a memorandum (vagy feljegyzés) hihetetlenül sokoldalú kommunikációs forma, amelyet gyakran használnak az üzleti beállításokban. A gyakorlatban az emlékeztetők megválaszolják a kérdéseket és információt adnak. A feljegyzést a Merriam-Webster úgy határozza meg, mint “rövid írásbeli üzenetet vagy jelentést egy vállalat vagy szervezet egyik személyétől vagy részlegétől a másiknak.”
bár a meghatározás elég egyszerűnek tűnhet, a feljegyzés megírásának ismerete továbbra is megköveteli, hogy egy adott formátumot kövessen. És, mint az írás bármely formájára igaz, ez a formátum jól vagy rosszul követhető.
szándék és közönség
amikor elkezdi a feljegyzést, kezdje azzal, hogy figyelembe veszi a feljegyzés szándékát.
mit próbál elérni a feljegyzés? Megpróbálod tájékoztatni az embereket a változásról? Bejelentést teszel? Válaszolni akarsz egy kérdésre?
bár ez a lépés egyszerűnek tűnhet, hosszú távon hasznos lesz, ha egyértelműen meg tudja határozni, hogy a feljegyzés milyen célt szolgál.
ezután határozza meg a közönséget. Ki szeretné, hogy olvassa el a memo? A főnököd? Az egész iroda? Vagy egy konkrét osztály? A közönség ismerete segít abban, hogy az emlékeztető hasznos és világos legyen az olvasók számára azáltal, hogy befolyásolja a választott szavakat és a használt hangot.
A címsor
most, hogy meghatározta a feljegyzés szándékát és közönségét, könnyedén kitöltheti a feljegyzés fejlécét. A feljegyzés címe, egészen egyszerűen, a feljegyzés fő szövege feletti információ; jelzi az olvasónak, hogy mi a dokumentum, kinek címezték, kitől származik, a küldés dátuma és a tárgy.
íme egy példa a címsor elrendezésére:
MEMORANDUM
TO:
FROM:
dátum:
tárgy:
a téma írásakor próbáljon minél több információt megadni a lehető legkevesebb szóval. Gondolj rá úgy, mintha a legfrissebb hírek címsorát írnád; adjon az olvasónak gyors és egyértelmű jelzést a következő szövegről.
A törzs
mivel ismeri azokat a neveket vagy részlegeket, amelyeknek a feljegyzés címzettje, a dátumot és a nevét, a következő lépés az emlékeztető törzsének kidolgozása.
amikor a fő szövegen dolgozik, az egyszerűségre és az egyértelműségre kell összpontosítania. Azt szeretné, hogy az olvasó gyorsan és könnyen megértse, amit mond.
az első mondatban ismételje meg a feljegyzés tárgyát mondat formájában. A nyitó bekezdésnek könnyen folynia kell a tárgysorból. Mint egy tézisnyilatkozat, egyértelműen fel kell tüntetnie a feljegyzés szándékát, miközben meg kell adnia a feljegyzés többi részének hangját.
összességében az első bekezdésnek pontosan meg kell magyaráznia, hogy miről fog szólni a feljegyzés. A következő bekezdések mindegyikének erre az információra kell épülnie, részletesebben.
hogy a feljegyzés olvasható maradjon, próbáljon minden bekezdést hét sor alatt tartani. A rövid bekezdések könnyebben olvashatók a közönség számára, és a közönség értékelni fogja a sok fehér helyet az oldalon (vagy a képernyőn).
ne felejtse el a lehető legrövidebb feljegyzést tartani. Bosszant valaha, amikor a Game of Thrones legújabb epizódja kiterjesztett jeleneteket tartalmaz egy olyan karakterről, akit nem érdekel? Nos, ez a frusztráció semmi ahhoz képest, hogy egy olvasó túl hosszú, unalmas feljegyzést próbál szitálni.
Az Emlékeztetők általában kevesebb, mint egy oldal hosszúak (bár vannak kivételek, és ha a feljegyzés egy oldal felett van, akkor hozzá kell adnia egy rövid összefoglaló nyilatkozatot a végén). Soha ne vágja ki a szükséges információkat annak érdekében, hogy rövidebbé tegye a feljegyzést, de ne feledje, hogy a tömör feljegyzés megírásának ismerete biztosítja, hogy a közönség teljesen elolvassa és teljesen megértse.
a feljegyzés törzsében több van, mint a dolgok gyors kijelentése. A Clarity foglalkozik az ötletek megfogalmazásával is, ami azt jelenti, hogy el kell távolítani a túlságosan technikai szavakat vagy zsargont. Ezért fontos szem előtt tartani a feljegyzés tervezett közönségét. Ha egy adott részleghez fordul, megúszhatja a feljegyzésben szereplő technikai kifejezések használatát (ez valószínűleg még jobban meg fogja érteni őket). Ha az egész irodának ír, akkor a legjobb, ha elkerüli a szótárt igénylő kifejezéseket.
Idézetek
Ha más forrásokra hivatkozik a feljegyzésében, győződjön meg róla, hogy a közvetlenül idézett anyagot idézőjelekbe helyezi, és a források listáját külön oldalon tartalmazza. Ügyeljen arra is, hogy megfelelően idézze őket!
szerkesztés és lektorálás
az olvasók csak akkor veszik komolyan a feljegyzést, ha ezt megteszed. Ha elírja a feljegyzést, vagy formázási hibákkal és következetlenségekkel tölti ki, a kommunikáció elveszíti hatékonyságát.
engedje meg magának egy kis extra időt a feladat elvégzéséhez, különösen akkor, ha éppen megtanulja, hogyan kell feljegyzést írni, miután befejezte az írást, vegyen egy kis időt a feljegyzéstől (vegyen egy kávét, dolgozzon egy másik projekten, vagy regale munkatársait a külföldi napok meséivel), és térjen vissza az íráshoz egy friss szempárral. Vagy még jobb, kérje meg kollégáját vagy profi szerkesztőjét, hogy nézze át az írását.
miután biztos benne, hogy a feljegyzés világos, tömör és hibamentes, készen áll arra, hogy elküldje a világba!