Human Resources

korrigerende handling

formålet med korrigerende handling er at rette og løse medarbejdernes præstationsproblemer for at bevare medarbejderen som produktiv medarbejder.

når det er muligt, bør den korrigerende handling være et positivt samarbejde mellem vejlederen og medarbejderen for at opnå den nødvendige forbedring snarere end en straffende handling mod medarbejderen.

vejledere kan tilskynde medarbejder job succes ved:

• etablering og kommunikation af klare standarder for vellykket præstation
• identificering af jobpræstationer eller adfærd, der ikke opfylder standarder og tilbyder feedback rettidigt
• oprettelse af klare handlingsplaner for at hjælpe medarbejderne med at opnå en vellykket præstation

denne vejledning

denne vejledning til korrigerende handling hjælper vejledere:

• forstå “just cause”-standarden for korrigerende handlinger
• tag retfærdige og retfærdige beslutninger vedrørende korrigerende handlinger
• anvend metoden til korrigerende handlinger, når du adresserer medarbejdernes præstationsproblemer

medarbejdere, der er omfattet af denne vejledning

den progressive korrigerende handlingsproces gælder for alt kontraktklassificeret og klassificeret personale uden for Unionen.

medarbejdere, der ikke er omfattet af denne vejledning

professionelt personale er ansat “efter ønske” og er ikke omfattet af denne progressive korrigerende handlingsproces. Professionelle personaleudnævnelser kan ændres eller afsluttes af en eller anden grund, der ikke ulovligt diskriminerer medarbejderen eller krænker den offentlige orden. Selv uden nødvendige progressive trin tilskynder gode præstationsstyringsprincipper til rettidig, passende feedback og dokumentation. Kontakt din HR-konsulent, når du overvejer professionelt personale korrigerende handlinger.

klassificerede medarbejdere, der stadig er i deres prøvetid eller prøveperiode, er ikke omfattet af den progressive korrigerende handlingsproces. Kontakt din HR-konsulent vedrørende problemer med prøvetid eller prøvetjeneste, der ikke løses ved rådgivning og coaching.

“Just cause” standard

korrigerende handlinger for klassificeret ikke-fagligt og kontrakt klassificeret personale skal opfylde standarden “just cause”.

brug følgende seks faktorer til at vurdere, om der er retfærdig grund til korrigerende handling i en given situation:

• tilstrækkelig anmeldelse af problemer med ydeevne eller adfærd
• rimelige forventninger og standarder
• retfærdig og objektiv undersøgelse
• væsentlige beviser
• konsekvent behandling
• hensigtsmæssighed af korrigerende foranstaltninger

manglende opfyldelse af disse seks retfærdige årsagsfaktorer kan resultere i, at en beslutning om korrigerende handling vendes eller appelleres, hvis den udfordres.

tilstrækkelig meddelelse

en medarbejder skal være:

• tilstrækkeligt underrettet om, at deres præstationer eller adfærd er uacceptabel
• underrettet om de potentielle konsekvenser for ikke at opfylde præstations-eller adfærdsmæssige forventninger (herunder mulig korrigerende handling)

for eksempel kunne anmeldelse af uacceptabel adfærd gives ved at gøre medarbejderne opmærksomme på offentliggjorte præstations-eller adfærdsmæssige standarder (såsom en Universitetspolitik eller afdelingsprocedure) eller gennem tidligere rådgivning eller coaching vedrørende denne adfærd.nogle adfærd er dog så uacceptable (såsom tyveri eller vold), at korrigerende handlinger, herunder afskedigelse, kan være berettiget, selv uden forudgående varsel.

rimelige forventninger og standarder

afdelingens politikker, procedurer, praksis, standarder og arbejdsregler skal være rimeligt relateret til effektiv og sikker drift.

retfærdig og objektiv undersøgelse

præstations-eller adfærdsproblemet skal undersøges korrekt, inden der træffes korrigerende handlinger.

en retfærdig og objektiv undersøgelsesundersøgelse inkluderer indsamling af nogle eller alle følgende oplysninger:

• dato og klokkeslæt hændelsen eller problemet opstod
• placering af hændelsen eller begivenheden
• liste over andre mennesker, der kan have været involveret, eller som var vidne til begivenheden
• erklæringer fra vidner eller deltagere samt fra den undersøgte medarbejder
• dokumenter eller poster relateret til hændelsen
• vurdering af virkningen af medarbejderens utilfredsstillende præstation eller opførsel på andre mennesker, afdelingen og Universitetet

væsentlige beviser

undersøgelsen skal afsløre væsentlige beviser for medarbejderens ansvar for præstationsproblemet eller lovovertrædelsen.

konsekvent behandling

præstationsforventninger, standarder og korrigerende handlinger bør anvendes jævnt. Medarbejdere i lignende situationer bør behandles sammenligneligt. Sørg for at gennemgå tidligere praksis, så du kan forblive konsekvent i dit svar på præstationsproblemer med alle dine medarbejdere.

hensigtsmæssigheden af korrigerende foranstaltninger

en korrigerende foranstaltning skal svare til overtrædelsens alvor. Derudover skal du tage hensyn til den enkeltes beskæftigelses-og præstationshistorik. Med andre ord, mindre lovovertrædelser og første begivenheder berettiger typisk mindre alvorlig handling. Større lovovertrædelser og gentagne hændelser berettiger typisk stærkere handling.

vend tilbage til toppen

uformel rådgivning

det første trin i korrigering af ydeevne er normalt uformel rådgivning. I de fleste tilfælde er det hensigtsmæssigt at se, om coaching, rådgivning og omskoling kan bringe præstationen op til et tilfredsstillende niveau.

Feedback gives typisk ved at tale direkte med medarbejderen. Du skal følge op med en simpel skriftlig handlingsplan eller en e-mail, der opsummerer diskussions-og handlingselementerne.

overvej følgende spørgsmål tidligt, når en medarbejder ikke klarer sig tilfredsstillende:

• forstår medarbejderen klart deres jobopgaver og ansvar?
• forstår medarbejderen klart adfærdsmæssige forventninger?
• forstår medarbejderen klart universitets-og afdelingspolitikker og-procedurer?
• har medarbejderen de færdigheder og viden, der er nødvendige for at opfylde de kompetencer, der kræves til deres stilling?
• er medarbejderens jobrelaterede bekymringer blevet overvejet (hvis sådanne bekymringer er blevet udtrykt over for dig)?

Hvis svaret på et af ovenstående spørgsmål er “nej”, skal du arbejde med medarbejderen for at rydde op i enhver forvirring. Hjælp om nødvendigt medarbejderen med at finde uddannelse eller uddannelse til at udvikle de krævede kompetencer, der er nødvendige i deres job. At omdanne” Nej “svarene til” Ja ” svar kan være alt, hvad der kræves for at få medarbejderen tilbage på sporet for at imødekomme præstationsforventningerne.

Tilbage til toppen

formel rådgivning

formel rådgivning er passende, hvis:

• uformel rådgivning løste ikke præstationsproblemet
• problemet er alvorligt nok til, at det berettiger til at springe over uformel rådgivning

trin i Formel rådgivning

1. Arbejd med din HR-konsulent til:
   1. udkast til en korrigerende handlingsplan instruktioner og Form (MS-ord), der:
      • identificerer hvert præstations-og adfærdsproblem
      • angiver den ønskede præstation eller adfærd
      • skitserer de handlinger, der er nødvendige for at rette problemet(er)
      • giver en rimelig tidsramme for korrektion
   2. Forbered en formel rådgivning Memo planlægning meddelelse (MS ord) for medarbejderen, der bekræfter mødet og informerer medarbejderen om deres ret til repræsentation på mødet.

1. Send meddelelsen til medarbejderen og planlæg det formelle rådgivningsmøde. Din HR-konsulent skal også deltage i dette møde.

1. gennemføre det formelle rådgivningsmøde privat og som en samarbejdsindsats mellem dig og medarbejderen for at forbedre ydeevnen. I denne samtale skal du:
   1. fokusere på de specifikke præstationer eller adfærdsmæssige problemer snarere end medarbejderens holdning eller personlighed.
   2. opsummerer resultaterne af undersøgelsen (hvis en undersøgelse blev gennemført).
   3. gennemgå enhver politik, der er blevet overtrådt.
   4. Forklar klart, hvorfor adfærd eller ydeevne er et problem, herunder hvordan det påvirker driften og andre medarbejdere. Brug direkte og beskrivende eksempler.
   5. Forklar klart den forventede ydeevne eller adfærd.
   6. Beskriv, hvad der vil ske næste, hvis ydeevnen ikke korrigeres.
   7. Giv medarbejderen mulighed for at svare på dine kommentarer.
   8. gennemgå den udarbejdede handlingsplan og give medarbejderen mulighed for at give input til handlingsplanen. Revidere planen efter behov.
   9. Planlæg regelmæssige indtjekningsmøder for at give feedback under handlingsplanens tidslinje.

1. følg op på det formelle rådgivningsmøde med en formel rådgivningssession Opfølgningsnotat (MS-ord) og afsluttet handlingsplan. Notatet og planen skal gennemgås af din HR-konsulent, inden du sender dem til medarbejderen.

1. gennemgå medarbejderens handlingsplan løbende og giv feedback om medarbejderens fremskridt mod præstationsforbedring. Dokumentere al feedback.

vend tilbage til toppen

endelig rådgivning

endelig rådgivning er det sidste korrigerende handlingstrin inden afskedigelse. Endelig rådgivning kan være passende, hvis:

• formel rådgivning løste ikke præstationsproblemet
• problemet er alvorligt nok til, at det berettiger til at springe formel rådgivning

trin i endelig rådgivning

1. Arbejd med din HR-konsulent til:
   1. gennemgå medarbejderens formelle rådgivningshandlingsplan (hvis dette sidste rådgivningsmøde er en opfølgning på et tidligere formelt rådgivningsmøde). Identificer eventuelle fortsatte præstationsproblemer og de handlinger, der kræves for at rette dem.
   2. udvikle en endelig handlingsplan-eller revidere den formelle rådgivningshandlingsplan (hvis der var en).
   3. Forbered en endelig Rådgivningsnotatplanlægningsmeddelelse (MS-ord) for den medarbejder, der bekræfter mødet og informerer medarbejderen om deres ret til repræsentation på mødet.

1. Send mødemeddelelsen til medarbejderen og planlæg det endelige rådgivningsmøde. Din HR-konsulent skal også deltage i dette møde.

1. gennemføre det endelige rådgivningsmøde privat og som en samarbejdsindsats mellem dig og medarbejderen for at forbedre ydeevnen. I denne samtale skal du:
   1. Forklar klart den adfærd eller ydeevne, der fortsat er en bekymring.
   2. Forklar klart den forventede ydeevne eller adfærd.
   3. Giv medarbejderen mulighed for at svare på dine kommentarer.
   4. gennemgå handlingsplanen og lad medarbejderen give input. Revidere planen efter behov.
   5. Giv en rimelig tidsramme for medarbejderen til at forbedre deres præstationer eller adfærd, hvis relevant. (Nogle adfærd må simpelthen ikke gentages, så tidsrammen er “øjeblikkelig og vedvarende.”)
   6. Forklar klart, at hvis medarbejderen ikke opfylder forventningerne inden for den angivne tidsramme, er det næste trin afskedigelse.

1. udkast til en endelig Rådgivningsopfølgningsnotat (MS-ord) og endelig handlingsplan. Notatet og handlingsplanen skal gennemgås af din HR-konsulent, inden de færdiggøres og sendes til medarbejderen.

1. Planlæg regelmæssige indtjekningsmøder for at give feedback under handlingsplanens tidslinje.

1. gennemgå medarbejderens handlingsplan og giv løbende feedback om medarbejderens fremskridt mod præstationsforbedring. Dokumentere al feedback.

vend tilbage til toppen

afskedigelse

afskedigelse er passende, hvis medarbejderens præstation eller adfærd:

• forbedres ikke med progressiv korrigerende handling
• er så alvorlig eller uacceptabel, at progressiv korrigerende handling ikke er passende

kontakt din HR-konsulent, når du finder ud af, at afskedigelse kan være passende. Arbejd tæt sammen med din HR-konsulent gennem hvert trin i afskedigelsesprocessen.

trin til afskedigelse

1. Arbejd med din HR-konsulent til:
   1. Forbered en anbefaling til afskedigelse (MS-ord) brev med angivelse af årsagerne til, at du anbefaler medarbejderen afskediges. Din HR-konsulent er ansvarlig for at få passende juridisk og intern gennemgang af afskedigelsesanbefalingsbrevet.
   2. Forbered det forudbestemte møde memo (MS-ord) til medarbejderen og rådgive dem om den anbefalede afskedigelse. Notatet skal også angive, at medarbejderen kan:
      • Medbring repræsentation med dem til mødet
      • nuværende oplysninger mundtligt eller skriftligt om, hvorfor de ikke skal afskediges

Send det forudbestemte mødememo til medarbejderen. Sørg for at følge eventuelle meddelelsestidslinjer, der kræves i medarbejderens kollektive overenskomst, hvis relevant.

1. Videresend anbefalingen om afskedigelsesbrev til din ansættelsesmyndighed (dekan, vicepræsident, viceprovost, administrerende direktør for medicinsk center eller delegeret embedsmand).

1. gennemføre forudbestemmelsesmødet. Du (eller din ansættelsesmyndighed eller udpeget), din HR-konsulent, medarbejderen og medarbejderens valgte repræsentant skal alle deltage. Under mødet skal medarbejderen eller medarbejderens repræsentant give oplysninger, som medarbejderen mener, at ansættelsesmyndigheden (eller den udpegede) bør overveje, inden der træffes beslutning om henstillingen om at afskedige.

1. gennemgå medarbejderens skriftlige eller mundtlige svar på afskedigelsesanbefalingen efter mødet. Med din HR-konsulent skal du afgøre, om du skal fortsætte med afskedigelse. Hvis beslutningen er at afskedige, udarbejder din HR-konsulent et handlingsbrev. Et handlingsbrev er den officielle meddelelse om afskedigelse og skal underskrives af ansættelsesmyndigheden.

1. aflever handlingsbrevet personligt til medarbejderen. Sørg for at have en anden person til stede for at være vidne til leveringen af brevet. Dokumenter navnene på både den person, der leverer handlingsbrevet til medarbejderen, og den person, der er vidne til leveringen, samt dato og klokkeslæt for leveringen. Hvis en personlig levering ikke er mulig, fordi medarbejderen ikke er på arbejde, handlingsbrevet skal sendes med certificeret almindelig post til medarbejderens seneste postadresse.

1. Arbejd med din HR-konsulent for at gennemføre alle resterende trin i forbindelse med medarbejderens adskillelse.

Tilbage til toppen

yderligere ressourcer

UV-politikker

• APS 43.16 politik for korrigerende handlinger for permanent klassificeret Ikke-fagligt personale, der er omfattet af Udenrigsministeriets Personaleregler
• APS 43.13 tilsyns-og Prøvetjenestepolitik for klassificeret Ikke-fagligt personale
• APS 43.14 politik for præstationsstyring for klassificerede medarbejdere uden for Unionen
• vejledning til tilsyn med Præstationsledelse
• medarbejderarbejde

regler for offentlig tjeneste (klassificerede medarbejdere uden for Unionen)

• arbejdsprogram 357-40 (disciplin)
• arbejdsprogram 357-19 (prøvetjeneste og prøvetid)
• arbejdsprogram 357-37 (præstationsstyring)

kollektive overenskomster

professionelt personaleprogram

medarbejdere, der har brug for support vedrørende korrigerende handlinger, kan kontakte deres HR-konsulent eller ombuds kontor.fordele-kvalificerede medarbejdere, der har personlige problemer, der påvirker deres jobpræstation, kan kontakte os, universitetets medarbejderassistentprogram, som giver fortrolig rådgivning.

Tilbage til toppen