3,9 miliardy lidí používá e-mail v roce 2019, což je více než polovina světové populace. Není divu, že e-mail dominuje komunikaci na pracovišti. Věděli jste, že průměrný americký pracovník obdrží 126 e-mailů denně!
e-mailová etiketa je v dnešním profesionálním světě nezbytná. Dobře složený e-mail vyžaduje formální pozdrav, osobní podpis, jasný předmět, a důkladné čtení důkazů, abychom jmenovali několik funkcí. Dnes se však zaměříme na jeden kritický aspekt, jak spustit e-mail-umístění příjemců do správných polí.
pole Příjemce jsou trochu složitější, než byste si mysleli. Když jdete napsat nový e-mail, existují tři pole Příjemce-do, Cc a Bcc. Tady v B12 jsme tady, abychom definovali každý z nich a vysvětlili, kdy a jak je použít. Tím, že ovládat těchto polí správně, budete zajistit plynulou komunikaci s každým e-mailem odeslat a vyhnout se trapné e-mail omylů.
co je pole“ Komu“?
nejpřímějším polem příjemce je pole“ Komu“. Je určen pro hlavní příjemce vašeho e-mailu. Vaše zpráva by se měla přímo týkat těchto příjemců. Kromě toho můžete očekávat odpověď nebo přímou akci od příjemců „Komu“ v reakci na váš e-mail. Do pole „Komu“ můžete zahrnout více lidí, pokud všichni splňují tato kritéria.
mějte na paměti, že všichni příjemci e-mailu, i když jsou „Cced“ nebo „Bcced“, budou moci vidět, kdo je umístěn v poli „Komu“.
kdy byste měli použít pole „Komu“?
pomocí pole „Komu“ oslovte primární osobu, pro kterou je váš e-mail určen.
Pokud například napíšete e-mail s dotazem na stav projektu, umístěte hlavní přispěvatele projektů do pole „Komu“. Tím, budou vědět, že se očekává, že reagovat nebo přijmout vhodná opatření. Obdrží také všechny budoucí e-mailové odpovědi obsažené v e-mailovém řetězci.
jako další příklad, pokud píšete přímo klientovi, umístěte jeho e-mail do pole „Komu“. I když můžete tento e-mail sdílet se spolupracovníky pomocí „Cc-ing „nebo“ Bcc-ing“, primárním příjemcem e-mailu je klient. Patří tedy do pole „To“.
co je pole“ Cc“?
“ Cc „znamená“ uhlíková kopie.“Když umístíte příjemce do pole „Cc“, obdrží kopii e-mailu. Předpokládá se však, že nejsou přímým příjemcem. Proto se „Cc „běžně chápe jako“ zdvořilostní kopie.“
primárním účelem pole “ Cc “ je udržet někoho ve smyčce, i když se ho zpráva přímo netýká. Od příjemců “ Cc “ se neočekává, že budou jednat nebo reagovat na e-mail, ale mohou, pokud chtějí. Obdrží také všechny související odpovědi e-mailového řetězce. Stejně jako u pole „Komu“, všichni příjemci budou moci vidět, kdo je “ Cced.“
kdy byste měli použít pole „Cc“?
zde je několik příkladů vhodného použití pole“ Cc“. Použijte jej, když chcete:
Udržujte někoho ve smyčce: použijte „Cc“, abyste někoho informovali o důležitých informacích, které nevyžadují jejich okamžitou a přímou odpověď. Například umožnit vedení a dalším dotčeným stranám zůstat informováni o stavu důležitého projektu.
zvýšit naléhavost e-mailu: „Cc-ing“ vyšší-up ve společnosti, příjemci „To“ pochopí, že e-mail je důležitý. Například, můžete “ Cc “ svého šéfa, když požadujete, aby klient odeslal časově citlivé informace.
dočasně převzít úkoly spolupracovníka: Když děláte práci, kterou obvykle provádí někdo jiný, například pro spolupracovníka, který je na dovolené, informujte je o stavu svých děl „Cc-ing“ ve všech relevantních komunikacích. Například, “ Cc ‚ je na e-maily mezi vámi a jejich klienty.
představte dva své kontakty: když představíte dva lidi e-mailem, můžete použít „Cc“, abyste jim poskytli e-maily ostatních. Mohou se tak navzájem představit a komunikovat v budoucnu.
kdy nepoužívat pole „Cc“?
i když existuje mnoho důvodů pro použití pole „Cc“, Procvičte si rozlišování před kliknutím na Odeslat. „Cc“ se často používá příliš liberálně.
je lákavé lidi “ Cc “ ve všech záležitostech, které se jich volně týkají. Spamování spolupracovníků s irelevantními e-mailovými řetězci se však nedoporučuje. Může ztrácet čas a snížit význam budoucích e-mailů. Nadužívání “ Cc “ může dokonce způsobit, že lidé budou vaše e-maily ignorovat.
Pokud není skutečně vhodné používat „Cc“, zvažte sdílení informací s příslušnými stranami osobně nebo v rámci předaného e-mailu. Přidejte kontext, proč se jich informace týkají.
Zde jsou některé další situace, kdy byste se měli vyhnout použití „Cc“ pole:
Pokud jste někdo volá: Pokud váš e-mail je možno ztrapnit někoho, nebo jim říkat veřejně, odložit. Například, je ve špatném vkusu „Cc“ svého šéfa rozzlobený e-mail směrem k jinému spolupracovníkovi, kde poukazujete na to, jak se pokazili. Řešte takové interakce v soukromí.
Pokud nemáte souhlas s: Pokud vaše komunikace zahrnuje více stran, měli byste získat jejich souhlas před „Cc-ing“ někoho nového v e-mailu řetězce. V opačném případě riskujete, že příjemci „Cc-ed“ poskytnete přístup k soukromým nebo utajovaným informacím bez řádného oprávnění.
Pokud je váš seznam příjemců Cc dlouhý: pokud si všimnete, že jste „Cc-ing“ více než 5 nebo 6 lidí, zvažte místo toho použití „Bcc“. Zahrnutí e-mailů příliš mnoha lidí může být rušivé. Může také poškodit soukromí příjemců, zejména pokud se již navzájem neznají.
Pokud očekáváte odpověď: jak jsme vysvětlili, pole „Komu“ by mělo být vždy použito, pokud očekáváte přímou odpověď. „Cc-ing“ odešle zprávu, že váš e-mail je prostě zdvořilost. Proto je zavádějící „Cc“, pokud chcete odpověď.
co je pole“ Bcc“?
„Bcc“ znamená “ slepá uhlíková kopie.“Jak název napovídá,“ Bcc “ udržuje e-maily příjemců skryté. Seznam BCC je tedy tajemstvím pro všechny kromě odesílatele.
BCC funguje odlišně ve vztahu k e-mailovým podprocesům. Zatímco příjemci“ komu „a“ Cc „obdrží odpovědi do budoucna, příjemci“ Bcc “ ne. obdrží pouze počáteční e-mail. Budete tedy muset předat všechny budoucí e-maily, které se jich mohou týkat.
“ Bcc “ funguje tímto způsobem, protože je obvykle určen pro neosobní hromadné e-maily, které nezaručují odpověď. Také by nebylo vhodné, aby jiný příjemce poslal e-mail na seznam, o kterém nevěděl a nevytvořil.
vezměte však na vědomí, že když příjemce Bcc „odpoví Všem“, jejich stav příjemce bude náhle vystaven ostatním příjemcům. Pokud se domníváte, že příjemce “ Bcc „může odpovědět, zvažte místo toho použití“ Cc “ pro zajištění transparentnosti.
kdy byste měli použít pole „Bcc“?Toto pole “ Bcc “ se nejlépe používá, pokud chcete zefektivnit vzhled e-mailu a zabránit příjemcům vidět e-maily ostatních. I když to zní trochu stinně, není to určeno pro nevyzpytatelné účely. Je primárně určen k ochraně soukromí vašich příjemců.
Použijte „Skrytá“ v těchto případech:
Při sdílení společnost newsletter: Při použití bulletinu myšlenek ve společnosti, newsletter, aby se vaše e-mailový seznam soukromou pomocí „Bcc“. V opačném případě vystaví své předplatitele navzájem bez jejich souhlasu.
při použití rozsáhlého mailing listu: „Bcc“ je skvělé pro odeslání e-mailu do velkého mailing listu. Pokud například váš e-mail oslovuje celý studentský sbor vysoké školy nebo všechny zaměstnance velké společnosti, je vhodnější „Bcc“. Zabraňuje také tomu, aby dlouhý seznam e-mailů rušil obsah vašeho e-mailu.
když se příjemci navzájem neznají: „Bcc“ chrání soukromí příjemců. To je velmi důležité, pokud je váš seznam adresátů tvořen cizími lidmi, kteří se navzájem neznají.
pro neosobní e-maily, které nezaručují odpovědi: při odesílání neosobního e-mailu je vhodný „Bcc“. Například, pokud odešlete obchodní oznámení, jako aktualizované kontaktní informace, propagace nového webu, nebo oznámení o novém generálním řediteli, použijte “ Bcc.“
odhalit něco hanebného: ve velmi vzácných případech vám „Bcc“ může pomoci odhalit problematické chování. Stejně jako u “ Cc “ BY to mělo být provedeno s extrémním rozlišováním. Nicméně, pokud máte co do činění s problémem, který zaručuje HR pozornost, jste mohli „Bcc“ je v e-mailu, který odhaluje nevhodné komunikace odehrává v práci.
abychom to shrnuli, nejlepší aplikace pole “ Bcc “ jsou neosobní e-maily, které jsou zasílány na velký e-mailový seznam lidí, kteří se navzájem neznají. Pomocí Bcc respektujete jejich soukromí a vyhýbáte se frustrujícím řetězcům e-mailů.
kdy nepoužívat Bcc?
při použití „Bcc“ byste se měli vyhnout jakýmkoli aplikacím, které by mohly být interpretovány jako stinné, underhanded nebo nevhodné. Jako obecné vodítko nepoužívejte „Bcc“, pokud:
zpráva je osobní: použití „Bcc“ v osobním e-mailu může snadno překročit hranici na nevhodné území. V osobních záležitostech je transparentnost nezbytná. Jinak v podstatě umožňujete digitální odposlechy.
posíláte e-maily spolupracovníkům: obecně je nejlepší vyhnout se používání „Bcc“ v práci při odesílání e-mailů svým spolupracovníkům. Nevypadá to na vás dobře a sníží vnímání vašich spolupracovníků o integritě vašeho pracoviště. Udržujte věci průhledné tím, že se budete držet „CC“ a “ To.“
odpověď od příjemce “ Bcc “ by byla nepříjemná: pokud někoho „Bcc“, je vždy možné, že odpoví. Pokud by to mohlo být škodlivé, vyhněte se tomu. Například nepoužívejte“ Bcc “ svého přítele, když je doporučujete svému šéfovi na otevřenou pozici. Pokud by měli bezmyšlenkovitě odpovědět „děkuji,“ zamýšlející zprávu pro vás, najednou byste byli ve velmi nepříjemné pozici.
shrnutí To vs. Bcc. vs Cc guidelines
při kontrole rozdílů mezi těmito poli použijte tyto obecné pokyny:
- pokud očekáváte přímou odpověď nebo akci, použijte pole „Komu“.
- Pokud chcete udržet lidi ve smyčce transparentním způsobem, použijte pole „Cc“.
- pokud někdo nemá být přímým příjemcem, použijte “ Cc.“
- Pokud chcete, aby příjemce „komu“ věděl, že ostatní důležití lidé jsou si vědomi korespondence, použijte “ Cc.“
- Chcete-li zachovat inkluzivní řetězec e-mailů, použijte buď „do“ nebo „Cc.“
- Pokud posíláte neosobní e-mail nebo e-mail s velkým seznamem adres, použijte „Bcc.“
- Chcete-li chránit soukromí příjemců, kteří se navzájem neznají, použijte “ Bcc.“
- Pokud chcete sdílet e-mail s někým tajně, použijte „Bcc“, ale při tom uplatňujte etickou diskrétnost.
vyberte správné pole Příjemce pokaždé
Nyní, když rozumíte rozdílům mezi těmito poli, můžete sestavovat e-maily s úmyslem, zdvořilostí a správnou etiketou. Zajistíte, aby vaše e-maily vypadaly profesionálně a respektovaly hranice a soukromí příjemců. Vyhnete se také nepříjemným e-mailovým chybám, které by mohly ublížit ostatním nebo poškodit vaši pověst.