memorandummet (eller memo) er en utrolig alsidig form for kommunikation, der ofte bruges i forretningsindstillinger. I praksis besvarer notater spørgsmål og giver information. Et notat er defineret af Merriam som en ” kort skriftlig besked eller rapport fra en person eller afdeling i en virksomhed eller organisation til en anden.”
selvom definitionen kan virke enkel nok, kræver det at vide, hvordan man skriver et notat, at du følger et bestemt format. Og som det er tilfældet for enhver form for skrivning, kan dette format følges godt eller dårligt.
Intent and Audience
når du begynder dit memo, skal du starte med at overveje dit memos hensigt.
Hvad er din memo forsøger at opnå? Forsøger du at informere folk om en ændring? Laver du en meddelelse? Forsøger du at besvare et spørgsmål?
selvom dette trin kan virke simpelt, vil det være nyttigt på lang sigt, hvis du tydeligt kan identificere, hvilket formål dit notat tjener.
bestem derefter dit publikum. Hvem vil du have læst dit notat? Din chef? Hele kontoret? Eller en bestemt afdeling? At kende dit publikum hjælper dig med at fokusere på at gøre dit notat nyttigt og klart for dine læsere ved at påvirke de ord, du vælger, og den tone, du bruger.
overskriften
nu hvor du har bestemt dit memos hensigt og publikum, kan du nemt udfylde overskriften på dit memo. Deres memo overskrift, ganske enkelt, er oplysninger over hovedteksten i notatet; det signalerer til læseren, hvad dokumentet er, til hvem det er rettet, hvem det er fra, den dato, det blev sendt, og emnet.
Her er et eksempel Overskrift layout:
MEMORANDUM
til:
fra:
dato:
emne:
Når du skriver dit emne, skal du prøve at give så mange oplysninger med så få ord som muligt. Tænk på det som om du skriver overskriften til en nyhedshistorie; give læseren en hurtig og klar indikation af den tekst, der følger.
kroppen
da du kender de navne eller afdelinger, som notatet er adresseret til, datoen og dit navn, er det næste trin at arbejde på kroppen af dit notat.
Når du arbejder på hovedteksten, skal dit fokus være enkelhed og klarhed. Du vil have din læser til hurtigt og nemt at forstå, hvad du siger.
i din første sætning skal du gentage emnet for notatet i sætningsformular. Åbningsafsnittet skal let strømme fra emnelinjen. Ligesom en afhandling erklæring, det skal klart angive hensigten med notatet, samtidig med at tonen for resten af notatet.
samlet set skal første afsnit forklare præcis, hvad dit notat skal handle om. Hvert af de følgende afsnit bør bygge videre på disse oplysninger og gå nærmere ind på.
for at holde dit memo læsbart skal du prøve at holde hvert afsnit under syv linjer langt. Korte afsnit er lettere for dit publikum at læse, og dit publikum vil sætte pris på masser af hvid plads på siden (eller skærmen).
husk at holde dit notat så kort som muligt. Bliver du nogensinde irriteret, når den seneste episode af Game Of Thrones inkluderer udvidede scener af en karakter, du ikke er ligeglad med? Godt, at frustration er ikke noget i forhold til en læser forsøger at finkæmme gennem en alt for lang, kedeligt notat.
notater er typisk mindre end en side lange (selvom der er undtagelser, og hvis dit notat er over en side, skal du tilføje en kort oversigt i slutningen). Skær aldrig de nødvendige oplysninger ud for at gøre dit notat kortere, men husk at vide, hvordan man skriver et notat, der er kortfattet, vil sikre, at dit publikum læser det helt og forstår det fuldstændigt.
der er mere i kroppen af et notat end blot at angive ting hurtigt. Klarhed omhandler også, hvordan du angiver ideer, hvilket betyder at fjerne alt for tekniske ord eller jargon. Derfor er det vigtigt at holde notatets tilsigtede publikum i tankerne. Hvis du henvender dig til en bestemt afdeling, kan du slippe af sted med at bruge tekniske udtryk i dit notat (det vil sandsynligvis endda hjælpe dem med at forstå dig bedre). Hvis du skriver til hele kontoret, er det bedst at undgå udtryk, der kræver en ordbog.
citater
Hvis du henviser til andre kilder i dit notat, skal du sørge for at sætte direkte citeret materiale i anførselstegn og medtage kildelisten på en separat side. Sørg også for at citere dem ordentligt!
redigering og korrekturlæsning
dine læsere vil kun tage dit notat alvorligt, hvis du gør det. Hvis du kaster dit notat med skrivefejl eller udfylder det med formateringsfejl og uoverensstemmelser, mister din kommunikation sin effektivitet.
Tillad dig selv lidt ekstra tid til at fuldføre opgaven, især mens du bare lærer at skrive et notat, når du er færdig med at skrive, skal du tage lidt tid væk fra notatet (få en kop kaffe, arbejde på et andet projekt eller regale dine kolleger med fortællinger om dine dage i udlandet) og vende tilbage til din skrivning med et nyt par øjne. Eller endnu bedre, bed en kollega eller professionel redaktør om at se over din skrivning for dig.
Når du er sikker på, at notatet er klart, kortfattet og fri for fejl, er du klar til at sende det ud i verden!