Gatekeeper. Custode. Obiettivo gara. Vigile urbano.
Come assistente esecutivo, scommetto che sei stato chiamato una delle etichette di cui sopra prima.
Deve essere frustrante. Mentre c’è un granello di verità nell’idea di EA come “gatekeeper”, questa descrizione graffia a malapena la superficie di tutto il valore che fornisci.
Forse una descrizione più accurata sarebbe qualcosa del genere:
Partner strategico. Confidente fidato. Risolutore di problemi professionale.
Considera questo: un’esplosione di strumenti organizzativi, app per prendere appunti, piattaforme di comunicazione e soluzioni di calendario significa che la maggior parte dei dirigenti è in realtà più autosufficiente di quanto non sia mai stata. Se non altro, i dirigenti di oggi hanno bisogno di meno supporto amministrativo, non di più.
Eppure, gli assistenti esecutivi sono probabilmente più preziosi ora di quanto non fossero nei decenni passati.
Perché è questo il caso?
Semplice. La funzione EA si è trasformata da un ruolo di supporto a più strategico. I dirigenti di oggi si affidano ai loro assistenti non solo per l’aiuto dell’amministratore, ma per consigli strategici, competenze tecniche e analisi critiche. Ci si aspetta che gli EA si dilettino in cose così ampie e varie come la gestione dei progetti, la pianificazione degli eventi e le comunicazioni interne.
È per questo che USA Today ha descritto l’Assistente esecutivo come il “ruolo di potere” della Silicon Valley e ha riferito che non è raro che EA nella mecca della tecnologia tiri a sei cifre.
Un ruolo impegnativo come questo richiede competenze di livello esperto. Quindi, se sei impegnato nel percorso EA o speri di usare il ruolo per fare il trampolino di lancio per il lavoro dei tuoi sogni, ecco le abilità di cui avrai bisogno per stupire i tuoi capi e avere il maggiore impatto per la tua squadra.
(PS – Ottenere più sh*t fatto con l’Assist — il #1 newsletter settimanale gratuito fatto per gli assistenti da assistenti.)
Sommario
Le migliori competenze per gli assistenti esecutivi dedicati
Hai mai notato che gli EA sembrano sempre avere una risposta per questo, una soluzione per questo e una risorsa per aiutare con tutto il resto?
Beh, ecco un segreto: non sembra solo che gli EA abbiano una sfilza di trucchi sulle maniche; in realtà lo fanno.
Molti EA mantengono un “piccolo libro nero” (aka documento Word o file Excel) di risorse, un elenco di strumenti utili, servizi, link e contatti. (Sapendo che probabilmente incontrerebbero quasi tutte le sfide nominabili nelle loro carriere, questi esperti EA hanno trovato un modo per ricordare ogni risorsa potenzialmente utile.)
Inizia la tua lista di risorse con il nostro segreto preferito:
- L’assistenza. Considera questa newsletter settimanale freemium la tua scorciatoia per conoscere tutti i segreti meglio custoditi, gli strumenti tecnologici più utili e i suggerimenti testati sul campo da altri EA affilati come rasoi. Si potrebbe anche sentire come si dispone di una superpotenza come si ottiene nuovi segreti consegnati a voi su un piatto d’argento (aka splendidamente formattato e-mail) ogni settimana.
2. Calma sotto pressione
Cerchiamo di non sugarcoat cose – i dirigenti possono essere esigenti! La maggior parte dei dirigenti hanno lavori ad alta pressione, e che la pressione spesso viene trasmesso a voi.
Non tutti i giorni saranno un’esercitazione antincendio, ma è fondamentale che tu possa funzionare sotto le situazioni di alta pressione che senza dubbio ti verranno incontro.
Tornando al mio esempio precedente, c’era qualcosa oltre alla sua intraprendenza che ha aiutato l’EA nella mia storia a strappare quei biglietti Laker – quel respiro profondo che ha preso.
È rimasta calma sotto la pressione di un compito difficile con una scadenza stretta. Era stata in questa situazione prima e sapeva che se avesse calmato la sua mente e si fosse concentrata su ciò che poteva controllare – il suo sforzo – sarebbe stata in grado di far accadere qualcosa.
Ecco alcune risorse per aiutarti a mantenere la calma quando le cose diventano un po ‘ folli.
3. Tenace Intraprendenza
Come EA, quante volte ti è stato chiesto di tirare fuori l’impossibile?
Un buon Assistente sa che rendere possibile l’impossibile viene con il territorio. Per farlo, hai bisogno di intraprendenza scrappy e risolvi a fare solo sh*t.
Una delle imprese EA più impressionanti che abbia mai visto è stata qualche anno fa in un’azienda tecnologica di Los Angeles. Uno degli assistenti esecutori ha ricevuto una richiesta dal suo capo intorno alle 10 del mattino. di venerdì:
“Ehi, stasera sto intrattenendo un investitore VIP”, le disse mentre stava passando la sua scrivania. “Ho bisogno di due posti a bordo campo per la partita dei Lakers di stasera.”
Il fatto è che i posti Laker a bordo campo sono abbastanza difficili da trovare in circostanze normali. Ma queste non erano circostanze normali. Questi erano i playoff. Era il biglietto piu ‘figo della citta’.
Non dimenticherò mai quello che ha fatto dopo che il suo capo è entrato nel suo ufficio dopo aver lanciato così casualmente quella bomba su di lei –
Si fermò, fece un respiro profondo e si mise subito al lavoro. Ha perlustrato i siti di biglietti, chiamati broker di biglietti, inseguito false piste su Craigslist. Quando ciò non ha funzionato, ha preso il telefono e ha sfruttato la sua rete di altri EA, incassando favori di lunga data e negoziando favori su tutta la linea.
Ad essere onesti, non so ancora esattamente come ha fatto. Quello che so è che ho visto il suo capo e il suo ospite VIP in TV quella notte, seduto in disparte e andando fuori di testa ogni volta che Kobe (RIP) ha drenato un tre.
4. Tech Prowess
Ecco un altro cappello da aggiungere alla lunga lista che l’EA medio deve indossare – personal IT professional.
Oltre ai soliti strumenti professionali come Microsoft Office o G-suite di Google, oggi EA deve essere abile nella miriade di sistemi, applicazioni e plugin che i dirigenti utilizzano per fare il loro lavoro. Questo può significare una conoscenza pratica di Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce, e Zuora, solo per citarne alcuni.
Non si tratta solo di ottenere una comprensione della linea di base per incollarla sul tuo curriculum. Prendendo il tempo di utilizzare pienamente questi strumenti vi aiuterà con la vostra produttività complessiva e può assicurare il vostro esecutivo che si sono preparati per qualsiasi strumento che si imbatte nel vostro percorso.
Quando le cose vanno lateralmente dal punto di vista tecnologico, un EA raramente ha il tempo di aspettare che aggiusti le cose. La capacità di risolvere i problemi per il tuo capo è un’abilità indispensabile. Ciò è particolarmente vero negli ambienti di avvio, dove un EA potrebbe essere la cosa più vicina a uno specialista IT che l’azienda ha.
5. Big Picture Thinking
I migliori EA diventano confidenti fidati e consulenti per i loro dirigenti.
Ricorda, hai una prospettiva che pochissimi in azienda hanno. Interagisci con i dipendenti a tutti i livelli e probabilmente lavori con tonnellate di reparti.
Ma per svolgere il ruolo di cassa di risonanza per il tuo capo, devi prima avere una solida comprensione della tua attività in modo da mettere domande più granulari nel contesto più ampio degli obiettivi della tua azienda.
Se non siete abbastanza sicuri nella vostra comprensione dei ins e out della vostra azienda e dei vostri concorrenti, c’è un modo semplice e divertente per ottenere rapidamente fino a velocità. Pranzo!
Fai un appuntamento a pranzo ogni settimana con qualcuno in un dipartimento diverso con l’esplicito scopo di conoscere di più su ciò che fanno e su come il loro team contribuisce alla missione più ampia dell’azienda.
Davvero scavare. Fai domande come, quali sono state le più grandi vittorie della tua squadra? Le sfide più grandi? Quale dei nostri concorrenti ti tiene sveglio la notte? Se tu avessi una bacchetta magica, cosa cambieresti della compagnia durante la notte? L’industria?
Dopo la tua conversazione, annota i due o tre take away più grandi della tua conversazione. Conservare questi in un foglio di calcolo per una facile consultazione.
Non solo è un ottimo modo per fare rete all’interno della tua azienda, ma in poco tempo avrai costruito le conoscenze fondamentali di cui hai bisogno per fornire preziose informazioni al tuo capo.
6. Organizzazione impeccabile
Questo può andare senza dire, ma l’organizzazione è un must assoluto per gli Assistenti dell’Esecutivo. Il ruolo EA è veloce e in continua evoluzione, quindi non puoi permetterti di sprecare secondi preziosi non organizzati. In effetti, un buon EA sviluppa sistemi organizzativi e migliora i processi legacy disordinati.
Se il vostro gioco organizzazione potrebbe utilizzare qualche miglioramento, si consiglia di check-out monday.com -lo strumento visivo per gli assistenti esecutivi!
7. Ruthless Prioritization
Torna all’idea di EA come “gatekeeper.”
Mentre penso sicuramente che questa etichetta sia una semplificazione eccessiva, suona vero in un modo fondamentale: rockstar EAS aiuta i loro capi a limitare le distrazioni e concentrarsi solo sui problemi più urgenti e sulle attività di leva più elevate.
In termini più semplici, gli EA devono aiutare i loro capi a dare la priorità e devono essere assolutamente spietati al riguardo.
Ci vuole un buon giudizio da parte tua per capire cosa merita attenzione e cosa devi spegnere. Ma non è tutto su di te. La priorità è qualcosa su cui lavori in collaborazione con il tuo capo ed è sicuramente qualcosa che migliorerai nel tempo.
Il primo passo fondamentale è essere chiari sugli obiettivi del quadro generale. In poche parole, non puoi dare la priorità senza obiettivi cristallini per aiutarti a guidarti.
8. Ironclad Discrezionalità
Che si tratti di notizie su una prossima acquisizione, questioni HR, rapporti finanziari, o segreti commerciali, dirigenti di alto livello costantemente trattare con informazioni sensibili.
Il che, ovviamente, significa che anche i loro assistenti lo fanno.
La trasparenza è una virtù nel mondo degli affari, ma anche le organizzazioni più aperte si occupano di informazioni privilegiate che devono essere gestite con delicatezza.
La fiducia è probabilmente il singolo più grande fattore determinante quando si tratta di successo nel ruolo EA. Uno dei modi più sicuri per erodere la fiducia tra voi e il vostro capo è quello di essere negligente con informazioni sensibili. Spettegolare, aggiungere carburante alle voci dell’ufficio o postare su affari di società private in forum pubblici come i social media non è mai ok.
Certo, gli errori accadono. Un errore di lingua o un’e-mail errante può avere lo stesso effetto di un Tweet pubblico sui prossimi licenziamenti della tua azienda.
La cosa migliore da fare è di possedere fino ad esso. Lasciate che il vostro capo conoscere la situazione e lavorare insieme per porre rimedio alla situazione.
9. Multi-Tasking strategico
Sì, lo sappiamo, il multi-tasking è un mito. Il nostro cervello non è fatto per gestire più di un compito complesso alla volta.
Tuttavia, come abbiamo sentito più volte dagli assistenti esecutivi, un certo grado di multi-tasking è essenziale per il ruolo.
Il trucco è quello di abbinare compiti più semplici come rispondere alle e-mail o prenotare viaggi. Se sei in attesa, perché non fare un po ‘ di archiviazione rapida o l’immissione dei dati?
Sicuramente dare la priorità ai vostri compiti ad alta intensità di messa a fuoco e buttarli fuori uno per uno. Ma quando puoi, abbina le attività più insensate insieme per massimizzare il tuo tempo.
In quale altro modo puoi fare di più nello stesso lasso di tempo? Concentrare.
Dopo aver dato la priorità ai tuoi compiti, dai loro il 100% della tua attenzione, anche se i tuoi pensieri cercano di vagare per tutte le cose da fare che devi affrontare dopo. Molti taskmasters giurano per la tecnica Pomodoro per ottenere attraverso le loro liste di cose da fare.
Basta selezionare un’attività, impostare un timer per circa 25 minuti e concentrarsi solo su tale attività fino allo scadere del tempo. Quindi fai una pausa e ripeti. I brevi incrementi rendono l’attenzione focalizzata più accessibile.
10. Supernatural Anticipation
Veramente grande EAs giocare a scacchi, non dama.
Per prosperare davvero nel ruolo, devi essere in grado di vedere dieci mosse avanti e anticipare i problemi prima che diventino problemi in piena regola.
Questo si svolge in due modi. Il primo è quello che io chiamo ” anticipazione situazionale.”Questo è quando vedi gli elementi di un potenziale problema che si uniscono e lavori in modo proattivo per impedire loro di svilupparsi.
Il secondo è “anticipazione personale” e riguarda la conoscenza delle preferenze e delle idiosincrasie che sono uniche per il tuo capo.
Ad esempio, se la tua esperienza ti ha insegnato che il tuo capo è più nitido nelle ore del mattino che dopo pranzo, pianifica quel duro incontro al mattino, non al pomeriggio.
In entrambi i casi, anticipando i problemi e nipping sul nascere può risparmiare innumerevoli mal di testa lungo la strada, e consentire voi e il vostro capo di concentrarsi sulle cose importanti.
(PS – Diventa l’eroe del tuo capo: metti le mani su Assist — la newsletter settimanale gratuita #1 fatta per gli assistenti dagli assistenti.)
11. Intelligenza emotiva
EAs trattare con le persone – un sacco di loro. Internamente, interagisci con i dipendenti a tutti i livelli all’interno dell’organizzazione, dai contributori entry-level ai manager, fino alla c-suite.
Esternamente, lo stesso vale. In un solo giorno, potresti trattare con dirigenti di altre società, investitori e membri del consiglio, venditori che lottano per il business della tua azienda o giornalisti che cercano di convincere il tuo capo a dire qualcosa sul disco.
Le abilità delle persone sono un must, e una parte enorme di ciò sta leggendo i segnali emotivi delle persone e il linguaggio del corpo. In questo modo potrebbe essere la differenza tra diffondere una situazione irta o lanciare il tuo capo ai lions (qualcosa che sicuramente non apprezzerà).
Dai un’occhiata ai 10 comandamenti di Intelligenza emotiva di Inc per conoscere altre cose che puoi fare per costruire le tue abilità di persone.
12. Comunicazione a livello di esperto (e un debole per i veri discorsi)
Per le stesse ragioni, le abilità comunicative sono una parte enorme dell’equazione EA. Un assistente esecutivo è come un portavoce per il loro esecutivo. In molte situazioni, le tue parole sono trattate come se fossero il tuo capo, quindi le email lucidate e l’etichetta telefonica corretta sono un must. Devi anche essere in grado di comunicare la strategia in modo chiaro e preciso, oltre ad essere persuasivo di volta in volta.
Molti EA assumono anche ruoli di comunicazione interna di fatto, redigendo e-mail interne per conto del loro capo. Queste e – mail possono raggiungere interi reparti, anche intere aziende, quindi le capacità di scrittura di prim’ordine sono una risorsa enorme.
Oltre a ciò, la comunicazione è fondamentale. La maggior parte delle competenze elencate in questo articolo semplicemente non sono possibili senza una buona comunicazione.
Ecco qualcos’altro da considerare quando si tratta di comunicazione – un buon EA sa che il vero discorso governa il giorno.
Ricorda, i dirigenti vogliono essere in grado di rimbalzare le idee o valutare la tua reazione alle soluzioni proposte. Ma questo funziona solo se rimani fedele al tuo punto di vista reale.
Il tuo capo non vuole un sì-uomo o sì-donna. Vuole (e ha bisogno) di sentire cosa pensi veramente.
Quindi mantienilo reale. I dirigenti possono vivere in una bolla. Sta a te essere il loro controllo della realtà di volta in volta.
13. Velocità e decisione
Non c’è tempo per equivoci nel frenetico mondo dell’Assistente esecutivo. Un buon EA riassume la situazione, raccoglie le informazioni necessarie, pone le domande giuste e, soprattutto, agisce.
È vero, raramente avrai tutte le informazioni necessarie. Ma è meglio agire rapidamente e con sicurezza e spostare le cose in avanti piuttosto che aspettare per ulteriore chiarezza, o peggio, il permesso.
Scrivendo per the Muse, Decision Coach Nell McShane Wulfhart delinea 4 passi che aiutano chiunque a prendere decisioni più veloci e intelligenti. Ecco cosa Wulfhart dice che dovresti fare quando prendi una decisione importante:
” Chiarisci cosa vuoi veramente.”
“Non scegliere qualcosa solo perché” dovresti farlo.”
” Ricorda che fare qualcosa supera non fare nulla.”
” La pratica è decisiva.”
Leggi il post completo qui.
14. Pelle spessa e senso dell’umorismo
Ecco la cosa. Non c’è dubbio che tu abbia un lavoro importante, così come il dirigente con cui lavori così da vicino giorno dopo giorno. Potresti avere una mano in alcune decisioni piuttosto grandi, quelle che influenzano il futuro della tua azienda e i mezzi di sussistenza delle persone con cui lavori.
Ma alla fine della giornata, le probabilità sono che la maggior parte delle decisioni non sarà vita o morte. È importante mantenere le cose in prospettiva ed essere in grado di ridere di te stesso (e del tuo capo) ogni tanto.
La possibilità di rotolare con i pugni, reset dopo una brutta giornata, e mantenere le cose in prospettiva sono tutti essenziali per diventare un killer EA.
15. Networking
Ricordate l’EA che ha segnato biglietti Lakers impossibili da trovare? Ha sfruttato la sua solida rete per fare magia. Senza supporto, consigli e connessioni extra, l’EA potrebbe non aver avuto così tanto successo; si può ottenere così tanto solo chiedendo favori su Craigslist. Quando i compiti crescono a proporzioni leggendarie, ci vuole un villaggio per realizzarli.
Per costruire e mantenere una forte rete di supporto, gli EA devono coltivare incredibili capacità di networking.
Ecco alcuni dei nostri consigli e trucchi di networking preferiti:
- Partecipa come molti Facebook e gruppi online, come si può. Questi rendono luoghi perfetti per ottenere rapidamente risposte a domande difficili.
- Usa Meetup per creare il tuo gruppo di supporto EA che si riunisce settimanalmente.
- Se spesso si interfaccia con qualsiasi EA in altre aziende, inviare loro richieste di connessione LinkedIn e invitarli in date caffè casuali.
- Pagare in avanti. Se stai navigando su una bacheca online o stai partecipando a un evento e senti parlare di un altro EA in difficoltà, offri immediatamente i tuoi servizi. Se mai vuoi ottenere supporto, assicurati di darlo generosamente.
- Avviare un blog di nicchia. La creazione di contenuti altamente specifici che parla ad altri EA è un ottimo modo per ritagliarsi una rete di professionisti che la pensano allo stesso modo.
16. Capacità di negoziazione
Vuoi sapere cos’altro l’EA che ha segnato biglietti Lakers impossibili da trovare ha fatto bene? Ha usato capacità di negoziazione per nab biglietti che tutti volevano.
Sia un’arte che una scienza, negoziare mistifica molti. Può sembrare che alcune persone sono appena nati con un certo je ne sais quoi che ispira gli altri a fare la loro offerta, e forse erano. Ma più che probabile, queste persone hanno coltivato le loro impressionanti capacità di negoziazione. Puoi farlo anche tu.
Santa Clara University ha una fantastica pagina di risorse sullo sviluppo di capacità di negoziazione. Ecco alcuni take away chiave:
- Pratica negoziando spesso, soprattutto quando nulla è in gioco. Programma di Harvard Law School sulla negoziazione Insegnamento Negoziazione Resource Center offre centinaia di simulazioni per ottenere la vostra pratica in corso.
- Mettiti nei panni dell’altra persona. Come vedono la situazione?
- Considera la leva su entrambi i lati. Hai un’altalena uniforme o si inclina da un lato? Come si può inclinare verso il vostro fianco?
- Buttare fuori una mentalità” vincere “o” perdere”. Dopo una buona trattativa, tutti dovrebbero andare via con qualcosa.
17. Capacità di analisi
Nell’introduzione, abbiamo menzionato che i ruoli EA sono in costante crescita in modo più strategico. Tenere il passo con le aspettative mutevoli, e aumentare la capacità di pensare in modo strategico con la costruzione di capacità di analisi.
È possibile sfruttare un forte skillset analitico in qualsiasi situazione, dalla gestione di scenari sociali difficili a prendere decisioni di bilancio aziendali di vasta portata. Queste abilità trasformano i dipendenti solidi in pensatori critici indispensabili che sembrano sempre avere le risposte.
Per costruire più capacità di pensiero analitico, gli esperti di educazione di Udemy, una piattaforma di apprendimento online, raccomandano una serie di semplici passaggi. Ecco alcuni takeaway adattati:
- Visualizza le tue azioni ipotetiche ed espandi le tue capacità di pensiero attraverso esperimenti di pensiero. Quando sorge una situazione del mondo reale, sarai pronto ad affrontarla con le tue abilità di ragionamento affilate.
- Valuta il mondo attraverso una lente logica. Quando senti una dichiarazione o leggi una notizia, considera se potrebbe essere provata o meno. Questa pratica aiuta nelle decisioni strategiche e allena il tuo cervello per integrare le tue decisioni e idee con prove.
- Metti in discussione i numeri. Fatti, cifre e statistiche sono solo buoni come i loro metodi di raccolta. Dal momento che molti dirigenti vogliono numeri per eseguire il backup delle decisioni, è importante che EA sanno come mettere in discussione le fonti. Ad esempio, se un rapporto di un recente sondaggio suggerisce che la maggior parte dei dipendenti sarebbe più felice se avessero caffè gratuito, si potrebbe chiedere la dimensione del campione. I numeri potrebbero sembrare significativi, ma se solo 20 persone su una società di 500 persone hanno effettivamente preso il sondaggio, i risultati potrebbero non raccontare una storia conclusiva dopo tutto.
Le persone fanno anche queste domande sulle competenze dell’assistente esecutivo
D: Cosa fa un assistente esecutivo nel 2021?
- A: La funzione EA si è trasformata da un ruolo di supporto a più di un partner strategico. I dirigenti di oggi si affidano ai loro assistenti non solo per l’aiuto dell’amministratore, ma per consigli, competenze tecniche e analisi critiche. Ci si aspetta che gli EA si dilettino in cose così ampie e varie come la gestione dei progetti, la pianificazione degli eventi e le comunicazioni interne. SnackNation ha intervistato 1.000 s di EA per portarti le migliori abilità di assistente esecutivo 17 in 2021!
D: Come posso migliorare come assistente esecutivo?
- A: Durante la nostra ricerca per il nostro rapporto annuale sullo stato dell’assistente esecutivo, abbiamo scoperto che gli EA svolgono in genere il lavoro di tre o più persone da soli. Un ruolo impegnativo come questo richiede competenze di livello esperto. Quindi, se sei impegnato nel percorso EA o speri di usare il ruolo per fare il trampolino di lancio per il lavoro dei tuoi sogni, ecco le abilità di cui avrai bisogno per stupire i tuoi capi e avere il maggiore impatto per la tua squadra.
D: Quali sono le competenze più importanti da imparare come assistente esecutivo?
- A: Ogni assistente esecutivo dovrà sviluppare un set di abilità unico in base alle responsabilità, alla personalità e allo stile di comunicazione del proprio esecutivo. Con questo in mente, ci sono ancora abilità raccomandate e testate in battaglia che i migliori assistenti esecutivi giurano. Alcuni esempi che copriamo nel nostro articolo sono la prodezza tecnologica, la priorità spietata, la discrezione ferrea, il multi-tasking strategico e la conoscenza di tutti i segreti meglio custoditi.
(PS – Ottenere più sh*t fatto con l’Assist — il #1 newsletter settimanale gratuito fatto per gli assistenti da assistenti.)
E tu? Qual è l’unica abilità che è stata più responsabile del tuo successo?