Designare un Chief Compliance officer o un comitato di conformità
Con tutti i diversi aspetti della conformità sanitaria, è meglio avere un compliance officer o un comitato responsabile del coordinamento della conformità.
Questa persona o comitato dovrebbe essere responsabile del funzionamento e del monitoraggio del programma di conformità. Essi dovrebbero garantire che i controlli adeguati sono in atto, valutare l’efficacia del programma è, e tenere up-to-date sulle modifiche normative.
Il Chief Compliance Officer o il comitato ha bisogno delle risorse e degli strumenti per svolgere correttamente il ruolo. Dovrebbero riferire direttamente al CEO o all’organo di governo e avere l’autorità di formulare suggerimenti e far rispettare la conformità.
Sviluppare e fornire una formazione efficace su politiche scritte, procedure e standard di condotta
Anche quando i dipendenti hanno accesso a politiche e linee guida, a volte possono avere difficoltà a vedere come le normative si applicano al loro lavoro.
La formazione sulla conformità sanitaria aiuta i dipendenti a comprendere l’importanza della conformità, a promuovere una cultura della conformità e a comunicare normative complesse in un modo che i dipendenti possono comprendere.
Un software di gestione della formazione può aiutare la tua organizzazione a semplificare la formazione sulla conformità sanitaria conducendo parte della formazione online. È possibile monitorare la formazione in un unico luogo e allegare quiz per testare la comprensione dei dipendenti.
Crea linee di comunicazione efficaci, inclusa la possibilità di segnalare in modo anonimo dubbi o reclami
Il compliance officer o il comitato non possono essere gli unici a monitorare la conformità. I dipendenti sono spesso in una posizione migliore per individuare le violazioni della conformità.
La formazione aiuterà i dipendenti a sapere come identificare una violazione. Ma hanno anche bisogno di sapere come segnalare le violazioni. Ciò richiede un certo grado di fiducia: i dipendenti devono sapere che il loro reclamo sarà preso sul serio e che non saranno puniti per aver espresso preoccupazioni sulla conformità.
Come abbiamo scritto nel nostro articolo su come evitare le cause Qui Tam, incoraggiare la trasparenza e la comunicazione aperta può aiutare la tua organizzazione ad affrontare i problemi internamente ed evitare contenziosi.
Monitorare e misurare attivamente la conformità attraverso audit interni
I programmi di conformità sanitaria richiedono una manutenzione regolare. Regolari audit interni possono aiutare a identificare eventuali potenziali problemi prima che diventino un problema.
Insieme agli audit, puoi anche inviare regolarmente sondaggi anonimi ai dipendenti chiedendo se hanno problemi di conformità.
Applica gli standard con linee guida disciplinari ben pubblicizzate
Insieme a politiche e procedure chiare, il programma di conformità della tua organizzazione dovrebbe stabilire le azioni disciplinari per la non conformità.
Comunicare le linee guida disciplinari mostra ai dipendenti quanto sia seria la conformità.
Avere dipendenti firmare queste linee guida può anche fornire una misura supplementare di protezione e di applicazione. Utilizzare un software di gestione dei criteri per tenere traccia delle firme.
Rispondere prontamente alle infrazioni e sviluppare piani di azione correttivi
Se si verifica un problema di conformità, il Chief Compliance officer deve rispondere immediatamente. Che si tratti di un potenziale problema o di una violazione della conformità, seguire la disciplina e le azioni correttive è probabilmente l’aspetto più importante del lavoro del responsabile della conformità.
Rispondere in modo proattivo è sempre meglio per la tua organizzazione. Può prevenire incidenti futuri e migliorare la conformità generale.
La conformità sanitaria è una parte essenziale della protezione della tua organizzazione, fornendo una buona assistenza ai pazienti e garantendo che le operazioni funzionino senza intoppi.
Mentre si cerca di creare un programma di conformità per l’organizzazione, è possibile utilizzare PowerDMS per promuovere una comunicazione sana e aggiornare, distribuire e monitorare le politiche e la formazione.