indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer (“POs”) er begge vigtige dokumenter i en effektiv indkøbsproces for enhver virksomhed. De giver teams mulighed for at planlægge køb tilstrækkeligt, planlægge budgetter og fremlægge bevis for udgifter i tilfælde af økonomiske revisioner.
alligevel er mange virksomhedsejere ikke bekendt med hvert dokument og deres specifikke roller inden for købsprocessen. Som et resultat misbruger folk enten disse dokumenter eller bruger dem slet ikke.
lad os nedbryde det grundlæggende i indkøbsprocessen ved at undersøge forskellen mellem indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer.
Hvad er en indkøbsrekvisition?
en indkøbsrekvisition er et dokument, som en medarbejder i din organisation opretter for at anmode om et køb af varer eller tjenester.
Når du udfylder en indkøbsrekvisition, køber du endnu ikke noget. Du begynder blot processen med et køb ved at bede om intern tilladelse.
dette dokument bruges, når en medarbejder i din organisation fremsætter en ordreanmodning, hvis der opstår behov for bestemte varer eller tjenester.
medarbejderens leder – eller enhver, der har ansvaret for køb hos din virksomhed – får besked om, at medarbejderen har foretaget en ordreanmodning, når de modtager rekvisitionen.
købsrekvisitioner skitserer de detaljer, der kræves, før et køb gennemføres, hvis det godkendes, såsom:
- produktbeskrivelse og mængde
- leverandørens navn
- pris
- navn og Afdeling for køber
Købsrekvisitioner forlader sjældent (hvis nogensinde) din organisation. Medarbejdere bruger disse interne dokumenter til at få tilladelse. Som sådan er de ikke et juridisk bindende dokument.
ikke alle virksomheder bruger indkøbsrekvisitioner i deres indkøbsproces. I andre tilfælde kræver nogle virksomheder en købsrekvisition for køb, der går over et bestemt dollarbeløb.
derudover bruger regnskabsafdelingen dette dokument til at planlægge fremtidige udgifter. Det er meget lettere at undgå dyre fejl, hvis du tjekker budgettet, inden du godkender et køb.
Hvorfor har du brug for købsrekvisitioner?
indkøbsrekvisitioner beskriver alle detaljerne i en ordre, som din organisation skal foretage. Så hvorfor ikke bare springe købsrekvisitionen over og gå direkte til indkøbsordren?
- de hjælper med at etablere en klar indkøbsproces. Ved at omdirigere tilladelse til at købe til en fælles manager ved hjælp af indkøbsrekvisitionsformularer kan du strømline din organisations pipeline. Processen er meget lettere at styre og formalisere, når der er klare regler for, hvem der kan købe hvad og hvornår.
- de hjælper med at opdage og forhindre svindel i din organisation. Jo flere trin der er involveret i indkøbsprocessen, jo mere sandsynligt vil nogen snuse et svigagtigt køb, hvis det sker.
- de giver finansiering mere direkte kontrol over indkøb. Hvis nogen uden for afdelingen har brug for at købe noget, kan de udfylde en indkøbsrekvisition og indsende den til købschefen. På denne måde fører den samme afdeling tilsyn med hvert køb, din organisation foretager.
hvordan fungerer en indkøbsrekvisition?
indkøbsrekvisitioner udfyldes først af en medarbejder, der ser behovet for et produkt eller en tjeneste. Medarbejderen udfylder alle detaljer, inklusive prisen, den foreslåede leverandør og specifikationerne for varerne eller Tjenesterne. Dokumentet sendes derefter til indkøbsafdelingen til godkendelse.
lad os sige, at du driver en fremstillingsvirksomhed. Du har et team af mekanikere, der gør rutinemæssige inspicerer og rettelser på dine øvelser, save og andre maskiner. Hvis en af dine mekanikere finder ud af om en ny type udstyr, der ville gøre deres liv lettere for rutinemæssige kontrol – udstyr, som din virksomhed aldrig har købt før – kunne de udfylde en indkøbsrekvisition uden at skulle bede om tilladelse først.
mekanikeren arkiverer den udfyldte formular til indkøbsafdelingen. De tager sig af at godkende eller afvise anmodningen om nyt udstyr. Fordi udstyret er avanceret, vil indkøbschefen først tjekke ind hos økonomiafdelingen for at sikre, at dette er en gennemførlig efterspørgsel.
Hvad er en indkøbsordre?
også kendt som en PO, indkøbsordren er et dokument, der beskriver detaljerne i et faktisk køb.
indkøbsafdelingen opretter indkøbsordren, når en indkøbsrekvisition er godkendt. Hvis en organisation ikke bruger indkøbsrekvisitioner, kan andre medarbejdere også udfylde indkøbsordrer til godkendelse.
i modsætning til en indkøbsrekvisition er indkøbsordren et eksternt dokument. Indkøb sender det til sælgeren som et sæt instruktioner til, hvordan du opfylder din ordre og behandler din betaling.
Bemærk, at POs ikke er det samme som fakturaer — de er ikke en prompt for betaling.
og når en indkøbsordreformular er færdiggjort og godkendt af køber og sælger, bliver den et juridisk bindende dokument.
POs inkluderer alt, hvad sælgeren har brug for at vide for at opfylde ordren, og alt hvad din virksomhed har brug for for at dokumentere købet:
- navn på din virksomhed
- navn på den medarbejder, der foretager ordren
- Dato for oprettelse af PO
- mængde og pris på varer
- betalingsbetingelser
- underskrift af alle involverede parter
hvordan fungerer indkøbsordrer?
din organisation opretter kun indkøbsordrer, når den ønsker at gå videre og officielt købe varer eller tjenester. Når den har en godkendt indkøbsrekvisition, kan indkøbsafdelingen oprette en PO ud fra oplysningerne i rekvisitionen. Hvis PO overstiger et bestemt dollarbeløb, kræver de fleste virksomheder godkendelse af VP, inden de færdiggør dokumentet, der skal sendes til sælgeren.
lad os gå tilbage til vores produktionsvirksomhed. Ledelsen beslutter at godkende mekanikerens indkøbsrekvisition for nyt avanceret udstyr.
derfra ville en medarbejder fra indkøbsafdelingen udfylde en PO. Men fordi udstyret koster over $10.000, skal en VP Godkende PO, før købet kan foretages.
VP kigger på PO, godkender det og sender det tilbage til indkøbsafdelingen, der tager sig af at sende PO til sælgeren og til deres egen regnskabsafdeling.
når sælgeren modtager og underskriver dokumentet, bliver PO juridisk bindende. Nu er alle – mekanikeren, indkøbsafdelingen, VP, regnskabsafdelingen, sælgeren – i løkken og har læst de samme vilkår og betingelser for et køb.
så når virksomheden modtager deres nye udstyr på en bestemt dato, forventer de det.
hvad er forskellen mellem en indkøbsrekvisition og indkøbsordre?
lad os hurtigt gå over, hvordan hvert dokument adskiller sig:
| Feature | indkøbsrekvisition | Indkøbsordre |
| hvad er det? | anmodning om et køb | bekræftelse af en ordre |
| hvem opretter det? | enhver medarbejder | indkøbsafdeling eller leder af en afdeling |
| hvornår sendes den? | når en medarbejder ser en efterspørgsel efter varer eller tjenester | når en ordre skal placeres for varer og/eller tjenester |
| hvem modtager den? | afdelingsleder og/eller indkøbsafdeling | leverandør |
| hvilke oplysninger indeholder den? | – Dato rekvisition oprettes – Rekvisitionsnummer – navn på medarbejder, der foretager rekvisition – beskrivelse af nødvendige varer – antal varer og pris– foreslået leverandørinformation |
– Dato PO oprettes – PO– nummer – navn på køber – beskrivelse af varer eller service, der købes – antal varer og pris – betalingsbetingelser – fakturerings-og forsendelsesadresser – leveringsdato |
rolle indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer i en effektiv proces
uanset om du er en leverandør eller en leverandør, eller om du er en leverandør køber, din virksomhed kan drage fordel af at gøre din indkøbsproces mere effektiv for alle involverede parter.
uden faste regler og processer på plads spilder medarbejderne masser af tid på at køre efter mistet information eller rette fejl forårsaget af forkert placeret papirarbejde.
en enkel måde at gøre dette på er ved at implementere brugervenlige, elektroniske indkøbsrekvisitioner og PO-skabeloner i dine processer ved hjælp af indkøbsautomatiseringsprogrammer.
tænk på det på denne måde-du skal bruge dine ressourcer på det rigtige sted, hvis du vil skille dig ud og vokse din virksomhed. I dag er automatiseringsværktøjer til forretningsprocesser let tilgængelige for at give medarbejderne et forspring, selv når de ikke er programmerere.
Ved at blive bagved og konstant løbe rundt som en hovedløs kylling for at holde øje med, hvem der købte hvad og hvornår, spilder du masser af ressourcer. I mellemtiden vil andre indhente dig.
lad os bringe fremstillingsvirksomheden tilbage som et eksempel. Hvis du bruger indkøbsprocesser fra gamle skoler, er alle de ressourcer, du spilder på indkøb, ressourcer, du tager væk fra at skabe en positiv klientoplevelse. I dag er der masser af moderne fremstillingsvirksomheder, som din klient kan gå til, hvis du ikke kan give dem kvaliteten af den service, de ved, at de kan få andre steder.her er hvordan dette relaterer sig til en anden type proces –
det samme gælder for automatisering.
Strømlin din indkøbsproces
det er svært at drive en virksomhed. Udfordringer vil dukke op hver dag fra en utilfreds kunde til en uventet udgift. I stedet for at jagte papirarbejde, ønsker du, at medarbejderne skal fokusere på kunder og strategiske forhold.
globale tendenser favoriserer stærkt automatisering. Automatiser dine daglige indkøbsprocesser ved hjælp af ting som en arbejdsgangsløsning til indkøbsordre – fordelene kan overraske dig.
indpakning af det
fra mellemstore virksomheder til gigantiske virksomheder er så mange virksomheder nødt til at bruge indkøbsrekvisitionsformer og PO-formularer til deres fordel for at spare ressourcer, planlægge deres økonomi mere effektivt og endda beskytte sig selv i tilfælde af finansiel revision.
uden indkøbsrekvisitioner og deres ledsagende POs kan det blive en gratis for alle i din indkøbsproces-omkostningerne ved sådanne fejl kan variere fra irritationer til større katastrofer.
har din virksomhed effektive formularer på plads til sin indkøbsproces?
