Ci viene spesso chiesto a One Legal come ridurre le dimensioni di un file PDF per garantire che è accettato dal sistema di gestione dei casi di un tribunale e quindi eFiled con successo.
C’è tutta una serie di regole là fuori sulle dimensioni dei file a seconda del sistema di back-office che il tribunale sta utilizzando per gestire i documenti che riceve. Nella maggior parte dei tribunali eFiling in tutti gli Stati Uniti il file deve essere inferiore a 35 MB., e ogni corte di California ha i suoi propri limiti. Puoi controllare la dimensione massima del file per il tuo tribunale sul nostro Centro di supporto e trovare informazioni anche su altre regole del tribunale locale.
In generale, però, c’è ben poco motivo per cui i PDF siano grandi centinaia di megabyte a meno che non contengano mostre che devono assolutamente essere salvate come fotografie ad altissima risoluzione. Seguendo solo pochi semplici passi, anche limatura che sono centinaia di pagine possono essere portati giù per soddisfare i requisiti.
Come determinare la dimensione del documento PDF
Se si utilizza Adobe Acrobat, controllare la dimensione del PDF è semplice. Basta fare clic su File, quindi Proprietà. Vedrai molte informazioni sul tuo documento, comprese le sue dimensioni.
In alternativa, è possibile passare alla cartella contenente il documento, fare clic destro su di esso, e fare clic su Proprietà.
I file più grandi richiederanno più tempo per il caricamento, sono ingombranti da condividere elettronicamente (via e-mail, ad esempio) e utilizzeranno l’archiviazione dei file del tuo studio legale più rapidamente. E anche quando i tribunali accettano file di dimensioni maggiori, preferiscono gestire file più piccoli e ottimizzati.
Quindi, come dovresti impostare la riduzione delle dimensioni dei tuoi documenti PDF? Ecco cinque suggerimenti rapidi.
#1 Evita di scansionare i PDF laddove possibile
È un malinteso comune che, per creare PDF o combinare più documenti e mostre in un unico PDF, devi stampare tutto e scansionarlo insieme. I file convertiti elettronicamente sono generalmente di dimensioni molto più piccole rispetto alle scansioni.
È sempre necessario eseguire la scansione di documenti che esistono solo in formato cartaceo — tutti gli altri documenti possono essere convertiti elettronicamente dal file originale salvandoli come PDF. Inoltre, i singoli documenti possono essere rapidamente combinati come PDF utilizzando software come Adobe Acrobat, evitando la necessità di stampare documenti per combinarli.
Leggi di più: Come redigere correttamente un PDF
#2 Salva come “PDF di dimensioni ridotte”
Se il tuo file è ancora molto grande dopo averlo creato elettronicamente, piuttosto che scansionando, ci sono ancora alcuni passaggi che puoi fare. Il più semplice è salvare nuovamente il file come PDF di dimensioni ridotte.
Nell’ultima versione di Adobe Acrobat, apri il PDF che desideri salvare nuovamente come file più piccolo, scegli File, Salva come altro e quindi PDF di dimensioni ridotte. Ti verrà richiesto di selezionare la compatibilità versione è necessario e quindi è possibile fare clic su OK per salvare. Si consiglia di impostare la compatibilità con almeno Acrobat X, poiché tale versione è ancora ampiamente utilizzata.
Questo metodo è semplice e veloce, ma attenzione che ridurrà la qualità delle immagini e rimuoverà le firme digitali. Se si desidera un maggiore controllo sul modo in cui il PDF viene compresso in Acrobat, utilizzare invece il metodo di ottimizzazione descritto di seguito.
Per saperne di più: Come convertire un modulo compilabile per eFiling
#3 Utilizzare PDF Optimizer di Adobe Acrobat
A volte si vorrà un maggiore controllo su quali elementi del documento sono ridotti in termini di qualità o rimossi. In queste circostanze, si dovrebbe scegliere lo strumento PDF optimizer.
Prima di ottimizzare un file, è una buona idea controllare l’utilizzo dello spazio del file — rivedere quali elementi, come font, immagini e così via, utilizzano la maggior parte dei dati. I risultati di questo possono dare idee su dove meglio ridurre le dimensioni del file.
Per iniziare l’ottimizzazione, aprire il PDF in Acrobat, fare clic su File, Salva come altro e quindi PDF ottimizzato. Nella finestra di dialogo visualizzata, fare clic su Verifica utilizzo spazio nell’angolo in alto a destra. Vedrai una tabella di informazioni un po ‘ come questa:
L’ottimizzatore ti dà il controllo completo sugli elementi del tuo PDF che verranno compressi. Selezionare la casella di controllo accanto a un pannello (ad esempio Immagini, Font), quindi selezionare Opzioni in quel pannello. Ci sono molte scelte, quindi vale la pena leggere il file della guida di Adobe per capire cosa fa ogni opzione.
Ok, sappiamo che non tutti usano Adobe Acrobat. Quali opzioni sono disponibili se si utilizza un altro software o solo Adobe Reader di base? Qui ci sono altre due opzioni per ridurre le dimensioni del file PDF se non si utilizza Acrobat.
Per saperne di più: 7 miti e idee sbagliate circa il PDF
#4 Ridurre le dimensioni come si salva in Word
In Word, per convertire un documento in PDF, si utilizza l’opzione Salva con nome. Questa opzione generalmente produce un file abbastanza piccolo, a seconda del numero di immagini nel documento. Tuttavia, se trovi che il tuo PDF convertito in Word è ancora troppo grande, c’è un’ulteriore opzione in Word che produrrà un file significativamente più piccolo. Ecco come usarlo:
Apri il documento Word che stai per convertire in PDF. Fare clic sul pulsante File e quindi Salva con nome. Nel menu tipo Salva con nome, seleziona PDF e inserisci il nome del file preferito. Ecco il passaggio aggiuntivo: dove si dice Ottimizza per nella parte inferiore della finestra di dialogo, selezionare Dimensione minima (pubblicazione online).
Per saperne di più: Come correggere gli errori OCR con Adobe Acrobat
#5 Utilizzare uno strumento print-to-PDF
Altri strumenti PDF (non Adobe) in genere contengono funzionalità che ridurranno le dimensioni del PDF. Tuttavia, se siete alla ricerca di un’opzione gratuita, ci sono alcuni disponibili. Attualmente, il creatore di PDF gratuito più scaricato (secondo download.com) è PrimoPDF.
Una volta installato PrimoPDF, è sufficiente aprire il PDF che si desidera comprimere (in Acrobat Reader, o un browser web, per esempio), premere Ctrl+P per aprire la finestra di dialogo stampa, selezionare PrimoPDF dalla lista delle stampanti disponibili, e quindi fare clic su Crea PDF.
Si noti che questo metodo, come il semplice salvataggio come PDF di dimensioni ridotte in Adobe Acrobat, riduce la qualità e la risoluzione dell’immagine.