Jak naplánovat svůj den pro optimální produktivitu

podívejte se na našeho úplného průvodce, Jak vytvořit plán, abyste co nejlépe využili své dny.

všichni máme každý den stejných dvacet čtyři hodin. Tak proč úspěšní lidé tolik udělat v jejich dvacet čtyři hodin, zatímco jiní se snaží splnit úkoly na základní seznam úkolů?

jednou z odpovědí je řízení času. Mnoho lidí má potíže s efektivním využíváním svého času po celý den. Ale jestli jsi to ty, neboj se. Pomocí tipů produktivity a vytváření a dodržování efektivního denního rozvrhu můžete každý den dělat více a lépe.

Proč Plánování Svůj Den, je Důležité,

Jak Naplánovat Svůj Den

• Definovat
• Priority
• Odhadnout, Jak Dlouho Bude Úkol Trvat.
• Pracovat Chytřeji, Není Těžší

Typy Plánování Techniky,

• Vytvořit Produktivní Ranní Rutina
• Vyhněte se Přepínání Úloh
• Dávkové Úlohy
• Očekávejte Neočekávané
• Vliv Technologie
• Pamatujte si, Papíru,
• Jíst Žába
• Vyhodnocení a Pivot

Proč Plánování Svůj Den, je Důležité

Čas je konečný zdroj pro všechny z nás. Ponechání omezeného počtu dní a hodin náhodě není odpovědným řízením zdrojů. Místo toho použijte naplánovat a sklízet plody:

• Snížit Plýtvání Času: Pokud jste uvedení „Strávit 2 hodiny na Sociálních Médií a Video her“ na svůj denní rozvrh, pak používat svůj rozvrh udržuje vás z ztrácet čas na věci, které nejsou na pořadu dne.
• zvýšení štěstí: i věda souhlasí. Po harmonogramu budete šťastnější!
• zvýšit produktivitu: dostanete více práce, když budete postupovat podle plánu.
• snížit stres: Plánování vytváří větší jistotu, která snižuje stres–a to zlepšuje zdraví. Výhra-výhra!
• usnadnit spolupráci: kdykoli pracujete s týmem, plán vás udrží všechny na stejné stránce na stejném místě ve stejnou dobu.

jak naplánovat svůj den

je jasné, že plánování vašeho dne je cenné. Nemůžete však jen házet věci do kalendáře roztomilých koťat a doufat v produktivní život.

místo toho potřebujete strategii, abyste mohli naplánovat produktivitu a efektivně provést důležitou práci. Zde jsou některé hlavní zásady, které vám pomohou používat plán pro efektivní dny.

Přiznejme si to. Ne všechno, co děláme za den, je zábava. Určitě jsou úkoly, které prostě dělat Nechceme. Můžeme se spolehnout na štěrk a odhodlání k napájení, ale to může mísit energii. Místo toho najděte vnitřní motivaci definováním proč.

každý je jiný, ale je to smysl a účel za vším, co děláme. Tento koncept zpopularizoval Šimon Sinek ve své knize Start With Why. Sinek ukazuje, že „proč“ může skutečně motivovat jednotlivce a podniky k dosažení svých cílů.

vaše proč by měla být větší než „protože musím“ nebo “ protože mi někdo řekl.“Pro jednotlivce, tam proč by mohlo být poskytnout bezpečný a šťastný život pro své děti. Pro podniky, proč by mohl vypadat spíše jako, “ pomáhat lidem uspět.“

pak by vše, co děláte jako osoba nebo jako Společnost, mělo být v provozu.

existují doslova miliony způsobů, jak můžete strávit každý den. A nemůžeš dělat všechno. Bez priorit, možná zjistíte, že trávíte čas úkoly, které vás nikam nedostanou. A pokud jste vedoucí týmu nebo manažer, chcete nastavit priority pro svůj tým, aby věděli, co je důležité, také.

takže musíte přijít na to, co opravdu potřebujete udělat, abyste dosáhli svých cílů ve službě svému proč. Nejprve si zapište vše, na co si vzpomenete. Pak odstraňte vše, co nesouvisí s vaším proč. Pak dát své priority v pořadí podle důležitosti.

mít směr, kam jít, je stejně důležité jako jít. Cesta bez cíle může být zajímavá, ale bez cíle v mysli, kdo ví, kde skončíte.

jakmile zjistíte, co musíte udělat, zjistěte, jak dlouho to bude trvat. A nemluvíme o tom, jak dlouho to bude trvat v zemi fantazie. Musíte vědět, jak dlouho vám to opravdu trvá.

jednou z nejčastějších chyb v plánování, které lidé dělají, není správný odhad, jak dlouho bude úkol nebo projekt trvat. „Pokud jste over-or-podceňovat o tom, jak dlouho to bude skutečně trvat, je větší pravděpodobnost, že hodit celý svůj plán off. Ještě horší je, že můžete zmeškat termín nebo ztrácet drahocenný čas pro vás a klíčové zúčastněné strany, jako jsou zaměstnanci a zákazníci.“

takže musíte být skuteční se sebou a povzbudit svůj tým, aby udělal totéž. Vezměte si týden nebo dva a sledujte svůj čas. Jak dlouho vám trvá napsat 1000 slov nebo odpovědět na e-maily? Pak si můžete naplánovat svůj plán realisticky a zlepšit své šance na úspěch.

Tim Ferriss, autor 4hodinového pracovního týdne je na něčem. Ve věku shonu, někdy máme pocit, že musíme jít jít pořád. Ale co kdybychom využili náš čas takovým způsobem, který nám umožnil pracovat méně? Pak bychom byli na něčem taky.

Ferriss obhajuje chytřejší strategii práce pomocí systémů, které znemožňují “ chovat se špatně.“Pak se nemusí spoléhat na konečný zdroj vůle. Zavedení výrobních systémů je tedy pro Ferriss klíčovým krokem.

Další způsoby, jak pracovat chytřeji, zahrnují identifikaci nejproduktivnějších časů dne a plánování klíčových úkolů pro toto časové období. Pro mnohé z nás jsou energetické hladiny nejvyšší ráno. Pokud jste však skutečná noční sova, neváhejte využít toho času, abyste mohli věci udělat.

musíte být také strategičtí. Ano, existuje mnoho způsobů, jak dosáhnout svého cíle. Při výběru, kterou cestou se vydat, faktor rizika-přínos toho, co děláte. Můžete zavolat 100 lidem a získat jedno Ano. Nebo byste mohli za studena zavolat správným deseti lidem za stejný prospěch.

typy plánovacích technik

neexistuje žádná velikost, která by vyhovovala všem řešením pro vytvoření nejproduktivnějšího plánu. Ale tyto plánovací techniky vám mohou pomoci na vaší cestě.

Začněte svůj den volna s ranní rutinou, která posiluje produktivitu.

Podle Hal Elrod, autor Zázrak Ráno, „Jak jste probudit každý den a vaše ranní vstávání (nebo nedostatek thereof) výrazně ovlivňuje vaši úroveň úspěchu v každé oblasti svého života. Soustředěný, produktivní, úspěšná rána generují soustředěné, produktivní, úspěšné dny.“

Elrond obrátil svůj život tím, že se probudil v 5 ráno, aby trávil čas v tichu, meditoval, četl a cvičil. To nastavilo tón pro jeho dny a dokázal se vytáhnout z drtivého dluhu a dosáhnout nové úrovně úspěchu.

vaše dokonalé ráno může vypadat jinak než Elrondovo, ale má smysl vyčlenit čas brzy každý den, aby se určil průběh zbytku dne.

Multi-tasking se může zdát efektivní. Po všem, jste stále více udělat najednou, že jo? Špatný. Ve skutečnosti, i když děláte více najednou, nejste opravdu stále více hotovo. Čím dál tím míň.

ve skutečnosti mohou skutečné náklady na multi-tasking činit až 40% vaší produktivity. Pokaždé, když se pohybujete mezi úkoly, trvá váš mozek čas na přepnutí. Lidé jsou navíc náchylnější k chybám při přepínání úkolů. A čím složitější úkol, tím větší ztráty.

takže má smysl dělat pouze jednu věc najednou. To vám umožní skutečně soustředit na to, co děláte. Pak to můžete udělat efektivněji.

když plánujete svůj den, vyhněte se přepínání úkolů, pokud je to možné. Dejte si dostatek času na dokončení úkolů najednou. A kdy to děláš? Nekontrolujte svůj e-mail.

viděli jsme, jak může přepínání úloh ovlivnit produktivitu. Všichni však musíme za den udělat více než jednu věc. Takže můžete minimalizovat účinek přepínání úkolů dávkováním úkolů a pomocí plánování bloků.

můžete definovat „jako úkoly“ mnoha způsoby. Klíčem však je, že úkoly by měly mít sjednocující funkci, díky níž jsou efektivnější, když jsou prováděny společně. Přemýšlejte o vyřizování pochůzek. Má větší smysl jít všude v určité geografické poloze.

podobně můžete dávkové úkoly, pokud jde o myšlení potřebné k jejich provedení. Například, administrativní úkoly, vzít jeden druh myšlení, ale kreativní úkoly, jako je psaní blogu nebo ladění kódu vyžadovat něco úplně jiného. Ale seskupování úkolů podle myšlení, můžete snížit dopad zcela přepínání rychlostních stupňů.

Elon Musk proslul dávkováním úkolů, aby se ujistil, že vše udělá pro své podnikání a stále tráví čas se svou rodinou. Dávkování úkolů je proces plánování úkolů společně, takže je můžete provádět efektivněji.

nemůžete předvídat budoucnost, ale můžete si být jistí, že se něco neočekávaného stane v určitém okamžiku. Nevíte, co to je nebo kdy to přijde, ale je to tam venku. A produktivní plán to vezme v úvahu.

pravděpodobně se vám to stalo. Identifikovali jste proč a vytvořili své priority a úkoly. Naplánovali jste klíčové úkoly do svého nejproduktivnějšího času. Byla jste rocková hvězda produktivity.

pak se náhle objeví nouzová situace. Tlačíte vše na stranu, abyste vyřešili tento naléhavý úkol. Váš efektivní plán umírá bolestivou smrtí.

nemusí to být ani naléhavý projekt. Může to být nemocné dítě, které drží člena týmu doma. Mohlo by to být počasí nouze udržet všechny doma. Mohlo by to být neočekávané prostoje serveru zpomalující tempo každého. Malé věci mohou zabít produktivitu stejně efektivně jako velké věci. A upřímně řečeno, jsou častější.

stejně jako je inteligentní správa peněz mít nouzový spořicí fond, měli byste mít také nouzový časový fond. Samozřejmě nemůžete skladovat čas, ale můžete si do svého rozvrhu vytvořit časový polštář. Tímto způsobem, když přijde nečekané, jste připraveni.

technologie je opravdu dobrá v plánování. Koneckonců, na základní úrovni, plán je jen tabulka. Technologie Plánování však může jít daleko za jednoduchou mřížku.

nástroje, jako je Kalendář Google, vám pomohou naplánovat opakující se úkoly, úkoly s barevným kódem, nastavit připomenutí a dokonce sdílet kalendáře mezi týmy. To vše zvyšuje efektivitu vašeho plánu. Navíc vám brání zapomenout na schůzku s klientem.

můžete však také udělat mnohem více. Použijte aplikaci pro iPhone pro přístup k kalendáři na cestách. Odstranění a zpět telefonní hovory a e-maily, plánovat schůzky tím, že ostatní plánovat schůzky přímo ve vašem kalendáři.

možnosti jsou nekonečné!

tak dobrá Jako technologie je v upping vaše plánování hry, nepodceňujte hodnotu papíru v digitálním světě. Papírové plánovače, bullet časopisy, seznamy úkolů a další analogové nástroje mohou být stejně užitečné.

ve skutečnosti společnost planner industry leader Erin Condren ‚ s Lifeplanner obdržela pečeť Good Housekeeping jako nástroj produktivity. A notebookové systémy jako Ryder XXX Bullet Journal jsou také trendy jako nástroje produktivity.

samozřejmě, nic nepřekoná dobrý, staromódní seznam úkolů pro udržení jednotlivců na správné cestě. Psaní věcí vám ušetří potíže s jejich zapamatováním. A odměna za překročení věcí ze seznamu může být vysoce motivační.

podle Marka Twaina: „pokud je vaším úkolem jíst žábu,je nejlepší to udělat hned ráno. A pokud je vaším úkolem jíst dvě žáby, je nejlepší jíst první největší.“

pomocí této logiky je jednou z metod plánování nejprve nejtěžší a nejdůležitější úkoly. A pokud máte více než jeden takový úkol, měli byste udělat ten těžší před těmi jednoduššími.

Chcete-li použít tuto metodu, musíte být schopni identifikovat svou klíčovou prioritu pro daný den. Nakonec by priorita měla být jednotná, protože nemůžeme dělat dvě věci najednou. (Viz Přepínání Úkolů!)

obtížnější úkoly jsou často nejvíce náchylné k otálení. Koneckonců, většina z nás opravdu nechce jíst žábu. Takže dělat je první věc ráno vám brání tlačit je pryč celý den. Navíc, jakmile jsou hotové, máte volný čas dělat více zábavných úkolů.

plánování produktivity může být pohyblivým cílem. A můžete mít perfektní plán, ale udělejte si čas na posouzení výsledků svého úsilí. Jste vy a váš tým skutečně produktivními lidmi?

Zde jsou některé klíčové otázky se ptát sami sebe a svůj tým k vyhodnocení účinnosti plánu:

• Jsou ty termíny setkání?
• byly odhady času správné?
• zasahovaly nepředvídané problémy do časových os?
• cítili jste se pod tlakem hodin?
• fungoval náš plán schůzek?

jakmile shromáždíte svá data, můžete činit informovaná rozhodnutí o tom, kam se odtud vydat. Zmeškané termíny mohou naznačovat špatné rozpočtování času, problém, který lze snadno vyřešit v příštím měsíci, sprintu nebo čtvrtletí. Cizí schůzky mohou být odstraněny. Další polstrování může být přidán přizpůsobit nepředvídané problémy.

závěr

existuje tolik triků a nástrojů pro kreativní produktivní plány, které skutečně fungují na pracovišti i doma. Pokud jim to nezkusíte, možná vyhazujete peníze z okna. A nemůžeme myslet na nic méně produktivního než to!

jaké jsou vaše nejlepší tipy a rutiny produktivity?