håndtering af klienter, der ikke betaler, er en almindelig klage blandt freelancere. Sene gebyrer er en god måde at modvirke denne form for adfærd, men de er ikke passende i enhver situation. Du skal gennemgå vilkårene i din aftale med din klient og lovgivningen i din stat for at afgøre, hvornår og hvor meget du kan opkræve. I nogle tilfælde kan du opleve, at finansieringsomkostninger får dig til at miste kunder, og din virksomhed vil drage fordel af at tilgive lejlighedsvis forsinket betaling.
Hvad er et sent gebyr?
et sent gebyr, også kendt som et finans-eller servicegebyr, er et beløb, som et firma vurderer på en forfalden faktura. Du kan også tænke på et sent gebyr som et gebyr for at udvide kredit til en forsinket betalende kunde, da virksomheden giver den enkelte mere tid til at betale for en gæld, de i øjeblikket skylder. Beregnet korrekt kompenserer sene gebyrer kreditor (dig) for de direkte tab, du lider, når debitor ikke betaler til tiden: mistet rente (forudsat at du placerer pengene på en rentebærende konto); og omkostningerne ved beregning af gebyret, afsendelse af meddelelsen og forfølgelse af betaling. Den blotte tilstedeværelse af en forsinket gebyrbestemmelse opfordrer ofte klienter til at betale fakturaer til tiden.
fastlæggelse af frister og gebyrer
Hvis du beslutter at pålægge forsinkede gebyrer, skal du bestemme, hvornår og hvor meget du skal opkræve. Overvej dine egne pengestrømsbehov og standarder i din branche, når du fastsætter frister og gebyrer (behandl aldrig sene gebyrer som en ekstra måde at tjene penge på—de er ikke et profitcenter). Med hensyn til timing kan din politik være, at fakturaer forfalder ved modtagelse og vil medføre forsinkede gebyrer, hvis de betales senere end 30, 60, 120 dage eller længere.
dernæst bør du overveje, hvor meget du vil opkræve i sene gebyrer. Du kan angive sene gebyrer som en procentdel af fakturabeløbet, beregnet på årsbasis (mere om denne beregning nedenfor). Alternativt kan du opkræve et fladt sent gebyr, såsom $10 for hver dag forsinket, med et loft. I begge tilfælde kan sene gebyrer ikke være mere end et skøn over de faktiske omkostninger, du har afholdt på grund af kundens forsinkede betaling, og din stats vedtægter kan begrænse, hvor meget du kan opkræve om året.
Hvis du ikke opkræver mere end 10% om året, vil du sandsynligvis ikke være i strid med din stats vedtægter, men din klient kan udfordre gebyrbeløbet i retten, hvis du opkræver mere end et rimeligt skøn over dine faktiske tab. For at beregne dine potentielle tab skal du overveje følgende:
- den rente, du ville miste på en ubetalt regning (hvis du bruger en rentebærende konto)
- værdien af din tid (eller din medarbejders), der ville blive brugt til at kontakte kunden om betaling, beregning af gebyrer og videresendelse af fakturaer
- værdien af andre forretningsmuligheder, du ville miste som følge af pengestrømsmangel og tid brugt på at spore betaling, og
- omkostningerne til at oprette, sende og gemme hver faktura (inklusive papir, blæk og Porto)).
vær forsigtig med at anvende en rente på store fakturaer, da gebyret kan ende meget højere end dine faktiske udgifter. Hvis du opkræver et fast gebyr, skal du kontrollere, at afgifterne ikke overstiger statens grænser for små fakturaer. For eksempel, hvis fakturaen er for $100, og du opkræver $10/dag for forfaldne fakturaer, ville du være over den lovlige grænse på 10% om året efter en dag.
gennemgå din skriftlige aftale
Du bør kun vurdere et forsinket gebyr, hvis kunden fra starten var opmærksom på, at du forbeholdt dig retten til at gøre det. Hvis du har en skriftlig aftale med kunden, det skal angive, hvor længe de skal betale, og det faste gebyr eller den månedlige finansieringsafgift for at betale for sent. Du skal medtage det samme sprog på dine fakturaer ved at inkludere sætningen “konti, der ikke er betalt inden for __ dage efter fakturadatoen, er underlagt en månedlig finansieringsafgift på__%.”Aldrig, aldrig beskrive gebyret som en” straf ” for forsinket betaling; det er et tip til en dommer, at det beløb, du opkræver, er beregnet til at straffe debitor, ikke kompensere dig for dine tab, hvilket kan resultere i, at retten nægter at håndhæve din bestemmelse. Hvis din skriftlige aftale og faktura ikke indeholdt bestemmelser om forsinkede gebyrer, kan du sandsynligvis ikke pålægge rentenotaer.
Sådan beregnes et sent gebyr
et sent gebyr vurderes normalt som en månedlig finansieringsafgift, som du kan beregne ved at udføre to trin. Del først den årlige rente, der er angivet i din aftale som et sent gebyr med 12 for at bestemme din månedlige rente. Multiplicer derefter denne månedlige sats med det skyldige beløb for at bestemme størrelsen på det månedlige forsinkede gebyr.
for eksempel, hvis den årlige rente er 3%, er den månedlige rente 0,25%. Hvis en klient skyldte dig $ 10.000, ville du gange dette beløb med 0,25% for at finde ud af, hvor meget klienten skylder dig hver måned som en sen afgift. En fjerdedel af en procent af $10.000 er $25, så kunden ville skylde dig en ekstra $25 for hver måned deres betaling var sent. I dette eksempel dækker den årlige rente bøden til 3% af den oprindelige gæld (ikke sammensat). Du ville opkræve $25 per måned, selvom gælden stiger. Se tilbage til din aftale for at afgøre, om og hvornår du skal sammensætte renter, og kontroller igen, at det årlige beløb ikke overstiger de lovlige grænser.
alternativer til sene gebyrer
sene gebyrer kan resultere i unødvendig stress og spænding hos dine kunder. I nogle tilfælde er den bedre mulighed at bede om betaling, inden du gennemfører tjenester. Når forudbetaling ikke er praktisk, skal du overveje, om sene gebyrer virkelig er nødvendige, eller om de får dig til at miste kunder. Når du tilgive lejlighedsvis forsinket betaling, kan du tjene flere penge i det lange løb ved at opretholde positive relationer med dine kunder.
i stedet for at straffe kunder for at betale for sent, kan du i stedet belønne tidlige betalinger ved at tilbyde en rabat for betalinger, der er foretaget foran eller inden for en bestemt tid, så længe du ikke tilbyder rabatter som en måde at omgå begrænsningerne på sene gebyrer. Incitamentet kan reducere antallet af forsinkede betalinger, og du vil nyde den ekstra fordel ved at fremskynde pengestrømmen til din virksomhed. Det er vigtigt at kontrollere, at forskellen mellem rabatten og det fakturerede beløb ikke overstiger lovens grænser for sene gebyrer. Hvis rabatten er stor, kan en dommer finde ud af, at det er et skjult ulovligt sent gebyr og regel, at din aftale ikke kan håndhæves.
næste trin efter manglende betaling
i nogle tilfælde betaler en klient bare ikke, men du har brug for pengene for at holde din virksomhed i gang. Først skal du sende fakturaen igen og nå ud til din klient for at finde ud af, hvad holdup er. Klienten kan have et problem, du nemt kan løse, såsom at glemme at indsende betaling eller løbe ind i et problem med dit online betalingssystem.
hvis klienten stadig ikke betaler, kan det være på tide at tage retssager. Hvis beløbet er lille, kan du indgive et krav i small claims court, som du kan læse mere om her. For større tvister, overveje at nå ud til en advokat for juridisk rådgivning.