3,9 milliarder mennesker bruger e-mail i 2019, hvilket er over halvdelen af verdens befolkning. Det er ikke overraskende, at e-mail dominerer kommunikation på arbejdspladsen. Vidste du, den gennemsnitlige amerikanske arbejdstager modtager 126 e-mails om dagen!
E-mail etikette er afgørende i dagens professionelle verden. En velkomponeret e-mail kræver en formel hilsen, en personlig signatur, en klar emnelinje og grundig korrekturlæsning for at nævne nogle få funktioner. Men i dag vil vi fokusere på et kritisk aspekt af, hvordan man starter en e – mail-placering af modtagere i de rigtige felter.
Modtagerfelter er lidt mere komplicerede, end du tror. Når du går til at skrive en ny e – mail, er der tre modtagerfelter-Til, Cc og Bcc. Her på B12 er vi her for at definere hver af disse og forklare, hvornår og hvordan man bruger dem. Ved at bruge disse felter korrekt sikrer du jævn kommunikation med hver e-mail, du sender, og undgår pinlige e-mail-blunders.
hvad er feltet” Til”?
det mest enkle modtagerfelt er feltet “til”. Det er beregnet til de vigtigste modtagere af din e-mail. Din besked skal direkte vedrøre Disse modtagere. Desuden kan du forvente et svar eller direkte handling fra “til” modtagere som svar på din e-mail. Du kan medtage flere personer i feltet “til”, så længe de alle opfylder disse kriterier.
husk, at alle modtagere af e-mailen, selvom de er “Cced” eller “Bcced”, vil kunne se, hvem der er placeret i feltet “til”.
Hvornår skal du bruge feltet” Til”?
brug feltet ” Til ” til at adressere den primære person, din e-mail er beregnet til.
Hvis du f.eks. skriver en e-mail, der spørger om status for et projekt, skal du placere projekternes vigtigste bidragydere i feltet “til”. Ved at gøre det, vil de vide, at de forventes at reagere eller træffe passende foranstaltninger. De modtager også alle fremtidige e-mail-svar, der er inkluderet i e-mail-kæden.
som et andet eksempel, hvis du skriver direkte til en klient, skal du placere deres e-mail i feltet “til”. Mens du kan dele denne e-mail med kolleger ved at “Cc-ing” eller “Bcc-ing” dem, e-mailens primære modtager er klienten. Således hører de til i feltet “Til”.
hvad er feltet” Cc”?
“Cc” står for ” carbon copy.”Når du placerer en modtager i feltet “Cc”, modtager de en kopi af e-mailen. Det er dog underforstået, at de ikke er den direkte modtager. Det er derfor, “Cc” er almindeligt forstået at betyde “høflighed kopi.”
det primære formål med feltet” Cc ” er at holde nogen i løkken, selvom en meddelelse ikke direkte vedrører dem. “Cc” – modtagere forventes ikke at handle eller svare på e-mailen, men de kan, hvis de vil. De vil også modtage alle tilknyttede e-mail-kædesvar. Ligesom med feltet ” til “vil alle modtagere kunne se, hvem der er” Cced.”
Hvornår skal du bruge feltet “Cc”?
Her er nogle eksempler på passende anvendelser af feltet “Cc”. Brug det, når du vil:
Hold nogen i løkken: brug “Cc” til at holde nogen opdateret om vigtige oplysninger, der ikke kræver deres øjeblikkelige, direkte svar. Lad f.eks. ledelsen og andre berørte parter holde sig orienteret om status for et vigtigt projekt.
forbedre en e-mail haster: ved “Cc-ing” højere-ups i virksomheden, “til” modtagerne vil forstå, at e-mailen er vigtig. For eksempel kan du “Cc” din chef, når du anmoder om, at en klient sender over tidsfølsomme oplysninger.
Tag midlertidigt på en kollegas opgaver: Når du udfører arbejde, der normalt udføres af en anden, som for en kollega, der er på ferie, skal du holde dem opdateret om deres værkers status ved at “Cc-ing” dem i al relevant kommunikation. For eksempel “Cc’ dem på e-mails mellem dig og deres kunder.
Introducer to af dine kontakter: når du introducerer to personer via e-mail, kan du bruge “Cc” til at give dem hinandens e-mails. Således kan de introducere sig til hinanden og kommunikere i fremtiden.
Hvornår skal du ikke bruge feltet “Cc”?
selvom der er mange grunde til at bruge feltet “Cc”, skal du øve dømmekraft, før du klikker på send. “Cc” bruges ofte alt for liberalt.
det er fristende at “Cc” folk på alle spørgsmål, der løst involverer dem. Spam-kolleger med irrelevante e-mail-kæder anbefales dog ikke. Det kan spilde deres tid og reducere betydningen af fremtidige e-mails. Overforbrug af ” Cc ” kan endda få folk til at ignorere dine e-mails fremover.
medmindre det virkelig er hensigtsmæssigt at bruge “Cc”, overveje at dele oplysninger til relevante parter personligt eller inden for en videresendt e-mail. Tilføj kontekst om, hvorfor Informationen vedrører dem.
Her er nogle flere situationer, hvor du bør undgå at bruge feltet “Cc”:
Hvis du ringer nogen ud: hvis din e-mail er beregnet til at genere nogen eller kalde dem offentligt, skal du holde af. For eksempel er det i dårlig smag at “Cc” din chef en vred e-mail mod en anden kollega, hvor du påpeger, hvordan de rodede sammen. Håndter sådanne interaktioner privat.
Hvis du ikke har samtykke til: hvis din kommunikation involverer flere parter, skal du få deres godkendelse, før du “Cc-ing” nogen ny i e-mail-kæden. Ellers risikerer du at give “Cc-ed” – modtageren adgang til private eller klassificerede oplysninger uden ordentlig myndighed.
Hvis din Cc-modtagerliste er lang: hvis du bemærker, at du “Cc-ing” mere end 5 eller 6 personer, skal du overveje at bruge “Bcc” i stedet. At inkludere for mange menneskers e-mails kan være distraherende. Det kan også skade modtagernes privatliv, især hvis de ikke allerede kender hinanden.
Hvis du forventer et svar: som vi har forklaret, skal feltet “Til” altid bruges, hvis du forventer et direkte svar. “Cc-ing” sender beskeden om, at din e-mail simpelthen er en høflighed. Således er det vildledende at “Cc”, hvis du vil have et svar.
hvad er feltet” Bcc”?
“Bcc” står for “blind carbon copy.”Som navnet antyder, holder” Bcc ” modtagernes e-mails skjult. Således er BCC-listen en hemmelighed for alle undtagen afsenderen.
Bcc fungerer forskelligt i forhold til e-mail-tråde. Mens” til “og” Cc “modtagere vil modtage svar fremadrettet,” Bcc ” modtagere vil ikke. de vil kun modtage den oprindelige e-mail. Således bliver du nødt til at videresende fremtidige e-mails, der måtte vedrøre dem.
“Bcc” fungerer på denne måde, fordi det normalt er beregnet til upersonlige massemails, der ikke garanterer et svar. Det ville heller ikke være passende for en anden modtager at sende en e-mail til en liste, de ikke vidste om og ikke oprettede.
Vær dog opmærksom på, at når en BCC-modtager “svarer til alle”, vil deres modtagerstatus pludselig blive udsat for resten af modtagerne. Hvis du mener, at en “BCC” – modtager kan svare, skal du overveje at bruge “Cc” i stedet for at sikre gennemsigtighed.
Hvornår skal du bruge feltet “Bcc”?Dette ” BCC ” – felt bruges bedst, når du vil strømline din e-mail-udseende og forhindre modtagere i at se hinandens e-mails. Selvom dette lyder lidt skyggefuldt, er det ikke beregnet til lusket formål. Det er primært beregnet til at beskytte dine modtageres privatliv.
brug “Bcc” under følgende omstændigheder:
når du deler et virksomheds nyhedsbrev: når du bruger dine nyhedsbrevsideer i et virksomheds nyhedsbrev, skal du holde din e-mail-liste privat ved hjælp af “Bcc”. Ellers vil det udsætte dine abonnenter for hinanden uden deres samtykke.
når du bruger en omfattende mailingliste: “Bcc” er fantastisk til at sende en e-mail til en stor mailingliste. Adresserer hele kollegiets studerende eller alle ansatte i et stort firma, foretrækkes “Bcc”. Det forhindrer også en lang liste af e-mails fra distraherende fra din e-mail indhold.
når dine modtagere ikke kender hinanden: “Bcc” beskytter modtagernes privatliv. Dette er meget vigtigt, hvis din mailingliste består af fremmede, der ikke kender hinanden.
for upersonlige e-mails, der ikke garanterer svar: Når du sender en upersonlig e-mail, er “Bcc” egnet. Hvis du f.eks. sender en virksomhedsmeddelelse, f. eks. opdaterede kontaktoplysninger, en ny hjemmeside-kampagne eller en meddelelse om en ny administrerende direktør, skal du bruge “Bcc.”
for at afsløre noget uhyggeligt: i meget sjældne tilfælde kan “Bcc” hjælpe dig med at afsløre problematisk adfærd. Ligesom med” Cc ” skal dette gøres med ekstrem dømmekraft. Men hvis du har at gøre med et problem, der berettiger HR ‘ s opmærksomhed, kan du “Bcc” dem i en e-mail, der afslører upassende kommunikation, der finder sted på arbejdspladsen.
for at opsummere det er de bedste applikationer i feltet “Bcc” upersonlige e-mails, der sendes til en stor e-mail-liste over mennesker, der ikke kender hinanden. Ved at bruge Bcc respekterer du deres privatliv og undgår frustrerende e-mailkæder.
Hvornår skal man ikke bruge Bcc?
når du bruger “Bcc”, skal du undgå applikationer, der kan fortolkes som skyggefulde, underhåndede eller upassende. Som en generel retningslinje skal du undgå at bruge “Bcc”, hvis:
meddelelsen er personlig: brug af “Bcc” i en personlig e-mail kan let krydse linjen til upassende område. Med personlige forhold er gennemsigtighed afgørende. Ellers tillader du i det væsentlige digital aflytning at finde sted.
du e-mailer kolleger: generelt er det bedst at undgå at bruge “Bcc” på arbejdspladsen, når du e-mailer dine kolleger. Det ser ikke godt ud på dig og vil reducere dine kollegers opfattelse af din arbejdspladsintegritet. Hold tingene gennemsigtige ved at holde sig til “CC” og “til.”
et svar fra” Bcc “modtageren ville være akavet: hvis du” Bcc ” nogen, er det altid muligt, at de vil svare. Hvis dette kan være skadeligt, undgå det. For eksempel skal du ikke “Bcc” din ven, når du anbefaler dem til din chef for en åben position. Hvis de skulle tankeløst svare “tak,” har til hensigt beskeden til dig, du ville pludselig være i en meget akavet position.
opsummering af to vs. Bcc. vs Cc retningslinjer
når du gennemgår forskellene mellem disse felter, skal du bruge disse generelle retningslinjer:
- hvis du forventer et direkte svar eller en handling, skal du bruge feltet “til”.
- hvis du vil holde folk i løkken på en gennemsigtig måde, skal du bruge feltet “Cc”.
- hvis nogen ikke er beregnet til at være en direkte modtager, skal du bruge “Cc.”
- hvis du vil have en “til” – modtager til at vide, at andre vigtige personer er opmærksomme på korrespondancen, skal du bruge “Cc.”
- hvis du vil opretholde en inkluderende e-mail-kæde, skal du bruge enten “til” eller “Cc.”
- hvis du sender en upersonlig e-mail eller en med en stor postliste, skal du bruge “Bcc.”
- du vil beskytte privatlivets fred for modtagere, der ikke kender hinanden, brug “Bcc.”
- hvis du vil dele en e-mail med nogen i hemmelighed, skal du bruge “Bcc”, men udøve etisk skøn, når du gør det.
Vælg det rigtige modtagerfelt hver gang
nu hvor du forstår forskellene mellem disse felter, kan du samle e-mails med intention, høflighed og korrekt etikette. Du sikrer, at dine e-mails vises professionelt og respekterer modtagernes grænser og privatliv. Du undgår også akavede e-mail-blunders, der kan skade andre eller skade dit omdømme.