vi bliver ofte spurgt på One Legal hvordan man reducerer størrelsen på en PDF-arkivering for at sikre, at det accepteres af en domstols sagsstyringssystem og derfor med succes eFiled.
der er en lang række regler derude om filstørrelser afhængigt af hvilket back-office-system retten bruger til at styre de arkiver, den modtager. I de fleste eFiling domstole i hele USA skal filen være under 35 MB., og hver domstol i Californien har sine egne grænser. Du kan tjekke den maksimale filstørrelse for din domstol på vores Supportcenter, og find oplysninger om andre lokale domstolsregler, også.
generelt er der dog meget lidt grund til, at PDF-filer er hundreder af megabyte Store, medmindre de indeholder udstillinger, der absolut skal gemmes som fotografier i meget høj opløsning. Ved blot at følge et par enkle trin kan selv arkiveringer, der er hundreder af sider lange, bringes ned for at imødekomme kravene.
Sådan bestemmer du størrelsen på dit PDF-dokument
Hvis du bruger Adobe Acrobat, er det nemt at kontrollere størrelsen på din PDF. Bare klik på Fil, derefter Egenskaber. Du får vist masser af oplysninger om dit dokument, inklusive dets størrelse.
Alternativt kan du navigere til den mappe, der indeholder dit dokument, højreklikke på det og klikke på Egenskaber.
større filer vil tage længere tid at uploade, er besværlige at dele elektronisk (via e-mail, for eksempel), og vil bruge op dit advokatfirma fillagring hurtigere. Og selv når domstolene accepterer større filstørrelser, foretrækker de at håndtere mindre, optimerede filer.
så hvordan skal du indstille om at reducere størrelsen på dine PDF-dokumenter? Her er fem hurtige tips.
#1 Undgå at scanne PDF-filer, hvor det er muligt
det er en almindelig misforståelse, at du skal udskrive alt og scanne det sammen for at oprette PDF-filer eller kombinere flere dokumenter og udstillinger i en enkelt PDF. Elektronisk konverterede filer er generelt meget mindre i størrelse end scanninger.
Du behøver kun at scanne dokumenter, der kun findes i papirform — alle andre dokumenter kan konverteres elektronisk fra den originale fil ved at gemme dem som PDF-filer. Desuden kan individuelle dokumenter hurtigt kombineres som PDF-filer ved hjælp af programmer som Adobe Acrobat, hvilket undgår ethvert behov for at udskrive dokumenter for at kombinere dem.
Læs mere: Sådan redigeres en PDF
#2 Gem som “Reduceret størrelse PDF”
Hvis din fil stadig er meget stor, efter at du har oprettet den elektronisk, snarere end ved scanning, er der stadig nogle trin, du kan tage. Det enkleste er at gemme din fil igen som en PDF i reduceret størrelse.
i den nyeste version af Adobe Acrobat skal du åbne den PDF, du vil gemme igen som en mindre fil, vælge Fil, Gem som anden og derefter reduceret størrelse PDF. Du bliver bedt om at vælge den versionskompatibilitet, du har brug for, og derefter kan du klikke på OK for at gemme. Vi anbefaler, at du indstiller din kompatibilitet med mindst Acrobat, da denne version stadig bruges i vid udstrækning.
denne metode er hurtig og enkel, men advares om, at den reducerer billedkvaliteten og fjerner digitale signaturer. Hvis du vil have mere kontrol over, hvordan din PDF komprimeres i Acrobat, skal du bruge optimeringsmetoden beskrevet nedenfor i stedet.
Læs mere: Sådan konverteres en udfyldelig formular til eFiling
#3 Brug Adobe Acrobats PDF-optimering
Nogle gange vil du have mere kontrol over, hvilke elementer i dit dokument der er reduceret i kvalitet eller fjernet. Under disse omstændigheder skal du vælge PDF-optimeringsværktøjet.
før du optimerer en fil, er det en god ide at revidere filens pladsforbrug — gennemgå hvilke elementer, såsom skrifttyper, billeder osv., der bruger mest data. Resultaterne af dette kan give dig ideer om, hvor bedst at reducere filstørrelsen.
for at starte optimeringen skal du åbne din PDF i Acrobat, klikke på Filer, gemme som andet og derefter optimere PDF. Klik på Audit space usage i øverste højre hjørne i dialogboksen, der vises. Du kan se en informationstabel lidt som denne:
optimeringen giver dig fuld kontrol over elementerne i din PDF, der komprimeres. Marker afkrydsningsfeltet ud for et panel (f.eks. billeder, skrifttyper), og vælg derefter Indstillinger i panelet. Der er mange valg, så det er værd at læse gennem Adobe Hjælp-filen for at forstå, hvad hver mulighed gør.
Okay, vi ved, at ikke alle bruger Adobe Acrobat. Hvilke muligheder er tilgængelige for dig, hvis du bruger et andet program eller kun den grundlæggende Adobe Reader? Her er yderligere to muligheder for at reducere størrelsen på din PDF-fil, hvis du ikke bruger Acrobat.
Læs mere: 7 Myter og misforståelser om PDF
#4 Reducer størrelsen, når du gemmer i ord
i ord, for at konvertere et dokument til PDF, bruger du indstillingen Gem som. Denne indstilling producerer generelt en forholdsvis lille fil, afhængigt af antallet af billeder i dit dokument. Men hvis du finder ud af, at din Ordkonverterede PDF stadig er for stor, er der en yderligere mulighed i ord, der vil producere en betydeligt mindre fil. Sådan bruger du det:
Åbn det orddokument, du skal konvertere til PDF. Klik på knappen Filer og derefter Gem som. I menuen Gem som type skal du vælge PDF og indtaste dit foretrukne filnavn. Her er det ekstra trin: hvor det står Optimer til nederst i dialogboksen, skal du vælge minimumsstørrelse (publicering online).
Læs mere: Sådan rettes OCR-fejl med Adobe Acrobat
#5 Brug et print-til-PDF-værktøj
andre (ikke-Adobe) PDF-værktøjer indeholder generelt funktioner, der reducerer størrelsen på din PDF. Men hvis du leder efter en gratis mulighed, er der nogle tilgængelige. I øjeblikket er den mest hentede gratis PDF creator (ifølge download.com) er PrimoPDF.når du har installeret PrimoPDF, skal du blot åbne den PDF, du vil komprimere (f.eks. i Acrobat Reader), trykke på Ctrl+P for at åbne dialogboksen Udskriv, vælge PrimoPDF fra listen over tilgængelige printere og derefter klikke på Opret PDF.
bemærk, at denne metode, som blot at gemme som en PDF i reduceret størrelse i Adobe Acrobat, reducerer billedkvalitet og opløsning.