emoční inteligence společnosti Inc a dozvíte se o dalších věcech, které můžete udělat pro budování dovedností svých lidí.
12. Expert Úroveň Komunikace (a Zálibu v Real Talk)
Pro mnoho ze stejných důvodů, komunikační dovednosti jsou obrovské součástí EA rovnice. Výkonný asistent je jako mluvčí jejich výkonného ředitele. V mnoha situacích, s vašimi slovy se zachází, jako by byla vaším šéfem, tak leštěné e-maily a správná telefonní etiketa jsou nutností. Musíte také být schopni komunikovat strategii jasně a přesně, stejně jako být přesvědčivý čas od času.
mnoho EA také přebírá de facto interní komunikační role a připravuje interní e-maily jménem svého šéfa. Tyto e-maily mohou oslovit celá oddělení-dokonce i celé společnosti – takže špičkové dovednosti psaní jsou obrovským přínosem.
kromě toho je komunikace základní. Většina dovedností uvedených v tomto článku prostě není možná bez dobré komunikace.
zde je něco jiného, aby zvážila, pokud jde o komunikaci-dobrý EA ví, že real talk vládne den.
nezapomeňte, že execs chtějí být schopni odrazit nápady od vás nebo odhadnout vaši reakci na navrhovaná řešení. Ale to funguje pouze tehdy, pokud zůstanete věrní svému skutečnému pohledu.
váš šéf nechce Ano-muže nebo ano-ženu. Chce (a potřebuje) slyšet, co si opravdu myslíte.
takže udržujte to skutečné. Manažeři mohou žít v bublině. Je na vás, abyste byli čas od času jejich kontrolou reality.
13. Rychlost a Rozhodnost
není čas na váhání v rychle se měnícím světě Výkonný Asistent. Dobrý EA shrnuje situaci, shromažďuje potřebné informace, klade správné otázky a co je nejdůležitější, jedná.
je pravda, že jen zřídka budete mít všechny informace, které potřebujete. Ale je nejlepší jednat rychle a sebejistě a posunout věci kupředu, než čekat na další jasnost, nebo horší, povolení.
psaní pro Muse, rozhodovací trenér Nell McShane Wulfhart nastiňuje 4 kroky, které každému pomohou rychleji a chytřeji se rozhodovat. Tady je to, co Wulfhart říká, že byste měli dělat, když dělat důležitá rozhodnutí:
„ujasněte Si, co opravdu chcete.“
„nevybírejte něco jen proto, že jste“ měl.“
“ pamatujte, že dělat něco trumfuje nicnedělání.“
“ praxe je rozhodující.“
Přečtěte si celý příspěvek zde.
14. Hroší Kůži a Smysl pro Humor
Tady je to věc. Není pochyb o tom, že máte důležitou práci, stejně jako výkonný pracovník, se kterým tak úzce spolupracujete den co den. Můžete mít ruku v některých docela velkých rozhodnutích, ty, které ovlivňují budoucnost vaší společnosti a živobytí lidí, se kterými pracujete.
ale na konci dne je pravděpodobné, že většina rozhodnutí nebude život nebo smrt. Je důležité udržet věci v perspektivě a být schopen se smát na sebe (a svého šéfa) jednou za čas.
schopnost vrátit se s údery, resetovat po špatném dni a udržet věci v perspektivě jsou nezbytné pro to, aby se stal zabijákem EA.
15. Networking
vzpomeňte si na EA, který vstřelil nemožné-k-najít lístky na Lakers? Napojila se na svou pevnou síť, aby vytvořila magii. Bez podpory, rada, a další připojení, EA nemusí být tak úspěšný; jeden může dosáhnout jen tolik tím, že žádá o laskavosti na Craigslist. Když úkoly rostou do legendárních rozměrů, je potřeba vesnice, aby je splnila.
Chcete-li vybudovat a udržovat silnou podpůrnou síť, musí EA kultivovat úžasné síťové dovednosti.
zde jsou některé z našich oblíbených síťových tipů a triků:
- Připojte se k co největšímu počtu skupin Facebook a online. Díky nim jsou perfektní místa pro rychlé získání odpovědí na obtížné otázky.
- použijte Meetup k vytvoření vlastní skupiny podpory EA, která se shromažďuje každý týden.
- pokud často komunikujete s jakýmkoli Ea v jiných společnostech, pošlete jim žádosti o připojení LinkedIn a pozvěte je na příležitostná data kávy.
- zaplaťte to dopředu. Pokud procházíte online nástěnku nebo se účastníte akce a slyšíte o jiném EA v nouzi, okamžitě nabídněte své služby. Pokud někdy chcete získat podporu, Nezapomeňte ji velkoryse poskytnout.
- spusťte specializovaný blog. Vytvoření vysoce specifického obsahu, který mluví s ostatními EA, je skvělý způsob, jak vytvořit síť podobně smýšlejících profesionálů.
16. Vyjednávací Dovednosti
Chcete vědět, co dalšího EA, který vstřelil nemožné-k-najít Lakers vstupenky udělal dobře? Používala vyjednávací schopnosti, aby nabrala lístky, které všichni chtěli.
umění i věda, vyjednávání mystifikuje mnoho. Může se zdát, že někteří lidé se právě narodili s určitým je ne sais quoi, který inspiruje ostatní, aby dělali své nabídky, a možná byli. Ale více než pravděpodobné, tito lidé kultivovali své působivé vyjednávací schopnosti. Ty můžeš taky.
Univerzita Santa Clara má fantastickou stránku zdrojů o rozvoji vyjednávacích dovedností. Zde jsou některé klíčové takeaways:
- praxe vyjednávání často, zvláště když nic není v sázce. Harvard Law School Program na vyjednávání výuky vyjednávání Resource Center nabízí stovky simulací, aby si svou praxi děje.
- Vžijte se do boty druhé osoby. Jak se na situaci dívají?
- zvažte páku na obou stranách. Máte rovnoměrnou houpačku, nebo se zkosila na jednu stranu? Jak to můžete vychýlit směrem k vaší straně?
- vyhoďte mentalitu“ vyhrát „nebo“ prohrát“. Po dobrém vyjednávání by měl každý s něčím odejít.
17. Analytics Dovednosti
V úvodu jsme se zmínili, že EA role byly neustále roste více strategicky. Držte krok s měnícími se očekáváními a zvyšte svou schopnost strategického myšlení budováním analytických dovedností.
můžete využít silné analytické dovednosti v každé situaci, od zpracování složité sociální scénáře dělat dalekosáhlé společnost rozpočtová rozhodnutí. Tyto dovednosti přeměňují solidní zaměstnance na nepostradatelné kritické myslitele, kteří vždy mají odpovědi.
Chcete-li vybudovat více analytických dovedností myšlení, odborníci na vzdělávání v online vzdělávací platformě Udemy doporučují řadu jednoduchých kroků. Zde jsou některé upravené takeaways:
- vizualizujte své hypotetické akce a rozšiřte své myšlenkové schopnosti prostřednictvím myšlenkových experimentů. Když se objeví situace v reálném světě, budete připraveni ji řešit svými naostřenými schopnostmi uvažování.
- vyhodnoťte svět logickou čočkou. Když uslyšíte prohlášení nebo si přečtete zprávu, zvažte, zda by to mohlo být prokázáno nebo ne. Tato praxe pomáhá při strategických rozhodnutích a trénuje váš mozek, aby doplnil vaše rozhodnutí a nápady důkazy.
- Zpochybněte čísla. Fakta, čísla a statistiky jsou jen tak dobré jako jejich metody sběru. Vzhledem k tomu, že mnoho vedoucích pracovníků chce čísla zálohovat rozhodnutí, je důležité, aby EA věděli, jak zpochybňovat zdroje. Pokud například zpráva z nedávného průzkumu naznačuje, že většina zaměstnanců by byla šťastnější, kdyby měli kávu zdarma, můžete se zeptat na velikost vzorku. Čísla by se mohlo zdát významné, ale pokud jen 20 lidí z 500-osoba společnost vlastně vzal průzkumu, pak se výsledky nemusí říkat přesvědčivý příběh.
Lidé Také Položit Tyto Otázky O Výkonný Asistent Dovednosti
Q: Co má výkonná asistentka dělat v roce 2021?
- A: Funkce EA se změnila z podpůrné role na strategického partnera. Dnešní manažeři se opírají o své asistenty nejen pro pomoc administrátora, ale pro radu, technické znalosti a kritickou analýzu. Očekává se, že EA budou fušovat do věcí tak širokých a rozmanitých, jako je řízení projektů, plánování událostí, a interní komunikace. SnackNation provedl rozhovor s 1,000 s EA, aby vám přinesl špičkové dovednosti 17 výkonných asistentů v roce 2021!
otázka: jak se mohu zlepšit jako výkonný asistent?
- A: Během našeho výzkumu pro naši výroční zprávu o stavu výkonného asistenta jsme zjistili, že EA obvykle dělají práci tří nebo více lidí sami. Náročná role, jako je tato, vyžaduje dovednosti na úrovni odborníků. Takže ať už jste zavázala k EA cestu, nebo doufat, že role použít jako odrazový můstek k vaší vysněné práci, zde jsou dovednosti, které budete potřebovat, aby páni své šéfy a udělat největší dopad na váš tým.
otázka: Jaké jsou nejdůležitější dovednosti, které se můžete naučit jako výkonný asistent?
- A: Každý výkonný asistent bude muset vyvinout jedinečnou sadu dovedností založenou na odpovědnostech svého výkonného ředitele, osobnost, a komunikační styl. S ohledem na to, stále existují doporučené a ověřené dovednosti, na které přísahají špičkoví výkonní asistenti. Některé příklady, které jsme se zabývají v našem článku jsou Tech zdatnost, nemilosrdný prioritizace, Ironclad diskrétnost, strategické Multi-Tasking, a znát všechny Nejlépe střežené tajemství.
(PS-Get more sh * t done with the Assist-the # 1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.)
a co vy? Jaká je jedna dovednost, která byla nejvíce zodpovědná za váš úspěch?