Má vaše podnikání spolehnout se, alespoň částečně, na papírové záznamy?
stále více podniků přesouvá své úložiště dokumentů do digitálního prostoru v těchto dnech. Ne vše však lze převést na digitální. Mnoho podniků má stále papírové záznamy, které musí být řádně uloženy a organizovány.
Pomocí tříkroužkového pojiva pro uložení vašich tištěných dokumentů, je skvělý způsob, jak zajistit, že nejsou poškozená nebo ztracená. Budete však potřebovat systém pro uspořádání těchto dokumentů v případě, že je potřebujete najít.
v Závislosti na počtu záznamů se vaše firma zabývá, máte několik možností pro organizační systémy.
Abecední organizace
u záznamů pod 5 000 je stále nejběžnější metodou Abecední registrační systém. V tomto systému, všechny záznamy (včetně jména agentur, podniků, geografické umístění, jednotlivci, instituce, předměty a témata) jsou uvedeny v abecedním pořadí od A do z.
můžete použít tento systém pro klienta a jméno zákazníka soubory stejně. Pokud pracujete s předměty, budete možná muset použít relativní index, ve kterém určíte název tématu, aby stát v subjektu.
zde je několik dalších praktických tipů pro vedení abecedních záznamů:
- Pokud je kolekce zákazníků nebo kontaktů, které máte, velká, zvažte použití samostatných složek nebo děličů uvnitř pojiv pro každou smlouvu.
- udržujte věci jasné označením horní části každé složky (příjmení kontaktu, jméno).
- použijte příjmení klienta k řazení podle abecedy. Pro více než jednoho klienta se stejným příjmením, využijte také své křestní jméno.
- Udržujte svůj organizační systém uklizený rozdělením klientů do čtyř sekcí: A až F; G až L; M až R; A S až z. Pokud jsou příliš velké, můžete pro každou sekci snadno použít jedno pojivo. To zabraňuje tomu, aby se věci příliš zabořily.
Numerická organizace
s numerickým organizačním systémem pořadačů umístíte soubory v sekvenčním pořadí. Můžete to provést přiřazením čísel každému z vašich klientů / zákazníků,nebo můžete vytáhnout číslo ze seznamů klientů.
číselné podání může být prospěšné, protože má tendenci zvyšovat produktivitu, protože čísla usnadňují dokončení vašeho podání. Na rozdíl od abecedního systému můžete snadno použít číselný systém pro více než 5 000 záznamů.
organizace koncových číslic
Další formou numerické organizace je použití systému koncových číslic. Jako tradiční číselný systém, budete organizovat čísla postupně. V systému terminálových číslic však pro každého klienta použijete pouze poslední dvě číslice přiřazeného čísla. Tento systém se běžně používá, když má podnik vysoký počet záznamů.
Alfanumerická organizace
tento systém záznamu kombinuje Abecední i číselné systémy. Alfanumerické systémy se běžně používají, pokud jsou v systému názvy a čísla předmětů.
pro tento systém obvykle začnete třídit soubory abecedně a poté je řadit číselně. Jako abecedního systému, budete muset použít relativní index, ve které budete sledovat počet kódy, které jste přiřadili vaše abecední kategorií.
organizace kategorií
a konečně, v systému kategorií jsou záznamy rozděleny do kategorií a poté uspořádány abecedně. Můžete použít složky nebo děliče s indexovými kartami uvnitř pojiv, abyste udrželi věci oddělené.
Chcete-li usnadnit vyhledání záznamů, můžete také uspořádat své kategorie podle priority. Informace, které potřebujete častěji, mohou být uloženy v samostatném pojivu označeném jako „priorita“.