17 udøvende Assistentfærdigheder i 2021 for sindssyg effektivitet

Gatekeeper. Guardian. Mål bud. Trafik betjent.

som udøvende assistent vil jeg vædde på, at du er blevet kaldt en af ovenstående etiketter før.

det skal være frustrerende. Mens der er et sandhedskorn til ideen om EA som” gatekeeper”, ridser denne beskrivelse næppe overfladen af al den værdi, du giver.

måske en mere præcis beskrivelse ville gå noget som dette:

strategisk partner. Tillid til fortrolige. Professionel problemløser.

overvej dette – en eksplosion af organisatoriske værktøjer, noteringsapps, kommunikationsplatforme og kalenderingsløsninger betyder, at de fleste eksekutorer faktisk er mere selvforsynende, end de nogensinde har været. Hvis noget, har dagens ledere brug for mindre admin support, ikke mere.

og alligevel er udøvende assistenter uden tvivl mere værdifulde nu, end de var i årtier tidligere.

hvorfor er dette tilfældet?

enkel. EA-funktionen er omdannet fra en støttende rolle til mere strategisk. Dagens ledere læner sig på deres assistenter ikke kun for admin hjælp, men for strategisk rådgivning, teknisk ekspertise og kritisk analyse. EAs forventes at dabble i ting så bredt og varieret som Projektledelse, begivenhedsplanlægning og intern kommunikation.det er derfor USA Today beskrev den udøvende assistent som Silicon Valley ‘ s “magtrolle” og rapporterede, at det ikke er ualmindeligt, at EAs i tech Mekka trækker i seks figurer.

en krævende rolle som denne kræver færdigheder på ekspertniveau. Så uanset om du er engageret i EA-stien eller håber at bruge rollen til springbræt til dit drømmejob, her er de færdigheder, du har brug for for at imponere dine chefer og få den største indflydelse for dit team.

(PS – få mere sh*t gjort med Assist — den #1 gratis ugentlige nyhedsbrev lavet til assistenter af assistenter.)

Topfærdigheder for dedikerede udøvende assistenter

Har du nogensinde bemærket, at EAs altid synes at have et svar på dette, en løsning på det og en ressource til at hjælpe med alt imellem?

Nå, her er en hemmelighed: det virker ikke bare som om EAs har en masse tricks i ærmerne; de gør det faktisk.

mange EAs holde en “lille sort bog” (aka ord dokument eller udmærke fil) af ressourcer, en liste over praktiske værktøjer, tjenester, links og kontakter. (Da de vidste, at de sandsynligvis ville støde på næsten enhver navngivelig udfordring i deres karriere, fandt disse kyndige EAs en måde at huske enhver potentielt nyttig ressource på.)

Start din egen liste over ressourcer med vores yndlingshemmelighed:

• assisten. Overvej dette freemium ugentlige nyhedsbrev som din genvej til at lære om alle de bedst bevarede hemmeligheder, mest nyttige teknologiværktøjer, og feltprøvede tip fra andre knivskarpe EAs. Du kan endda føle, at du har en supermagt, da du får nye hemmeligheder leveret til dig på en sølvfad (også smukt formateret e-mail) hver uge.

2. Rolig under pres

lad os ikke sugarcoat ting – ledere kan være krævende! De fleste ledere har højtryksjob, og det pres bliver ofte videregivet til dig.

ikke hver dag vil være en brandboremaskine, men det er afgørende, at du kan fungere under de højtrykssituationer, der utvivlsomt kommer din vej.

Når jeg går tilbage til mit tidligere eksempel, var der noget udover hendes opfindsomhed, der hjalp EA i min historie med at fange disse Laker – billetter-den dybe indånding, hun tog.

hun forblev rolig under presset af en vanskelig opgave med en stram deadline. Hun havde været i denne situation før og vidste, at hvis hun beroligede sit sind og fokuserede på, hvad hun kunne kontrollere – hendes indsats – ville hun være i stand til at få noget til at ske.

Her er nogle ressourcer, der hjælper dig med at forblive rolig, når tingene bliver lidt skøre.

3. Dogged Resourcefulness

som en EA, hvor mange gange er du blevet bedt om at trække det umulige ud?

en god assistent ved, at det umulige kommer med territoriet. For at gøre det har du brug for scrappy ressourcefærdighed og beslutsomhed for bare at få det gjort.

en af de mest imponerende EA-bedrifter, jeg nogensinde har set, var et par år tilbage hos et la tech-firma. En af Eksekutivassistenterne der fik en anmodning fra sin chef omkring 10 er. på en fredag:

“Hej, jeg underholder en VIP-investor i aften,” fortalte han hende, da han passerede hendes skrivebord. “Jeg har brug for to pladser på banen til aftenens Laker-spil.”

sagen er, courtside Laker sæder er svært nok til at finde under normale omstændigheder. Men det var ikke normale omstændigheder. Det var playoffs. Det var den hotteste billet i byen.

Jeg vil aldrig glemme, hvad hun gjorde, efter at hendes chef gik ind på hans kontor efter så tilfældigt at droppe bomben på hende –

hun stoppede, tog en dyb indånding og kom straks på arbejde. Hun gennemsøgte billetsteder, kaldte billetmæglere, jagede falske kundeemner på Craigslist. Da det ikke fungerede, tog hun telefonen op og tappede ind i sit netværk af andre EAs, indløste mangeårige favoriserer og forhandlede om favoriserer ned ad linjen.

for at være ærlig ved jeg stadig ikke præcis, hvordan hun gjorde det. Hvad jeg ved er, at jeg så hendes chef og hans VIP gæst på TV den aften, sidder på sidelinjen og går bonkers hver gang Kobe (RIP) drænet en tre.

4. Teknisk dygtighed

Her er en anden hat, der kan tilføjes til den lange liste, som den gennemsnitlige EA skal bære-personlig IT-professionel.

ud over de sædvanlige professionelle værktøjer som Microsoft Office eller Googles G-suite skal dagens EA være dygtig i de utallige systemer, apps og plugins, som ledere bruger til at udføre deres job. Dette kan betyde en praktisk viden om Slack, Calend.ly Evernote, Hootsuite, Salesforce, for blot at nævne nogle få.

det handler ikke kun om at få en base-line forståelse for at holde det på dit CV. At tage sig tid til fuldt ud at udnytte disse værktøjer hjælper med din samlede produktivitet og kan forsikre din leder om, at du er forberedt på ethvert værktøj, der kommer på tværs af din vej.

når tingene går sidelæns teknologimæssigt, har en EA sjældent tid til at vente på, at den løser ting. Evnen til fejlfinding for din chef er en must-have færdighed. Dette gælder især i opstartsmiljøer, hvor en EA måske er den nærmeste ting til en IT-specialist, som virksomheden har.

5. Big Picture Thinking

de bedste EAs bliver betroede fortrolige og rådgiver for deres eksekutorer.

husk, du har et perspektiv, som meget få i virksomheden har. Du interagerer med medarbejdere på alle niveauer og arbejder sandsynligvis med masser af afdelinger.

men for at spille rollen som lydkort for din chef, skal du først have en solid forståelse af din virksomhed, så du sætter mere detaljerede spørgsmål i den større kontekst af din virksomheds mål.

Hvis du ikke er helt sikker på din forståelse af ins og ud af din virksomhed og dine konkurrenter, er der en sjov og nem måde at hurtigt komme op i fart. Frokost!

lav en frokostdato hver uge med nogen i en anden afdeling med det udtrykkelige formål at lære mere om, hvad de gør, og hvordan deres team bidrager til virksomhedens større mission.

virkelig grave i. Stil spørgsmål som, Hvad har været dit holds største gevinster? Største udfordringer? Hvilke af vores konkurrenter holder dig oppe om natten? Hvis du havde en tryllestav, hvad ville du ændre om virksomheden natten over? Industrien?

efter din samtale skal du skrive de to eller tre største grillbarer fra din samtale ned. Opbevar disse i et regneark for nem reference.

Dette er ikke kun en fantastisk måde at netværke i din virksomhed, men inden længe har du opbygget den grundlæggende viden, du har brug for for at give værdifuld indsigt til din chef.

6. Upåklagelig organisation

dette kan være en selvfølge, men organisationen er et absolut must for Udøvende assistenter. EA-rollen er en hurtig og konstant skiftende rolle, så du har ikke råd til at spilde dyrebare sekunder på at være uorganiseret. Faktisk udvikler en god EA organisatoriske systemer og forbedrer rodede arvsprocesser.

Hvis dit organisationsspil kunne bruge en vis forbedring, anbefaler vi at tjekke ud monday.com -det visuelle værktøj til udøvende assistenter!

7. Hensynsløs prioritering

Tilbage til ideen om EA som “gatekeeper.”

selvom jeg bestemt synes, at denne etiket er en forenkling, ringer den sandt på en grundlæggende måde – rockstar EAs hjælper deres chefer med at begrænse distraktioner og kun fokusere på de mest presserende problemer og aktiviteter med højeste gearing.

i enklere termer skal EAs hjælpe deres chefer med at prioritere, og de skal være absolut hensynsløse over det.

det kræver en god vurdering fra din side at finde ud af, hvad der berettiger opmærksomhed, og hvad du har brug for at lukke ned. Men det er ikke alt på dig. Prioritering er noget, du arbejder på i samarbejde med din chef og er bestemt noget, du begge bliver bedre til med tiden.

det kritiske første skridt er at være klar på store billede mål. Kort sagt, Du kan ikke prioritere uden krystalklare mål for at hjælpe dig.

8. Ironclad diskretion

uanset om det er nyheder om en kommende erhvervelse, HR spørgsmål, finansielle rapporter, eller forretningshemmeligheder, Top-niveau ledere konstant beskæftiger sig med følsomme oplysninger.

hvilket selvfølgelig betyder, at deres assistenter også gør det.

gennemsigtighed er en dyd i erhvervslivet, men selv de mest åbne organisationer beskæftiger sig med privilegeret information, der skal håndteres delikat.

tillid er sandsynligvis den største enkeltstående afgørende faktor, når det kommer til succes i EA-rollen. En af de sikreste måder at erodere tilliden mellem dig og din chef er at være skødesløs med følsom info. Sladder, tilføje brændstof til kontorrygter, eller udstationering om private virksomhedsanliggender i offentlige fora som sociale medier er aldrig ok.

selvfølgelig sker der fejl. En slip af tungen eller en vildfarende e-mail kan have samme effekt som en offentlig kvidre om din virksomheds kommende fyringer.

den bedste ting at gøre er at eje op til det. Lad din chef kende situationen og arbejde sammen for at afhjælpe situationen.

9. Strategisk Multi-Tasking

Ja, Vi ved, multi-tasking er en myte. Vores hjerner er bare ikke lavet til at håndtere mere end en kompleks opgave ad gangen.

men som vi har hørt igen og igen fra udøvende assistenter, er en vis grad af multi-tasking afgørende for rollen.

tricket er at parre enklere opgaver som at svare på e-mails eller booke rejser. Hvis du er på vent, hvorfor ikke gøre nogle hurtige arkivering eller indtastning af data?

Prioriter bestemt dine fokusintensive opgaver og slå dem ud en efter en. Men når du kan, parre de mere tankeløse aktiviteter sammen for at maksimere din tid.

hvordan kan du ellers få mere gjort på samme tid? Fokusere.

Når du har prioriteret dine opgaver, skal du give dem 100% af din opmærksomhed, selvom dine tanker prøver at vandre til alle de opgaver, du har brug for at tackle næste gang. Mange taskmasters sværger ved Pomodoro teknik til at komme igennem deres to-do lister.

vælg blot en opgave, Indstil en timer i cirka 25 minutter, og fokuser kun på den opgave, indtil timeren løber tør. Så tag en pause og gentag. De korte trin gør fokuseret opmærksomhed mere tilgængelig.

10. Supernatural forventning

virkelig stor EAs spille skak, ikke checkers.

for virkelig at trives i rollen skal du være i stand til at se ti træk fremad og forudse problemer, før de bliver fuldblæste problemer.

dette spiller ud på to måder. Den første er, hvad jeg kalder “situationsbestemt forventning.”Det er når du ser elementerne i et potentielt problem komme sammen, og du arbejder proaktivt for at forhindre dem i at udvikle sig.

det andet er “personlig forventning” og handler om at kende de præferencer og idiosynkrasier, der er unikke for din chef.

for eksempel, hvis din erfaring har lært dig, at din chef er skarpere om morgenen end efter frokost, skal du planlægge det hårde møde om morgenen, ikke om eftermiddagen.

i begge tilfælde kan forudse problemer og nippe i knoppen spare dig for utallige hovedpine ned ad vejen og give dig og din chef mulighed for at fokusere på de vigtige ting.

(PS – Bliv din chef’ hero: få dine hænder på Assist — den #1 gratis ugentlige nyhedsbrev lavet til assistenter af assistenter.)

11. Følelsesmæssig intelligens

EAs beskæftiger sig med mennesker – mange af dem. Internt interagerer du med medarbejdere på alle niveauer i organisationen, fra bidragydere på entry level til ledere, helt op til c-suite.

eksternt gælder det samme. På en enkelt dag kan du beskæftige dig med ledere hos andre virksomheder, investorer og bestyrelsesmedlemmer, leverandører, der kæmper for din virksomheds forretning eller journalister, der prøver at få din chef til at sige noget på pladen.folk færdigheder er et must, og en stor del af det er at læse folks følelsesmæssige signaler og kropssprog. Dette kan være forskellen mellem at sprede en fyldt situation eller kaste din chef til løverne (noget hun bestemt ikke vil sætte pris på).

tjek Inc ‘ s 10 bud om følelsesmæssig intelligens for at lære om andre ting, du kan gøre for at opbygge dine folks færdigheder.

12. Ekspertniveau kommunikation (og en forkærlighed for Real Talk)

af meget de samme grunde er kommunikationsevner en stor del af EA-ligningen. En udøvende assistent er som en talsmand for deres udøvende. I mange situationer behandles dine ord som om de er din chefs, så polerede e-mails og korrekt telefonetikette er et must. Du skal også være i stand til at kommunikere strategi klart og præcist, samt være overbevisende fra tid til anden.

mange EAs påtager sig også de facto interne kommunikationsroller og udarbejder interne e-mails på vegne af deres chef. Disse e – mails kan nå hele afdelinger – selv hele virksomheder-så førsteklasses skrivefærdigheder er et stort aktiv.

ud over det er kommunikation grundlæggende. De fleste af de færdigheder, der er anført i denne artikel, er simpelthen ikke mulige uden god kommunikation.

Her er noget andet at overveje, når det kommer til kommunikation – en god EA ved, at real talk styrer dagen.

Husk, at eksekutorer vil være i stand til at hoppe ideer fra dig eller måle din reaktion på foreslåede løsninger. Men dette fungerer kun, hvis du forbliver tro mod dit faktiske synspunkt.

din chef vil ikke have en ja-mand eller ja-kvinde. Hun vil (og har brug for) at høre, hvad du virkelig synes.

så hold det rigtigt. Ledere kan leve i en boble. Det er op til dig at være deres reality check fra tid til anden.

13. Hastighed og beslutsomhed

Der er ingen tid til tvetydighed i den hurtige verden af den udøvende assistent. En god EA opsummerer situationen, samler de nødvendige oplysninger, stiller de rigtige spørgsmål, og så vigtigst af alt, handlinger.

Sandt nok har du sjældent alle de oplysninger, du har brug for. Men det er bedst at handle hurtigt og trygt og flytte tingene fremad i stedet for at vente på yderligere klarhed, eller værre, tilladelse.Beslutningscoach Nell McShane beskriver 4 trin, der hjælper enhver med at træffe hurtigere og smartere beslutninger. Her er hvad vi siger, at du skal gøre, når du træffer en vigtig beslutning:

“Bliv klar over, hvad du virkelig vil have.”

“vælg ikke noget bare fordi du skal”.”

” Husk at gøre noget trumps gør ingenting.”

” praksis er afgørende.”

Læs hele indlægget her.

14. Tyk hud og en sans for Humor

Her er sagen. Der er ingen tvivl om, at du har et vigtigt job, ligesom den udøvende med hvem du arbejder så tæt dag ind og dag ud. Du har måske en hånd i nogle ret store beslutninger, der påvirker din virksomheds fremtid og levebrødet for de mennesker, du arbejder med.

men i slutningen af dagen er oddsene, at de fleste beslutninger ikke vil være liv eller død. Det er vigtigt at holde tingene i perspektiv og være i stand til at grine af dig selv (og din chef) hver gang imellem.

evnen til at rulle med slagene, nulstille efter en dårlig dag og holde tingene i perspektiv er alle afgørende for at blive en morder EA.

15. Netværk

husk EA, der scorede umulige at finde Lakers-billetter? Hun tappede ind i sit solide netværk for at lave magi. Uden support, råd, og ekstra forbindelser, EA har måske ikke været så succesrig; man kan kun opnå så meget ved at bede om favoriserer på Craigslist. Når opgaver vokser til legendariske proportioner, tager det en landsby at udføre dem.

for at opbygge og vedligeholde et stærkt supportnetværk skal EAs dyrke fantastiske netværksfærdigheder.

Her er nogle af vores foretrukne netværk tips og tricks:

• Deltag så mange Facebook og online grupper, som du kan. Disse gør perfekte spillesteder til hurtigt at få svar på vanskelige spørgsmål.
• brug Meetup til at opbygge din egen EA-supportgruppe, der samles ugentligt.
• hvis du ofte interagerer med EAs hos andre virksomheder, skal du sende dem LinkedIn-forbindelsesanmodninger og invitere dem på afslappede kaffedatoer.
• betal det fremad. Hvis du surfer på et online bord eller deltager i en begivenhed og hører om en anden EA i nød, skal du tilbyde dine tjenester med det samme. Hvis du nogensinde ønsker at få støtte, skal du sørge for at give det generøst.
• Start en niche blog. Oprettelse af meget specifikt indhold, der taler til andre EAs, er en fantastisk måde at skabe et netværk af ligesindede fagfolk.

16. Forhandlingsevner

vil du vide, hvad ellers EA, der scorede umulige at finde Lakers-billetter, gjorde det godt? Hun brugte forhandlingsevner til at snuppe billetter, som alle ønskede.

både en kunst og en videnskab, forhandle mystificerer mange. Det kan virke som om nogle mennesker bare er født med et bestemt spørgsmål, der inspirerer andre til at gøre deres bud, og måske var de det. Men mere end sandsynligt dyrkede disse mennesker deres imponerende forhandlingsevner. Det kan du også.Santa Clara University har en fantastisk ressource side om at udvikle forhandlingsevner. Her er nogle vigtige grillbarer:

• Øv dig i at forhandle ofte, især når intet står på spil. Harvard lovskolens Program om Forhandlingsundervisning Forhandlingsressourcecenter tilbyder hundredvis af simuleringer for at få din praksis i gang.
• sæt dig selv i den anden persons sko. Hvordan ser de på situationen?
• overvej gearingen på begge sider. Har du en jævn vippe, eller skæver den til den ene side? Hvordan kan du skæve det mod din side?
• Kast en” vinde “eller” tabe ” mentalitet. Efter en god forhandling skal alle gå væk med noget.

17. Analytics Skills

i introduktionen nævnte vi, at EA-roller har været støt voksende mere strategisk. Hold op med de skiftende forventninger, og øge din evne til at tænke strategisk ved at opbygge analytiske færdigheder.

Du kan udnytte en stærk analytisk færdighed i enhver situation, fra at håndtere vanskelige sociale scenarier til at træffe vidtrækkende virksomhedsbudgetbeslutninger. Disse færdigheder gør solide medarbejdere til uundværlige kritiske tænkere, der altid synes at have svarene.

for at opbygge flere analytiske tænkningskompetencer anbefaler uddannelseseksperterne ved Udemy, en online læringsplatform, en række enkle trin. Her er nogle tilpassede grillbarer:

• Visualiser dine hypotetiske handlinger og udvid dine tænkningskompetencer gennem tankeeksperimenter. Når en situation i den virkelige verden springer op, vil du være klar til at tackle den med dine skærpede ræsonnementskompetencer.
• Evaluer verden gennem en logisk linse. Når du hører en erklæring eller læser et stykke nyheder, skal du overveje, om det kunne bevises eller ej. Denne praksis hjælper med strategiske beslutninger, og den træner din hjerne til at supplere dine beslutninger og ideer med beviser.
• spørgsmål tallene. Fakta, tal og statistikker er kun så gode som deres indsamlingsmetoder. Da mange ledere ønsker, at tal skal sikkerhedskopiere beslutninger, er det vigtigt, at EAs ved, hvordan man sætter spørgsmålstegn ved kilder. For eksempel, hvis en rapport fra en nylig undersøgelse antyder, at de fleste medarbejdere ville være lykkeligere, hvis de havde gratis kaffe, kan du spørge om stikprøvestørrelsen. Tallene kan virke betydelige, men hvis kun 20 personer ud af et 500-personers firma faktisk tog undersøgelsen, så fortæller resultaterne måske ikke en afgørende historie.

folk stiller også disse spørgsmål om udøvende Assistentfærdigheder

spørgsmål: Hvad gør en udøvende assistent i 2021?

• A: EA-funktionen er omdannet fra en støttende rolle til mere af en strategisk partner. Dagens ledere læner sig på deres assistenter, ikke kun for admin hjælp, men for rådgivning, teknisk ekspertise og kritisk analyse. EAs forventes at dabble i ting så bredt og varieret som Projektledelse, begivenhedsplanlægning og intern kommunikation. SnackNation har talt med 1.000 s af EA ‘ er for at give dig de 17 bedste udøvende Assistentfærdigheder i 2021!

spørgsmål: Hvordan kan jeg forbedre mig som udøvende assistent?

• A: Under vores forskning for vores årlige status for den udøvende Assistentrapport fandt vi, at EA ‘ er typisk udfører arbejdet for tre eller flere personer alene. En krævende rolle som denne kræver færdigheder på ekspertniveau. Så uanset om du er engageret i EA-stien eller håber at bruge rollen til springbræt til dit drømmejob, her er de færdigheder, du har brug for for at imponere dine chefer og få den største indflydelse for dit team.

spørgsmål: Hvad er de vigtigste færdigheder at lære som udøvende assistent?

• A: Hver udøvende assistent bliver nødt til at udvikle et unikt færdighedssæt baseret på deres leders ansvar, personlighed og kommunikationsstil. Med det i tankerne er der stadig anbefalede og kamptestede færdigheder, som topledende assistenter sværger ved. Nogle eksempler, som vi dækker i vores artikel, er teknisk dygtighed, hensynsløs prioritering, jernklædt skøn, strategisk Multi-Tasking, og at kende alle de bedst bevarede hemmeligheder.

(PS – få mere gjort med assisten-det # 1 gratis ugentlige nyhedsbrev lavet til assistenter af assistenter.)

hvad med dig? Hvad er den færdighed, der har været mest ansvarlig for din succes?