Unpaid time off può essere un campo minato di confusione. Include qualsiasi assenza dal lavoro non coperta da benefici ai dipendenti esistenti come assenze per malattia, ferie retribuite e ferie retribuite. Sebbene non vi sia alcun obbligo legale di accettare un congedo non retribuito, molte aziende offrono un congedo in caso di circostanze eccezionali come lo spostamento di casa o partecipare a un funerale.
In questo post discuteremo di cosa sia un congedo non retribuito e di come offrirlo ai dipendenti potrebbe avvantaggiare la tua azienda. Esamineremo l’ammissibilità dei dipendenti, le questioni legali. e leggi sul tempo libero non retribuito. Condivideremo anche alcuni suggerimenti per la creazione di una politica di gestione delle assenze efficace e rispondere ad alcune domande frequenti.
- Tempo libero personale
- Cos’è il congedo non retribuito?
- Tempo parziale a Tempo Pieno vs
- Tempo di Off Calcoli
- Applicazione Per aspettativa non retribuita
- Collaboratori
- Dipendente Furlough
- Leggi di Occupazione
- la Politica di Campioni
- Essenziale Faq
✅ Software per Semplificare la Gestione del tempo non pagato off
Tempo Personale Fuori Definizione
Personali, tempo libero, tempo Paid fuori (PTO) si riferisce al tempo lontano dal lavoro che viene compensata dal datore di lavoro. Può includere assenze per malattia, tempo accumulato e giorni di vacanza. Altre forme di congedo dipendente possono includere congedo di maternità / paternità, foglie FMLA, furlough e congedo non retribuito.
I dipendenti di solito richiedono tempo libero non pagato (UT) per i seguenti motivi:
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- Per la cura per le persone a carico
- Per visite mediche (medico o il dentista)
- Per andare a un funerale
- Come un prolungamento del congedo parentale
- Per frequentare un corso/sviluppo professionale
- Come una interruzione di carriera
- volontariato
- Per svolgere incarichi pubblici come il servizio di giuria
- Nuovo dipendente di delocalizzazione, o di tempo per spostare casa
- Congedo per violenza domestica
- il dovere di Giuria in alcuni stati (anche se la maggior parte richiedono di essere retribuiti)
che Cosa è un Dipendente di Tempo non pagato Off?
I datori di lavoro hanno la responsabilità di pagare per il tempo libero preso in determinate circostanze. Questo può includere malattia, congedo medico, tempo accumulato fuori, e tempo di vacanza. Questi benefici sono regolati a livello federale e sono un requisito fondamentale di un contratto di lavoro.
Se un dipendente è assente per qualsiasi altro motivo, spetta alla società decidere se il tempo sarà pagato o meno. Molti datori di lavoro scelgono di creare una politica di Paid Time Off (PTO) in modo che i dipendenti possano richiedere il tempo libero in determinate condizioni (funerale, trasloco, obblighi personali, ecc.).
Una politica PTO delinea chiaramente le linee guida per la richiesta di tempo libero. Dettagli quando i dipendenti possono richiedere la presa di forza, qual è il processo e se esiste un limite (ad esempio un massimo di due giorni all’anno per lo spostamento della casa).
Se la tua azienda non ha una politica di PTO in atto, queste assenze saranno classificate come Tempo libero non retribuito. I datori di lavoro possono offrire UT in aggiunta o al posto del tempo libero pagato. Possono offrirlo ai lavoratori orari, ai dipendenti part-time o all’intero personale. Se la tua azienda ha deciso di intraprendere questa strada, allora è importante scoprire dove ti trovi da un punto di vista legale.
Personale Tempo libero: Part Time vs Full Time
Il Fair Labor Standards Act (FLSA) non fornisce alcuna definizione specifica per l’occupazione part-time. Tuttavia, l’Affordable Care Act (ACA) definisce i lavoratori part-time come dipendenti che lavorano meno di 30 ore alla settimana. Le posizioni part-time di solito consistono in meno responsabilità e benefici più limitati, incluso il tempo libero retribuito, anche se questo può variare a seconda dell’azienda. In generale, distinguendo a tempo pieno vs. dipendenti part-time si riduce ai benefici che offrite.
dipendenti a tempo Pieno sono più probabilità di ricevere i seguenti vantaggi:
- tempo di Vacanza
- Tempo Paid Fuori benefici per i Dipendenti & risarcimento
- Tempo non pagato Off vantaggi
- assicurazione Sanitaria
- Datore di lavoro piani di pensionamento
- la retribuzione del lavoro Straordinario per i non esenti dipendenti
Come una società, si può decidere di limitare la vostra presa di forza politica a tempo pieno. Se questo è il caso, allora avete bisogno di delineare questo nel vostro tempo fuori politica. È inoltre necessario chiarire se i dipendenti part-time hanno il diritto di richiedere il tempo non retribuito fuori dal lavoro, o se questo beneficio sarà limitato al solo personale a tempo pieno, anche.
Dipendente Tempo libero Calcoli che coprono tutti i tipi di tempo libero richieste
Calcolo del libro paga per il tempo libero pagato e non pagato può essere fonte di confusione. Come azienda, è necessario stabilire i calcoli per tutte le assenze, tra cui malattia, vacanze, P e PTO.
Se un dipendente non esente prende un congedo non retribuito, il numero di giorni di assenza dal lavoro deve riflettersi sulla busta paga. Poiché i dipendenti non esenti lavorano su base oraria, di solito gestiti con schede attività, e di solito non hanno diritto alla presa di forza, quindi regolare i salari e la busta paga per il tempo non retribuito lontano dal lavoro dovrebbe essere piuttosto semplice.
Calcoli dipendenti esenti
Nel caso di dipendenti esenti, questo può essere un po ‘ più complicato. Se la tua azienda ha una politica di presa di forza che copre l’assenza, non è necessario apportare modifiche. Tuttavia, se si decide che il tempo libero non sarà pagato dalla vostra azienda allora avete alcune opzioni. Potresti decidere di imporre l’uso del tempo accumulato o dei giorni di vacanza per assenze dovute a motivi personali, oppure potresti decidere che le assenze di questo tipo saranno classi come Tempo libero non retribuito.
In questo caso, in caso di assenza, è necessario calcolare la tariffa oraria del dipendente dividendo il salario lordo per il numero di ore lavorate ogni mese. È quindi necessario calcolare le ore effettive lavorate in quel mese specifico, quindi moltiplicarlo per la “tariffa oraria”calcolata dal dipendente. Tale importo lordo rettificato sarebbe quindi soggetto alle consuete detrazioni fiscali. Tieni presente che quando un dipendente lavora meno ore e guadagna salari più bassi, la sua responsabilità fiscale diminuisce.
Come possono i dipendenti richiedere un periodo di ferie non retribuito?
Se hai deciso di includere una politica di congedo non retribuito nelle tue procedure interne, devi definire chiaramente il processo per richiedere il tempo libero non retribuito. La vostra politica dovrebbe affrontare come i dipendenti possono richiedere tempo libero, quanto preavviso hanno bisogno di dare, quanti giorni hanno diritto a in un dato periodo, e cosa succede se due persone dello stesso reparto richiesta UTP allo stesso tempo.
Come guida, il processo generale dovrebbe essere il seguente:
- Un dipendente invia una richiesta scritta per il tempo libero non retribuito, entro il periodo di preavviso richiesto. Questo di solito sarebbe fatto attraverso un manager diretto o supervisore e utilizzando il processo o il sistema definito nella politica di assenza o tempo libero.
- Il manager o il supervisore si consulta con i responsabili delle risorse umane e/o dei dipartimenti. Viene valutato l’impatto dell’assenza (causerà problemi di personale o di produzione?)
- Il manager o HR approva o nega la richiesta. Le richieste sono prioritarie in base all’ordine di arrivo.
- Il dipendente assicura che tutte le sue funzioni saranno coperte durante la loro assenza, organizzando copertura e/o formazione se necessario.
In molti casi, il tempo libero non pagato sarà concesso solo se tutto il tempo accumulato è stato esaurito. Le eccezioni a questo possono includere:
- Congedo per invalidità
- Congedo parentale
- Congedo per violenza domestica, violenza sessuale o stalking
- Congedo designato come FMLA
- Un congedo di assenza PFML (congedo familiare e medico retribuito)
Assicurati di definire chiaramente tutte queste informazioni nella tua politica interna.
Tempo libero non pagato per i dipendenti esenti
Prima di scrivere la vostra politica, è inoltre necessario stabilire se i dipendenti sono esenti o non esenti. Porre la domanda se il tempo libero non retribuito per i dipendenti esenti sarà la chiave. Sotto la FLSA, un dipendente è considerato esente se viene pagato uno stipendio e riceve un minimo di $455 a settimana. Un dipendente è anche considerato esente se svolgono compiti esecutivi, amministrativi o professionali.
Mentre i dipendenti esenti ricevono uno stipendio pieno per ogni settimana in cui lavorano indipendentemente dalle ore o dai giorni lavorati, i dipendenti non esenti ricevono un salario orario in modo che vengano pagati solo quando lavorano. Ciò significa che qualsiasi tempo libero dovrebbe, teoricamente, essere pagato per i dipendenti esenti. Se il tempo libero non viene pagato, una società corre il rischio di contravvenire alle leggi sul tempo libero retribuito come la FLSA. Spesso, una società insisterà sul fatto che i dipendenti esenti utilizzati accumulato tempo e giorni di vacanza per aggirare questo problema. Il Dipartimento del Lavoro (DOL) favorisce questa opzione.
Permesso di lavoro per dipendenti
Il permesso di lavoro per dipendenti è un congedo temporaneo e involontario. I Furloughs sono più comunemente utilizzati nell’industria stagionale per consentire a un’azienda di chiudere l’attività durante i periodi di tranquillità. Tuttavia, sono diventati una pratica comune in molti altri settori in tutto il mondo dall’inizio dell’attuale pandemia di Covid-19.
Una società può licenziare i propri dipendenti per giorni, settimane o mesi e i dipendenti di solito tornano alle loro posizioni dopo la fine del periodo di licenza. La maggior parte dei dipendenti che sono in licenza non vengono pagati, ma mantengono benefici occupazionali come l’assicurazione sanitaria. Molte aziende utilizzano furloughs come soluzioni temporanee di risparmio di costi che sono un’alternativa al licenziamento permanente dei dipendenti.
Leggi sul lavoro
In generale, spetta a voi come datore di lavoro per decidere se i dipendenti sono offerti pagati e / o tempo libero non retribuito. Tuttavia, ci sono alcune situazioni in cui una società è legalmente tenuta a rispettare le leggi sul lavoro, a livello statale o federale, per autorizzare il tempo libero.
Ecco alcuni esempi di leggi sull’occupazione e sui salari e sulle ore:
- Il Fair Labor Standards Act (FLSA) non richiede il pagamento per il tempo non lavorato nel settore privato, come vacanze, assenze per malattia o vacanze federali. Questi benefici sono forniti a discrezione di ciascuna azienda.
- Il Family and Medical Leave Act (FMLA) richiede alle aziende con uno staff di oltre 50 di concedere ai dipendenti ferie non retribuite per ferie intermittenti o di prendersi cura di un membro della famiglia. Se un datore di lavoro si qualifica per FMLA, i dipendenti possono richiedere fino a 12 settimane di tempo libero non retribuito.
- La legge federale richiede ai datori di lavoro del governo federale di consentire ai propri dipendenti di prendere tempo pagato / non retribuito nei giorni festivi designati come il giorno di Capodanno e il Memorial Day.
- I dipendenti che frequentano la giuria sono protetti dalla maggior parte degli stati. E in stati come Massachusetts, Nebraska e New York, i dipendenti devono essere pagati per il loro tempo libero.
- Maine ha approvato una nuova politica di congedo per malattia nel 2019 per coprire le assenze per malattia retribuite e altri periodi di ferie personali. Richiederà alle aziende con uno staff di oltre 10 di fornire ai dipendenti un periodo di ferie retribuite per qualsiasi motivo. La nuova legge entra in vigore il 1 ° gennaio 2021 e significa che i datori di lavoro nel Maine potrebbero non essere più in grado di offrire tempo libero non retribuito ai dipendenti.
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Tempo libero non pagato Esempi di politica
La ricerca ha dimostrato che i datori di lavoro con politiche dettagliate tempo libero esperienza bassi livelli di assenza dei dipendenti dalla malattia, vacanza e giorni personali. Ciò suggerisce che una cultura aziendale con linee guida chiare per prendere tempo libero, sia pagato o non pagato, promuove un ambiente con maggiore motivazione dei dipendenti, benessere e lealtà. L’utilizzo di esempi di criteri di tempo libero non pagati per iniziare è un ottimo modo per accelerare il processo di gestione di queste richieste.
Tuttavia, prima di offrire ai dipendenti tempo libero non retribuito, è necessario sapere se è legalmente possibile. E se si decide di offrire ai dipendenti employees, PTO o entrambi, è necessario disporre di una chiara politica di assenza in atto.
La politica del tempo libero non retribuito dovrebbe specificare:
- Se offri ferie pagate e non retribuite. Se offri entrambi, hai bisogno di una politica separata per ogni categoria.
- Quali dipendenti hanno accesso al tempo libero retribuito e non retribuito. Ad esempio, se stai offrendo PTO ad alcuni dipendenti (dipendenti a tempo pieno) e UT ad altri (dipendenti a tempo parziale).
- Il numero di giorni non pagati dipendenti possono prendere.
- Come i dipendenti possono richiedere tempo libero.
- Se c’è un limite per i giorni pagati e non pagati lontano dal lavoro.
- Cosa succede quando un dipendente raggiunge quel limite massimo (ad esempio, se un dipendente utilizza la presa di forza assegnata, ha diritto a UT?).
- Come verranno monitorate le ore e le assenze dei dipendenti (schede di accesso, schede attività, software di presenza, ecc.).
- Se PTO e UT influenzeranno il record di presenze di un dipendente.
Se si utilizza il software di rilevamento presenze dei dipendenti è possibile integrare la politica per semplificare i processi. Ad esempio, se la tua politica definisce quanti giorni liberi possono essere presi ogni anno (pagati e/o non pagati), puoi condividere queste informazioni con i dipendenti tramite il software. Ciò potrebbe ridurre i potenziali conflitti e rendere i dipendenti responsabili delle loro assenze.
FAQ essenziali
Ecco alcune risposte alle domande più comuni. Fateci sapere nei commenti se avete altre domande.
Ho bisogno di una polizza di tempo libero non pagata nella mia azienda?
Se decidi di pagare i dipendenti per il tempo libero dipende dalla tua azienda. Sebbene non vi sia alcun obbligo legale, molte aziende decidono che è una buona pratica a determinate condizioni. Se si decide di offrire tempo libero non pagato, allora avete bisogno di una chiara politica UT che stabilisce le linee guida e le procedure interne.
Quanto tempo libero dovrebbero ricevere i nuovi dipendenti?
Negli Stati Uniti, la maggior parte dei datori di lavoro dà ai nuovi dipendenti una media di dieci giorni di ferie retribuite all’anno (una volta completato il periodo di prova). Se offri la presa di forza, devi stabilire se assegnerai giorni all’inizio di ogni anno o se i dipendenti devono accumularli.
Con quanto anticipo i dipendenti dovrebbero richiedere il tempo libero?
Ancora una volta, ciò dipenderà dalla politica di time off della tua azienda e dal processo per la richiesta di time off. Tieni presente che più preavviso hai bisogno, più a lungo i tuoi manager dovranno valutare l’impatto dell’assenza e approvare o rifiutare la richiesta.
Cosa succede se un dipendente raggiunge il limite per il tempo libero retribuito?
Se si dispone di una politica di PTO, è necessario decidere se esiste un limite al numero di giorni liberi che un dipendente può richiedere. E se raggiungono la presa di forza, avranno diritto all’UT? O dovranno prenderlo dai loro giorni di vacanza o dal tempo accumulato?