Il memorandum (o memo) è una forma di comunicazione incredibilmente versatile, spesso utilizzata in ambienti aziendali. In pratica, i memo rispondono alle domande e forniscono informazioni. Un memo è definito da Merriam-Webster come un ” breve messaggio scritto o rapporto da una persona o reparto in una società o organizzazione ad un altro.”
Anche se la definizione può sembrare abbastanza semplice, sapere come scrivere un memo richiede comunque di seguire un formato specifico. E, come è vero per qualsiasi forma di scrittura, questo formato può essere seguito bene o male.
Intento e pubblico
Quando inizi il tuo memo, inizia considerando l’intento del tuo memo.
Qual è il tuo memo cercando di realizzare? Stai cercando di informare la gente di un cambiamento? Stai facendo un annuncio? Stai cercando di rispondere a una domanda?
Anche se questo passaggio può sembrare semplice, sarà utile a lungo termine se riesci a identificare chiaramente a quale scopo serve il tuo memo.
Quindi, determina il tuo pubblico. Chi vuoi avere letto il tuo memo? Il tuo capo? L’intero ufficio? O un reparto specifico? Conoscere il tuo pubblico ti aiuterà a concentrarti sul rendere il tuo memo utile e chiaro ai tuoi lettori influenzando le parole che scegli e il tono che usi.
L’intestazione
Ora che hai determinato l’intento e il pubblico del tuo memo, puoi facilmente compilare l’intestazione del tuo memo. L’intestazione del tuo memo, molto semplicemente, è un’informazione sopra il testo principale del memo; segnala al lettore qual è il documento, a chi è indirizzato, da chi proviene, la data in cui è stato inviato e l’oggetto.
Ecco un esempio di layout di intestazione:
MEMORANDUM
A:
DA:
DATA:
OGGETTO:
Quando scrivi il tuo soggetto, cerca di dare quante più informazioni possibili in poche parole. Pensate a come se si sta scrivendo il titolo per una notizia di rottura; dare al lettore un’indicazione rapida e chiara del testo che seguirà.
Il corpo
Poiché conosci i nomi o i reparti a cui è indirizzato il memo, la data e il tuo nome, il passo successivo è lavorare sul corpo del tuo memo.
Quando si lavora sul testo principale, l’attenzione dovrebbe essere la semplicità e la chiarezza. Vuoi che il tuo lettore capisca rapidamente e facilmente cosa stai dicendo.
Nella prima frase, riafferma l’oggetto del memo in forma di frase. Il paragrafo di apertura dovrebbe scorrere facilmente dalla riga dell’oggetto. Come una dichiarazione di tesi, dovrebbe indicare chiaramente l’intento del memo, mentre si imposta il tono per il resto del memo.
Nel complesso, il primo paragrafo dovrebbe spiegare esattamente di cosa parlerà il tuo memo. Ciascuno dei paragrafi seguenti dovrebbe basarsi su tali informazioni, andando più in dettaglio.
Per mantenere leggibile il tuo memo, cerca di mantenere ogni paragrafo sotto sette righe. I paragrafi brevi sono più facili da leggere per il pubblico e il pubblico apprezzerà molto spazio bianco sulla pagina (o sullo schermo).
Ricorda di mantenere il tuo memo il più breve possibile. Ti infastidisci mai quando l’ultimo episodio di Game of Thrones include scene estese di un personaggio che non ti interessa? Bene, quella frustrazione non è nulla in confronto a un lettore che cerca di vagliare un memo troppo lungo e noioso.
I memo sono in genere lunghi meno di una pagina (anche se ci sono delle eccezioni, e se il tuo memo è su una pagina, dovrai aggiungere una breve dichiarazione di riepilogo alla fine). Non tagliare mai le informazioni necessarie per rendere il tuo memo più breve, ma ricorda che sapere come scrivere un memo conciso farà in modo che il tuo pubblico lo legga interamente e lo capisca completamente.
C’è di più nel corpo di un memo che indicare le cose rapidamente. La chiarezza affronta anche il modo in cui si affermano le idee, il che significa eliminare parole o gergo eccessivamente tecnici. Questo è il motivo per cui è importante tenere a mente il pubblico previsto del memo. Se stai affrontando un reparto specifico, puoi farla franca usando i termini tecnici nel tuo memo (probabilmente li aiuterà anche a capirti meglio). Se stai scrivendo a tutto l’ufficio, è meglio evitare termini che richiedono un dizionario.
Citazioni
Se si fa riferimento ad altre fonti nel memo, assicurarsi di inserire direttamente il materiale citato tra virgolette e includere l’elenco delle fonti in una pagina separata. Inoltre, assicurati di citarli correttamente!
Modifica e correzione di bozze
I tuoi lettori prenderanno sul serio il tuo memo solo se lo fai. Se rifiuti il tuo memo con errori di battitura o lo riempi di errori di formattazione e incongruenze, la tua comunicazione perderà la sua efficacia.
Concediti un po ‘di tempo in più per completare l’attività, specialmente mentre stai imparando a scrivere un memo, Dopo aver finito di scrivere, prenditi un po’ di tempo lontano dal memo (prendi un caffè, lavora su un altro progetto o regale i tuoi colleghi con i racconti dei tuoi giorni all’estero) e torna alla tua scrittura con un O, meglio ancora, chiedere a un collega o editor professionale di guardare oltre la vostra scrittura per voi.
Una volta che sei sicuro che il memo è chiaro, conciso e privo di errori, sei pronto per inviarlo nel mondo!