az üzleti feljegyzés írásának képzőművészete valójában valami elveszett művészet.
a digitális kommunikáció térnyerésével és a mobiltelefonokra, valamint a gyors szövegekre és e-mailekre való túlzott támaszkodással úgy tűnik, hogy nincs sok hely a tiszteletreméltó feljegyzésnek.
ez sajnálatos, mivel egy jól kidolgozott üzleti feljegyzés átvághatja a bürokratikus bürokráciát, és világos és tömör módon eljuttathatja a fontos vállalati üzeneteket a megfelelő emberekhez.
Az Emlékeztetők nagyon előnyösebbek az e-maileknél, amikor információkat és adatokat adnak ki a legfontosabb vállalati kérdésekről, például a házirend változásairól vagy egy új vezérigazgató kinevezéséről.
hogyan kell írni a legjobb feljegyzést? A rövid és édes jó kiindulópont, és a kulcsfontosságú pontok kommunikációjának képessége jó módja a befejezésnek.
nézzük meg, hogyan írhatjuk meg a legjobb üzleti feljegyzést.
Hogyan írjunk egy Memo
definíció szerint a memo (rövid memorandum) egy üzleti dokumentum, amely arra törekszik, hogy vegyenek részt a személyzet egy vállalaton belül, és kommunikál fontos üzeneteket kulcsfontosságú kérdésekben találkozók, vállalati politikák, és a vállalati üzleti.
A jó feljegyzés írása leginkább a jó formázásról, a szilárd struktúráról és a szándékolt üzenet világos és tömör továbbításának képességéről szól.
a fenti frontok alapjainak lefedéséhez lépésről lépésre járjuk át a folyamatot egy mesteri emlékeztető létrehozásában.
adja hozzá a címet
a feljegyzés címe rövid és pontos, és mindig az oldal tetejére kerül. Általában egy kifejezést használnak a címben (gondolom “emlékeztető” vagy “emlékeztető a személyzetnek.”) Ideális esetben azt szeretné, ha üzenete kiemelkedne a papírmunka és az e-mailek között, amelyek gyakran elárasztják a modern munkahelyet. A cím irányítása a tervezett közönséghez/címzetthez éppen ezt teszi.
győződjön meg róla, hogy a dátumot
a dátum szükséges referenciapontként. Megmutatja a címzettnek, hogy mikor írta a feljegyzést, és sok esetben sürgősségérzetet ad a feljegyzésnek, valamint azt, hogy annak tartalmát és utasításait komolyan kell venni.
3. Jelölje ki, hogy ki kapja meg a feljegyzést”To”
tisztázza, hogy ki a feljegyzés “From”
Ez a sor a feljegyzés szerzőjét jelöli név és cím szerint (azaz “Sally Stone, értékesítési igazgató íróasztaláról.”) Gyakran a feljegyzés fontosságának hangsúlyozása érdekében a cím kezdőbetűkkel tartalmazza a feladó aláírását. Ez általában akkor fordul elő, amikor egy beosztott írja a feljegyzést egy felügyelőnek vagy menedzsernek – ez a menedzser aláírja a feljegyzést, hogy megmutassa a címzetteknek, hogy a feljegyzésben minden jóváhagyva van, és figyelmet vagy választ igényel.
adjon hozzá egy tiszta témát
Ez a sor jelzi, hogy miről szól a feljegyzés, és mindig világosan, tömören és kényszerítően kell írni. Mindenekelőtt azt szeretné, hogy a feljegyzés kitűnjön, és eljuttassa az üzenetet. Ez a folyamat valóban a tárgysorral kezdődik, és célja, hogy egyértelműen megfogalmazza, miről szól a feljegyzés.
írja be a törzset
Ez a szakasz részletesebben ismerteti, hogy miről szól a feljegyzés. A cél az, hogy gyorsan eljussunk a lényegre (azaz: “hétfőn, Jan. 6 az első negyedéves értékesítési célok és prioritások megvitatása.”) Az első sor minden fontos, mivel megteremti a táblázatot a feljegyzés fennmaradó részére. Ideális, ha a feljegyzés testét rövid bekezdésekre bontjuk – háromnak kell lennie a célnak. Ennél több, és elkezdi elveszíteni a címzettek figyelmét. Ne feledje, világos és tömör a cél egy jó feljegyzés. Az utolsó bekezdésnek tartalmaznia kell egy cselekvésre való felhívást, azaz valami kényszerítőt arra, hogy a címzettet cselekvésre ösztönözze.
jó zárással jelentkezzen ki
a feljegyzés utolsó része tartalmazhat aláírást a feladótól az alján, de nem kell. Csak írja alá és dátumozza az aláírást, hogy hivatalosan “lezárja az üzletet” a feljegyzésen, és tudassa az olvasóval, hogy pontosan kitől származik a feljegyzés. Sokkal fontosabb azonban, hogy a feljegyzést határozott cselekvési felhívással fejezzük be, tudatva az olvasókkal, hogy milyen konkrét lépéseket kell tenni.
jó Memo sablonok a
használatához, hogy segítsen egy jobb feljegyzés megírásában, és vizuális példát adjon arra, hogy mit szeretne egy jó feljegyzés, nézze meg ezeket a minta emlékeztetőket:
- Vertex 42: Ez a weboldal különféle sablonokat kínál, beleértve az “alkalmi” és a “hivatalos” üzleti emlékeztetőket.
- Office.com: ez a weboldal nagyon hasznos, amikor kiválasztják a megfelelő design a memo.
- TemplateArchive.com: ez a webhely nagyszerű munkát végez a feljegyzés folyamatának könnyen érthető harapásokra bontásában. Ez magában foglalja a sablonok szakaszait, a feljegyzés küldésének idejét és a feljegyzés formázását.
mikor kell emlékeztetőt küldeni?
tudni, hogy mikor kell e-mailt írni, ugyanolyan fontos, mint tudni, hogyan kell feljegyzést írni. Például vannak olyan forgatókönyvek, ahol elegendő egy rövid e-mail, vagy egy házon belüli digitális hirdetőtábla eljuttatja a megfelelő közönséghez.
általánosságban elmondható, hogy a feljegyzés írása optimális a következő esetekben:
- amikor olyan üzenetet kell kapnia, amely benyomást kelt. Az e-mailek kiválóan alkalmasak az üzenet gyors megjelenítésére, de egy feljegyzés létrehozhat egy tartós üzenetet. Ha az üzenet komoly problémát vagy ajánlást tartalmaz, a feljegyzés előnyösebb, mint egy e-mail, ha át akarja adni a véleményét.
- fontos az üzenet helyes formázása. Ha üzenetének tartalmaznia kell a felsorolásokat, fejlécek vagy grafikonok, a feljegyzés nagyszerű eszköz az alkalmazottak bevonására.
- amikor az üzenetet ki kell nyomtatni. Ha az üzenet egy vállalati hirdetőtáblán vagy hírlevél formátumban kerül felszámolásra, vagy ha az üzenetet egy vállalati találkozón fogják használni, a hivatalos feljegyzés az út.
kerülje az emlékeztető írását, ha elegendő egy e-mail. Ez általában akkor fordul elő, ha nagyon rövid üzenetet kell küldenie, vagy ha úton van az okostelefonjával, és nincs ideje strukturálni és formázni egy emlékeztetőt.
tippek az írás egy nagy Memo
használja ezeket a tippeket, hogy írjon emlékeztetők, hogy kitűnjön, hogy észre, és járt el a gyors divat.
- tartsa be az emlékeztetőkre vonatkozó vállalati politikát. A legtöbb vállalatnak, különösen a nagyobbaknak, van egy szabványos szkriptje vagy tervrajza, amelyet követni kell egy emlékeztető írásakor. Maradj közel hozzá, és használd a tervrajzot, hogy megértsd a lényeget.
- tartsa a mondatokat és bekezdéseket rövidnek és lényegesnek. Ahogy Ernest Hemingway mondta egyszer: “a rövidség kulcsfontosságú.”A hosszú, szavas emlékeztetők olyan emlékeztetők, amelyeket gyakran nem olvasnak el.
- felsoroláspontok használata. Ahhoz, hogy tömörebb, és hogy a pont az egész, használja pont, hogy jobban közvetíteni az üzenetet.
- Fókuszban a cselekvésre ösztönzés. A feljegyzés vége, ahol a cselekvésre való felhívás szerepel, létfontosságú a feljegyzés folyamatában. Koncentrálj a szóbeszédre, amely inspirálja az olvasót, és felkelti és mozgatja őket. Tedd fel magadnak ezt a kérdést: mi az a legfontosabb Elvitel, amelyet az olvasók fel akarnak venni a feljegyzésből?
- Szerkesztés nyelvtanhoz. Senki sem akarja elolvasni az elírásokkal és nyelvtani hibákkal teli feljegyzést. Győződjön meg róla, hogy lektorálja a feljegyzést, és fektessen be olyan jó nyelvtani szoftverekbe, mint a Grammarly.