Hogyan kell ütemezni a napot az optimális termelékenység érdekében

tekintse meg teljes útmutatónkat arról, hogyan hozhat létre ütemtervet, hogy a lehető legtöbbet hozza ki napjaiból.

mindannyian ugyanazt a huszonnégy órát töltjük minden nap. Akkor miért sikeres emberek kap annyira tenni a huszonnégy óra, míg mások küzdenek, hogy a feladatok elvégzéséhez az alapvető teendők listája?

az egyik válasz az időgazdálkodás. Sok embernek gondja van arra, hogy egész nap hatékonyan használja az idejét. De ha te vagy az, ne aggódj. A termelékenységi tippek használatával és a hatékony napi ütemterv létrehozásával és betartásával minden egyes nap többet és jobbat tehet.

miért fontos a nap ütemezése

hogyan kell ütemezni a napot

• határozza meg, hogy miért
• prioritások beállítása
• becsülje meg, hogy mennyi ideig tart egy feladat
• dolgozzon okosabban, ne nehezebben

az ütemezési technikák típusai

• hozzon létre egy produktív reggeli rutint
• kerülje a Feladatváltást
• kötegelt feladatok
• li>
• várják a váratlan
• tőkeáttétel technológia
• Emlékezz papír
• egyél a béka
• értékelje és pivot

miért ütemezése a nap fontos

idő véges erőforrás mindannyiunk számára. A korlátozott számú nap és óra véletlenre hagyása nem felelős erőforrás-gazdálkodás. Ehelyett használjon ütemtervet, és élvezze a jutalmakat:

• csökkentse az elpazarolt időt: hacsak nem a “töltsön 2 órát a közösségi médiában és a videojátékokban” a napi menetrendjében, akkor az ütemterv használata megakadályozza, hogy időt pazaroljon olyan dolgokra, amelyek nem szerepelnek a napirenden.
• növelje a boldogságot:még a tudomány is egyetért. Az ütemterv követése boldogabbá tesz!
• a termelékenység javítása: többet végez, ha egy ütemtervet követ.
• csökkenti a stresszt: Az ütemezés nagyobb biztonságot teremt, ami csökkenti a stresszt–és javítja az egészséget. Mindenki nyer!
• az együttműködés megkönnyítése: bármikor, amikor egy csapattal dolgozik, egy ütemterv tart mindenkit ugyanazon az oldalon, ugyanazon a helyen, ugyanabban az időben.

A nap ütemezése

egyértelmű, hogy a nap ütemezése értékes. Azonban nem csak dobhatsz dolgokat az aranyos kiscicák naptárába, és remélheted a produktív életet.

ehelyett olyan stratégiára van szükség, amely lehetővé teszi a termelékenység ütemezését és a fontos munka hatékony elvégzését. Íme néhány vezérelv, amelyek segítenek a hatékony napok ütemtervének használatában.

nézzünk szembe a tényekkel. Nem minden, amit egy nap alatt csinálunk, szórakoztató. Vannak olyan feladatok, amelyeket egyszerűen nem akarunk elvégezni. Bízhatunk a finomságban és az eltökéltségben, de ez energiát tud felszívni. Ehelyett keresse meg a belső motivációt a miért meghatározásával.

mindenki miért más, de ez a jelentése és célja mindennek, amit teszünk. Ezt a koncepciót népszerűsítette Simon Sinek könyvében kezdje miért. Sinek bizonyítja, hogy a” miért ” valóban motiválhatja az egyéneket és a vállalkozásokat céljaik elérésére.

A miért nagyobbnak kell lennie, mint “mert muszáj” vagy “mert valaki azt mondta nekem.”Az egyén számára miért lehet biztonságos és boldog életet biztosítani gyermekeinek. A vállalkozások számára a miért nézhet ki jobban, ” hogy segítsen az embereknek a sikerben.”

akkor minden, amit személyként vagy vállalatként teszel, annak a szolgálatának kell lennie.

szó szerint több millió módon lehet eltölteni minden nap. És nem tehetsz meg mindent. Prioritások nélkül előfordulhat, hogy időt tölt olyan feladatokkal, amelyek nem vezetnek sehova. Ha pedig csapatvezető vagy menedzser vagy, akkor prioritásokat kell meghatároznod a csapatod számára, hogy ők is tudják, mi a fontos.

tehát meg kell találnod, hogy valójában mit kell tenned ahhoz, hogy elérd a céljaidat a miért szolgálatában. Először írjon le mindent, amire gondolhat. Ezután távolítson el mindent, ami nem kapcsolódik a miért. Ezután tegye fontossági sorrendbe a prioritásait.

az, hogy merre kell menni, ugyanolyan fontos, mint menni. Érdekes lehet egy úti cél nélküli utazás, de a rendeltetési hely szem előtt tartása nélkül, ki tudja, hová kerül.

miután kitalálta, mit kell tennie, derítse ki, mennyi ideig tart. És nem arról beszélünk, hogy mennyi ideig tart ez a fantázia földjén. Tudnod kell, hogy valójában mennyi ideig tart megtenni a dolgot.

az egyik leggyakoribb ütemezési hiba, amelyet az emberek elkövetnek, az, hogy nem becsülik meg helyesen, hogy egy feladat vagy projekt mennyi ideig tart. “Ha túl vagy alulbecsüli, hogy ez mennyi ideig tart, akkor valószínűbb, hogy eldobja a teljes ütemtervet. Még ennél is rosszabb, hogy elmulaszthat egy határidőt, vagy értékes időt pazarolhat Önnek és a legfontosabb érdekelt feleknek, például az alkalmazottaknak és az ügyfeleknek.”

tehát komolyan kell venned magad, és bátorítanod kell a csapatodat, hogy ugyanezt tegyék. Szánjon egy-két hetet, és kövesse nyomon az idejét. Mennyi ideig tart 1000 szó írása vagy e-mailek megválaszolása? Ezután reálisan megtervezheti az ütemtervet, javítva a siker esélyeit.

Tim Ferriss, szerzője a 4 órás munkahét rá valami. A nyüzsgés korában néha úgy érezzük, hogy állandóan mennünk kell. De mi lenne, ha úgy használnánk az időnket, hogy kevesebbet dolgozhassunk? Akkor mi is rátalálnánk valamire.

Ferriss támogatja a munka intelligensebb stratégia rendszerek segítségével, amelyek “lehetetlenné teszik, hogy rosszul viselkednek.”Akkor nem kell az akaraterő véges erőforrásaira támaszkodnia. Tehát a termelő rendszerek létrehozása kulcsfontosságú lépés a Ferriss számára.

az okosabb munkavégzés egyéb módjai magukban foglalják a nap legtermékenyebb időszakainak azonosítását, majd az adott időszakra vonatkozó kulcsfontosságú feladatok ütemezését. Sokunk számára az energiaszint a legmagasabb reggel. Ha azonban igazi éjszakai bagoly vagy, nyugodtan használja ki ezt az időt a dolgok elvégzéséhez.

stratégiainak is kell lenned. Igen, számos módja van a cél elérésének. Amikor kiválasztja, hogy melyik utat választja, vegye figyelembe a kockázat-haszon, amit csinálsz. Felhívhatnál 100 embert, és kaphatnál egyet. Vagy hidegen hívhatja a megfelelő tíz embert ugyanarra az előnyre.

az ütemezési technikák típusai

nincs egy kaptafára megoldás a legtermékenyebb ütemezés létrehozására. De ezek az ütemezési technikák segíthetnek az út mentén.

Kezdje a szabadnapját egy olyan reggeli rutinnal, amely megerősíti a termelékenységet.

Hal Elrod, a csoda reggel szerzője szerint: “az, hogy minden nap felébredsz, és a reggeli rutinod (vagy annak hiánya) drámai módon befolyásolja a siker szintjét az életed minden egyes területén. Koncentrált, produktív, sikeres reggelek koncentrált, produktív, sikeres napokat generálnak.”

Elrond megváltoztatta az életét azzal, hogy reggel 5-kor felébredt, hogy időt töltsön csendben, meditálva, olvasva és gyakorolva. Ez adta meg az alaphangot napjainak, és képes volt kihúzni magát a zúzódó adósság alól, és új sikerszinteket elérni.

a tökéletes reggel másképp nézhet ki, mint Elrondé, de érdemes minden nap korán félretenni az időt, hogy meghatározzuk a nap hátralévő részét.

a többfeladatos feladat hatékonynak tűnhet. Végül is, egyszerre többet csinálsz, igaz? Rossz. Valójában, bár egyszerre többet csinálsz,valójában nem kapsz többet. Egyre kevésbé vagy kész.

valójában a multi-tasking valódi költsége a termelékenység akár 40% – A is lehet. Minden alkalommal, amikor a feladatok között mozog, az agyának időbe telik a váltás. Ezenkívül az emberek hajlamosabbak a hibákra a feladatváltáskor. Minél összetettebb a feladat, annál nagyobb a veszteség.

tehát van értelme egyszerre csak egy dolgot csinálni. Ez lehetővé teszi, hogy valóban összpontosítson arra, amit csinál. Akkor meg tudod csinálni hatékonyabban.

amikor ütemezi a napot, kerülje a feladatváltást, ha lehetséges. Adj magadnak elegendő időt a feladatok elvégzésére egyszerre. És mikor csinálod? Ne ellenőrizze az e-mailjét.

láttuk, hogy a feladatváltás hogyan befolyásolhatja a termelékenységet. Azonban mindannyiunknak több, mint egy dolog, hogy egy nap. Így minimalizálhatja a tevékenységváltás hatását a feladatok kötegelésével és a blokkütemezés használatával.

sokféle módon definiálhatja a “hasonló feladatokat”. De a legfontosabb az, hogy a feladatoknak egyesítő funkcióval kell rendelkezniük, amely hatékonyabbá teszi őket, ha együtt végzik őket. Gondolj futó megbízásokat. Több értelme van mindenhová menni egy bizonyos földrajzi helyen.

hasonlóképpen kötegelheti a feladatokat az elvégzéshez szükséges gondolkodásmód szempontjából. Például az adminisztratív feladatok egyfajta gondolkodásmódot igényelnek, de az olyan kreatív feladatok, mint a blogbejegyzés írása vagy a hibakeresési kód, valami egészen mást igényelnek. De csoportosítása feladatok gondolkodásmód, akkor csökkentheti a hatását teljesen váltás fogaskerekek.

Elon Musk híresen használja a feladatok adagolását, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindent megtesz a vállalkozása érdekében, és még mindig időt tölt a családjával. Feladat batching a folyamat ütemezése, mint a feladatok együtt, így meg tudod csinálni őket hatékonyabban.

nem tudja megjósolni a jövőt, de biztos lehet benne, hogy valami váratlan fog történni egy bizonyos ponton. Nem tudod, mi az, vagy mikor jön, de odakint van. A produktív ütemterv ezt figyelembe veszi.

valószínűleg veled történt. Azonosította a miértjét, és létrehozta prioritásait és feladatait. A legfontosabb feladatokat a legtermékenyebb időbe ütemezte. Produktivitási rocksztár voltál.

ekkor hirtelen vészhelyzet lép fel. Mindent oldalra tol, hogy foglalkozzon ezzel a sürgős feladattal. A hatékony időbeosztásod fájdalmas halált hal.

ennek sem kell sürgős projektnek lennie. Lehet, hogy egy beteg gyerek tart otthon egy csapattagot. Lehet, hogy egy időjárási vészhelyzet mindenkit otthon tart. Lehet, hogy váratlan szerverleállás lassítja mindenki tempóját. A kis dolgok ugyanolyan hatékonyan ölhetik meg a termelékenységet, mint a nagy dolgok. És őszintén szólva, ezek gyakoribbak.

csakúgy, mint az intelligens pénzkezelés, ha sürgősségi megtakarítási alap van, rendelkeznie kell sürgősségi időalappal is. Természetesen nem tud felhalmozni időt, de építhet egy időpárnát az ütemtervébe. Így, amikor a váratlan jön, készen állsz.

a technológia nagyon jó az ütemezésben. Végül is alapszinten az ütemterv csak egy táblázat. De az ütemezési technológia messze túlmutat egy egyszerű rácson.

az olyan eszközök, mint a Google calendar, segítenek ütemezni az ismétlődő feladatokat, a színkódos feladatokat, emlékeztetőket beállítani, sőt naptárakat is megosztani a csapatok között. Mindezek növelik az ütemterv hatékonyságát. Ráadásul megakadályozzák, hogy elfelejtsd azt az ügyfél-találkozót.

azonban sokkal többet is tehet. Használjon iPhone alkalmazást a naptár eléréséhez útközben. Távolítsa el az oda-vissza telefonhívásokat és e-maileket az értekezletek ütemezéséhez azáltal, hogy lehetővé teszi mások számára az értekezletek ütemezését közvetlenül a naptárban.

a lehetőségek végtelenek!

olyan jó, mint a technológia az ütemezési játék növelésében, ne engedje le a papír értékét ebben a digitális világban. A papírtervezők, a bullet folyóiratok, a teendők és más analóg eszközök ugyanolyan hasznosak lehetnek.

valójában a tervező iparág vezetője, Erin Condren Lifeplanner megkapta a Good Housekeeping jóváhagyási pecsétjét, mint termelékenységi eszközt. A notebook rendszerek, mint például a Ryder XXX Bullet Journal, szintén termelékenységi eszközként jelennek meg.

természetesen semmi sem veri meg a jó, régimódi tennivalók listáját az egyének pályán tartásához. A dolgok leírása megkíméli a fáradságot, hogy emlékezzen rájuk. A jutalom pedig, ha átléped a dolgokat a listádról, nagyon motiváló lehet.

Mark Twain szerint: “ha a munkád békát enni, akkor a legjobb, ha reggel először csinálod. És ha két békát kell megenned, a legjobb, ha előbb a legnagyobbat eszed meg.”

ezzel a logikával az egyik ütemezési módszer a legnehezebb, legfontosabb feladatok előtérbe helyezése. És ha egynél több ilyen feladatod van, akkor a nehezebbet kell elvégezned, mielőtt a könnyebbeket.

ennek a módszernek a használatához képesnek kell lennie azonosítani a nap legfontosabb prioritását. Végső soron a prioritásnak egyedinek kell lennie, mivel nem tudunk egyszerre két dolgot megtenni. (Lásd A Feladatváltást!)

a nehezebb feladatok gyakran a leginkább hajlamosak a halogatásra. Végtére is, a legtöbb ember tényleg nem akar enni egy béka. Tehát reggel az első dolog, hogy reggel megtegye, megakadályozza, hogy egész nap ellökje őket. Ráadásul, ha elkészültek, szabad ideje van szórakoztatóbb feladatok elvégzésére.

a termelékenység ütemezése mozgó cél lehet. Lehet, hogy tökéletes ütemterve van, de szánjon időt arra, hogy felmérje erőfeszítéseinek eredményeit. Te és a csapatod valóban produktív emberek vagytok?

itt van néhány kulcsfontosságú kérdés, amelyet fel kell tennie magának és csapatának, hogy értékelje a menetrend hatékonyságát:

• betartja a határidőket?
• helyesek voltak az időbecslések?
• előre nem látható problémák zavarják az idővonalakat?
• érezted az óra nyomása alatt?
• működött a megbeszélésünk?

miután összegyűjtötte az adatait, megalapozott döntéseket hozhat arról, hogy hová menjen innen. A elmulasztott határidők rossz időköltségvetést jelezhetnek, amely probléma könnyen megoldható a következő hónapban, sprintben vagy negyedévben. Az idegen találkozók kiküszöbölhetők. Több párnázást lehet hozzáadni az előre nem látható problémák kezeléséhez.

következtetés

olyan sok trükk és eszköz van a kreatív produktív ütemtervekhez, amelyek valóban működnek a munkahelyen és otthon. Ha nem próbálod ki őket, lehet, hogy pénzt dobsz ki az ablakon. Ennél kevésbé produktívabbat nem is gondolhatunk!

melyek a legjobb termelékenységi tippek és rutinok?