Požadavky na nákup a objednávky („POs“) jsou oba klíčové dokumenty v efektivním procesu zadávání zakázek pro jakýkoli podnik. Umožňují týmům adekvátně plánovat nákupy, plánovat rozpočty a poskytovat důkaz o výdajích v případě finančních auditů.
přesto mnoho podnikatelů není obeznámeno s každým dokumentem a jejich specifickými rolemi v procesu nákupu. Výsledkem je, že lidé tyto dokumenty buď zneužívají, nebo je vůbec nepoužívají.
pojďme rozebrat základy procesu zadávání zakázek zkoumáním rozdílu mezi žádostmi o nákup a objednávkami.
co je požadavek na nákup?
nákup žádanka je dokument, který zaměstnanec ve vaší organizaci vytváří požádat o nákup zboží nebo služeb.
když vyplníte požadavek na nákup, ještě nic nekupujete. Jste pouze začíná proces nákupu tím, že žádá o interní povolení.
tento dokument se používá, když zaměstnanec ve vaší organizaci podá žádost o objednávku, pokud vznikne potřeba určitého zboží nebo služeb.
manažer zaměstnance-nebo kdokoli odpovědný za nákupy ve vaší společnosti-je informován, že zaměstnanec podal žádost o objednávku, jakmile obdrží požadavek.
Nákup rekvizice nastínit podrobnosti, které jsou požadovány před dokončením nákupu, by to mělo být schváleno jako:
- popis Produktu a množství,
- Název dodavatele
- Cena
- Jméno a oddělení pro kupující
Nákup rekvizice zřídka (pokud vůbec někdy) nechte své organizace. Zaměstnanci používají tyto interní dokumenty k získání povolení. Jako takové nejsou právně závazným dokumentem.
ne všechny společnosti používají při zadávání zakázek požadavky na nákup. V jiných případech, některé společnosti vyžadují požadavek na nákup pro nákupy přes nastavenou částku dolaru.
účetní oddělení navíc používá tento dokument k plánování budoucích výdajů. Je mnohem snazší vyhnout se nákladným chybám, pokud zkontrolujete rozpočet před schválením nákupu.
proč potřebujete požadavky na nákup?
Požadavky na nákup podrobně popisují všechny podrobnosti objednávky, kterou vaše organizace potřebuje provést. Tak proč ne jen přeskočit požadavek na nákup a jít rovnou do objednávky?
- pomáhají vytvořit jasný proces zadávání veřejných zakázek. Přesměrováním povolení k nákupu na společného manažera pomocí formulářů požadavku na nákup můžete zefektivnit potrubí vaší organizace. Tento proces je mnohem snazší spravovat a formalizovat, pokud existují jasná pravidla pro to, kdo může koupit co a kdy.
- pomáhají odhalit a předcházet podvodům ve vaší organizaci. Čím více kroků se účastní procesu zadávání veřejných zakázek, tím je pravděpodobnější, že někdo vyčenichá podvodný nákup, pokud k němu dojde.
- dávají financím přímější kontrolu nad nákupem. Pokud někdo mimo oddělení potřebuje něco koupit, může vyplnit požadavek na nákup a předložit jej vedoucímu nákupu. Tímto způsobem stejné oddělení dohlíží na každý nákup, který vaše organizace provede.
jak funguje požadavek na nákup?
Požadavky na nákup jsou nejprve vyplněny zaměstnancem, který vidí potřebu produktu nebo služby. Zaměstnanec vyplní všechny podrobnosti, včetně ceny, navrhovaného dodavatele a specifik zboží nebo služeb. Dokument je poté zaslán nákupnímu oddělení ke schválení.
řekněme, že provozujete výrobní společnost. Máte tým mechaniků, kteří rutinně kontrolují a opravují vaše vrtačky, pily a další stroje. Pokud se jeden z vašich mechanika zjistí, že o nový typ zařízení, které by, aby jejich život jednodušší pro běžné prohlídky – zařízení, které má vaše společnost nikdy koupil dříve – mohli vyplnit nákup rekvizice, aniž byste museli žádat o povolení jako první.
mechanik odešle vyplněný formulář nákupnímu oddělení. Starají se o schválení nebo zamítnutí žádosti o nové vybavení. Vzhledem k tomu, že zařízení je špičkové, vedoucí nákupů by se nejprve zkontroloval u finančního oddělení, aby se ujistil, že se jedná o proveditelnou poptávku.
co je objednávka?
nákupní objednávka, známá také jako PO, je dokument s podrobnostmi o skutečném nákupu.
nákupní oddělení vytvoří objednávku po schválení požadavku na nákup. Pokud organizace nepoužívá požadavky na nákup, mohou ostatní zaměstnanci vyplnit objednávky ke schválení.
Na rozdíl od požadavku na nákup je objednávka externím dokumentem. Nákup jej odešle prodejci jako soubor pokynů, jak splnit vaši objednávku a zpracovat vaši platbu.
Všimněte si, že POs nejsou stejné jako faktury-nejsou výzvou k platbě.
a jakmile je objednávkový formulář dokončen a schválen kupujícím a prodejcem, stává se právně závazným dokumentem.
POs zahrnují vše, co prodejce potřebuje vědět, aby splnění objednávky a vše, co vaše firma potřebuje, aby dokument nákup:
- Název společnosti
- Jméno zaměstnance provedením objednávky
- Datum PO vzniku
- Množství a cena zboží
- Platební podmínky
- Podpis všech zúčastněných stran
Jak objednávky fungují?
vaše organizace vytváří objednávky pouze tehdy, když chce pokračovat a oficiálně nakupovat zboží nebo služby. Pokud má schválenou žádost o nákup, nákupní oddělení může vytvořit PO Z informací v žádosti. Pokud PO překročí stanovenou částku dolaru, většina společností požaduje schválení VP před dokončením dokumentu k odeslání prodejci.
vraťme se k naší výrobní společnosti. Vedení se rozhodne schválit požadavek mechanika na nákup nového špičkového vybavení.
odtud by zaměstnanec z nákupního oddělení vyplnil PO. Nicméně, protože zařízení bude stát více než $ 10,000, VP musí schválit PO před nákupem může být provedeno.
VP se podívá na PO, schválí jej a odešle zpět nákupnímu oddělení, které se stará o odeslání PO prodejci a vlastnímu účetnímu oddělení.
jakmile dodavatel obdrží a podepíše dokument, PO se stává právně závazným. Nyní jsou všichni-mechanik – nákupní oddělení, VP, účetní oddělení, prodejce – ve smyčce a přečetli si stejné podmínky nákupu.
takže jakmile společnost obdrží své nové vybavení k určitému datu, budou to očekávat.
jaký je rozdíl mezi požadavkem na nákup a objednávkou?
Pojďme rychle projít, jak každý dokument se liší:
| Funkce | Nákup Rekvizice | Objednávka |
| Co to je? | žádost o nákup | potvrzení objednávky |
| kdo ji vytvoří? | každý zaměstnanec | nákupní oddělení nebo vedoucí oddělení |
| kdy je odeslán? | Když zaměstnanec vidí, že poptávka po zboží nebo služeb | Kdy objednávka musí být umístěny na zboží a/nebo služby |
| Kdo ji přijímá? | Vedoucí oddělení a / nebo nákupního oddělení | prodejce |
| jaké informace obsahuje? | – Datum žádanku je vytvořen – Žádost číslo, – Jméno zaměstnance, takže žádanku – Popis položek potřebných – Počet kusů a cena– Navrhl dodavatele informace |
– Datum, PO je vytvořen – číslo objednávky – Jméno kupujícího, – Popis zboží nebo služby zakoupit – Počet kusů a cena – Platební podmínky – Fakturační a dodací adresy – datum Dodání |
role purchase rekvizice a objednávky v efektivní postup
Ať už jste prodávající nebo kupující, vaše společnost může těžit z tvorby svého procesu zadávání veřejných zakázek efektivnější pro všechny zúčastněné strany.
Bez stanovit pravidla a postupy, zaměstnanci spoustu času běží po ztracené informace nebo stanovení chyby způsobené ztracená papírování.
jedním z jednoduchých způsobů, jak toho dosáhnout, je implementace snadno použitelných, elektronických požadavků na nákup a šablon PO ve Vašich procesech pomocí softwaru pro automatizaci nákupu.
Přemýšlejte o tom tímto způsobem – pokud chcete vyniknout a rozvíjet své podnikání, musíte utratit své zdroje na správném místě. Dnes jsou snadno dostupné nástroje pro automatizaci obchodních procesů, které zaměstnancům poskytují náskok, i když nejsou programátory.
zůstat pozadu a neustále běží kolem jako bezhlavé kuře, aby zůstali na vrcholu toho, kdo koupil, co a kdy, budete ztrácet spoustu zdrojů. Mezitím vás ostatní dohoní.
uvedeme jako příklad výrobní společnost. Pokud používáte staré školy procesů zadávání veřejných zakázek, všechny zdroje, odpady, o veřejných zakázkách, jsou zdroje, které berou pryč od vytvoření pozitivní klientské zkušenosti. V dnešní době existuje spousta moderních výrobních společností, které váš klient může jít, pokud nemůžete dát jim kvalitní služby vědí, že mohou dostat jinde.
zde je návod, jak to souvisí s jiným typem procesu-Netflix mění způsob, jakým lidé konzumují mediální obsah. Nyní stále více sítí nabízí podobné streamovací služby, aby zůstaly relevantní.
totéž platí pro automatizaci.
Zjednodušte proces zadávání zakázek
je těžké podnikat. Výzvy se objeví každý den od nespokojeného zákazníka k neočekávaným výdajům. Místo pronásledování papírování chcete, aby se zaměstnanci zaměřili na zákazníky a strategické záležitosti.
globální trendy silně upřednostňují automatizaci. Automatizujte své každodenní procesy zadávání zakázek pomocí řešení workflow objednávky-výhody vás mohou překvapit.
Balení
Od středních firem až po obří podniky, tak mnoho firem je třeba použít nákup žádosti a PO formy k jejich prospěchu, aby se šetřily zdroje, plánovat své finance efektivněji, a dokonce chránit v případech finančních auditů.
bez požadavků na nákup a jejich doprovodných POs se může stát ve vašem procesu zadávání zakázek zdarma-náklady na takové chyby se mohou pohybovat od nepříjemností až po velké katastrofy.
má vaše společnost zavedeny efektivní formuláře pro proces zadávání veřejných zakázek?
