ubetalt fritid kan være et forvirrende minefelt. Det inkluderer fravær fra arbejde, der ikke er dækket af eksisterende medarbejderydelser såsom sygefravær, betalt ferie og betalt fritid. Selvom der ikke er nogen juridisk forpligtelse til at acceptere ubetalt orlov, tilbyder mange virksomheder orlov i tilfælde af ekstraordinære omstændigheder, såsom at flytte hus eller deltage i en begravelse.
i dette indlæg vil vi diskutere, hvad en ubetalt orlov er, og hvordan det at tilbyde det til medarbejdere kan gavne din virksomhed. Vi vil se på medarbejderberettigelse, juridiske spørgsmål. og ubetalte fridage. Vi vil også dele et par tip til oprettelse af en effektiv fraværsstyringspolitik og besvare et par ofte stillede spørgsmål.
- personlig fritid
- hvad er ubetalt orlov?
- deltid vs fuldtid
- Time Off beregninger
- ansøgning om ubetalt orlov
- fritaget medarbejdere
- Ansættelseslov
- Politikeksempler
- væsentlige Ofte Stillede Spørgsmål
for at forenkle administration af ubetalt fritid
personlig fritid Definition
personlig fritid eller betalt fritid (PTO) henviser til tid væk fra arbejde, der kompenseres af arbejdsgiveren. Det kan omfatte sygefravær, påløbne tid og feriedage. Andre former for medarbejderorlov kan omfatte barsels – /fædreorlov, FMLA-blade, furlough og ubetalt orlov.
medarbejdere anmoder normalt om ubetalt fritid (UTO) af følgende grunde:
- til pleje af pårørende
- til medicinske aftaler (læge eller tandlæge)
- til at deltage i en begravelse
- som en forlængelse af forældreorlov
- til at deltage i et kursus/faglig udvikling
- som en karrierepause
- til frivilligt arbejde
- til at udføre offentlige opgaver såsom jurytjeneste
- nye medarbejderflytninger eller fridage til at flytte hus
- orlov relateret til vold i hjemmet
- jurypligt i visse stater (selvom de fleste kræver, at det betales fri)
hvad er medarbejderens ubetalte fridage?
arbejdsgivere har et ansvar for at betale for fridage taget under visse omstændigheder. Dette kan omfatte sygdom, medicinsk orlov, påløbne fridage og ferietid. Disse fordele er reguleret på føderalt niveau, og de er et grundlæggende krav i en ansættelseskontrakt.
hvis en medarbejder er fraværende af anden grund, er det op til virksomheden at afgøre, om tiden skal betales eller ej. Mange arbejdsgivere vælger at oprette en betalt fri (PTO) politik, så medarbejderne kan ansøge om fri under visse betingelser (begravelse, flytning, personlige forpligtelser osv.).
en PTO-politik skitserer klart retningslinjer for anmodning om fridage. Den beskriver, hvornår medarbejderne kan anmode om PTO, hvad processen er, og hvis der er en grænse (f.eks.
Hvis din virksomhed ikke har en PTO-politik på plads, klassificeres disse fravær som ubetalt fritid. Arbejdsgivere kan tilbyde UTO ud over eller i stedet for betalt fri. De kan tilbyde det til timearbejdere, deltidsansatte eller hele personalet. Hvis din virksomhed har besluttet at tage denne rute, er det vigtigt at finde ud af, hvor du står fra et juridisk synspunkt.
personale fritid: deltid vs fuld tid
Fair Labor Standards Act (FLSA) giver ingen specifik definition for deltidsbeskæftigelse. Imidlertid definerer Affordable Care Act (ACA) deltidsansatte som medarbejdere, der arbejder færre end 30 timer om ugen. Deltidsstillinger består normalt af færre ansvarsområder og mere begrænsede fordele, herunder betalt fritid, selvom dette kan variere fra virksomhed til virksomhed. Generelt sagt, skelne fuld tid vs. deltidsansatte kommer ned på de fordele, du tilbyder.
fuldtidsansatte er mere tilbøjelige til at modtage følgende ydelser:
- ferietid
- betalt fritid medarbejderfordele & kompensation
- ubetalte fridage
- sundhedsforsikring
- arbejdsgiver pensionsordninger
- overarbejde løn for ikke-fritagne medarbejdere
som en virksomhed, du kan beslutte at begrænse din PTO-politik til fuldtidsansatte. Hvis det er tilfældet, skal du skitsere dette i din fritidspolitik. Du skal også afklare, om deltidsansatte har ret til at anmode om ubetalt fri fra arbejde, eller om denne ydelse kun vil være begrænset til fuldtidsansatte, også.
Medarbejderafgangsberegninger, der dækker alle typer fridage
lønberegninger for betalt og ubetalt fritid kan være forvirrende. Som virksomhed skal du etablere beregninger for alle fravær, herunder sygdom, ferier, UTO og PTO.
hvis en ikke-fritaget medarbejder tager en ubetalt orlov, skal antallet af dage, de er fraværende fra arbejde, afspejles på deres lønseddel. Da ikke-fritagne medarbejdere arbejder på timebasis, administreres normalt med timesedler, og de har normalt ikke ret til PTO, så skal justering af deres løn og lønseddel for ubetalt tid væk fra arbejde være ret ligetil.
undtagne Medarbejderberegninger
i tilfælde af fritagne medarbejdere kan dette være lidt mere kompliceret. Hvis din virksomhed har en PTO-politik, der dækker fraværet, behøver der ikke foretages justeringer. Men hvis du beslutter, at fridage ikke vil blive betalt af din virksomhed, så har du et par muligheder. Du kan beslutte at håndhæve brugen af påløbne tid eller feriedage for fravær på grund af personlige årsager, eller du kan beslutte, at Fravær af denne type vil være klasser som ubetalt fritid.
i dette tilfælde skal du i tilfælde af fravær beregne medarbejderens timepris ved at dividere deres bruttoløn med antallet af arbejdede timer hver måned. Du bliver derefter nødt til at beregne de faktiske arbejdstimer i den specifikke måned og derefter multiplicere den med medarbejderens beregnede “timepris”. Dette justerede bruttobeløb vil derefter være underlagt de sædvanlige skattefradrag. Husk, at når en medarbejder arbejder færre timer og tjener lavere lønninger, falder deres skattepligt.
Hvordan kan medarbejdere ansøge om ubetalt fritid?
Hvis du har besluttet at medtage en politik for ubetalt orlov i dine interne procedurer, skal du klart definere processen for ansøgning om ubetalt fritid. Din politik skal adressere, hvordan medarbejdere kan anmode om fridage, hvor meget varsel de skal give, hvor mange dage de har ret til i en given periode, og hvad sker der, hvis to personer fra samme afdeling anmoder om UTP på samme tid.
som vejledning skal den generelle proces være som følger:
- en medarbejder indsender en skriftlig anmodning om ubetalt fritid inden for den krævede opsigelsesperiode. Dette vil normalt ske gennem en direkte leder eller vejleder og ved hjælp af den proces eller det system, der er defineret i fravær eller fritidspolitik.
- lederen eller vejlederen konsulterer HR-og / eller afdelingsledere. Virkningen af fraværet vurderes (vil det medføre bemandings-eller produktionsproblemer?)
- lederen eller HR godkender eller afviser anmodningen. Anmodninger prioriteres baseret på først til mølle-basis.
- medarbejderen sikrer, at alle deres opgaver vil blive dækket under deres fravær, arrangere dækning og/eller uddannelse, hvis det er nødvendigt.
i mange tilfælde vil ubetalt fritid kun blive tildelt, hvis al påløbne tid er opbrugt. Undtagelser fra dette kan omfatte:
- Handicaporlov
- forældreorlov
- orlov relateret til vold i hjemmet, seksuelt overgreb eller forfølgelse
- orlov udpeget som FMLA
- en pfml orlov (betalt familie-og medicinsk orlov)
sørg for, at du klart definerer alle disse oplysninger i din interne politik.
ubetalt fritid for fritagne medarbejdere
før du skriver din politik, skal du også fastslå, om dine medarbejdere er fritaget eller ikke-fritaget. At stille spørgsmålet om, hvorvidt ubetalt fritid for fritagne medarbejdere vil være nøglen. Under FLSA betragtes en medarbejder som fritaget, hvis de får løn og modtager mindst $455 pr. En medarbejder betragtes også som fritaget, hvis de udfører udøvende, administrativ, eller faglige opgaver.
mens fritagne medarbejdere modtager en fuld løn for en uge, hvor de arbejder uanset de timer eller dage, der arbejdes, modtager ikke-fritagne medarbejdere en timeløn, så de kun får betalt, når de arbejder. Dette betyder, at enhver fritid teoretisk skal betales for fritagne medarbejdere. Hvis der ikke betales fri, risikerer et selskab at overtræde betalte frilovgivninger som FLSA. Ofte vil et firma insistere på, at fritagne medarbejdere brugte påløbne tid og feriedage for at omgå dette problem. Department of Labor (DOL) favoriserer denne mulighed.
medarbejder Furlough
medarbejder Furlough er en midlertidig, ufrivillig orlov. Furloughs bruges mest i sæsonbranchen for at give en virksomhed mulighed for at lukke forretning i stille perioder. De er imidlertid blevet almindelig praksis i mange andre sektorer rundt om i verden siden starten af den nuværende Covid-19-pandemi.
et firma kan furlough sine medarbejdere i dage, uger eller måneder, og medarbejdere vender normalt tilbage til deres stillinger, efter at furlough-perioden er afsluttet. De fleste medarbejdere, der er furloughed, får ikke betalt, men de holder ansættelsesydelser som sygesikring. Mange virksomheder bruger furloughs som midlertidige omkostningsbesparende løsninger, der er et alternativ til permanent afskedigelse af medarbejdere.
ansættelseslovgivning
generelt er det op til dig som arbejdsgiver at afgøre, om medarbejderne tilbydes betalt og / eller ubetalt fridage. Der er dog visse situationer, hvor en virksomhed lovligt er forpligtet til at overholde ansættelseslovene på statligt eller føderalt niveau for at godkende fridage.
Her er et par eksempler på beskæftigelses-og løn-og timelovgivning:
- Fair Labor Standards Act (FLSA) kræver ikke betaling for tid, der ikke er arbejdet i den private sektor, såsom ferier, sygefravær eller føderale helligdage. Disse fordele leveres efter hver virksomheds skøn. Family and Medical Leave Act (FMLA) kræver, at virksomheder med et personale på over 50 giver medarbejderne ubetalt fri til intermitterende orlov eller til at passe et familiemedlem. Hvis en arbejdsgiver kvalificerer sig til FMLA, medarbejdere kan tage op til 12 ugers ubetalt fritid. forbundslov kræver, at arbejdsgivere i den føderale regering tillader deres ansatte at tage betalt/ubetalt fritid på udpegede helligdage som nytårsdag og mindedag.
- medarbejdere, der deltager i jurypligt, er beskyttet af de fleste stater. Og i stater som Massachusetts, Nebraska, og Ny York, medarbejdere skal betales for deres fritid. Maine vedtog en ny sygefraværspolitik i 2019 for at dække betalt sygefravær og anden personlig fritid. Det vil kræve, at virksomheder med et personale på over 10 giver medarbejderne betalt fri af en eller anden grund. Den nye lov træder i kraft den 1.januar 2021, og det betyder, at arbejdsgivere i Maine muligvis ikke længere kan tilbyde ubetalt fritid til ansatte.
læs mere om HR juridiske spørgsmål & HR lov
ubetalte time off politik Prøver
forskning har vist, at arbejdsgivere med detaljerede fritidspolitikker oplever lavere niveauer af medarbejderfravær fra sygdom, ferie og personlige dage. Dette antyder, at en virksomhedskultur med klare retningslinjer for at tage fri, hvad enten det er betalt eller ubetalt, fremmer et miljø med øget medarbejdermotivation, velvære og loyalitet. Brug af ubetalte tidspolitiske prøver for at komme i gang er en fantastisk måde at fremskynde processen med at styre disse anmodninger.
før du tilbyder medarbejdere ubetalt fritid, skal du dog vide, om du lovligt kan. Og uanset om du beslutter at tilbyde medarbejderne UTO, PTO eller begge dele, skal du have en klar fraværspolitik på plads.
politikken for ubetalt fritid skal angive:
- hvis du tilbyder betalt og ubetalt orlov. Hvis du tilbyder begge, har du brug for en separat politik for hver kategori.
- hvilke medarbejdere har adgang til betalt og ubetalt fritid. For eksempel, hvis du tilbyder PTO til nogle medarbejdere (fuldtidsansatte) og UTO til andre (deltidsansatte).
- antallet af ubetalte dage medarbejdere kan tage.
- hvordan medarbejdere kan anmode om fridage.
- om der er et loft for betalte og ubetalte dage væk fra arbejde.
- Hvad sker der, når en medarbejder når dette loft (for eksempel, hvis en medarbejder bruger deres tildelte PTO, har de ret til UTO?).
- hvordan medarbejder timer og fravær vil blive sporet (adgangskort, timesedler, fremmøde programmel, etc.).
- hvis PTO og UTO vil påvirke en medarbejders fremmøde rekord.
Hvis du bruger trackerprogram til medarbejderdeltagelse, kan du integrere din politik for at hjælpe med at strømline dine processer. For eksempel, hvis din politik definerer, hvor mange fridage der kan tages hvert år (betalt og/eller ubetalt), kan du dele disse oplysninger med medarbejderne via programmet. Dette kan reducere potentiel konflikt og gøre medarbejderne ansvarlige for deres fravær.
væsentlige Ofte Stillede Spørgsmål
Her er et par svar på almindelige spørgsmål. Lad os vide i kommentarerne, hvis du har andre spørgsmål.
har jeg brug for en ubetalt fritidspolitik i min virksomhed?
uanset om du beslutter dig for at betale medarbejdere for fritid, er det op til din virksomhed. Selvom der ikke er nogen juridisk forpligtelse, beslutter mange virksomheder, at det er en god praksis under visse betingelser. Hvis du beslutter at tilbyde ubetalt fritid, har du brug for en klar UTO-politik, der beskriver dine interne retningslinjer og procedurer.
hvor meget fritid skal nye medarbejdere modtage?
i USA giver de fleste arbejdsgivere i gennemsnit ti betalte fridage om året (når de har afsluttet deres prøvetid). Hvis du tilbyder PTO, skal du fastslå, om du vil tildele dage i starten af hvert år, eller om medarbejderne skal tilfalde dem.
hvor langt i forvejen skal medarbejderne anmode om fri?
igen afhænger dette af din virksomheds fridagspolitik og processen for at anmode om fri. Husk, at jo mere varsel du har brug for, jo længere bliver dine ledere nødt til at vurdere virkningen af fraværet og godkende eller afvise anmodningen.
hvad hvis en medarbejder når loftet for betalt fritid?
Hvis du har en PTO-politik, skal du beslutte, om der er en grænse for, hvor mange fridage en medarbejder kan anmode om. Og hvis de når deres PTO cap, vil de have ret til UTO? Eller bliver de nødt til at tage det fra deres feriedage eller påløbne tid?