memorandum (nebo memo) je neuvěřitelně univerzální forma komunikace, často používaná v obchodních prostředích. V praxi poznámky odpovídají na otázky a poskytují informace. Poznámka je definována Merriam-Webster jako “ krátká písemná zpráva nebo zpráva od jedné osoby nebo oddělení ve společnosti nebo organizaci druhé.“
ačkoli se definice může zdát dost jednoduchá, vědět, jak napsat poznámku, stále vyžaduje, abyste dodržovali konkrétní formát. A jak platí pro jakoukoli formu psaní, tento formát lze sledovat dobře nebo špatně.
záměr a publikum
při zahájení poznámky začněte zvažováním záměru poznámky.
Co se vaše poznámka snaží dosáhnout? Snažíte se lidi informovat o změně? Chcete něco oznámit? Snažíte se odpovědět na otázku?
ačkoli se tento krok může zdát jednoduchý, bude z dlouhodobého hlediska užitečné, pokud můžete jasně určit, k jakému účelu vaše poznámka slouží.
dále určete své publikum. Koho si chceš přečíst? Tvůj šéf? Celá kancelář? Nebo konkrétní oddělení? Znát své publikum vám pomůže soustředit se na to, aby váš memo užitečné a jasné, svým čtenářům tím, že ovlivňuje zvolená slova a tón, který používáte.
Nadpis
Nyní, když jste určili záměr a publikum poznámky, můžete snadno vyplnit Nadpis poznámky. Nadpis vaší poznámky je jednoduše informace nad hlavním textem poznámky; signalizuje čtenáři, co je dokument, komu je určen, od koho je, datum jeho odeslání a předmět.
zde je příklad rozložení záhlaví:
MEMORANDUM
TO:
FROM:
DATE:
předmět:
při psaní předmětu se snažte poskytnout co nejvíce informací co nejméně slovy. Přemýšlejte o tom, jako byste psali nadpis pro nejnovější zprávy; dejte čtenáři rychlé a jasné označení textu, který bude následovat.
tělo
protože znáte jména nebo oddělení, kterým je poznámka určena, datum a vaše jméno, dalším krokem je práce na těle vaší poznámky.
při práci na hlavním textu by se mělo zaměřit na jednoduchost a jasnost. Chcete, aby váš čtenář rychle a snadno pochopil, co říkáte.
v první větě zopakujte předmět poznámky ve formě věty. Úvodní odstavec by měl snadno proudit z předmětu. Stejně jako prohlášení o práci by mělo jasně uvádět záměr poznámky a zároveň nastavit tón pro zbytek poznámky.
celkově by první odstavec měl přesně vysvětlit, o čem bude vaše poznámka. Každý z následujících odstavců by měl vycházet z těchto informací a jít do podrobností.
Chcete-li, aby vaše poznámka byla čitelná, snažte se udržet každý odstavec pod sedmi řádky. Krátké odstavce jsou pro vaše publikum snadnější ke čtení a vaše publikum ocení spoustu prázdného místa na Stránce (nebo obrazovce).
nezapomeňte, aby vaše poznámka byla co nejkratší. Zlobí vás někdy, když poslední díl hry o trůny obsahuje rozšířené scény postavy, o kterou se nestaráte? Studna, tato frustrace není nic ve srovnání s čtenářem, který se snaží prosít příliš dlouhou, nudná poznámka.
poznámky jsou obvykle kratší než jedna stránka (i když existují výjimky ,a pokud je vaše poznámka nad stránkou, budete muset na konci přidat krátké souhrnné prohlášení). Nikdy vystřihnout potřebné informace v zájmu, aby vaše zpráva kratší, ale pamatujte si, že věděl, jak psát poznámky, které jsou stručné zajistí, že vaše publikum čte se to úplně a chápe ji úplně.
v těle poznámky je více než jen rychlé uvedení věcí. Jasnost také řeší, jak uvádíte nápady, což znamená eliminovat příliš technická slova nebo žargon. Proto je důležité mít na paměti zamýšlené publikum memo. Pokud oslovujete konkrétní oddělení, můžete se dostat pryč s použitím technických termínů ve své poznámce (pravděpodobně jim to dokonce pomůže lépe porozumět). Pokud píšete do celé kanceláře, je nejlepší se vyhnout termínům, které vyžadují slovník.
citace
pokud ve své poznámce odkazujete na jiné zdroje, nezapomeňte do uvozovek vložit přímo citovaný materiál a seznam zdrojů zahrnout na samostatnou stránku. Také se ujistěte, že je citujete správně!
editace a korektura
vaši čtenáři budou vaši poznámku brát vážně, pouze pokud tak učiníte. Pokud svou poznámku vyhodíte překlepy nebo ji vyplníte chybami formátování a nesrovnalostmi, vaše komunikace ztratí svou účinnost.
dopřejte si nějaký čas navíc k dokončení úkolu, a to zejména, když jste právě učí, jak napsat poznámku, Po dokončení psaní, nějaký čas trvat, pryč od memo (kafe, v práci na jiném projektu, nebo pohostit své spolupracovníky s příběhy svých dnů v zahraničí) a vrátit se do své psaní s čerstvý pár očí. Nebo ještě lépe požádejte kolegu nebo profesionálního editora, aby se podíval na vaše psaní.
jakmile jste si jisti, že poznámka je jasná, stručná a bez chyb, jste připraveni ji poslat do světa!