den fine kunst at skrive en business memo er faktisk noget af en tabt kunst.
med stigningen i digital kommunikation og en overdreven afhængighed af mobiltelefoner og hurtig tekst og e-mails synes der ikke at være meget plads til det ærværdige notat.
det er uheldigt, da et godt udformet forretningsnotat kan skære igennem det bureaukratiske bureaukrati og få vigtige virksomhedsbeskeder ud til de rigtige mennesker på en klar og kortfattet måde.
notater er meget at foretrække frem for e-mails, når de udsteder information og data om vigtige virksomhedsspørgsmål, som politikændringer eller udnævnelse af en ny administrerende direktør.
hvordan skriver man det bedste notat? Kort og sødt er et godt sted at starte, og en evne til at kommunikere dine nøglepunkter er en god måde at afslutte.
lad os tage et kig og se, hvordan man skriver det bedste forretningsnotat.
Sådan skriver du et Memo
per definition er et memo (forkortelse for memorandum) et forretningsdokument, der søger at engagere medarbejdere i en virksomhed og kommunikerer vigtige meddelelser om nøglespørgsmål om møder, virksomhedspolitikker og virksomhedsvirksomhed.
at skrive et godt notat handler for det meste om god formatering, solid struktur og evnen til klart og kortfattet at formidle det tilsigtede budskab.
for at dække baserne på alle ovennævnte fronter, lad os gå gennem processen, trin for trin, for at skabe et mesterligt notat.
Tilføj titlen
et memo titel er kort og til det punkt, og er altid placeret øverst på siden. Normalt bruges et udtryk i titlen (tænk “memo” eller “memo til personalet.”) Ideelt set vil du have din besked til at skille sig ud midt i bunken med papirarbejde og e-mails, der ofte oversvømmer den moderne arbejdsplads. At dirigere din titel til det tilsigtede publikum/modtager gør netop det.
sørg for at medtage datoen
datoen er nødvendig som referencepunkt. Det viser modtageren, da notatet blev skrevet, og giver i mange tilfælde notatet en følelse af uopsættelighed, og at dets indhold og instruktioner skal tages alvorligt.
3. Angiv, hvem der modtager notat med ” til “
gør det klart, hvem notatet er”fra “
denne linje betegner notatets forfatter ved navn og titel (dvs. ” fra skrivebordet til Sally Stone, salgsdirektør.”) For at understrege vigtigheden af notatet inkluderer titlen ofte afsenderens underskrift med initialer. Normalt sker dette, når en underordnet skriver notatet til en vejleder eller manager – denne manager vil logge af notatet for at vise modtagere, at alt i notatet er godkendt og kræver opmærksomhed eller et svar.
Tilføj et klart emne
denne linje angiver, hvad notatet handler om og skal altid skrives klart, kortfattet og overbevisende. Frem for alt andet, du vil have dit notat til at skille sig ud, og for at få dit budskab igennem. Denne proces starter virkelig med emnelinjen og er beregnet til klart at angive, hvad notatet handler om.
skriv kroppen
dette afsnit går nærmere ind på, hvad notatet handler om. Målet er at komme til det punkt hurtigt (dvs. ” vi har oprettet et møde mandag, Jan. 6 for at diskutere første kvartal salgsmål og prioriteter.”) Den første linje er meget vigtig, da den sætter tabellen for resten af notatet. Det er ideelt at opdele notatets krop i korte afsnit – tre skal være målet. Mere end det, og du begynder at miste dine modtagers opmærksomhed. Husk, klar og kortfattet er målet med et godt notat. Det sidste afsnit skal indeholde en opfordring til handling, dvs.noget overbevisende for at anspore modtageren til at handle.
Log af med en god lukning
den sidste del af notatet kan indeholde en signatur fra afsenderen i bunden, men det behøver det ikke. Bare underskrive og dato underskriften, at officielt” forsegle handlen ” på notatet, og lad læseren vide, hvem, nemlig, notatet kommer fra. Det er dog vigtigere at afslutte notatet med en fast opfordring til handling, så dine læsere ved, hvilken specifik handling der skal træffes.
gode Memoskabeloner til brug
for at hjælpe dig med at skrive et bedre memo og give dig et visuelt eksempel på, hvad et godt memo skal lide, tjek disse eksempler på notater:
- toppunkt 42: denne hjemmeside tilbyder en række forskellige skabeloner, herunder “casual” og “formelle” forretningsmemoer.
- Office.com: denne side er meget nyttig, når du vælger det rigtige design til dit notat.
- TemplateArchive.com: dette sted gør et godt stykke arbejde med at bryde memoprocessen ned i letforståelige bid. Den indeholder afsnit om skabeloner, hvornår du skal sende et notat og memo formatering.
Hvornår skal du sende et notat?
at vide, hvornår man skal skrive en e-mail, er lige så vigtigt som at vide, hvordan man skriver et notat. For eksempel er der scenarier, hvor en kort e-mail er tilstrækkelig, eller et internt digitalt opslagstavle får dig til dit rigtige publikum.
i det store og hele er det dog optimalt at skrive et notat i følgende scenarier:
- når du har brug for at få en besked ud, der gør indtryk. E-mails er gode til at få en besked hurtigt ud, men et notat kan oprette en besked, der er bygget til at vare. Hvis din besked involverer et alvorligt problem eller en anbefaling, foretrækkes et notat frem for en e-mail for at få dit punkt på tværs.
- når du formaterer din besked korrekt, er det vigtigt. Hvis din besked skal indeholde punkttegn, overskrifter eller grafer, er et notat et godt køretøj til at engagere medarbejdere.
- når din besked er beregnet til at blive udskrevet. Hvis din besked vil afvikle på en virksomhed opslagstavle eller i et nyhedsbrev format, eller hvis din besked vil blive brugt på et selskab møde, en formel notat er vejen at gå.
Du bør undgå at skrive et notat, når en e-mail er tilstrækkelig. Det er normalt tilfældet, når du har en meget kort besked at sende, eller hvis du er på farten ved hjælp af din smarte telefon og ikke har tid til at strukturere og formatere et notat.
Tips til at skrive et godt Memo
brug disse tip til at skrive notater, der skiller sig ud, bliver bemærket og handles hurtigt.
- Hold dig til virksomhedspolitikken på notater. De fleste virksomheder, især større, har et standard script eller en plan, der skal følges, når de skriver et notat. Hold dig tæt på det og brug blueprint til at få dit punkt på tværs.
- Hold dine sætninger og afsnit korte og til det punkt. Som Ernest sagde engang, ” kortfattethed er nøglen.”Lange, ordrige notater er notater, der ofte ikke bliver læst.
- brug punkttegn. For at være mere kortfattet og for at få dit punkt på tværs, skal du bruge kuglepunkter til bedre at formidle dit budskab.
- fokus på opfordringen til handling. Slutningen af notatet, hvor en opfordring til handling er inkluderet, er afgørende for notatprocessen. Koncentrer dig om ordskvalder, der inspirerer læseren og få dem op og flytte. Stil dig selv dette spørgsmål: hvad er den bedste afhentning, jeg vil have læsere til at absorbere fra notatet?
- Rediger for grammatik. Ingen ønsker at læse et notat fyldt med skrivefejl og grammatiske fejl. Sørg for at korrekturlæse dit notat og investere i gode grammatikprogrammer som Grammarly.