Molte persone pensano di event manager come wedding o concerto pianificatori, ma il campo della gestione degli eventi comporta molto di più. Gli ospiti potrebbero non notare il lavoro di un event manager in un evento ben pianificato, ma noterebbero la mancanza di pianificazione in un evento caotico.
Doveri di un Event Manager
Nella sua forma più basilare, la gestione degli eventi è il processo di utilizzo della gestione aziendale e delle capacità organizzative per immaginare, pianificare ed eseguire eventi sociali e aziendali. Le persone specializzate nella gestione degli eventi lavorano con budget, orari e fornitori per creare i migliori eventi possibili per i loro clienti.
Molte aziende utilizzano società di gestione di eventi per coordinare le loro riunioni più importanti e altri eventi.
I pianificatori di eventi seguono molti titoli di lavoro diversi, ma la funzione principale del loro lavoro rientra nel regno della gestione degli eventi. Quando lavori nella gestione degli eventi, sarai coinvolto nella pianificazione, nell’esecuzione e nella valutazione di eventi aziendali, associativi, senza scopo di lucro, governativi e sociali.
La gestione degli eventi richiede forti capacità organizzative, di budget e creative.
Pianificazione e gestione degli eventi
Un event manager inizierà a pianificare un evento incontrando il cliente e raccogliendo informazioni sulla visione del cliente dell’evento. Lei e il cliente svilupperanno un budget per eventi e discuteranno il concetto o il tema generale.
Una volta che il budget è a posto, il gestore dell’evento finalizzerà il concetto per l’evento, lavorerà per allineare una posizione e fornitori e ottenere tutte le autorizzazioni, i permessi e l’assicurazione necessari.
Se sono necessari relatori per l’evento, il team di gestione dell’evento si coordinerà con il cliente per coinvolgerli. Se sono necessari altri extra, come il parcheggio e il trasporto, il team organizzerà anche quelli.
Il giorno dell’evento, il team di gestione dell’evento sarà in loco per eseguire l’evento e gestire eventuali problemi che si presentano. Dopo l’evento, il team avvolgerà tutti i dettagli rimanenti e riceverà feedback dal cliente.
Carriere nella gestione degli eventi
Il mercato del lavoro per i gestori di eventi è in crescita, con alcune stime che la necessità di gestori di eventi aumenterà di un terzo nel prossimo decennio.
La maggior parte delle persone che entrano nella gestione degli eventi avrà bisogno di una laurea. Anche l’esperienza nell’ospitalità o nella gestione del turismo è utile. Un event manager di successo è una vera persona e ha eccellenti capacità organizzative, capacità interpersonali e capacità multitasking.
I team di gestione degli eventi spesso lavorano a stretto contatto con i team di pubbliche relazioni e con i professionisti dell’ospitalità nelle location degli eventi. Alcuni professionisti della gestione degli eventi viaggiano spesso per gestire i clienti in varie località, mentre altri si concentrano sulla gestione degli eventi in un’area geografica.
Event Planners vs. Managers
Le principali responsabilità di un pianificatore consistono nel tenere traccia del tempo durante i tuoi eventi, garantendo una corretta configurazione come stabilito dal cliente, gestendo il personale di attesa, il catering di collegamento e altre attività relative alla sede che sono fondamentali per il successo dell’evento.
I gestori di eventi, d’altra parte, sono lì con te in ogni fase del percorso. I manager orchestrano tutti i dettagli dell’evento, gestiscono i fornitori, creano e gestiscono budget e scadenze, assistono nelle trattative contrattuali e gestiscono il processo di selezione della sede.