statssekretæren er en af seks udøvende afdelingsofficerer, der oprindeligt blev udpeget af Montana-forfatningen af 1889. Den nuværende Sekretær, Christi Jacobsen, tiltrådte i januar 2021 og er den 22.person, der har haft kontoret, siden Montana blev stat i 1889. I 1992 blev Forfatningen ændret for at begrænse statssekretæren og andre topembedsmænd til to 4-årige perioder i en 16-årig periode.
statssekretærens opgaver og funktioner er forskellige. De omfatter:
- tolkning af statslige valglove og tilsyn med valg.
- vedligeholdelse af de officielle optegnelser for den udøvende gren og lovgiverens handlinger.
- gennemgang, vedligeholdelse og distribution af offentlige interesseoptegnelser over virksomheder og nonprofitorganisationer.
- arkivering administrative regler vedtaget af statslige afdelinger, bestyrelser og agenturer.
- attesterer guvernørens underskrift på bekendtgørelser, proklamationer, beslutninger, udleveringspapirer og udnævnelser.
- bevarelse af statsforseglingen.
- arkivering og vedligeholdelse af optegnelser over sikrede finansielle transaktioner, såsom panterettigheder.
- tjener i statens bestyrelse for Landkommissærer og bestyrelsen for eksaminatorer.
- idriftsættelse notarer offentlige.
pligter& funktioner
en komplet liste over Udenrigsministerens opgaver og funktioner er skitseret i Afsnit 2, Kapitel 15, del 4, i Montana-koden kommenteret (2-15-401 MCA).
divisioner
statssekretærens kontor er opdelt i fem divisioner:
- Administrative regler i Montana
- Forretningsservice
- notarius Services
- valg og regering
- Records and Information Management
statssekretærens hovedkontorer ligger på anden sal i Capitol-bygningen i Helena.