Sådan planlægger du din dag for Optimal produktivitet

se vores fulde guide til, hvordan du opretter en tidsplan for at få mest muligt ud af dine dage.

Vi har alle de samme fireogtyve timer hver dag. Så hvorfor får succesrige mennesker så meget gjort i deres fireogtyve timer, mens andre kæmper for at udføre opgaverne på en grundlæggende opgaveliste?

et svar er tidsstyring. Mange mennesker har problemer med at bruge deres tid effektivt hele dagen. Men hvis det er dig, skal du ikke bekymre dig. Ved at bruge produktivitetstips og oprette og holde sig til en effektiv daglig tidsplan, kan du gøre mere og gøre det bedre hver eneste dag.

hvorfor planlægning af din dag er vigtig

Sådan planlægger du din dag

• definer din hvorfor
• sæt prioriteter
• skøn, hvor lang tid en opgave vil tage
• arbejde smartere, ikke hårdere

typer af planlægningsteknikker

• Opret en produktiv morgenrutine
• undgå Opgaveskift
• Batch opgaver
• Forvent det uventede
• gearingsteknologi
• husk papir
• spis frøen
• Evaluer og Pivot

hvorfor planlægning af din dag er vigtig

tid er en endelig ressource for os alle. At lade dit begrænsede antal dage og timer være tilfældigt er ikke ansvarlig ressourcestyring. Brug i stedet en tidsplan og høste fordelene:

• reducer spildt tid: medmindre du lægger “Brug 2 timer på sociale medier og videospil” på din daglige tidsplan, så bruger din tidsplan dig fra at spilde tid på ting, der ikke er på dagsordenen.
• Forøg lykke: selv videnskab er enig. At følge en tidsplan gør dig lykkeligere!
• forbedre produktiviteten: du får mere fra hånden, når du følger en tidsplan.
• Reducer Stress: Planlægning skaber mere sikkerhed, hvilket reducerer stress-og det forbedrer sundheden. Vind-vind!
• lette samarbejde: når som helst du arbejder med et team, holder en tidsplan jer alle på samme side på samme sted på samme tid.

Sådan planlægger du din dag

det er klart, at planlægning af din dag er værdifuld. Du kan dog ikke bare smide ting på din søde Killingekalender og håbe på et produktivt liv.

i stedet har du brug for en strategi, så du kan planlægge for produktivitet og få det vigtige arbejde udført effektivt. Her er nogle vejledende principper, der hjælper dig med at bruge en tidsplan for effektive dage.

lad os se det i øjnene. Ikke alt, hvad vi gør på en dag, er sjovt. Der er helt sikkert opgaver, vi simpelthen ikke ønsker at gøre. Vi kan stole på grus og vilje til at strømme igennem, men det kan sap energi. Find i stedet intern motivation ved at definere din hvorfor.

alles hvorfor er anderledes, men det er meningen og formålet bag alt, hvad vi gør. Dette koncept blev populariseret af Simon Sinek i sin bog Start med hvorfor. Sinek demonstrerer, at” hvorfor ” virkelig kan motivere enkeltpersoner og virksomheder til at nå deres mål.

din hvorfor skulle være større end “fordi jeg skal” eller “fordi nogen fortalte mig det.”For en person kan der være at give et sikkert og lykkeligt liv for deres børn. For virksomheder, en Hvorfor kan se mere ud, ” at hjælpe folk med at få succes.”

så skal alt, hvad du gør som person eller som virksomhed, være i tjeneste for det hvorfor.

Der er bogstaveligt talt millioner af måder, du kan bruge hver dag. Og du kan ikke gøre alt. Uden prioriteter kan du finde dig selv at bruge tid på opgaver, der ikke får dig overalt. Og hvis du er en teamleder eller manager, vil du sætte prioriteter for dit team, så de også ved, hvad der er vigtigt.

så du er nødt til at finde ud af, hvad du virkelig har brug for at få gjort for at nå dine mål i tjeneste for din hvorfor. Først skal du skrive ned alt, hvad du kan tænke på. Fjern derefter alt, der ikke er relateret til din hvorfor. Sæt derefter dine prioriteter i rækkefølge af betydning.

at have en retning at gå ind er lige så vigtig som at gå. En rejse uden destination kan være interessant, men uden en destination i tankerne, hvem ved, hvor du ender.

Når du har fundet ud af, hvad du skal gøre, skal du finde ud af, hvor lang tid det vil tage. Og vi taler ikke om, hvor lang tid det vil tage i fantasy land. Du skal vide, hvor lang tid det virkelig tager dig at gøre sagen.

en af de mest almindelige planlægningsfejl, folk laver, er ikke korrekt at estimere, hvor lang tid en opgave eller et projekt vil tage. “Hvis du over-eller-undervurderer, hvor lang tid det rent faktisk vil tage, er du mere tilbøjelig til at smide hele din tidsplan ud. Endnu værre, du kan gå glip af en deadline eller spilde værdifuld tid for dig og vigtige interessenter som medarbejdere og kunder.”

så du er nødt til at blive rigtig med dig selv og opmuntre dit team til at gøre det samme. Tag en uge eller to og Spor din tid. Hvor lang tid tager det dig at skrive 1.000 ord eller besvare e-mails? Derefter kan du planlægge din tidsplan realistisk og forbedre dine chancer for succes.

Tim Ferriss, forfatter af 4-timers arbejdsuge er på noget. I Trængselens alder føler vi nogle gange, at vi er nødt til at gå gå hele tiden. Men hvad nu hvis vi brugte vores tid på en sådan måde, at vi kunne arbejde mindre? Så ville vi også have fat i noget.

Ferriss går ind for en arbejde smartere strategi ved hjælp af systemer, der gør det “umuligt at opføre sig forkert.”Så behøver han ikke at stole på den endelige ressource af viljestyrke. Så etablering af produktive systemer er et vigtigt skridt for Ferriss.

andre måder at arbejde smartere involverer at identificere dine mest produktive tidspunkter på dagen og derefter planlægge nøgleopgaver for den pågældende periode. For mange af os er energiniveauet højest om morgenen. Men hvis du er en ægte natugle, er du velkommen til at drage fordel af den tid til at få tingene gjort.

Du skal også være strategisk. Ja, der er mange måder at nå dit mål på. Når du vælger hvilken vej at tage, faktor i risiko-fordel af, hvad du laver. Du kan ringe til 100 mennesker og få et ja. Eller du kan koldt kalde de rigtige ti personer til samme fordel.

typer af planlægningsteknikker

der er ingen størrelse, der passer til alle løsninger til at skabe den mest produktive tidsplan. Men disse planlægningsteknikker kan hjælpe dig på din vej.

Start din fridag lige med en morgenrutine, der styrker produktiviteten.ifølge Hal Elrod, forfatter af Miracle Morning, ” hvordan du vågner op hver dag, og din morgenrutine (eller mangel på det) påvirker dramatisk dine succesniveauer på hvert eneste område i dit liv. Fokuserede, produktive, succesrige morgener genererer fokuserede, produktive, succesrige dage.”

Elrond vendte sit liv rundt ved at vågne klokken 5 om morgenen for at tilbringe tid i stilhed, meditere, læse og træne. Dette satte tonen for hans Dage, og han var i stand til at trække sig ud af under knusende gæld og opnå nye niveauer af succes.

din perfekte morgen kan se anderledes ud end Elronds, men det er fornuftigt at afsætte tid tidligt hver dag for at bestemme løbet af resten af dagen.

Multi-tasking kan virke effektiv. Når alt kommer til alt får du mere fra hånden på en gang, ikke? Forkert. Faktisk, selvom du gør mere på en gang, får du ikke rigtig mere fra hånden. Du bliver mindre færdig.

faktisk kan de sande omkostninger ved multi-tasking være op til 40% af din produktivitet. Hver gang du bevæger dig mellem opgaver, tager det din hjerne tid at skifte. Derudover er folk mere tilbøjelige til fejl, når opgaven skifter. Og jo mere kompleks opgaven er, desto større er tabene.

så det giver mening at gøre kun en ting ad gangen. Dette giver dig mulighed for virkelig at fokusere på, hvad du laver. Så kan du gøre det mere effektivt.

Når du planlægger din dag, skal du undgå at skifte opgave, hvis det er muligt. Giv dig selv tid nok til at udføre opgaver på en gang. Og når du gør det? Tjek ikke din e-mail.

Vi har set, hvordan opgaveskift kan påvirke produktiviteten. Men vi har alle mere end en ting at gøre på en dag. Så du kan minimere effekten af opgaveskiftet ved at batche opgaver og bruge blokplanlægning.

Du kan definere “lignende opgaver” på mange måder. Men nøglen er, at opgaverne skal have en samlende funktion, der gør dem mere effektive, når de udføres sammen. Tænk på at løbe ærinder. Det giver mere mening at gå overalt i en bestemt geografisk placering.

på samme måde kan du batch opgaver med hensyn til den tankegang, der kræves for at gøre dem. For eksempel tager administrative opgaver en slags tankegang, men kreative opgaver som at skrive et blogindlæg eller debugging kode kræver noget helt andet. Men gruppering af opgaver efter tankegang kan du reducere virkningen af helt at skifte gear.Elon Musk bruger berømt task batching for at sikre, at han får alt gjort for sin virksomhed og stadig bruger tid sammen med sin familie. Opgave batching er processen med planlægning ligesom opgaver sammen, så du kan gøre dem mere effektivt.

Du kan ikke forudsige fremtiden, men du kan være temmelig sikker på, at noget uventet vil ske på et tidspunkt. Du ved ikke, hvad det er, eller hvornår det kommer, men det er derude. Og en produktiv tidsplan vil tage højde for det.

det er sandsynligvis sket for dig. Du identificerede din hvorfor og skabte dine prioriteter og opgaver. Du har planlagt de vigtigste opgaver i din mest produktive tid. Du var en produktivitetsrockstjerne.

så pludselig kommer en nødsituation op. Du skubber alt til siden for at løse denne presserende opgave. Din effektive tidsplan dør en smertefuld død.

det behøver heller ikke at være et presserende projekt. Det kan være et sygt barn, der holder et teammedlem hjemme. Det kan være en nødsituation, der holder alle hjemme. Det kan være uventet servernedetid, der bremser alles tempo. De små ting kan dræbe produktiviteten lige så effektivt som de store ting. Og helt ærligt er de mere almindelige.ligesom det er smart money management at have en nødopsparingsfond, skal du også have en nødtidsfond. Selvfølgelig kan du ikke lagre tid, men du kan opbygge en tidspude i din tidsplan. På den måde, når det uventede kommer op, er du klar.

teknologi er virkelig god til planlægning. Når alt kommer til alt, på et grundlæggende niveau, er en tidsplan bare et regneark. Men planlægningsteknologi kan gå langt ud over et simpelt gitter.

værktøjer som Google Kalender hjælper dig med at planlægge tilbagevendende opgaver, farvekodeopgaver, indstille påmindelser og endda dele kalendere mellem hold. Alle disse øger effektiviteten af din tidsplan. Plus de forhindrer dig i at glemme det klientmøde.

Du kan dog også gøre så meget mere. Brug en iPhone-app til at få adgang til din kalender på farten. Fjern frem og tilbage telefonopkald og e-mails for at planlægge møder ved at lade andre planlægge møder lige i din kalender.

mulighederne er uendelige!

så godt som teknologien er ved at øge dit planlægningsspil, Rabat ikke værdien af papir i denne digitale verden. Papir planlæggere, bullet tidsskrifter, to-do lister og Andre analoge værktøjer kan være lige så nyttige.

faktisk modtog planner-branchens leder Erin Condrens Lifeplanner Good Housekeeping seal of approval som et produktivitetsværktøj. Bullet Journal er også trending som Produktivitetsværktøjer.

selvfølgelig slår intet en god, gammeldags opgaveliste for at holde enkeltpersoner på sporet. At skrive ting ned sparer dig besværet med at huske dem. Og belønningen for at krydse ting fra din liste kan være meget motiverende.

ifølge Mark Toin, “hvis det er dit job at spise en frø, er det bedst at gøre det første om morgenen. Og hvis det er dit job at spise to frøer, er det bedst at spise den største først.”

ved hjælp af denne logik er en planlægningsmetode at sætte de sværeste, vigtigste opgaver først. Og hvis du har mere end en sådan opgave, skal du gøre det sværere før de lettere.

for at bruge denne metode skal du være i stand til at identificere din nøgleprioritet for dagen. I sidste ende bør prioritet være ental, da vi ikke kan gøre to ting på en gang. (Se Opgaveskift!)

de vanskeligere opgaver er ofte de mest tilbøjelige til udsættelse. Når alt kommer til alt ønsker de fleste af os virkelig ikke at spise en frø. Så gør dem første ting om morgenen holder dig fra at skubbe dem ud hele dagen. Plus når de er færdige, har du fri tid til at gøre mere sjove opgaver.

planlægning for produktivitet kan være et bevægeligt mål. Og du har måske en perfekt tidsplan, men så tag dig tid til at vurdere resultaterne af din indsats. Er du og dit team virkelig produktive mennesker?

Her er nogle vigtige spørgsmål, du kan stille dig selv og dit team for at evaluere effektiviteten af din tidsplan:

• overholder du deadlines?
• var tidsestimaterne korrekte?
• forstyrrede uforudsete problemer tidslinjer?
• følte du dig under urets pres?
• har vores mødeplan arbejdet?

når du har samlet dine data, kan du træffe informerede beslutninger om, hvor du skal hen herfra. Ubesvarede frister kan indikere dårlig tidsbudgettering, et problem, der let løses i den næste måned, sprint eller kvartal. Fremmede møder kan elimineres. Mere polstring kan tilføjes for at imødekomme uforudsete problemer.

konklusion

der er så mange tricks og værktøjer til kreative produktive tidsplaner, der virkelig fungerer på arbejdspladsen og derhjemme. Hvis du ikke giver dem en chance, kan du smide penge ud af vinduet. Og vi kan ikke tænke på noget mindre produktivt end det!

hvad er dine bedste produktivitetstips og rutiner?