a beszerzési igények és a beszerzési megrendelések (“POs”) egyaránt kulcsfontosságú dokumentumok a hatékony beszerzési folyamatban minden vállalkozás számára. Lehetővé teszik a csapatok számára a vásárlások megfelelő megtervezését, a költségvetések megtervezését, valamint pénzügyi ellenőrzések esetén a kiadások igazolását.
mégis sok cégtulajdonos nem ismeri az egyes dokumentumokat és azok konkrét szerepét a beszerzési folyamatban. Ennek eredményeként az emberek vagy visszaélnek ezekkel a dokumentumokkal, vagy egyáltalán nem használják őket.
bontsuk le a beszerzési folyamat alapjait azáltal, hogy feltárjuk a beszerzési igények és a beszerzési megrendelések közötti különbséget.
mi az a vásárlási igény?
a vásárlási igény olyan dokumentum, amelyet a szervezeten belüli alkalmazott hoz létre áruk vagy szolgáltatások vásárlásának kérésére.
amikor kitölti a vásárlási igényt, még nem vásárol semmit. Csak a vásárlás folyamatát kezdi meg belső engedély kérésével.
ezt a dokumentumot akkor használják, amikor a szervezet egyik alkalmazottja megrendelési kérelmet nyújt be, ha bizonyos árukra vagy szolgáltatásokra szükség van.
a munkavállaló menedzsere – vagy bárki, aki a vállalatnál a vásárlásokért felelős – értesítést kap arról, hogy a munkavállaló megrendelési kérelmet nyújtott be, miután megkapta az igénylést.
Beszerzési igénylések vázolja fel a szükséges részleteket befejezése előtt a vásárlás, amennyiben azt jóvá kell hagyni, mint például:
- termék leírása és mennyisége
- a szállító neve
- Ár
- a vásárló neve és osztálya
a beszerzési igénylések ritkán (ha valaha) elhagyják a szervezetet. Az alkalmazottak ezeket a belső dokumentumokat használják engedély megszerzéséhez. Mint ilyenek, ezek nem jogilag kötelező érvényű dokumentumok.
nem minden vállalat használja beszerzési igényléseket a beszerzési folyamat során. Más esetekben egyes vállalatok vásárlási igényt igényelnek a meghatározott dollárösszeget meghaladó vásárlásokhoz.
ezenkívül a számviteli osztály ezt a dokumentumot használja a jövőbeli kiadások tervezéséhez. Sokkal könnyebb elkerülni a költséges hibákat, ha a vásárlás jóváhagyása előtt ellenőrzi a költségvetést.
miért van szüksége beszerzési igénylésekre?
Beszerzési igénylések részletezze a megrendelés minden részletét, amelyet a szervezetnek meg kell tennie. Akkor miért nem hagyja ki a vásárlási igényt, és menjen egyenesen a megrendeléshez?
- segítenek egy egyértelmű beszerzési folyamat kialakításában. Ha átirányítja a vásárlási engedélyt egy közös kezelőhöz a beszerzési igénylési Űrlapok segítségével, egyszerűsítheti a szervezet folyamatait. A folyamatot sokkal könnyebb kezelni és formalizálni, ha egyértelmű szabályok vannak arra vonatkozóan, hogy ki mit és mikor vásárolhat.
- segítenek felismerni és megelőzni a csalásokat a szervezetben. Minél több lépés vesz részt a beszerzési folyamatban, annál valószínűbb, hogy valaki kiszimatolja a csalárd vásárlást, ha ez megtörténik.
- közvetlenebb irányítást adnak a finanszírozásnak a vásárlás felett. Ha valaki az osztályon kívülről kell vásárolnia valamit, akkor kitöltheti a vásárlási igényt, és benyújthatja azt a vásárlások vezetőjének. Ily módon ugyanaz a részleg felügyeli a szervezet minden vásárlását.
hogyan működik a beszerzési igénylés?
a beszerzési igényeket először egy olyan alkalmazott tölti ki, aki látja, hogy szükség van egy termékre vagy szolgáltatásra. A munkavállaló kitölti az összes részletet, beleértve az árat, a javasolt szállítót, valamint az áruk vagy szolgáltatások sajátosságait. A dokumentumot ezután jóváhagyásra megküldik a beszerzési osztálynak.
tegyük fel, hogy fut egy gyártó cég. Van egy csapat mechanika, aki rutinellenőrzéseket és javításokat végez a fúrókon, fűrészeken és más gépeken. Ha az egyik szerelője tudomást szerez egy új típusú berendezésről, amely megkönnyítené az életüket a rutinszerű ellenőrzésekhez – olyan berendezések, amelyeket a vállalat még soha nem vásárolt meg–, akkor kitölthetik a vásárlási igényt anélkül, hogy először engedélyt kellene kérniük.
a szerelő elküldi a kitöltött űrlapot a beszerzési osztálynak. Gondoskodnak az új berendezések iránti kérelem jóváhagyásáról vagy elutasításáról. Mivel a berendezés csúcskategóriás, a vásárlások vezetője először a pénzügyi osztálynál jelentkezik, hogy megbizonyosodjon arról, hogy ez megvalósítható igény.
mi az a megrendelés?
PO néven is ismert, a megrendelés egy dokumentum, amely felvázolja a tényleges vásárlás részleteit.
a beszerzési osztály a vásárlási igény jóváhagyását követően hozza létre a megrendelést. Ha egy szervezet nem használ beszerzési igényeket, más alkalmazottak is kitölthetik a beszerzési megrendeléseket jóváhagyásra.
a vásárlási igényléssel ellentétben a megrendelés külső dokumentum. A vásárlás elküldi az eladónak, mint utasításokat a megrendelés teljesítésére és a fizetés feldolgozására.
vegye figyelembe, hogy a POs nem azonos a számlákkal — ezek nem fizetési felszólítások.
És miután a megrendelőlapot véglegesítették és a Vevő és az eladó jóváhagyta, jogilag kötelező érvényű dokumentummá válik.
POs tartalmaz mindent, amit az eladónak tudnia kell a megrendelés teljesítéséhez, és mindent, amire a vállalatnak szüksége van a vásárlás dokumentálásához:
- a vállalat neve
- a megrendelést végző alkalmazott neve
- a PO létrehozásának dátuma
- az áruk mennyisége és ára
- fizetési feltételek
- az összes érintett fél aláírása
- /li>
hogyan működnek a megrendelések?
a szervezet csak akkor hoz létre megrendeléseket, ha előre akar lépni, és hivatalosan árut vagy szolgáltatást szeretne vásárolni. Ha jóváhagyott beszerzési igényléssel rendelkezik, a beszerzési osztály létrehozhat egy PO-t a kérelemben szereplő információkból. Ha a PO meghaladja a meghatározott dollárösszeget, a legtöbb vállalat a dokumentum véglegesítése előtt kéri az alelnök jóváhagyását, hogy elküldje az eladónak.
térjünk vissza a gyártó cég. A vezetés úgy dönt, hogy jóváhagyja a szerelő új csúcskategóriás berendezések beszerzési igénylését.
innen a beszerzési osztály alkalmazottja kitölti a PO-t. Mivel azonban a berendezés több mint 10 000 dollárba kerül, a vásárlás előtt az alelnöknek jóvá kell hagynia a PO-t.
Az alelnök megnézi a PO-t, jóváhagyja, és visszaküldi a beszerzési osztálynak, aki gondoskodik a PO elküldéséről az eladónak és a saját számviteli részlegének.
amint az eladó megkapja és aláírja a dokumentumot, a PO jogilag kötelező érvényűvé válik. Most mindenki – a szerelő, a Beszerzési Osztály, az alelnök, a számviteli osztály, az eladó-a hurokban van, és ugyanazokat a feltételeket olvasta el a vásárláshoz.
tehát ha a vállalat egy adott időpontban megkapja az új berendezéseket, akkor számítanak rá.
mi a különbség a beszerzési igénylés és a megrendelés között?
nézzük gyorsan megy át, hogy az egyes dokumentumok különböznek:
| funkció | vásárlási igény | megrendelés |
| mi ez? | vásárlási kérelem | megrendelés megerősítése |
| ki hozza létre? | bármely alkalmazott | Beszerzési Osztály vagy osztályvezető |
| mikor küldik el? | amikor egy alkalmazott keresletet lát áruk vagy szolgáltatások iránt | amikor megrendelést kell leadni árukra és/vagy szolgáltatásokra |
| ki kapja meg? | osztályvezető és / vagy beszerzési osztály | eladó |
| milyen információkat tartalmaz? | – Dátum igénylés jön létre – igénylés száma – a munkavállaló neve így igénylés – a szükséges elemek leírása – tételek száma és az ár– javasolt szállító információ |
– Dátum PO jön létre – PO száma – a vevő neve – Leírás tételek vagy szolgáltatás vásárolt – tételek száma és az ár – fizetési feltételek – számlázási és szállítási címek – szállítási dátum |
a beszerzési igények és megrendelések szerepe egy hatékony folyamat
függetlenül attól, hogy Ön eladó vagy vásárló, vállalata profitálhat abból, ha a beszerzési folyamatot hatékonyabbá teszi az összes érintett fél számára.
meghatározott szabályok és folyamatok nélkül az alkalmazottak sok időt pazarolnak az elveszett információk vagy a helytelen papírmunka okozta hibák kijavítása után.
ennek egyik egyszerű módja a könnyen használható, elektronikus beszerzési igénylési és PO sablonok implementálása a folyamatokba beszerzési automatizálási szoftver segítségével.
Gondolj így – meg kell tölteni a forrásokat a megfelelő helyen, ha azt szeretné, hogy kitűnjön, és növekszik az üzleti. Ma az üzleti folyamatok automatizálási eszközei könnyen elérhetők, hogy az alkalmazottak akkor is előnyt élvezhessenek, ha nem programozók.
azzal, hogy hátramarad, és állandóan rohangál, mint egy fej nélküli csirke, hogy azon maradjon, hogy ki mit és mikor vásárolt, rengeteg erőforrást pazarol. Időközben mások felzárkóznak hozzád.
vegyük példaként a gyártó céget. Ha régi iskolai beszerzési folyamatokat használ, akkor a beszerzésre pazarolt összes erőforrás olyan erőforrás, amelyet elvesz a pozitív ügyfélélmény megteremtésétől. Manapság rengeteg modern gyártó cégek, hogy az ügyfél lehet menni, ha nem tud adni nekik a szolgáltatás minőségét tudják, hogy máshol.
így kapcsolódik ez egy másik típusú folyamathoz – a Netflix megváltoztatja az emberek médiatartalom-fogyasztásának módját. Most egyre több hálózat kínál hasonló streaming szolgáltatásokat, hogy továbbra is relevánsak maradjanak.
ugyanez vonatkozik az automatizálásra is.
egyszerűsítse a beszerzési folyamatot
nehéz vállalkozást vezetni. A kihívások mindennap felbukkannak egy elégedetlen ügyféltől egy váratlan költségig. A papírmunka üldözése helyett azt szeretné, hogy az alkalmazottak az ügyfelekre és a stratégiai ügyekre összpontosítsanak.
a globális trendek erősen támogatják az automatizálást. Automatizálja mindennapi beszerzési folyamatait olyan dolgokkal, mint például a megrendelés munkafolyamat – megoldása-az előnyök meglephetnek.
becsomagolás
a közepes méretű vállalatoktól az óriásvállalatokig sok vállalkozásnak előnyére kell használnia a beszerzési igénylési űrlapokat és a PO űrlapokat, hogy erőforrásokat takarítson meg, hatékonyabban tervezze meg pénzügyeit, sőt pénzügyi ellenőrzések esetén is megvédje magát.
beszerzési igénylések és azok kísérő POs nélkül mindenki számára ingyenessé válhat a beszerzési folyamatban-az ilyen hibák költségei a bosszúságoktól a nagyobb katasztrófákig terjedhetnek.
az Ön cége rendelkezik-e hatékony formanyomtatványokkal a beszerzési folyamathoz?
