3,9 miliardi di persone utilizzano e-mail nel 2019, che è più della metà della popolazione mondiale. Non sorprende che l’e-mail domini la comunicazione sul posto di lavoro. Lo sapevate che, il lavoratore medio americano riceve 126 e-mail al giorno!
Email etiquette è essenziale nel mondo professionale di oggi. Un’e-mail ben composta richiede un saluto formale, una firma personalizzata, una chiara riga dell’oggetto e un’accurata correzione di bozze, per citarne alcune caratteristiche. Tuttavia, oggi ci concentreremo su un aspetto critico di come avviare un’e – mail: posizionare i destinatari nei campi appropriati.
I campi dei destinatari sono un po ‘ più complicati di quanto si possa pensare. Quando si va a scrivere una nuova e – mail, ci sono tre campi destinatario-A, Cc, e Ccn. Qui a B12, siamo qui per definire ciascuno di questi e spiegare quando e come usarli. Brandendo correttamente questi campi, garantirai una comunicazione fluida con ogni e-mail inviata ed eviterai imbarazzanti errori di posta elettronica.
Qual è il campo “A”?
Il campo destinatario più semplice è il campo “A”. È pensato per i principali destinatari della tua email. Il tuo messaggio dovrebbe riguardare direttamente questi destinatari. Inoltre, puoi aspettarti una risposta o un’azione diretta da ” A ” destinatari in risposta alla tua email. È possibile includere più persone nel campo “A”, purché soddisfino tutti questi criteri.
Tieni presente che tutti i destinatari dell’e-mail, anche se sono “Cced” o “Bcced”, saranno in grado di vedere chi è inserito nel campo “A”.
Quando dovresti usare il campo “A”?
Utilizza il campo “A” per indirizzare la persona principale a cui è destinata la tua email.
Ad esempio, se scrivi un’e-mail chiedendo lo stato di un progetto, posiziona i contributori principali dei progetti nel campo “A”. In questo modo, sapranno che ci si aspetta che rispondano o intraprendano le azioni appropriate. Riceveranno anche tutte le future risposte e-mail incluse nella catena di posta elettronica.
Come altro esempio, se stai scrivendo direttamente a un client, inserisci la loro email nel campo “A”. Mentre è possibile condividere questa e-mail con i colleghi di “Cc-ing” o “Bcc-ing” loro, il destinatario principale dell’e-mail è il cliente. Quindi, appartengono al campo “A”.
Che cos’è il campo “Cc”?
“Cc” sta per ” copia carbone.”Quando inserisci un destinatario nel campo “Cc”, riceverà una copia dell’e-mail. Tuttavia, è implicito che non sono il destinatario diretto. Ecco perché ” Cc “è comunemente inteso come” copia di cortesia.”
Lo scopo principale del campo “Cc” è quello di mantenere qualcuno nel ciclo, anche se un messaggio non li riguarda direttamente. I destinatari ” Cc ” non sono tenuti ad agire o rispondere all’e-mail, ma possono farlo se lo desiderano. Essi riceveranno anche tutte le risposte catena di posta elettronica associati. Come con il campo “A”, tutti i destinatari saranno in grado di vedere chi è ” Cced.”
Quando si deve utilizzare il campo” Cc”?
Ecco alcuni esempi di utilizzo appropriato del campo “Cc”. Usalo quando vuoi:
Mantenere qualcuno nel ciclo: Usa ” Cc ” per mantenere qualcuno aggiornato su informazioni importanti che non richiedono la loro risposta immediata e diretta. Ad esempio, consentire alla direzione e alle altre parti interessate di rimanere informati sullo stato di un progetto importante.
Migliora l’urgenza di un’e-mail: “Cc-ing” più alti in azienda, i destinatari “A” capiranno che l’e-mail è importante. Ad esempio, potresti “Cc” il tuo capo quando richiedi che un client invii informazioni sensibili al tempo.
Assumere temporaneamente i compiti di un collega: Quando lavori che di solito è fatto da qualcun altro, come per un collega che è in vacanza, tienili aggiornati sullo stato dei loro lavori “Cc-ing” in tutte le comunicazioni pertinenti. Ad esempio, ” Cc’ su e-mail tra te e i loro clienti.
Introdurre due dei tuoi contatti: Quando si introducono due persone via e-mail, è possibile utilizzare “Cc” per fornire loro e-mail di ogni altri. Quindi, possono presentarsi l’un l’altro e comunicare in futuro.
Quando non usare il campo “Cc”?
Mentre ci sono molte ragioni per utilizzare il campo “Cc”, pratica discernimento prima di fare clic su invia. “Cc” è spesso usato troppo liberamente.
È allettante “Cc” persone su tutte le questioni che li coinvolgono liberamente. Tuttavia, lo spamming dei colleghi con catene di posta elettronica irrilevanti non è raccomandato. Può sprecare il loro tempo e ridurre il significato delle email future. L’uso eccessivo di ” Cc ” può anche far sì che le persone ignorino le tue e-mail in futuro.
A meno che non sia veramente appropriato utilizzare “Cc”, prendere in considerazione la condivisione di informazioni alle parti interessate di persona o all’interno di un’e-mail inoltrata. Aggiungi contesto sul motivo per cui le informazioni li riguardano.
Ecco alcune altre situazioni in cui dovresti evitare di usare il campo “Cc”:
Se stai chiamando qualcuno: Se la tua email ha lo scopo di mettere in imbarazzo qualcuno o chiamarlo pubblicamente, tieni a bada. Ad esempio, è di cattivo gusto “Cc” il tuo capo un’e-mail arrabbiata verso un altro collega in cui fai notare come hanno incasinato. Gestire tali interazioni in privato.
Se non hai il consenso a: Se la tua comunicazione coinvolge più parti, dovresti ottenere la loro approvazione prima di “Cc-ing” qualcuno nuovo all’interno della catena di posta elettronica. Altrimenti, rischi di fornire al destinatario” Cc-ed ” l’accesso a informazioni private o classificate senza un’adeguata autorità.
Se il tuo elenco di destinatari Cc è lungo: se noti che stai “cc-ing” più di 5 o 6 persone, considera di usare” Ccn ” invece. Includere le e-mail di troppe persone può essere fonte di distrazione. Può anche danneggiare la privacy dei destinatari, soprattutto se non si conoscono già.
Se ti aspetti una risposta: Come abbiamo spiegato, il campo “A” dovrebbe sempre essere usato se ti aspetti una risposta diretta. “Cc-ing” invia il messaggio che la tua email è semplicemente una cortesia. Quindi, è fuorviante “Cc” se vuoi una risposta.
Che cos’è il campo “Ccn”?
” Bcc “sta per” blind carbon copy.”Come suggerisce il nome, “Bcc” mantiene nascoste le e-mail dei destinatari. Così, la lista BCC è un segreto per tutti, ma il mittente.
Bcc funziona in modo diverso in relazione ai thread di posta elettronica. Mentre i destinatari” A “e” Cc “riceveranno le risposte in futuro, i destinatari” Ccn” no. Riceveranno solo l’e-mail iniziale. Pertanto, dovrai inoltrare eventuali e-mail future che potrebbero riguardarli.
“Bcc” funziona in questo modo perché di solito è inteso per email impersonali e di massa che non giustificano una risposta. Inoltre, non sarebbe appropriato per un altro destinatario inviare un’e-mail a un elenco che non conosceva e non ha creato.
Tuttavia, prendi nota che quando un destinatario Ccn “risponde a tutti”, il suo stato di destinatario sarà improvvisamente esposto al resto dei destinatari. Se ritieni che un destinatario” Ccn “possa rispondere, considera di utilizzare” Cc ” invece per garantire la trasparenza.
Quando si deve utilizzare il campo “Ccn”?Questo campo ” Ccn ” viene utilizzato al meglio quando si desidera semplificare l’aspetto della posta elettronica e impedire ai destinatari di vedere le e-mail degli altri. Anche se questo suona un po ‘ ombroso, non è pensato per scopi subdoli. È principalmente pensato per proteggere la privacy dei tuoi destinatari.
Usa ” Bcc “nelle seguenti circostanze:
Quando condividi una newsletter aziendale: quando usi le tue idee di newsletter in una newsletter aziendale, mantieni privata la tua lista di email usando”Bcc”. Altrimenti, esporrà i tuoi abbonati l’uno all’altro senza il loro consenso.
Quando si utilizza una mailing list estesa: “Bcc” è ottimo per inviare un’e-mail a una mailing list di grandi dimensioni. Ad esempio, se la tua e-mail indirizza l’intero corpo studentesco di un college o tutti i dipendenti di una grande azienda, è preferibile “Bcc”. Inoltre, impedisce a una lunga lista di e-mail di distrarre dal contenuto della tua e-mail.
Quando i destinatari non si conoscono: “Bcc” protegge la privacy dei destinatari. Questo è molto importante se la tua mailing list è composta da estranei che non si conoscono.
Per le e-mail impersonali che non garantiscono risposte: quando si invia un’e-mail impersonale, “Bcc” è adatto. Ad esempio, se invii un annuncio aziendale, ad esempio informazioni di contatto aggiornate, una nuova promozione del sito Web o un annuncio su un nuovo CEO, usa “Ccn.”
Per esporre qualcosa di nefasto: in rare occasioni,” Bcc ” può aiutarti a esporre comportamenti problematici. Come con “Cc”, questo dovrebbe essere fatto con estremo discernimento. Tuttavia, se hai a che fare con un problema che garantisce l’attenzione delle risorse umane, potresti “Bcc” in un’e-mail che espone comunicazioni inappropriate che si svolgono al lavoro.
Per riassumere, le migliori applicazioni del campo “Bcc” sono email impersonali che vengono inviate a una grande lista di email di persone che non si conoscono. Utilizzando Bcc, si rispetta la loro privacy ed evitare catene di posta elettronica frustranti.
Quando non usare Bcc?
Quando si utilizza “Ccn”, è necessario evitare qualsiasi applicazione che possa essere interpretata come ombrosa, subdola o inappropriata. Come linea guida generale, evita di usare “Bcc” se:
Il messaggio è personale: usare “Bcc” in un’e-mail personale può facilmente attraversare la linea in un territorio inappropriato. Per quanto riguarda le questioni personali, la trasparenza è imperativa. Altrimenti, stai essenzialmente consentendo l’intercettazione digitale.
Stai inviando email ai tuoi colleghi: in generale, è meglio evitare di usare “Bcc” al lavoro quando invii email ai tuoi colleghi. Non sembra buono su di te e ridurrà la percezione dei tuoi colleghi della tua integrità sul posto di lavoro. Mantenere le cose trasparenti attaccando con ” CC ” e ” A.”
Una risposta dal destinatario “Bcc” sarebbe imbarazzante: se “Bcc” qualcuno, è sempre possibile che risponderanno. Se questo potrebbe essere dannoso, evitarlo. Ad esempio, non “Bcc” il tuo amico quando li raccomanda al tuo capo per una posizione aperta. Se dovessero rispondere senza pensieri “grazie”, intendendo il messaggio per te, ti troveresti improvvisamente in una posizione molto scomoda.
Che riassume il To vs. Ccn. vs Cc guidelines
Quando si esaminano le differenze tra questi campi, utilizzare queste linee guida generali:
- Se si prevede una risposta o un’azione diretta, utilizzare il campo “A”.
- Se si desidera mantenere le persone nel ciclo in modo trasparente, utilizzare il campo “Cc”.
- Se qualcuno non è destinato ad essere un destinatario diretto, usa ” Cc.”
- Se si desidera un ” A “destinatario di conoscere altre persone importanti sono a conoscenza della corrispondenza, utilizzare” Cc.”
- Se si desidera mantenere una catena di posta elettronica inclusiva, utilizzare “To” o “Cc.”
- Se stai inviando un’email impersonale o una con una grande mailing list, usa ” Bcc.”
- Vuoi proteggere la privacy dei destinatari che non si conoscono, usa ” Bcc.”
- Se vuoi condividere un’e-mail con qualcuno in segreto, usa “Bcc”, ma esercita una discrezione etica quando lo fai.
Scegli il campo destinatario giusto ogni volta
Ora che comprendi le differenze tra questi campi, puoi assemblare le email con intenzione, cortesia e etichetta corretta. Ti assicurerai che le tue e-mail appaiano professionali e rispettino i confini e la privacy dei destinatari. Potrai anche evitare eventuali errori email imbarazzanti che potrebbero danneggiare gli altri o danneggiare la vostra reputazione.