i erhvervslivet er der mange tilfælde, hvor du måske vil dele fortrolige oplysninger med en anden part. Men nøglen til at gøre det sikkert er at sikre, at den anden part er forpligtet til at respektere de fortrolige oplysninger, du giver dem, og ikke bruge dem til skade for dig.
en almindelig måde at beskytte hemmeligholdelsen af fortrolige oplysninger, der gives til en anden part, er ved brug af en fortrolighedsaftale, som undertiden også kaldes en “Fortrolighedsaftale” eller “NDA.”
i denne artikel vil jeg forklare, hvornår det giver mening at have en Fortrolighedsaftale samt de nøgleudtryk, som aftalen skal indeholde.
Hvornår giver en Fortrolighedsaftale mening?
hvornår er det fornuftigt at kræve, at en anden part underskriver en Fortrolighedsaftale? Der er sandsynligvis mange tilfælde, hvor det kan være passende. Men de vigtigste situationer er dem, hvor du ønsker at formidle noget værdifuldt om din virksomhed eller ide, men stadig vil sikre, at den anden side ikke stjæler oplysningerne eller bruger dem uden din godkendelse.
Her er nogle typiske situationer, hvor du måske vil bruge en Fortrolighedsaftale:
- præsentation af en opfindelse eller forretningside til en potentiel partner, investor eller distributør
- deling af finansiel, marketing og anden information med en potentiel køber af din virksomhed
- visning af et nyt produkt eller teknologi til en potentiel køber eller licenstager
- modtagelse af tjenester fra en virksomhed eller person, der muligvis har adgang til nogle følsomme oplysninger ved levering af disse tjenester
- giver medarbejdere adgang til fortrolige og proprietære oplysninger om din virksomhed i løbet af deres job
fortrolighedsaftaler sandsynligvis giv ikke mening for nystartede virksomheder, der forsøger at skaffe finansiering fra venturekapitalinvestorer, da de fleste venturekapitalister vil nægte at underskrive sådanne aftaler.
gensidige vs. ikke-gensidige NDA ‘ er
fortrolighedsaftaler findes i to grundlæggende formater: en gensidig aftale eller en ensidig aftale. Den ensidige aftale er, når du overvejer, at kun den ene side deler fortrolige oplysninger med den anden side. Den gensidige NDA-formular er til situationer, hvor hver side potentielt kan dele fortrolige oplysninger.
selvom der altid er en vis appel til at bruge en gensidig form for NDA, holder jeg mig virkelig væk fra den gensidige form, hvis jeg ikke planlægger at modtage fortrolige oplysninger fra den anden side. En måde at beslutte dette tidligt på er at lade den anden side vide, at du ikke ønsker at modtage nogen af deres fortrolige oplysninger, så du ikke ser behovet for en gensidig form, hvis de beder om en.
prøveformer af NDA ‘ er kan findes i afsnittet formularer og aftaler af AllBusiness.com.
nøgleelementerne i fortrolighedsaftaler
fortrolighedsaftaler behøver ikke at være lange og komplicerede. Faktisk kører de gode normalt ikke mere end et par sider lange.
de vigtigste elementer i fortrolighedsaftaler:
- identifikation af parterne
- Definition af, hvad der anses for at være fortroligt
- omfanget af den modtagende parts fortrolighedsforpligtelse
- udelukkelserne fra fortrolig behandling
- aftalens løbetid
parterne i aftalen
parterne i aftalen er normalt en enkel beskrivelse, der er beskrevet i begyndelsen af kontrakten. Hvis det er en aftale, hvor kun den ene side leverer fortrolige oplysninger, kan den afslørende part betegnes som den afslørende part, og modtageren af oplysningerne kan simpelthen betegnes som modtageren.
den ene vanskelige del her er at tænke over, om andre mennesker eller virksomheder også kan være part i aftalen. Forventer modtageren at vise de fortrolige oplysninger til et beslægtet eller tilknyttet selskab? Til en partner? Til en agent? I så fald bør NDA også omfatte disse tredjeparter.
Hvad er fortroligt?
dette afsnit af NDA handler om at definere, hvad fortrolige oplysninger betyder. Er det nogen oplysninger? Er det oplysninger, der kun er markeret skriftligt som”fortrolige”? Kan mundtlige oplysninger, der videregives, betragtes som fortrolige?
på den ene side ønsker den afslørende part, at denne definition af fortrolige oplysninger skal være så bred som muligt for at sikre, at den anden side ikke finder et smuthul og begynder at bruge sine værdifulde hemmeligheder.
på den anden side, hvis du er modtageren af oplysningerne, har du et legitimt ønske om at sikre dig, at de oplysninger, du skal holde hemmelige, er tydeligt identificeret, så du ved, hvad du kan og ikke kan bruge.
mundtlig information kan især være vanskelig at håndtere. Nogle modtagere af oplysninger insisterer på, at kun oplysninger, der formidles skriftligt, skal holdes fortrolige. Og selvfølgelig kan den part, der giver mundtlige oplysninger, sige, at det er for snævert. Det sædvanlige kompromis er, at mundtlige oplysninger kan betragtes som fortrolige oplysninger, men den afslørende part skal skriftligt bekræfte over for den anden side et stykke tid kort efter, at den har afsløret, så den modtagende part nu er underrettet om, hvilke mundtlige udsagn der anses for fortrolige.
omfanget af Fortrolighedsforpligtelsen
kernen i fortrolighedsaftalen er en todelt forpligtelse for modtageren af oplysningerne: at holde de fortrolige oplysninger faktisk fortrolige og ikke bruge de fortrolige oplysninger i sig selv.
så den første del er, at modtageren af de fortrolige oplysninger skal holde det hemmeligt. Og det betyder normalt, at modtageren skal tage rimelige skridt for ikke at lade andre få adgang til det. For eksempel kan rimelige skridt omfatte, at kun få personer i modtagerens virksomhed har adgang til oplysningerne, og de er alle informeret om arten af fortrolighedsbegrænsningerne.
den anden del er også afgørende—at modtagerne ikke kan bruge oplysningerne selv. Når alt kommer til alt er det sidste, du vil have, at de tager din gode ide eller mailingliste og tjener en bisillion dollars fra den.
hvis omfanget af NDA er bredt nok, kan du sagsøge for erstatning eller for at stoppe modtagerne, hvis de overtræder enten deres fortrolighedsforpligtelser eller deres ikke-brugsaftale.
undtagelser fra Fortrolighedsbehandling
hver NDA har visse undtagelser fra den modtagende parts forpligtelser. Disse undtagelser er beregnet til at tackle situationer, hvor det ville være uretfærdigt eller for byrdefuldt for den anden side at holde oplysningerne fortrolige.
de almindelige udelukkelser inkluderer oplysninger, der er
- allerede kendt af modtageren
- allerede offentligt kendt (så længe modtageren ikke uretmæssigt frigav det til offentligheden)
- uafhængigt udviklet af modtageren uden henvisning til eller brug af de fortrolige oplysninger fra den afslørende part
- videregivet til modtageren af en anden part, der ikke har nogen tavshedspligt over for den afslørende part
NDA kan ikke også beskæftige sig med den situation, hvor modtageren af oplysningerne er tvunget til at videregive oplysningerne gennem en juridisk proces. Modtageren skal have lov til at gøre det, hvis det tvinges ved retsafgørelse uden at overtræde NDA, så længe modtageren har advaret den afslørende part forud for den juridiske procedure.
aftalens løbetid
hvor længe skal NDA vare? Nogle advokater kan hævde, at NDA skal vare evigt. Hvorfor skal nogen til enhver tid have ret til at bruge dine fortrolige oplysninger?
men hvis du er modtageren af de fortrolige oplysninger, vil du sandsynligvis insistere på en bestemt periode, når aftalen slutter. Når alt kommer til alt bliver de fleste oplysninger efter et vist antal år ubrugelige alligevel, og omkostningerne ved politiforpligtelser kan blive dyre, hvis det er en “evig” forpligtelse.
så hvis du accepterer et udtryk, Hvad er rimeligt? Nå, det afhænger virkelig af den branche, du er i, og hvilken type information der formidles. I nogle virksomheder kan et par år være acceptabelt, fordi teknologien kan ændre sig så hurtigt, at informationen stort set er værdiløs.
de fleste aftaler, som jeg ser (hvis de har en periode), har en frist på to til fem år. Men din NDA skal også sige, at selvom udtrykket er afsluttet, opgiver den afslørende part ikke andre rettigheder, som den måtte have under ophavsret, patent eller anden intellektuel ejendomsret.
flere bestemmelser, der kan give mening for NDA
Du kan også tilføje nogle andre klokker og fløjter til din NDA for at beskytte din virksomhed mod yderligere problemer, afhængigt af din situation. Her er nogle ideer:
- Medarbejderopfordring. Hvis modtageren har betydelig adgang til dine medarbejdere, kan du indsætte en klausul, der forhindrer modtageren i at anmode om eller ansætte dine medarbejdere i 12-24 måneder. Den anden side kan undertiden acceptere det, med nogle udskæringer. For eksempel kan modtageren ønske, at begrænsningen kun gælder for de medarbejdere, som de er kommet i kontakt med under deres gennemgang af oplysninger eller samtaler.
- kompetence i tilfælde af en tvist. Hvis du er den afslørende Part, du vil sikre dig, at hvis der er nogen tvist om, hvorvidt den anden side har levet op til sine forpligtelser, tvisten håndteres udelukkende i din by. Du ønsker ikke at skulle rejse langt væk og pådrage dig yderligere omkostninger for at håndhæve din NDA.
- påbud. Sørg for, at du har en klausul, der giver dig ret til påbud om fritagelse for at forhindre den anden side i at overtræde aftalen. Denne klausul siger simpelthen, at du kan få en retskendelse, der stopper den anden part fra at overtræde loven (i modsætning til bare at få penge skader efter det er for sent).
- ingen rettigheder i den modtagende part. Det er undertiden nyttigt at have en klausul, der siger, at bare fordi du vil dele fortrolige oplysninger med dem, får den anden side ingen rettigheder til dine ideer eller endda en ret til at indgå en aftale med dig.
Copyright Kristian af Richard D. Harroch. Alle Rettigheder Forbeholdes.
Læs alle Richard Harrochs artikler om AllBusiness.com.
relaterede artikler om AllBusiness:
12 Tips til at få et Job ved en lovende opstart
Poker lektioner for iværksættere
Angel Investing: 20 ting iværksættere bør vide
40 Must-have Mobile Apps til at køre din virksomhed