Come pianificare la tua giornata per una produttività ottimale

Consulta la nostra guida completa su come creare un programma per ottenere il massimo dalle tue giornate.

Abbiamo tutti le stesse ventiquattro ore ogni giorno. Allora, perché le persone di successo ottenere così tanto fatto nelle loro ventiquattro ore, mentre altri lottano per svolgere i compiti su una base to-do list?

Una risposta è la gestione del tempo. Molte persone hanno difficoltà a utilizzare il loro tempo in modo efficiente per tutto il giorno. Ma se sei tu, non preoccuparti. Utilizzando suggerimenti di produttività e la creazione e attenersi a un programma giornaliero efficiente, si può fare di più e fare meglio ogni singolo giorno.

Perché la Programmazione della Giornata è Importante

Come Pianificare il Vostro Giorno

• Definire Il Perché
• Impostare le Priorità
• Stimare il tempo di Una Task prenderà
• Lavorare in modo più Intelligente, Non di più

Tipi di Tecniche di Pianificazione

• Creare una Produttiva Mattina di Routine.
• Evitare l’Attività di Commutazione
• Operazioni Batch
• Aspettatevi l’Inaspettato
• Tecnologia
• Ricordati di Carta
• Mangiare la Rana
• Valutare e Pivot

Perché la Programmazione della Giornata è Importante

il Tempo è una risorsa finita per tutti noi. Lasciare il tuo numero limitato di giorni e ore fino al caso non è responsabile della gestione delle risorse. Invece, usa un programma e raccogli i frutti:

• Riduci il tempo sprecato: a meno che tu non stia mettendo “Spendi 2 ore sui social media e sui videogiochi” nel tuo programma giornaliero, quindi usando il tuo programma ti impedisce di perdere tempo su cose che non sono all’ordine del giorno.
• Aumenta la felicità: anche la scienza è d’accordo. Seguire un programma ti rende più felice!
• Migliorare la produttività: Si ottiene più fatto quando si segue un programma.
• Ridurre lo stress: Scheduling crea più certezza che riduce lo stress-e che migliora la salute. Win-win!
• Facilitare la collaborazione: ogni volta che stai lavorando con un team, un programma ti tiene tutti sulla stessa pagina nello stesso posto allo stesso tempo.

Come pianificare la tua giornata

È chiaro che pianificare la tua giornata è preziosa. Tuttavia, non puoi semplicemente gettare roba sul tuo calendario di gattini e sperare in una vita produttiva.

Invece, avete bisogno di una strategia in modo da poter pianificare per la produttività e ottenere il lavoro importante svolto in modo efficiente. Ecco alcuni principi guida per aiutarti a utilizzare un programma per giorni efficienti.

Ammettiamolo. Non tutto ciò che facciamo in un giorno è divertente. Ci sono sicuramente compiti che semplicemente non vogliamo fare. Possiamo contare su grinta e determinazione per alimentare attraverso, ma che può sap energia. Invece, trova la motivazione interna definendo il tuo perché.

Il perché di tutti è diverso, ma è il significato e lo scopo dietro tutto ciò che facciamo. Questo concetto è stato reso popolare da Simon Sinek nel suo libro Start With Why. Sinek dimostra che il “perché” può davvero motivare gli individui e le imprese a raggiungere i loro obiettivi.

Il tuo perché dovrebbe essere più grande di “Perché devo” o “Perché qualcuno mi ha detto di farlo.” Per un individuo, c’è perché potrebbe essere quello di fornire una vita sicura e felice per i loro figli. Per le imprese, un perché potrebbe sembrare più simile, ” Per aiutare le persone ad avere successo.”

Quindi, tutto ciò che fai come persona o come azienda dovrebbe essere al servizio di questo perché.

Ci sono letteralmente milioni di modi in cui potresti passare ogni giorno. E non puoi fare tutto. Senza priorità, potresti trovarti a passare il tempo su attività che non ti portano da nessuna parte. E se sei un team leader o manager, vuoi impostare le priorità per il tuo team in modo che sappia anche cosa è importante.

Quindi devi capire cosa devi veramente fare per raggiungere i tuoi obiettivi al servizio del tuo perché. Per prima cosa, scrivi tutto ciò a cui puoi pensare. Quindi elimina tutto ciò che non è correlato al tuo perché. Quindi metti le tue priorità in ordine di importanza.

Avere una direzione in cui andare è importante quanto andare. Un viaggio senza una destinazione potrebbe essere interessante, ma senza una destinazione in mente, chissà dove finirai.

Una volta capito cosa devi fare, scopri quanto tempo ci vorrà. E non stiamo parlando di quanto tempo ci vorrà in fantasy land. Hai bisogno di sapere quanto tempo ci vuole davvero per fare la cosa.

Uno degli errori di pianificazione più comuni che le persone commettono non è stimare correttamente quanto tempo impiegherà un’attività o un progetto. “Se sottovaluti o sottovaluti quanto tempo ci vorrà, è più probabile che tu butti via l’intero programma. Peggio ancora, potresti perdere una scadenza o perdere tempo prezioso per te e per le parti interessate chiave come dipendenti e clienti.”

Quindi, devi diventare reale con te stesso e incoraggiare la tua squadra a fare lo stesso. Prenditi una settimana o due e tieni traccia del tuo tempo. Quanto tempo ci vuole per scrivere 1.000 parole o rispondere alle e-mail? Quindi, puoi pianificare realisticamente il tuo programma, migliorando le tue possibilità di successo.

Tim Ferriss, autore della settimana lavorativa di 4 ore è su qualcosa. Nell’era del trambusto, a volte ci sentiamo come se dovessimo andare go go tutto il tempo. Ma cosa succede se usassimo il nostro tempo in modo tale da permetterci di lavorare meno? Allora avremmo anche scoperto qualcosa.

Ferriss sostiene una strategia di lavoro più intelligente utilizzando sistemi che rendono ” impossibile comportarsi male.”Allora non deve fare affidamento sulla risorsa finita della forza di volontà. Quindi, stabilire sistemi produttivi è un passo fondamentale per Ferriss.

Altri modi per lavorare in modo più intelligente comportano l’identificazione dei momenti più produttivi della giornata e quindi la pianificazione delle attività chiave per quel periodo di tempo. Per molti di noi, i livelli di energia sono più alti al mattino. Tuttavia, se sei un vero nottambulo, sentitevi liberi di approfittare di quel tempo per fare le cose.

Devi anche essere strategico. Sì, ci sono molti modi per raggiungere il tuo obiettivo. Quando si sceglie quale percorso prendere, fattore di rischio-beneficio di quello che stai facendo. Si potrebbe chiamare freddo 100 persone e ottenere uno sì. Oppure potresti chiamare le dieci persone giuste per lo stesso beneficio.

Tipi di tecniche di pianificazione

Non esiste una soluzione adatta a tutte le dimensioni per creare il programma più produttivo. Ma queste tecniche di pianificazione possono aiutarti lungo il tuo percorso.

Inizia la tua giornata con una routine mattutina che rafforza la produttività.

Secondo Hal Elrod, autore di The Miracle Morning, “Come ti svegli ogni giorno e la tua routine mattutina (o la sua mancanza) influisce drammaticamente sui tuoi livelli di successo in ogni singola area della tua vita. Le mattine focalizzate, produttive e di successo generano giorni focalizzati, produttivi e di successo.”

Elrond ha cambiato la sua vita svegliandosi alle 5 del mattino per trascorrere del tempo in silenzio, meditando, leggendo ed esercitando. Questo ha dato il tono per i suoi giorni ed è stato in grado di tirarsi fuori da sotto il debito schiacciante e raggiungere nuovi livelli di successo.

La tua mattinata perfetta potrebbe sembrare diversa da quella di Elrond, ma ha senso mettere da parte il tempo presto ogni giorno per determinare il corso del resto della giornata.

Multi-tasking può sembrare efficiente. Dopo tutto, stai facendo di più in una volta, giusto? Sbagliato. In effetti, anche se stai facendo di più in una volta, non stai davvero facendo di più. Ti stai facendo meno.

Infatti, il vero costo del multi-tasking può essere fino al 40% della produttività. Ogni volta che ci si sposta tra le attività, ci vuole il vostro tempo cervello per passare. Inoltre, le persone sono più inclini a errori durante il passaggio di attività. E più complesso è il compito, maggiori sono le perdite.

Quindi, ha senso fare solo una cosa alla volta. Questo ti permette di concentrarti veramente su ciò che stai facendo. Quindi puoi farlo in modo più efficiente.

Quando stai programmando la tua giornata, evita di cambiare attività se possibile. Datevi abbastanza tempo per completare le attività in una volta sola. Oh, e quando lo fai? Non controllare la tua email.

Abbiamo visto come la commutazione delle attività può influire sulla produttività. Tuttavia, tutti abbiamo più di una cosa da fare in un giorno. In questo modo è possibile ridurre al minimo l’effetto della commutazione delle attività raggruppando le attività e utilizzando la pianificazione dei blocchi.

È possibile definire “come attività” in molti modi. Ma la chiave è che i compiti dovrebbero avere una caratteristica unificante che li rende più efficienti quando fatti insieme. Pensa a fare commissioni. Ha più senso andare ovunque in una certa posizione geografica.

Allo stesso modo, è possibile eseguire attività batch in termini di mentalità necessaria per eseguirle. Ad esempio, le attività amministrative richiedono un tipo di mentalità, ma le attività creative come scrivere un post sul blog o il debug del codice richiedono qualcosa di completamente diverso. Ma raggruppando le attività per mentalità, è possibile ridurre l’impatto del cambio di marcia totale.

Elon Musk utilizza notoriamente il dosaggio delle attività per assicurarsi che faccia tutto per la sua attività e passi ancora del tempo con la sua famiglia. Task batching è il processo di pianificazione come le attività insieme in modo da poterle fare in modo più efficiente.

Non puoi prevedere il futuro, ma puoi essere abbastanza sicuro che qualcosa di inaspettato accadrà ad un certo punto. Non sai cosa sia o quando sta arrivando, ma è là fuori. E un programma produttivo lo terrà in considerazione.

Probabilmente è successo a te. Hai identificato il tuo perché e creato le vostre priorità e compiti. Hai programmato le attività chiave nel tuo tempo più produttivo. Eri una rockstar della produttività.

Poi improvvisamente, arriva un’emergenza. Si spinge tutto di lato per affrontare questo compito urgente. Il tuo programma efficiente muore di una morte dolorosa.

Non deve essere nemmeno un progetto urgente. Potrebbe essere un bambino malato che tiene a casa un membro della squadra. Potrebbe essere un’emergenza meteo che tiene tutti a casa. Potrebbe essere un tempo di inattività imprevisto del server che rallenta il ritmo di tutti. Le piccole cose possono uccidere la produttività altrettanto efficacemente come le grandi cose. E francamente, sono più comuni.

Proprio come è la gestione del denaro intelligente per avere un fondo di risparmio di emergenza, si dovrebbe anche avere un fondo di tempo di emergenza. Certo, non puoi accumulare tempo, ma puoi costruire un cuscino temporale nel tuo programma. In questo modo, quando arriva l’imprevisto, sei pronto.

La tecnologia è davvero brava nella programmazione. Dopo tutto, a livello di base, una pianificazione è solo un foglio di calcolo. Ma la tecnologia di pianificazione può andare ben oltre una semplice griglia.

Strumenti come Google Calendar ti aiutano a pianificare attività ricorrenti, attività con codice colore, impostare promemoria e persino condividere calendari tra i team. Tutti questi aumentano l’efficienza del vostro programma. Inoltre ti impediscono di dimenticare quella riunione con i clienti.

Tuttavia, puoi anche fare molto di più. Utilizzare un’applicazione per iPhone per accedere al calendario in movimento. Elimina le telefonate avanti e indietro e le e-mail per pianificare le riunioni consentendo ad altri di pianificare le riunioni direttamente nel tuo calendario.

Le possibilità sono infinite!

Per quanto la tecnologia stia aumentando il tuo gioco di pianificazione, non scontare il valore della carta in questo mondo digitale. Pianificatori di carta, riviste bullet, to-do list e altri strumenti analogici possono essere altrettanto utili.

Infatti, Lifeplanner del leader del settore pianificatore Erin Condren ha ricevuto il sigillo Good Housekeeping di approvazione come strumento di produttività. E sistemi notebook come Ryder XXX Bullet Journal sono anche trend come strumenti di produttività.

Naturalmente, niente batte una buona, vecchio stile to-do list per mantenere le persone in pista. Scrivere le cose ti fa risparmiare la fatica di ricordarle. E la ricompensa di attraversare le cose dalla tua lista può essere altamente motivazionale.

Secondo Mark Twain, “Se è il tuo lavoro mangiare una rana, è meglio farlo prima cosa al mattino. E se è il tuo lavoro mangiare due rane, è meglio mangiare prima il più grande.”

Usando questa logica, un metodo di pianificazione consiste nel mettere al primo posto le attività più difficili e più importanti. E se hai più di un compito del genere, dovresti fare quello più difficile prima di quelli più facili.

Per utilizzare questo metodo, è necessario essere in grado di identificare la priorità chiave per il giorno. In definitiva, la priorità dovrebbe essere singolare, dal momento che non possiamo fare due cose contemporaneamente. (Vedi Commutazione attività!)

I compiti più difficili sono spesso i più inclini alla procrastinazione. Dopo tutto, la maggior parte di noi davvero non vuole mangiare una rana. Così facendo loro prima cosa al mattino ti impedisce di spingerli fuori tutto il giorno. Inoltre, una volta che hanno finito, hai il tempo libero per svolgere attività più divertenti.

Pianificazione per la produttività può essere un bersaglio mobile. E si può avere un programma perfetto, ma in modo da prendere tempo per valutare i risultati dei vostri sforzi. Tu e il tuo team siete persone veramente produttive?

Ecco alcune domande chiave da porsi a te e al tuo team per valutare l’efficacia del tuo programma:

• Stai rispettando le scadenze?
• Le stime temporali erano corrette?
• Problemi imprevisti hanno interferito con le scadenze?
• Ti sei sentito sotto la pressione dell’orologio?
• Il nostro programma di riunione ha funzionato?

Una volta raccolti i tuoi dati, puoi prendere decisioni informate su dove andare da qui. Le scadenze perse possono indicare scadenti tempi di budgeting, un problema che può essere facilmente risolto nel prossimo mese, sprint o trimestre. Le riunioni estranee possono essere eliminate. Più imbottitura può essere aggiunto per accogliere problemi imprevisti.

Conclusione

Ci sono così tanti trucchi e strumenti per programmi produttivi creativi che funzionano davvero sul posto di lavoro ea casa. Se non stai dando loro una prova, potresti buttare soldi fuori dalla finestra. E non possiamo pensare a niente di meno produttivo di così!

Quali sono i tuoi migliori consigli e routine di produttività?