3,9 milliárd ember használja az e-mailt 2019-ben, ami a világ népességének több mint fele. Nem meglepő, hogy az e-mail uralja a kommunikációt a munkahelyen. Tudta, hogy egy átlagos amerikai munkavállaló naponta 126 e-mailt kap!
az e-mail etikett elengedhetetlen a mai szakmai világban. A jól összeállított e-mailhez hivatalos üdvözlet, személyre szabott aláírás, világos tárgysor és alapos lektorálás szükséges, hogy csak néhány funkciót említsünk. Ma azonban az e – mail elindításának egyik kritikus aspektusára fogunk összpontosítani-a címzettek megfelelő mezőkbe helyezése.
a címzett mezők egy kicsit bonyolultabbak, mint gondolnád. Amikor új e – mailt ír, három Címzett mező van-Címzett, Másolat és Titkos másolat. Itt a B12-nél azért vagyunk itt, hogy meghatározzuk ezeket, és elmagyarázzuk, mikor és hogyan kell használni őket. Ha ezeket a mezőket helyesen használja, biztosítja a zökkenőmentes kommunikációt minden elküldött e-mailben, és elkerüli a kínos e-mail hibákat.
mi a” Címzett ” mező?
a legegyszerűbb Címzett mező a “Címzett” mező. Ez azt jelentette, a fő címzettek az e-mail. Üzenetének közvetlenül érintenie kell ezeket a címzetteket. Ezenkívül válaszra vagy közvetlen cselekvésre számíthat a” címzettektől ” az e-mailre adott válaszként. A “Címzett” mezőbe több embert is felvehet, feltéve, hogy mindannyian megfelelnek ezeknek a kritériumoknak.
ne feledje, hogy az e-mail minden címzettje, még akkor is, ha “Cced” vagy “Bcced”, látni fogja, hogy ki kerül a “Címzett” mezőbe.
mikor kell használni a” To ” mezőt?
használja a” címzett ” mezőt annak az elsődleges személynek a megszólításához, akinek az e-mailt szánta.
ha például e-mailt ír egy projekt állapotáról, helyezze a projektek fő közreműködőit a “Címzett” mezőbe. Ezzel tudni fogják, hogy elvárják tőlük, hogy reagáljanak vagy megfelelő lépéseket tegyenek. Az e-mail láncban szereplő összes jövőbeli e-mail választ is megkapják.
egy másik példa, ha közvetlenül egy ügyfélnek ír, helyezze az e-mailt a “Címzett” mezőbe. Bár megoszthatja ezt az e-mailt munkatársaival azáltal, hogy “Cc-ing” vagy “Bcc-ing” őket, az e-mail elsődleges címzettje az ügyfél. Így a “To” mezőbe tartoznak.
mi a” Cc ” mező?
a ” Cc “a” carbon copy ” rövidítést jelenti.”Amikor egy címzettet a “Cc” mezőbe helyez, megkapja az e-mail másolatát. Ez azonban azt jelenti, hogy nem ők a közvetlen címzettek. Ezért a” Cc “általában” udvariassági másolatot ” jelent.”
a “Cc” mező elsődleges célja, hogy valakit a hurokban tartson, még akkor is, ha egy üzenet közvetlenül nem érinti őt. A” Cc ” címzettektől nem várható el, hogy cselekedjenek vagy válaszoljanak az e-mailre, de megtehetik, ha akarják. Az összes kapcsolódó e-mail lánc választ is megkapják. A” címzett “mezőhöz hasonlóan minden címzett láthatja, hogy ki” Cced.”
mikor kell használni a” Cc ” mezőt?
íme néhány példa a “Cc” mező megfelelő használatára. Használja, ha azt szeretné, hogy:
tartsa valaki a hurok: használja a “Cc”, hogy valaki frissíteni fontos információkat, amelyek nem igényelnek azonnali, közvetlen választ. Például lehetővé kell tenni a vezetőség és más érintett felek számára, hogy továbbra is tájékozódjanak egy fontos projekt helyzetéről.
fokozza az e-mail sürgősségét: a vállalat magasabb szintű “Cc-ing” – jével a “Címzett” Címzettek megértik, hogy az e-mail fontos. Például “Cc” lehet a főnöke, amikor azt kéri, hogy az ügyfél időben érzékeny információkat küldjön.
ideiglenesen vállalja a munkatárs feladatait: Ha olyan munkát végez, amelyet általában valaki más végez, például egy nyaraláson lévő munkatárs számára, Tartsa naprakészen műveinek állapotát azáltal, hogy “Cc-ing” őket minden releváns kommunikációban. Például: “Cc” őket az Ön és ügyfelei közötti e-maileken.
mutassa be két névjegyét: ha két embert mutat be e-mailben, akkor a “Cc” segítségével megadhatja egymás e-mailjeit. Így bemutatkozhatnak egymásnak és kommunikálhatnak a jövőben.
mikor ne használja a” Cc ” mezőt?
bár sok oka van a “Cc” mező használatának, gyakorolja a megkülönböztetést, mielőtt rákattint a Küldés gombra. A” Cc ” – t gyakran túl bőségesen használják.
csábító “Cc” embereket minden olyan kérdésben, amely lazán bevonja őket. A munkatársak irreleváns e-mail láncokkal történő spamelése azonban nem ajánlott. Pazarolhatja az idejét, és csökkentheti a jövőbeli e-mailek jelentőségét. A “Cc” túlzott használata akár azt is okozhatja, hogy az emberek figyelmen kívül hagyják az e-maileket.
hacsak nem igazán helyénvaló a “Cc” használata, fontolja meg az információk megosztását az érintett felekkel személyesen vagy egy továbbított e-mailben. Adjon hozzá kontextust, hogy miért érinti őket az információ.
itt van még néhány olyan helyzet, amikor kerülni kell a “Cc” mező használatát:
ha valakit hívsz: ha az e-mailed valakit zavarba hoz, vagy nyilvánosan hívja őket, tartsa meg. Például rossz ízű, ha a főnökének dühös e-mailt “küld” egy másik munkatárs felé, ahol rámutat arra, hogyan rontották el. Kezelje az ilyen interakciókat privátban.
Ha nincs beleegyezése: ha a kommunikáció során több fél, meg kell szereznie a jóváhagyást, mielőtt “Cc-ing” valaki új az e-mail lánc. Ellenkező esetben fennáll annak a kockázata, hogy a “Cc-ed” címzett megfelelő felhatalmazás nélkül hozzáférést biztosít magán-vagy minősített információkhoz.
ha a Cc-címzettek listája hosszú: Ha azt veszi észre, hogy 5 vagy 6 főnél többet “Cc-ing”, fontolja meg a “Bcc” használatát. A túl sok ember e-mailje zavaró lehet. Ez károsíthatja a címzettek magánéletét is, különösen, ha még nem ismerik egymást.
ha választ vár: amint azt már kifejtettük, a “címzett” mezőt mindig akkor kell használni, ha közvetlen választ vár. A “Cc-ing” azt az üzenetet küldi, hogy az e-mail egyszerűen udvariasság. Így félrevezető a “Cc”, ha választ szeretne.
mi a “Titkos másolat” mező?
a ” Bcc “a” blind carbon copy ” rövidítést jelenti.”Ahogy a neve is sugallja, a” Titkos másolat ” rejtve tartja a címzettek e-mailjeit. Így a Titkos másolat listája mindenki számára titok, kivéve a feladót.
A Titkos másolat másképp működik az e-mail szálakhoz képest. Míg a” címzett “és a” másolat “címzettek válaszokat kapnak a jövőben, a” Titkos másolat ” címzettek nem. csak az első e-mailt kapják meg. Így továbbítania kell minden olyan jövőbeli e-mailt, amely érintheti őket.
a”Titkos másolat” így működik, mert általában személytelen, tömeges e-mailekre szánják, amelyek nem indokolják a választ. Ezenkívül nem lenne helyénvaló, ha egy másik címzett e-mailt küldene egy olyan listára, amelyről nem tudott, és nem hozta létre.
vegye figyelembe azonban, hogy amikor egy titkos másolat címzettje “mindenkinek válaszol”, a címzett státusza hirtelen ki lesz téve a többi címzettnek. Ha úgy gondolja, hogy egy “titkos másolat” címzett válaszolhat, fontolja meg a “Cc” használatát az átláthatóság biztosítása érdekében.
mikor kell használni a” Bcc ” mezőt?Ez a “Titkos másolat” mező akkor használható a legjobban, ha egyszerűsíteni szeretné az e-mail megjelenését, és megakadályozza, hogy a címzettek lássák egymás e-mailjeit. Bár ez kissé árnyékosnak hangzik, nem fondorlatos célokra készült. Elsősorban a címzettek magánéletének védelmét szolgálja.
használja a “Bcc” – t a következő körülmények között:
vállalati hírlevél megosztásakor: amikor a hírlevél ötleteit vállalati hírlevélben használja, tartsa titokban az e-mail listáját a “Bcc”használatával. Ellenkező esetben az előfizetőket egymás beleegyezése nélkül teszi ki.
kiterjedt Levelezőlista használata esetén: a “Bcc” kiválóan alkalmas e-mail küldésére egy nagy levelezőlistára. Például, ha az e-mail címe egy Főiskola teljes hallgatói testülete vagy egy nagyvállalat összes alkalmazottja, akkor a “Bcc” előnyösebb. Azt is megakadályozza, hogy az e-mailek hosszú listája elvonja az e-mail tartalmát.
Ha a címzettek nem ismerik egymást: a “Titkos másolat” védi a címzettek magánéletét. Ez nagyon fontos, ha a levelezőlistád olyan idegenekből áll, akik nem ismerik egymást.
személytelen e-mailek esetén, amelyek nem indokolják a válaszokat: személytelen e-mail küldésekor a “Bcc” megfelelő. Például, ha üzleti bejelentést küld, például frissített elérhetőségi adatokat, új webhely-promóciót vagy új vezérigazgatóról szóló bejelentést, használja a “Titkos másolat.”
valami aljas leleplezése: Nagyon ritka esetekben a” Titkos másolat ” segíthet a problémás viselkedés feltárásában. A “Cc” – hez hasonlóan ezt is rendkívüli megkülönböztetéssel kell megtenni. Ha azonban olyan problémával foglalkozik, amely indokolja a HR figyelmét, akkor “titkos másolatot” küldhet nekik egy e-mailben, amely kiteszi a munkahelyen zajló nem megfelelő kommunikációt.
összefoglalva, a “Titkos másolat” mező legjobb alkalmazásai a személytelen e-mailek, amelyeket olyan emberek nagy e-mail listájára küldenek, akik nem ismerik egymást. A Bcc használatával tiszteletben tartja a magánéletüket, és elkerüli a frusztráló e-mail láncokat.
mikor ne használja a Bcc-t?
a “Bcc” használatakor kerülje az olyan alkalmazásokat, amelyek árnyékosnak, alulkezeltnek vagy nem megfelelőnek értelmezhetők. Általános iránymutatásként kerülje a “Titkos másolat” használatát, ha:
Az üzenet személyes: a “Titkos másolat” használata személyes e-mailben könnyen átlépheti a vonalat a nem megfelelő területre. Személyes ügyekben az átláthatóság elengedhetetlen. Ellenkező esetben lényegében lehetővé teszi a digitális lehallgatást.
munkatársaknak küld e-mailt: általában a legjobb, ha elkerüli a “Titkos másolat” használatát a munkahelyén, amikor e-mailt küld munkatársainak. Nem néz ki jól az Ön számára, és csökkenti a munkatársak felfogását a munkahelyi integritásról. Tartsa a dolgokat átláthatóan a “CC” és a “To.”
a” Titkos másolat “címzettjének válasza kínos lenne: ha” Titkos másolat ” valaki, mindig lehetséges, hogy válaszolni fog. Ha ez káros lehet, kerülje el. Például ne “titkos másolatot” készítsen a barátjáról, amikor nyitott pozícióra ajánlja őket főnökének. Ha meggondolatlanul válaszolnának: “köszönöm,” az üzenetet szándékozva neked, hirtelen nagyon kellemetlen helyzetbe kerülne.
A To vs. Bcc összefoglalása. vs Cc Irányelvek
a mezők közötti különbségek áttekintésekor használja ezeket az általános irányelveket:
- ha közvetlen választ vagy műveletet vár, használja a” címzett ” mezőt.
- ha átlátható módon szeretné tartani az embereket a hurokban, használja a “Cc” mezőt.
- Ha valaki nem azt jelentette, hogy egy közvetlen címzett, használja a “Cc.”
- Ha azt szeretné, hogy a “címzett” tudja, hogy más fontos emberek tisztában vannak a levelezéssel, használja a “Cc.”
- ha egy inkluzív e-mail láncot szeretne fenntartani, használja a “To” vagy a “Cc.”
- ha személytelen vagy nagy levelezőlistával rendelkező e-mailt küld, használja a “Titkos másolat.”
- meg akarja védeni a címzettek magánéletét, akik nem ismerik egymást, használja a “Bcc.”
- ha titokban szeretne megosztani egy e-mailt valakivel, használja a “Bcc” – t, de gyakoroljon etikai mérlegelést.
minden alkalommal válassza ki a megfelelő címzett mezőt
most, hogy megértette a mezők közötti különbségeket, összeállíthatja az e-maileket szándékkal, udvariassággal és megfelelő etikettel. Biztosítani fogja, hogy e-mailjei professzionálisak legyenek, és tiszteletben tartsák a címzettek határait és magánéletét. Elkerülheti az olyan kínos e-mail baklövéseket is, amelyek másoknak árthatnak vagy károsíthatják hírnevét.