Arbejdsordrestyring og anatomien i en arbejdsordre forklaret

Hvad gør du, når du vil sikre dig, at en bestemt opgave udføres korrekt og til tiden?
du opretter en opgave, beskriver, hvad der skal gøres, tildeler den til en bestemt person og placerer en forfaldsdato. Når du gør alt dette, opretter du dybest set en arbejdsordre.
digitale arbejdsordrer er en effektiv måde at styre opgaver i hele organisationen og er især relevante for koordinering af vedligeholdelsesarbejde. For at være i stand til at bruge dem effektivt er det ikke nok at kende elementerne i en arbejdsordre – du er nødt til at forstå hele arbejdsordrestyringsprocessen.
formålet med denne vejledning er at vise, hvordan du opretter en ordentlig arbejdsordre og forklare, hvordan du organiserer din arbejdsordrestyringsproces ved at følge branchens bedste praksis. Der er en masse info pakket i denne vejledning, så du er velkommen til at bruge indholdstabellen til venstre for at navigere til bestemte dele af artiklen.
Lad os starte med at definere en arbejdsordre og se, hvor det tager os.

hvad er en arbejdsordre?

arbejdsordre (forkortet VO) repræsenterer en opgave, der er planlagt og tildelt en bestemt person eller gruppe af mennesker. Mens udtrykket kan bruges mere bredt, er det meget populært i vedligeholdelsesindustrien, hvor det bruges til at tildele arbejde til vedligeholdelsesteknikere og mekanikere. Arbejdsordrer kan skrives/udskrives på et ark papir eller i form af et digitalt dokument.
formålet med vedligeholdelsesarbejde ordrer er at:

• standardiser din vedligeholdelsesarbejdsproces
• har en enkel og hurtig måde at planlægge, tildele og spore vedligeholdelsesarbejde
• dokumentressourcer brugt på vedligeholdelse (arbejdskraft, materiale, dele)
• spor vedligeholdelsesydelse (vedligeholdelsesoverholdelse, procentdelen af planlagt vs forebyggende arbejde, omkostninger forbundet med udført arbejde…)

arbejdsordrer er oftest resultatet af specifikke arbejdsanmodninger. Lejlighedsvis vil en tekniker eller en maskinoperatør bemærke ydelsesproblemer og forringelsesskilte under rutinemæssig inspektion og underrette deres vejleder om at planlægge korrigerende arbejde, hvilket også kan resultere i oprettelse af en arbejdsordre.

typer af vedligeholdelsesarbejdsordrer

der er et par forskellige måder at kategorisere vedligeholdelsesarbejdsordrer på. Nogle gange er det vigtigt at have disse oplysninger inkluderet i en arbejdsordre, nogle gange er det ikke. Du kan læse beskrivelsen af forskellige typer nedenfor og selv bestemme, om det er noget værd at spore.

baseret på den type problem, der skal løses, kan en arbejdsordre kategoriseres som:

1. uplanlagt arbejdsordre (bruges til at adressere uplanlagte vedligeholdelsesaktiviteter som uventet maskinnedbrydning)
2. planlagt arbejdsordre (bruges til at planlægge noget forebyggende vedligeholdelsesarbejde; undertiden kaldet PMs)

afhængigt af hvor arbejdsanmodningen kommer fra, Vi kan genkende to typer arbejdsordrer:

1. interne arbejdsordrer (arbejdsanmodninger kommer fra nogen inde i organisationen)
2. eksterne arbejdsordrer (arbejdsanmodning kommer fra nogen uden for din organisation)

baseret på hvordan de er planlagt, kan vi skelne mellem:

1. manuelle arbejdsordrer (planlagt for hånd, ofte af en vedligeholdelseschef, efter at have modtaget og gennemgået en arbejdsanmodning)
2. automatiske arbejdsordrer (arbejdsordreprogram som Limble kan indstilles til automatisk at planlægge Vi baseret på din kalender eller baseret på data, der kommer fra tilstandsovervågningssensorer installeret på dit udstyr)

de fleste organisationer vil være i stand til at spor aktivt kun den første arbejdsordretype, vi har angivet, så de kan sammenligne, hvor meget forebyggende vs reaktivt vedligeholdelsesarbejde de udfører. Som du kan forestille dig, er dette meget vigtig information for organisationer, der ønsker at overgå fra reaktiv til forebyggende vedligeholdelse eller blot ønsker at spore og sammenligne omkostninger forbundet med forebyggende og reaktivt arbejde.

udviklingen af digital arbejdsordreproces

mens vi gerne vil sige, at de fleste organisationer i dag bruger digitale arbejdsordrer, ville det simpelthen ikke være sandt. Vedligeholdelsesafdelinger er bagud med digitalisering sammenlignet med andre forretningsafdelinger. Derfor spiller tavler, papirskabeloner og regneark stadig en rolle i arbejdsordrestyringen.det værste tilfælde er, når en afdeling bruger post-It-noter eller tildeler arbejde gennem telefonopkald. Det er en yderst ineffektiv tilgang. Det er stærkt afhængig af teknikere, der kender deres job og deres evne til at koordinere arbejdet indbyrdes. Manglen på vedligeholdelsesoptegnelser forhindrer dybere indsigt, der kan bruges til at forbedre vedligeholdelsesprocesserne.

1) Brug af papirarbejdsordreskabelon

hvis du Google “arbejdsordreformularer” eller “arbejdsordreskabeloner”, finder du mange forskellige variationer af ARBEJDSORDRESKABELONER:

variabiliteten afspejler, hvordan organisationer kan lide at justere skabelonerne, så de passer til deres behov og formål.
her er et eksempel på en detaljeret vedligeholdelsesarbejdsordre:

Når en sådan arbejdsordre er afsluttet, kan den placeres på et bestemt sted (som en kasse på plantegulvet). Senere kan det gennemgås af en vedligeholdelseschef og gemmes i et arkivskab.

2) Brug af regneark og digitale værker

at have papirposter er bedre end at have ingen poster. Tilsvarende er det bedre at have digitale poster end at have papiroptegnelser.
I stedet for at udskrive dem, kan vi deles med teknikere digitalt (i form af et orddokument, regneark, en PDF-fil osv.). Teknikere kan åbne dem på deres smartphone, udføre arbejdet, skrive i færdiggørelsesnotater og sende dem tilbage til deres vejleder.
kombineret med et digitalt billetsystem kan dette være et godt overgangstrin mellem at bruge papirskabeloner og skifte til et CMMS-system.

3) implementering af CMM ‘ er

den ultimative måde at håndtere arbejdsordrer på er med en CMMS. Det er trods alt, hvad CMMS er designet til.
processen er fuldt automatiseret. Du skal bare udfylde et par elementer for at oprette en VO. Programmet sender straks e-mail og push notifikationer til tildelte teknikere. Teknikere kan åbne VO på deres mobile enhed, få adgang til vigtige aktivoplysninger og tjeklister, udføre arbejdet og lukke arbejdet. Efter afslutningen logges noter, brugt tid, anvendte materialer og anden info automatisk og kan bruges til at generere nyttige rapporter.
der er mange andre fordele ved at bruge CMMS til at styre vedligeholdelsesarbejde, og vi vil diskutere dem senere i artiklen.

Hvad skal der medtages i en vedligeholdelsesarbejdsordre?

i dette afsnit skal vi diskutere, hvilke oplysninger der skal medtages i en arbejdsordre, så den person, der udfører det krævede arbejde, ved nøjagtigt, hvad de skal gøre, hvor de skal hen, og hvilke værktøjer og dele der skal medbringes.
her er kerneelementerne i en standard vedligeholdelsesarbejdsordre:

lad os dykke dybere ned i hvert element for at forstå, hvorfor de skal have et sted på hver arbejdsordre.

1) Hvem der har anmodet om og/eller godkendt arbejdet

Vedligeholdelsesledere og vejledere er ansvarlige for planlægning af vedligeholdelsesarbejde. De vil planlægge for forebyggende opgaver, samt gennemgå og godkende indgående arbejdsanmodninger.nogle gange kan senior vedligeholdelse teknikere har myndighed til at gennemgå vedligeholdelse billetter og afhente presserende arbejde. I begge tilfælde er det godt at vide, hvem der har godkendt arbejdet (det være sig en vejleder eller teknikeren selv). Endnu mere, hvis du har et stort vedligeholdelsesteam med snesevis af teknikere og flere vejledere.

En anden værdifuld information er, hvem der rapporterede problemet, især hvis du kører et ejendomsvedligeholdelsesfirma eller behandler arbejdsanmodninger, der kommer uden for din organisation. Dette gør det muligt for teknikere at følge op direkte med den person, der har indsendt formularen til anmodning om arbejdsordre. Om nødvendigt kan kontaktoplysninger efterlades som en del af jobbeskrivelsen.

2) jobbeskrivelse

en væsentlig del af en arbejdsordre er beskrivelsen af det arbejde, der skal udføres. Hvis vi taler om en simpel opgave, så kan en enkelt sætningsoversigt gøre.
For mere komplekse arbejdsopgaver skal du muligvis skrive en liste over instruktioner. For eksempel kan man inkludere en vedligeholdelsestjekliste, der forklarer de trin, der er nødvendige for at udføre en bestemt vedligeholdelsesopgave. Husk dog, at vedligeholdelsestjeklister normalt kun er værd at oprette til rutineopgaver, der udføres regelmæssigt.
når du opretter arbejdsordrer til at løse udstyr nedbrud og reparationer, en god praksis er at medtage en beskrivelse af problemet efterladt af den person, der rapporterede nedbrud/funktionsfejl. Resten er op til teknikerne.

3) aktivplacering og ID

når du har en større facilitet eller administrerer flere placeringer, “fastgør et køleskab på anden sal” indsnævrer ikke tingene nok.
En korrekt arbejdsordre skal have den nøjagtige placering og indeholde en slags nummer, der entydigt identificerer aktivet (som et serienummer).

4) Hvem udfører arbejdet

denne del er selvforklarende. Hver arbejdsordre skal tildeles en bestemt person (tekniker) eller til en gruppe (dvs.morgenskift) for at sikre, at arbejdet faktisk bliver udført.

5) forfaldsdato

en god måde at ende med en stor udskudt vedligeholdelsesefterslæb er ikke at angive en forfaldsdato.
som vi nævnte flere gange i hele dette indlæg, skal en ordentlig arbejdsordre tildeles nogen og have en forventet afslutningsdato.
teknikere vil normalt have flere opgaver planlagt for hver dag, og nogle opgaver skal udføres tidligere end andre. For eksempel, hvis en maskine skal smøres, før eftermiddagsskiftet starter, er der et klart tidspunkt, hvor det skal ske. I dette scenario kan vi ikke bare sige at “smøre maskinen denne torsdag”. For at hjælpe teknikere med at fokusere på det vigtige arbejde først, kan du se for at angive, hvornår opgaven skal udføres, og give disse typer opgaver et højere prioritetsniveau.

6) arbejdsprioritetsniveau

uanset hvilken vedligeholdelsesstrategi du bruger, skal dit vedligeholdelsesteam håndtere en vis mængde uplanlagt arbejde. Naturkatastrofer, ulykker, menneskelige fejl og maskinfejl er ting, du aldrig fuldt ud kan forberede dig på.
evnen til at tildele arbejdsprioritet (normalt på en slags skala som 1-5) til en VO hjælper teknikere med at beslutte, hvilket arbejde der skal udføres først. Dette er især vigtigt i nødsituationer, når du har brug for alt-hånd på dækket. Du kan bruge en mobil CMMS til at oprette arbejdsrækkefølgen med højeste prioritet og sende en meddelelse til udvalgte teknikere for at stoppe det, de laver, og komme ind til nødvedligeholdelse.

7) liste over materialer og reservedele

inklusive listen over materialer og reservedele på en VO mindsker chancen for, at teknikere bliver nødt til at gå tilbage til opbevaringsrummet midt i en reparation. Du kan forestille dig, hvor meget kumulativ tid det sparer, især hvis vedligeholdelsesaktiviteter udføres på den anden side af campus eller på helt forskellige steder. Det kan reducere tomgangstiden betydeligt og sørge for, at dine teknikere bruger mere af deres tid på at udføre faktisk vedligeholdelsesarbejde.

i Limble CMMS kan teknikere efter afslutningen af arbejdet markere, hvor meget tid de har brugt på den pågældende opgave, og hvilke reservedele og materialer der blev brugt. Dette hjælper Limble med at spore lagerniveauer og forudsige fremtidig efterspørgsel samt spore omkostninger forbundet med specifikke dele, reparationsarbejde og aktiver.

8) Færdiggørelsesnotater

hovedformålet med færdiggørelsesnotater er at markere alt af betydning, der kan være relevant for fremtidigt arbejde på aktivet. Teknikere kan skrive ting som hvad der var årsagen til fiasko, hvordan de bemærkede yderligere problemer, der skulle løses i fremtiden, hvordan de skulle tage nogle ekstra skridt osv.at have disse oplysninger gemt som en del af vedligeholdelseshistorikken kan hjælpe dig med at undersøge, hvorfor visse aktiver er så problematiske. Endnu vigtigere, Aktiv Historie kan hjælpe andre teknikere fremskynde deres diagnosticere og reparation proces, samt nyttige sikkerhed pointers.

standardarbejdsordrestyringsprocessen

nu hvor vi dækkede, hvordan man opretter en arbejdsordre, lad os diskutere, hvordan man styrer dem. For at forstå arbejdsordreprocessen skal vi gennemgå:

1. hvornår oprettes nye arbejdsordrer
2. hvordan strømmer de gennem organisationen
3. Hvad sker der med dem, når arbejdet er afsluttet

dette vil hjælpe os med at beskrive, hvordan standardarbejdsordrestyringsprocessen ser ud til at være ligesom i praksis og hvordan det passer ind i den samlede vedligeholdelsesstyringsarbejdsgang.
der er tre forskellige parter involveret i en arbejdsproces:

1. arbejdsanmodning: den person, der indsender vedligeholdelsesanmodninger.
2. arbejdsgodkender: den person, der gennemgår og godkender vedligeholdelsesanmodninger. Det er normalt et job for en vedligeholdelseschef/vejleder/planlægger.
3. personer, der udfører arbejdet: Vedligeholdelsesmekanikere og feltteknikere, der udfører det faktiske vedligeholdelsesarbejde, der er tildelt dem.

her er en grafik, der præsenterer en standard arbejdsordrestyringsproces i en visuel form:

Limble CMMS som dit arbejdsordreprogram

Limble CMMS er bygget til at følge standardarbejdsordrestyringsprocessen, hvilket gør det virkelig nemt at implementere Limble i enhver organisation. Når det er sagt, giver programmet dig også tilstrækkelig fleksibilitet til at justere det til specifikke scenarier.
her er en liste over Limble CMMS-funktioner, der hjælper dig med effektivt at styre enhver mængde vedligeholdelsesarbejde:

• arbejdsanmodningssystem: Gør det muligt for enhver autoriseret person hurtigt at indsende en arbejdsanmodning via en simpel formular i stedet for at afbryde teknikere med telefonopkald eller tekstbeskeder. Arbejdsanmoderen får e-mail-meddelelser om forløbet af deres anmodning, så de ikke konstant afbryder teknikere ved at anmode om opdateringer.
• automatisk lagersporing: når en tekniker afslutter et VE, kan de markere, hvor mange reservedele de endte med at bruge. Limble opdaterer automatisk lagerbeholdningsniveauer i henhold til denne info. Sammen med muligheden for at oprette underretninger for lave lagerniveauer hjælper dette ledere med at foretage nøjagtige lagerprognoser og sikre, at nødvendige reservedele altid er på lager.
• brugervenlig kalender: Kalender giver dig mulighed for at se alle åbne arbejdsordrer og kommende PM-tidsplaner, hvilket gør det nemt at estimere arbejdsbyrder for forskellige teknikere og skift. Nyt arbejde kan derfor planlægges retfærdigt og spores lettere.
• automatisk opgaveoprettelse: Limble understøtter avancerede vedligeholdelsesstrategier som forudsigelig vedligeholdelse. Hvad dette betyder i forbindelse med arbejdsordrestyring er, at du kan forbinde Limble med tilstandsovervågningssensorer og oprette regler for automatisk opgaveoprettelse baseret på indgående data.
• Arbejdsordrestyringssystem: Limbles arbejdsordrestyringsmodul er bygget til at strømline arbejdsordrestyring ved at følge de bedste fremgangsmåder, der er beskrevet i denne artikel. Du kan planlægge arbejde med et par enkle klik, tilføje og ændre arbejdsprioritetsniveauer, modtage automatiske push-og e-mail-meddelelser, spore arbejdets fremskridt på farten, spore kritiske KPI ‘ er, vedhæfte billeder og fakturaer, registrere brugt tid og meget mere.

for at bevise, at dette ikke kun er tomme ord, anbefaler vi stærkt, at du tjekker vores tutorial til styring af arbejdsordrer i Limble og ser, hvordan alt dette ser ud i praksis:

Sådan kommer du i gang med Limble CMMS

hvis du vil teste, hvordan Limble CMMS håndterer arbejdsordrer, har du 3 muligheder:

• start en gratis 30-dages prøveperiode
• Anmod om en demo
• prøv vores selvdemo (klik på dette link åbner et simuleret miljø, hvor du kan lege med forskellige funktioner)

konklusion

effektiv styring af vedligeholdelsesarbejde er hovedformålet med en vedligeholdelsesafdeling. Hvis tingene bryder ned til venstre og højre, vil folk med rette spørge sig selv, hvad deres vedligeholdelsesteam laver. Den uretfærdige del er, at vedligeholdelsesteamet får en masse flack, når tingene ikke fungerer, men meget lidt ros, når alt går glat. uanset hvad vil moderne vedligeholdelsesteams, der bruger en mobil CMMS-løsning, ikke kun være mere produktive, men også have håndgribelige oplysninger, de kan bruge til at få øje på flaskehalse og optimere deres vedligeholdelsesarbejdsgange..

• 

  Fred 19. marts 2021, 2:20 pm

  Bryan
  har du overvejet rpm-metoden?RPM-metoden blev designet ud fra definitionen af vedligeholdelse: “at reparere; forhindre” . RPM-metoden er enkel. Hver arbejdsordreprioritet defineres som”R”; reparation,”P”; forebyggende eller”M”; ændring. Disse tre komponenter i RPM-metoden vil øge succesen med dit CMMS-system.

  vil dine kunder gerne vide de årlige reparation, forebyggende og ændring omkostninger til hvert stykke udstyr?

  Fred
  http://www.wrenchtime.com

• 

  Senko 23.marts 2021, 1:44 AM

  Hej Fred,

  /p >

  Jeg er sikker på, at nogle læsere gerne vil vide mere, så jeg forlod URL ‘ en i din kommentar.

  selvom jeg ikke er tæt bekendt med RPM-metoden, tror jeg, vi gør noget lignende i Limble CMMS. Generelt, hvis du laver en reparation, planlægger du en VO, og hvis du udfører forebyggende vedligeholdelse, planlægger du en PM. Du kan bruge disse variabler senere til at oprette specifikke rapporter og spore omkostninger forbundet med forebyggende arbejde kontra reaktivt arbejde.