výtvarné umění psaní obchodní poznámky je ve skutečnosti něco ztraceného umění.
se vzestupem digitální komunikace a přílišnou závislostí na mobilních telefonech a rychlém textu a e-mailech se nezdá, že by byl velký prostor pro ctihodnou poznámku.
to je nešťastné, protože dobře vytvořená obchodní poznámka může snížit byrokratickou byrokracii a dostat důležité firemní zprávy správným lidem, jasným a výstižným způsobem.
poznámky jsou vysoce výhodnější než e-maily při vydávání informací a údajů o klíčových otázkách společnosti, jako jsou změny Zásad nebo jmenování nového generálního ředitele.
Jak napsat nejlepší poznámku? Krátké a sladké je dobré místo, kde začít, a schopnost sdělit své klíčové body je dobrý způsob, jak dokončit.
pojďme se podívat a uvidíme, jak napsat nejlepší obchodní poznámku.
Jak Napsat Poznámku
Podle definice, memo (zkratka pro memorandum) je obchodní dokument, který se snaží zapojit zaměstnanci uvnitř společnosti a komunikuje důležité zprávy o klíčových otázkách na zasedání, firemní politika a firemní podnikání.
psaní dobré poznámky je většinou o dobrém formátování, pevné struktuře a schopnosti jasně a stručně sdělit zamýšlenou zprávu.
Chcete-li pokrýt základny na všech výše uvedených frontách, projdeme procesem krok za krokem při vytváření mistrovské poznámky.
přidejte název
název poznámky je krátký a do bodu a je vždy umístěn v horní části stránky. Obvykle se v názvu používá termín (myslím „memo“ nebo “ memo zaměstnancům.“) V ideálním případě Chcete, aby vaše zpráva vynikla uprostřed hromady papírování a e-mailů, které často zaplavují moderní pracoviště. Nasměrování titulu k zamýšlenému publiku / příjemci dělá právě to.
nezapomeňte uvést datum
datum je nutné jako referenční časový bod. To ukazuje, příjemce, kdy ta zpráva byla napsána, a v mnoha případech dává memo pocit naléhavosti, a že její obsah a pokyny je třeba brát vážně.
3. Určete, kdo obdrží poznámku s „To“
objasněte, kdo je poznámka “ od “
Tento řádek označuje autora poznámky jménem a názvem (tj.“) Často, pro zdůraznění důležitosti poznámky, název obsahuje podpis odesílatele iniciálami. Obvykle, toto nastane, když podřízený píše poznámky pro školitele nebo manažera – manažer podepsal memo ukázat příjemce, že vše, co ve zprávě je schválen a vyžaduje pozornost nebo odpověď.
přidat jasný předmět
tento řádek označuje, o čem je poznámka, a měl by být vždy napsán jasně, stručně a přesvědčivě. Nade vše, chcete, aby vaše poznámka vynikla, a dostat svou zprávu napříč. Tento proces skutečně začíná předmětem, a má jasně uvést, o čem je poznámka.
napište tělo
tato část se podrobněji zabývá tím, o čem je poznámka. Cílem je rychle se dostat k věci (tj. “ na pondělí jsme uspořádali schůzku, Jan. 6 diskutovat o prodejních cílech a prioritách v prvním čtvrtletí.“) První řádek je důležitý, protože nastavuje tabulku pro zbytek poznámky. Je ideální rozdělit tělo poznámky na krátké odstavce-tři by měly být cílem. Nic víc než to a začnete ztrácet pozornost vašich příjemců. Pamatujte, že jasný a výstižný je cíl s dobrou poznámkou. Poslední odstavec by měl obsahovat výzvu k akci, tj. něco přesvědčivého, aby přimělo příjemce k akci.
podepište se dobrým uzavřením
poslední část poznámky může obsahovat podpis od odesílatele dole, ale nemusí. Stačí podepsat a datovat podpis, oficiálně „uzavřít dohodu“ na poznámce, a dejte čtenáři vědět, kdo, přesně tak, poznámka pochází. Je však důležitější ukončit poznámku pevnou výzvou k akci a informovat čtenáře o tom, jaké konkrétní kroky je třeba podniknout.
Dobrý Memo Šablony k Použití
, Aby vám pomohl napsat lepší zprávu, a dá vám vizuální příklad toho, co dobrý memo bych, podívejte se na tyto vzorku poznámky:
- Vertex 42: Tato webová stránka nabízí různé šablony, včetně „casual“ a „formální“ obchodní poznámky.
- Office.com: Tato webová stránka je velmi užitečná při výběru správného designu pro vaši poznámku.
- TemplateArchive.com: tento web odvádí skvělou práci při rozdělování procesu poznámek na snadno srozumitelné kousnutí. Obsahuje sekce na šablonách, kdy poslat poznámku a formátování poznámek.
kdy potřebujete poslat poznámku?
vědět, kdy napsat e-mail, je stejně důležité jako vědět, jak napsat poznámku. Například, existují scénáře, kde bude stačit krátký e-mail, nebo interní digitální vývěska vás dostane ke správnému publiku.
celkově je však psaní poznámky optimální v následujících scénářích:
- když potřebujete dostat zprávu, která udělá dojem. E-maily jsou skvělé pro rychlé získání zprávy, ale memo může vytvořit zprávu, která je vytvořena tak, aby vydržela. Pokud vaše zpráva zahrnuje vážný problém nebo doporučení, poznámka je vhodnější než e-mail při získávání vašeho bodu.
- při správném formátování zprávy je důležité. Pokud vaše zpráva musí obsahovat odrážky, nadpisy nebo grafy, memo je skvělý prostředek k zapojení zaměstnanců.
- když má být vaše zpráva vytištěna. Pokud vaše zpráva skončí na firemní nástěnce nebo ve formátu zpravodaje, nebo pokud bude vaše zpráva použita na firemní schůzce, formální poznámka je způsob, jak jít.
měli byste se vyhnout psaní poznámky, když bude stačit e-mail. To je obvykle případ, kdy máte k odeslání velmi krátkou zprávu, nebo pokud jste na cestách pomocí chytrého telefonu a nemáte čas strukturovat a formátovat poznámku.
Tipy pro Psaní Velkého Memo
Pomocí těchto tipů pro psaní poznámek, které vystupují, si všiml, a jednal v rychlém módu.
- držte se firemní politiky na poznámkách. Většina společností, zejména těch větších, mají standardní skript nebo plán následovat při psaní poznámky. Držte se blízko a použijte plán, abyste získali svůj bod.
- Udržujte své věty a odstavce krátké a k věci. Jak kdysi řekl Ernest Hemingway, “ stručnost je klíčová.“Dlouhé, rozvláčné poznámky jsou poznámky, které se často nečtou.
- použijte odrážky. Chcete-li být stručnější a dostat svůj bod napříč, použijte odrážky k lepšímu sdělení vaší zprávy.
- zaměřte se na výzvu k akci. Konec poznámky, kde je zahrnuta výzva k akci, je pro proces poznámky životně důležitý. Soustřeďte se na verbiage, který inspiruje čtenáře a dostat je nahoru a pohybující se. Zeptejte se sami sebe na tuto otázku: jaký je nejlepší stánek s jídlem, který chci, aby čtenáři absorbovali z poznámky?
- upravit pro gramatiku. Nikdo nechce číst poznámku posetou překlepy a gramatickými chybami. Ujistěte se, že korektury memo a investovat do dobré gramatiky software jako Grammarly.