Las solicitudes de compra y las órdenes de compra («POs») son documentos clave en un proceso de adquisición eficiente para cualquier negocio. Permiten a los equipos planificar adecuadamente las compras, planificar los presupuestos y proporcionar pruebas de gastos en caso de auditorías financieras.
Sin embargo, muchos propietarios de negocios no están familiarizados con cada documento y sus roles específicos dentro del proceso de compra. Como resultado, las personas hacen un mal uso de estos documentos o no los usan en absoluto.
Analicemos los aspectos básicos del proceso de adquisición explorando la diferencia entre las solicitudes de compra y las órdenes de compra.
¿Qué es una solicitud de compra?
Una solicitud de compra es un documento que un empleado de su organización crea para solicitar la compra de bienes o servicios.
Cuando rellena una solicitud de compra, todavía no está comprando nada. Simplemente está comenzando el proceso de una compra pidiendo permiso interno.
Este documento se utiliza cuando un empleado de su organización hace una solicitud de pedido si surge la necesidad de ciertos bienes o servicios.
El gerente del empleado, o cualquier persona a cargo de las compras en su empresa, recibe una notificación de que el empleado ha realizado una solicitud de pedido una vez que recibe la solicitud.
Solicitudes de compra describa los detalles necesarios antes de completar una compra, en caso de que se apruebe, como:
- Descripción y cantidad del producto
- Nombre del proveedor
- Precio
- Nombre y departamento del comprador
Las solicitudes de compra rara vez (si alguna vez) salen de su organización. Los empleados usan estos documentos internos para obtener permiso. Como tales, no son un documento jurídicamente vinculante.
No todas las empresas utilizan solicitudes de compra en su proceso de adquisición. En otros casos, algunas empresas requieren una solicitud de compra para compras que superen un monto fijo en dólares.
Además, el departamento de contabilidad utiliza este documento para planificar los gastos futuros. Es mucho más fácil evitar errores costosos si revisa el presupuesto antes de aprobar una compra.
¿Por qué necesita solicitudes de compra?
Las solicitudes de compra detallan todos los detalles de un pedido que su organización necesita hacer. Entonces, ¿por qué no omitir la solicitud de compra e ir directamente a la orden de compra?
- Ayudan a establecer un proceso de adquisición claro. Al redirigir el permiso de compra a un administrador común mediante formularios de solicitud de compra, puede optimizar la canalización de su organización. El proceso es mucho más fácil de administrar y formalizar cuando hay reglas claras para quién puede comprar qué y cuándo.
- Ayudan a detectar y prevenir el fraude en su organización. Cuantos más pasos haya que dar en el proceso de adquisición, más probabilidades habrá de que alguien descubra una compra fraudulenta si ocurre.
- Dan a las Finanzas un control más directo sobre las compras. Si alguien de fuera del departamento necesita comprar algo, puede completar una solicitud de compra y enviarla al jefe de compras. De esta manera, el mismo departamento supervisa cada compra que realiza su organización.
¿Cómo funciona una solicitud de compra?
Las solicitudes de compra son llenadas primero por un empleado que ve la necesidad de un producto o servicio. El empleado completa todos los detalles, incluido el precio, el proveedor sugerido y los detalles de los bienes o servicios. El documento se envía al departamento de compras para su aprobación.
Digamos que dirige una empresa de fabricación. Tienes un equipo de mecánicos que inspeccionan y arreglan de forma rutinaria tus taladros, sierras y otras máquinas. Si uno de sus mecánicos descubre un nuevo tipo de equipo que les haría la vida más fácil para los chequeos de rutina, equipo que su empresa nunca ha comprado antes, podría completar una solicitud de compra sin necesidad de pedir permiso primero.
El mecánico envía el formulario completo al departamento de compras. Ellos se encargan de aprobar o denegar la solicitud de equipo nuevo. Debido a que el equipo es de alta gama, el jefe de compras se comunicaría primero con el departamento de finanzas para asegurarse de que esta sea una demanda factible.
¿Qué es una orden de compra?
También conocida como orden de compra, la orden de compra es un documento que describe los detalles de una compra real.
El departamento de compras crea la orden de compra una vez que se ha aprobado una solicitud de compra. Si una organización no utiliza solicitudes de compra, otros empleados también pueden completar órdenes de compra para su aprobación.
A diferencia de una solicitud de compra, la orden de compra es un documento externo. Compras lo envía al proveedor como un conjunto de instrucciones sobre cómo completar su pedido y procesar su pago.
Tenga en cuenta que los puntos de venta no son lo mismo que las facturas, no son un aviso de pago.
Y una vez que el formulario de pedido de compra ha sido finalizado y aprobado por el comprador y el vendedor, se convierte en un documento legalmente vinculante.
Venta incluyen todo lo que el vendedor necesita saber para cumplir con la orden y todo lo que su empresa necesita documentar la compra:
- Nombre de su empresa
- Nombre del empleado de realizar el pedido
- Fecha de PO creación
- la Cantidad y el precio de los bienes
- condiciones de Pago
- la Firma de todas las partes implicadas
Cómo hacer pedidos de trabajo?
Su organización crea órdenes de compra solo cuando quiere seguir adelante y comprar oficialmente bienes o servicios. Cuando tiene una solicitud de compra aprobada, el departamento de compras puede crear una orden de compra a partir de la información de la solicitud. Si la orden de compra excede un monto fijo en dólares, la mayoría de las empresas exigen la aprobación del vicepresidente antes de finalizar el documento para enviarlo al proveedor.
Volvamos a nuestra empresa de fabricación. La dirección decide aprobar la solicitud de compra del mecánico para nuevos equipos de gama alta.
A partir de ahí, un empleado del departamento de compras rellenaría una orden de compra. Sin embargo, debido a que el equipo costará más de 1 10,000, un vicepresidente debe aprobar la orden de compra antes de que se pueda realizar la compra.
El vicepresidente echa un vistazo a la orden de compra, la aprueba y la envía de vuelta al departamento de compras, que se encarga de enviar la orden de compra al proveedor y a su propio departamento de contabilidad.
Una vez que el vendedor recibe y firma el documento, la orden de compra se convierte en legalmente vinculante. Ahora todos – el mecánico, el departamento de compras, el vicepresidente, el departamento de contabilidad, el proveedor-están al tanto y han leído los mismos términos y condiciones para una compra.
Así que una vez que la compañía reciba su nuevo equipo en una fecha específica, lo estará esperando.
¿Cuál es la diferencia entre una solicitud de compra y una orden de compra?
Vamos a ir rápidamente a cómo cada documento difiere:
| Característica | Solicitud de pedido | Orden de Compra |
| ¿Qué es? | Solicitud de compra | Confirmación de un pedido |
| Que la crea? | Cualquier empleado | departamento de Compras o jefe de un departamento |
| Cuando se lo envía? | Cuando un empleado se ve a una demanda de bienes o servicios | Cuando una orden tiene que ser colocado de bienes y/o servicios |
| ¿Quién lo recibe? | Jefe de departamento y/o departamento de compras | Vendedor |
| ¿Qué información contiene? | – Fecha de creación de la solicitud – Número de solicitud – Nombre del empleado que hace la solicitud – Descripción de los artículos necesarios – Número de artículos y precio– Información sugerida del proveedor |
– Fecha de creación del PO – Número de PO – Nombre del comprador – Descripción de los artículos o servicios que se están comprando – Número de artículos y precio – Condiciones de pago – Direcciones de facturación y envío – Fecha de entrega |
El papel de las solicitudes de compra y las órdenes de compra en un proceso eficiente
su empresa puede beneficiarse de hacer que su proceso de adquisición sea más eficiente para todas las partes involucradas.
Sin reglas y procesos establecidos, los empleados pierden mucho tiempo corriendo después de perder información o corregir errores causados por papeleo extraviado.
Una forma sencilla de hacer esto es implementando plantillas de solicitud de compra electrónica y de pedido fáciles de usar en sus procesos mediante el software de automatización de adquisiciones.
Piénselo de esta manera: necesita gastar sus recursos en el lugar correcto si desea destacar y hacer crecer su negocio. Hoy en día, las herramientas de automatización de procesos de negocio están disponibles para dar a los empleados una ventaja, incluso cuando no son programadores.
Al quedarte atrás y correr constantemente como un pollo sin cabeza para estar al tanto de quién compró qué y cuándo, estás desperdiciando una tonelada de recursos. Mientras tanto, otros te alcanzarán.
Volvamos a la empresa de fabricación como ejemplo. Si está utilizando procesos de adquisición de la vieja escuela, todos los recursos que desperdicia en adquisiciones son recursos que está quitando de la creación de una experiencia positiva para el cliente. Hoy en día, hay muchas empresas de fabricación modernas a las que su cliente puede acudir si no puede darles la calidad de servicio que saben que pueden obtener en otros lugares.
Esto se relaciona con otro tipo de proceso: Netflix está cambiando la forma en que las personas consumen contenido multimedia. Ahora, cada vez más redes ofrecen servicios de transmisión similares para seguir siendo relevantes.
Lo mismo ocurre con la automatización.
Optimizar su proceso de adquisición
Es difícil dirigir un negocio. Los desafíos surgirán todos los días, desde un cliente insatisfecho hasta un gasto inesperado. En lugar de perseguir el papeleo, desea que los empleados se centren en los clientes y en asuntos estratégicos.
Las tendencias globales favorecen fuertemente la automatización. Automatice sus procesos de adquisición diarios utilizando elementos como una solución de flujo de trabajo de órdenes de compra: los beneficios pueden sorprenderle.
Envolverlo
Desde empresas medianas hasta empresas gigantes, muchas empresas necesitan usar formularios de solicitud de compra y formularios de solicitud de compra en su beneficio para ahorrar recursos, planificar sus finanzas de manera más eficiente e incluso protegerse en casos de auditorías financieras.
Sin las solicitudes de compra y los puntos de venta que las acompañan, puede convertirse en un servicio gratuito en su proceso de adquisición: los costos de tales errores pueden variar desde molestias hasta grandes catástrofes.
¿Su empresa cuenta con formularios eficientes para su proceso de adquisición?
