er din virksomhed i det mindste delvist afhængig af papirregistre?
flere og flere virksomheder flytter deres dokumentopbevaring over til det digitale rum i disse dage. Dog kan ikke alt konverteres til digitalt. Mange virksomheder har stadig papirregistre, der skal opbevares og organiseres korrekt.
brug af tre-ringbind til at gemme dine papirkopidokumenter er en fantastisk måde at sikre, at de ikke er beskadiget eller forkert placeret. Du skal dog bruge et system til at organisere disse dokumenter, hvis du skal finde en.
afhængigt af antallet af poster, din virksomhed beskæftiger sig med, har du flere muligheder for organisatoriske systemer.
alfabetisk organisation
For poster under 5.000 er det alfabetiske arkiveringssystem stadig den mest almindelige metode. I dette system er alle poster (inklusive navne på agenturer, virksomheder, geografiske placeringer, enkeltpersoner, institutioner, emner og emner) angivet i alfabetisk rækkefølge fra A til å.
Du kan også bruge dette system til både klient-og kundenavnefiler. Hvis du arbejder med emner, skal du muligvis bruge et relativt indeks, hvor du angiver et emnenavn for at stå ind for et emne.
Her er nogle andre praktiske tip til alfabetisk registrering:
- hvis samlingen af kunder eller kontakter, du har, er stor, kan du overveje at bruge separate mapper eller skillevægge inde i dine bindemidler til hver kontrakt.
- hold tingene klare ved at mærke toppen af hver mappe (kontaktens efternavn, fornavn).
- brug klientens efternavn til at sortere alfabetisk. For mere end en klient med samme efternavn skal du også bruge deres fornavn.
- Hold dit organisationssystem ryddeligt ved at opdele dine kunder i fire sektioner: A til F; G til L; M til R; og S til Å. Du kan nemt bruge et bindemiddel til hvert afsnit, hvis de er for store. Dette forhindrer ting i at blive for fast.
numerisk organisation
Med et numerisk bindemiddelorganisationssystem sætter du dine filer i rækkefølge. Du kan gøre dette ved at tildele numre til hver af dine kunder/kunder, eller du kan trække et nummer fra dine klientlister.numerisk arkivering kan være gavnligt, fordi det har tendens til at øge produktiviteten, da tal gør det hurtigere at få din arkivering færdig. I modsætning til et alfabetisk system kan du nemt bruge et numerisk system til mere end 5.000 poster.
Terminalcifret organisation
en anden form for numerisk organisation er at bruge et terminalcifret system. Som et traditionelt numerisk system organiserer du tal sekventielt. I terminalcifersystemet bruger du dog kun de sidste to cifre i det tildelte nummer for hver klient. Dette system bruges ofte, når en virksomhed har et stort antal poster.
alfanumerisk organisation
dette optagelsessystem kombinerer både alfabetiske og numeriske systemer. Alfanumeriske systemer bruges ofte, når der er emnenavne og tal i et system.
for dette system starter du typisk med at sortere dine filer alfabetisk og derefter sortere dem numerisk. Som med det alfabetiske system skal du bruge et relativt indeks, hvor du holder styr på de nummerkoder, du har tildelt dine alfabetiske kategorier til.
Kategori Organisation
endelig er poster i et kategorisystem opdelt i kategorier og derefter organiseret alfabetisk. Du kan enten bruge mapper eller skillevægge med indeksfaner inde i dine bindemidler for at holde tingene adskilt.
for at gøre det lettere at finde dine poster kan du også organisere dine kategorier efter prioritet. De oplysninger, du har brug for oftere, kan gemmes i et separat bindemiddel mærket”prioritet”.