vállalkozása legalább részben támaszkodik-e a papírrekordokra?
manapság egyre több vállalkozás költözteti át dokumentumtárát a digitális térbe. Azonban nem mindent lehet digitálisra konvertálni. Sok vállalkozás még mindig rendelkezik papíralapú nyilvántartásokkal, amelyeket megfelelően kell tárolni és megszervezni.
a háromgyűrűs kötőanyagok használata a nyomtatott dokumentumok tárolására nagyszerű módja annak, hogy ne sérüljenek meg vagy ne helyezzék el őket. Szüksége lesz azonban egy rendszerre, hogy megszervezze ezeket a dokumentumokat abban az esetben, ha meg kell találnia egyet.
attól függően, hogy hány rekorddal foglalkozik vállalkozása, számos lehetősége van a szervezeti rendszerek számára.
alfabetikus szervezés
az 5000 alatti rekordok esetében az alfabetikus nyilvántartási rendszer továbbra is a leggyakoribb módszer. Ebben a rendszerben az összes rekord (beleértve az ügynökségek, vállalkozások, földrajzi helyek, magánszemélyek, intézmények, témák és témák nevét) ábécé sorrendben vannak felsorolva A-tól Z-ig.
ezt a rendszert mind az ügyfél -, mind az ügyfélnév-fájlokhoz használhatja. Ha tárgyakkal dolgozik, akkor lehet, hogy relatív indexet kell használnia, amelyben kijelöli a téma nevét a témához.
íme néhány további gyakorlati tipp az ábécé szerinti nyilvántartáshoz:
- Ha az ügyfelek vagy kapcsolatok gyűjteménye nagy, fontolja meg külön mappák vagy elválasztók használatát a kötőanyagokban minden szerződéshez.
- tartsa tisztán a dolgokat az egyes mappák tetejének címkézésével (kapcsolattartó vezetékneve, keresztneve).
- használja az ügyfél vezetéknevét az ábécé szerinti rendezéshez. Több mint egy ügyfél az azonos vezetéknév, hasznosítani a keresztnevét is.
- tartsa tisztán a szervezeti rendszert azáltal, hogy ügyfeleit négy részre osztja: a-tól F-ig, G-től L-Ig, M-től R-ig és S-től Z-ig. Könnyen használhat egy kötőanyagot minden szakaszhoz, ha túl nagyok. Ez megakadályozza, hogy a dolgok túlságosan elakadjanak.
numerikus szervezet
numerikus kötőanyag-szervezési rendszerrel a fájlokat egymás utáni sorrendben fogja elhelyezni. Ezt úgy teheti meg, hogy számokat rendel az egyes ügyfelekhez/ügyfelekhez, vagy kihúzhat egy számot az ügyféllistákból.
numerikus bejelentés előnyös lehet, mert hajlamos a termelékenység növelésére, mivel a számok gyorsabbá teszik a bejelentés elvégzését. Az alfabetikus rendszerrel ellentétben könnyen használhat numerikus rendszert több mint 5000 rekordhoz.
Terminal Digit Organization
a numerikus szervezés másik formája a terminal digit rendszer használata. Mint egy hagyományos numerikus rendszer, a számokat egymás után rendezi. A terminal digit rendszerben azonban csak a hozzárendelt szám utolsó két számjegyét fogja használni minden ügyfél számára. Ezt a rendszert általában akkor használják, ha egy vállalkozás nagy számú nyilvántartással rendelkezik.
alfanumerikus szervezet
Ez a rögzítési rendszer mind az alfanumerikus, mind a numerikus rendszereket ötvözi. Az alfanumerikus rendszereket általában akkor használják, ha alanynevek és számok vannak a rendszerben.
ehhez a rendszerhez általában a fájlok ábécé szerinti rendezésével, majd numerikus rendezésével kezdődik. Az alfabetikus rendszerhez hasonlóan relatív indexet kell használnia, amelyben nyomon követheti azokat a számkódokat, amelyekhez az alfabetikus kategóriákat rendelte.
Kategória Szervezet
végül egy kategóriarendszerben a rekordokat kategóriákra bontják, majd ábécé sorrendben rendezik. Használhatja a mappákat vagy az elválasztókat az index fülekkel a kötőanyagok belsejében, hogy a dolgok elkülönüljenek.
a rekordok megtalálásának megkönnyítése érdekében a kategóriákat prioritás szerint is rendezheti. A gyakrabban szükséges információkat külön “prioritás”címkével ellátott iratgyűjtőben lehet tárolni.