La documentation informatique coûte de l’argent à créer, mais la plupart des entreprises perdent immédiatement leur documentation dès qu’elle est achetée ou créée. La méthode la plus courante de gestion de la documentation consiste à l’imprimer et à la placer dans des classeurs sur des rangées d’étagères ignorées. Il y a un meilleur moyen.
Rendre ces documents informatiques utiles nécessite trois éléments:
- Numériser la documentation de la base de données
- Normaliser les formats
- Indexer le contenu des documents pour les rendre consultables.
Ici pour les outils et pas le temps de lire tout le post? Voici notre liste des cinq meilleurs outils de documentation informatique:
- SolarWinds Passportal (GET DEMO) Un système de protection de mot de passe d’équipe qui exploite également un magasin de documents basé sur le cloud.
- IL Colle Une plate-forme de gestion de documents en ligne qui s’intègre à de nombreux systèmes de gestion de projet et de collaboration.
- ITBoost Un système de documentation basé sur le Web qui appartient à ConnectWise, un système de gestion d’infrastructure.
- Confluence Un système de collaboration, de communication et de documentation d’entreprise largement utilisé dans l’industrie informatique.
- DokuWiki Un créateur de Wiki gratuit qui peut être utilisé pour construire une base de connaissances interne.
Conserver la documentation informatique au format numérique est la première étape pour rendre la documentation d’entreprise utilisable. C’est une réaction typique d’imprimer des documents et de les mettre dans une bibliothèque. C’est une stratégie particulièrement utile pour la personne ou l’entreprise qui a créé la documentation car elle fournit une preuve physique et visuelle de son travail acharné. Cependant, la plupart des gens conviennent de nos jours qu’une utilisation excessive du papier doit être évitée. Les documents imprimés prennent de la place, ils nécessitent un investissement dans des armoires de rangement et ils nécessitent de couper beaucoup d’arbres.
La deuxième étape consiste à normaliser le format de stockage utilisé pour ces documents. Si les documents informatiques proviennent d’un format numérique, il y a une forte probabilité qu’ils se trouvent dans un petit nombre de types de documents. Les formats Microsoft Word et PDF sont très courants et peuvent être convertis en d’autres formats.
La dernière étape consiste à indexer le contenu des documents. Il s’agit d’une tâche laborieuse lorsqu’elle est effectuée manuellement, mais qui peut être complétée très rapidement par des processus automatisés.
Transformer les documents informatiques ignorés en sources d’information fréquemment consultées nécessite simplement un outil de gestion de documents efficace. Une étape préférable consiste à créer tous les documents informatiques de votre entreprise dans un format de fichier configuré pour être interprété dans des systèmes Web accessibles, tels que le format Wiki.
Il existe de nombreux systèmes de gestion de documents disponibles sur le marché. Cependant, il s’agit d’une catégorie de logiciels que peu de gens connaissent et peu de gens savent quoi rechercher pour évaluer correctement toutes les options.
Nous avons étudié le marché. Nous avons répertorié les attributs nécessaires d’un outil de documentation informatique, puis nous avons examiné tous les produits sur le marché pour voir lesquels correspondaient à cette liste d’exigences.
Les meilleurs outils de documentation informatique
Chacun de ces systèmes de documentation informatique est un peu différent. Chacun a des forces différentes et fera appel à différentes organisations. Certains créent des formats d’affichage de documents qui ressemblent à des pages Web et d’autres sont mieux adaptés à l’importation de documents existants que d’autres. Certains sont des systèmes de documentation dans lesquels la documentation de votre système doit être écrite. D’autres sont des outils de découverte de système qui généreront automatiquement votre documentation informatique.
Vous pouvez en savoir plus sur ces options dans les sections suivantes.
SolarWinds Passportal (GET DEMO)
Passportal a été acquis par SolarWinds, le principal producteur d’outils de gestion d’infrastructure informatique, en avril 2019. Grâce à une série d’achats, SolarWinds a créé une division puissante qui vise à fournir des logiciels de support aux fournisseurs de services gérés. Passportal fait maintenant partie de cette division, appelée SolarWinds MSP.
Passportal offre un mélange de services pour les MSP. L’un est un système de gestion de mots de passe et l’autre est un gestionnaire de documents. Bien que ce service s’appelle SolarWinds Document Manager, il fait partie de la suite Passportal et est arrivé à SolarWinds avec sa récente acquisition.
Le gestionnaire de mots de passe Passportal et le gestionnaire de documents SolarWinds forment le cœur de la Suite Passportal. Il est impossible de s’abonner au système de documents sans prendre également en charge le gestionnaire de mots de passe.
Passportal est un service Cloud destiné aux MSP. On s’attend à ce que les FSM utilisent le système de documentation en interne et le déploient également pour fournir des magasins d’informations aux entreprises clientes et à leurs employés. Par exemple, un MSP peut réduire le nombre d’employés clients appelant le service d’assistance en créant une base de connaissances d’auto-assistance qui explique comment résoudre les problèmes sur le réseau du client.
La logique derrière la fusion de la fourniture de gestionnaires de mots de passe et de magasins de documents est que ces deux domaines prennent en charge la majeure partie des appels que les employés du client feront au service d’assistance fourni par le MSP.
Le système de documents est à la fois un magasin d’informations, une suite d’édition et un système de formatage de présentation. Le système commence par guider le MSP dans les informations à extraire des techniciens travaillant pour une entreprise cliente lorsque le MSP soumissionne pour la première fois pour un contrat.
La connaissance du système du client est essentielle pour rédiger un contrat de service précis. Une fois la relation de travail entamée, les techniciens du client doivent être encouragés à transmettre leurs connaissances du système qu’ils exécutent.
Ces informations peuvent être distillées dans des SOP stockées dans le gestionnaire de documents. Étape par étape, le MSP peut élaborer une définition du système, comment le faire fonctionner et comment les employés l’utilisent. Certaines de ces informations deviendront des conseils pour les techniciens MSP et d’autres deviendront des guides de dépannage pour permettre aux utilisateurs des systèmes des clients de résoudre leurs propres problèmes. Vous pouvez demander une démo sur leur site.
Passeport de SolarWinds Obtenir une démo
IL colle
IL colle est le principal rival de SolarWinds Passeport. Il s’agit du système de documentation, propriété de Kaseya, un important fournisseur de logiciels MSP. IT Glue combine également la gestion des mots de passe et des documents dans le même service.
Bien qu’elle soit détenue par un producteur de suites PSA et RMM, ITGlue ne limite pas son interopérabilité à ses produits frères. Il existe certainement des intégrations pour ITGlue avec les systèmes PSA et RMM de Kaseya, appelés Kaseya BMS et Kaseya VSA. Le système de documentation s’intègre également aux logiciels MSP concurrents produits par Pulseway, ConnectWise et SolarWinds.
IL Colle est un service basé sur le cloud qui est facturé par abonnement. Le service est disponible en trois éditions : Basic, Select et Enterprise. Ce sont tous des prix par utilisateur et par mois avec un effectif minimum de cinq personnes – bien que l’édition Enterprise soit disponible pour un à quatre utilisateurs à un prix mensuel beaucoup plus élevé que le forfait à cinq utilisateurs. Il n’y a pas d’option sur site. Tous les plans incluent la plateforme de documentation. Le service fournit un éditeur de style base de connaissances / wiki, qui fournit également une structure de stockage d’informations.
IT Glue offre un utilitaire de découverte du système en tant que fonctionnalité complémentaire, non incluse dans les éditions standard. Ce système de découverte automatique explorera automatiquement les inventaires matériels et logiciels d’un réseau et les documentera tous.
Le système de colle informatique crée un cadre pour la documentation, fournit des modèles pour l’écriture et structure les informations enregistrées pour la présentation. Il fournit également un espace de stockage pour la base de documents et des interfaces pour les créateurs et les consommateurs des magasins de documents. Toutes les communications avec le service ITGlue sont protégées par cryptage, de même que les données stockées sur le serveur IT Glue.
IL colle produit un emballage alternatif, appelé MyGlue. Le système MyGlue est une plate-forme en libre-service à laquelle les clients finaux s’inscrivent directement, alors qu’IL est destiné à être utilisé par les MSP pour mettre les informations à la disposition des employés de l’entreprise cliente. MyGlue inclut des fonctionnalités de réinitialisation de mot de passe et de création de bases de connaissances.
ITBoost
ITBoost appartient à ConnectWise, un autre important producteur de systèmes de gestion d’infrastructure. C’est également l’un des principaux fournisseurs de logiciels pour les MSP. ITBoost, ITGlue et Passportal sont donc en concurrence très serrée.
Comme ses principaux concurrents, ITBoost est un service cloud destiné aux MSP et comprend également des services de gestion de mots de passe et un coffre-fort de mots de passe. Les documents créés par ITBoost peuvent présenter des informations aux utilisateurs internes ou externes. Les documents destinés aux utilisateurs externes comprennent un format de formulaire de rétroaction qui permet à l’employé de vos clients de donner des notes sur les services du MSP.
Le système ITBoost a la capacité d’importer des documents et il comprend également un éditeur. Une autre caractéristique intéressante est la possibilité de glaner des informations à partir de tickets d’assistance. Les installations de collecte de données, la structure de présentation et les modèles de documents se combinent pour soutenir la création de SOP pour le personnel du MSP et une base de connaissances pour les utilisateurs pris en charge.
ITBoost dispose d’un ensemble de fonctions qui reposent sur la coexistence de ConnectWise sur le site – ConnectWise Control, ConnectWise Automate et ConnectWise Manage. Il comprend également l’enregistrement des configurations des appareils, aidant à documenter les systèmes gérés par le MSP.
Les communications sur Internet et le stockage des données sur les serveurs ITBoost sont tous cryptés pour des raisons de sécurité.
Bien qu’il soit une propriété de ConnectWise, ITBoost peut s’intégrer aux systèmes PSA concurrents fournis, entre autres, par Kaseya et Pulseway. Il s’intègre également aux packages RMM produits par Atera, SolarWinds et Kaseya. Il s’intègre également à ITGlue, Slack et à une gamme de systèmes téléphoniques VoIP. ITBoost est disponible pour un essai gratuit de 14 jours.
Confluence
Confluence est un produit de la société australienne de logiciels Atlassian. Il s’agit d’un système de documentation, de collaboration et de gestion des connaissances très réussi. Atlassian possède également Jira, l’outil de gestion de projet, et les deux systèmes s’intègrent pour créer une suite de support de projet.
La combinaison de Jira pour la planification et la gestion de projets avec Confluence pour la documentation et la communication est très populaire parmi les équipes de développement agiles. Confluence a été décrite comme une plate-forme de médias sociaux privée pour les entreprises. L’outil est disponible depuis 2004 et a radicalement changé depuis. Au début, il était très similaire au format Wiki typique. Cependant, la méthode opérationnelle du système et le style d’interface ont tous deux changé depuis.
L’apparence et le but des pages créées dans Confluence sont très adaptables et sont pilotés par des modèles. Le système de documentation qui en résulte ressemble plus à un site Web. Différents types de pages permettent la création d’annonces, de bases de connaissances consultables et de pages de commentaires de groupe.
L’outil comprend un éditeur guidé, qui facilite la création de pages via des modèles. Les documents pré-écrits peuvent être importés dans un système de documents créé par Confluence. Cependant, le but de Confluence est de soutenir la création de documents créés dans l’environnement plutôt que d’agir comme un magasin de documents, bien que l’espace de stockage soit inclus dans les plans d’accès en ligne de l’outil.
Confluence est disponible en tant que service d’abonnement basé sur le cloud ou en tant que logiciel sur site. Les acheteurs ont cinq options lorsqu’ils envisagent ce logiciel. Il existe trois éditions pour le service basé sur le cloud et deux options d’achat pour le logiciel sur site.
Les trois éditions de Cloud Confluence sont gratuites, Standard et Premium. Une petite entreprise pourrait bien faire avec la version gratuite. Alors que les versions Standard et Premium permettent jusqu’à 5 000 utilisateurs par compte, la version gratuite est limitée à 10. La fonctionnalité supplémentaire la plus importante avec les deux versions payantes est la journalisation des audits. L’édition Premium comporte de nombreux extras par rapport à la version standard, mais le plus important est l’inclusion d’un module d’analyse. L’espace de stockage est un autre facteur de différenciation avec un compte gratuit de 2 Go, le compte Standard de 250 Go et une allocation de stockage illimitée pour l’édition Premium.
La version sur site, appelée Serveur, peut être disponible moyennant des frais uniques, mais vous devez décider du nombre d’utilisateurs qui auront accès au logiciel car c’est le seul facteur qui influence le prix. L’édition sur site la plus élevée est appelée Centre de données. Ceci est facturé par an et comprend la sauvegarde des données dans le cloud.
DokuWiki
Si vous souhaitez créer un format Wiki traditionnel pour votre documentation informatique, vous disposez de nombreuses options d’éditeur et de gestion de documents. La plupart d’entre eux sont gratuits. Probablement, le meilleur de tous les éditeurs de Wiki est DokuWiki.
Un grand avantage de DokuWiki est sa simplicité. Cela rend l’éditeur et le logiciel de gestion de documents faciles à entretenir. Le système n’a pas besoin d’une base de données associée pour l’indexation ou le stockage de documents. Au lieu de cela, le système de diffusion de contenu DokuWiki fonctionne avec des fichiers texte comme source de données.
Ce système de gestion de contenu de documents a été publié pour la première fois en 2004. Ainsi, le package existe depuis longtemps, ce qui en fait un logiciel bien établi et stable.
Il s’agit d’un programme multiplateforme, vous n’avez donc pas à vous soucier d’avoir le bon type de serveur pour héberger le code. Comme il s’agit d’un logiciel gratuit, il n’existe pas de version cloud de DokuWiki. Cependant, il peut être installé sur un serveur virtuel AWS si vous ne souhaitez pas maintenir un hôte sur site.
Le système de gestion de documents simple et gratuit possède d’excellentes fonctionnalités qui incluent le contrôle de version, chaque version étant conservée, le contrôle d’accès, les modèles et un système de plug-in pour étendre les fonctionnalités de l’outil.
L’outil ne se limite pas à l’affichage de textes occidentaux. Il est également capable de montrer des jeux de caractères non européens, tels que le chinois, l’arabe et l’hébreu. Le CMS dispose d’un système d’indexation intégré et l’écran Wiki fini comprend une fonction de recherche entièrement fonctionnelle.
Si cela ne vous dérange pas d’héberger le logiciel sur site et que vous ne voulez pas payer pour un gestionnaire de documents, cet outil pourrait être la réponse que vous recherchez.
Choisir un outil de documentation informatique
Cette revue ne présente qu’un petit nombre d’options. La principale décision que vous devrez prendre est de savoir si vous voulez un gestionnaire de documentation hébergé ou si vous souhaitez maintenir le logiciel dans vos propres locaux.
Les stratégies en ligne et internes présentent de nombreux avantages. Certains responsables informatiques ne se sentent tout simplement pas confiants d’héberger leur business intelligence en dehors des locaux sécurisés de leur propre entreprise. Si cela vous décrit, vous avez deux options sur cette liste sous la forme de DokuWiki et Confluence. Il y a quatre services hébergés sur cette liste car cette configuration devient de plus en plus accessible à mesure que de plus en plus d’entreprises entrent sur le marché.
Les outils payants de cette liste peuvent s’avérer assez chers. Cependant, si vous êtes une petite entreprise ou une start-up avec très peu de dépenses, vous avez deux options gratuites sur cette liste: DokuWiki et l’édition gratuite de Confluence.
Écrire votre documentation informatique dans les éditeurs de ces outils de gestion de documents est une meilleure idée que de simplement numériser vos bibliothèques de documentation papier existantes. Les systèmes de gestion de contenu spécialement formatés sont meilleurs pour fournir de la documentation informatique que les documents pleine page traditionnels, car ils peuvent fournir de brèves descriptions et des conseils rapides, ainsi que des guides d’utilisation complets et des manuels de procédure.