Gli elementi chiave degli accordi di non divulgazione

Nel mondo degli affari, ci sono numerosi casi in cui si consiglia di condividere informazioni riservate con un’altra parte. Ma la chiave per farlo in modo sicuro è fare in modo che l’altra parte è tenuta a rispettare le informazioni riservate fornite loro e non usarlo a vostro danno.

Un modo comune per proteggere la segretezza delle informazioni riservate fornite a un’altra parte è attraverso l’uso di un Accordo di non divulgazione, che a volte viene anche indicato come “Accordo di riservatezza” o “NDA.”

In questo articolo, spiegherò quando ha senso avere un accordo di non divulgazione, nonché i termini chiave che l’accordo deve includere.

Quando ha senso un accordo di non divulgazione?

Quando ha senso richiedere a un’altra parte di firmare un accordo di non divulgazione? Ci sono probabilmente molti casi in cui può essere appropriato. Ma le situazioni principali sono quelle in cui si desidera trasmettere qualcosa di prezioso circa il vostro business o idea, ma ancora voglia di garantire che l’altro lato non rubare le informazioni o usarlo senza la vostra approvazione.

Ecco alcune situazioni tipiche in cui potresti voler utilizzare un accordo di non divulgazione:

• Presentazione di un’invenzione o idea imprenditoriale di un potenziale socio, investitore o distributore
• Condivisione finanziarie, di marketing, e altre informazioni con un potenziale acquirente del vostro business
• Mostrando un nuovo prodotto o di tecnologia per un potenziale acquirente o del licenziatario
• Ricezione di servizi da una società o un individuo che può avere accesso ad alcune informazioni sensibili nella fornitura di tali servizi
• Consentendo ai dipendenti di accedere alle informazioni riservate e di proprietà di il vostro business durante il corso del loro lavoro

Accordi di Non Divulgazione probabilmente non ha senso per le start-up che cercano di raccogliere finanziamenti da investitori di venture capital, poiché la maggior parte dei venture capitalist si rifiuterà di firmare tali accordi.

NDA reciproco vs. non reciproco

Gli accordi di non divulgazione sono disponibili in due formati di base: un accordo reciproco o un accordo unilaterale. L’accordo unilaterale è quando si sta contemplando che solo una parte condividerà informazioni riservate con l’altra parte. Il modulo NDA reciproco è per le situazioni in cui ciascuna parte può potenzialmente condividere informazioni riservate.

Anche se c’è sempre un certo appello all’uso di una forma reciproca di NDA, mi allontano davvero dalla forma reciproca se non ho intenzione di ricevere informazioni riservate dall’altra parte. Un modo per decidere questo nella fase iniziale è quello di far sapere all’altra parte che non si desidera ricevere alcuna delle loro informazioni riservate, quindi non si vede la necessità di una forma reciproca se ne chiedono uno.

I moduli di esempio di NDA possono essere trovati nella sezione Moduli e accordi di AllBusiness.com.

Gli elementi chiave degli accordi di non divulgazione

Gli accordi di non divulgazione non devono essere lunghi e complicati. In effetti, quelli buoni di solito non durano più di poche pagine.

Gli elementi chiave degli accordi di non divulgazione:

• Identificazione delle parti
• Definizione di ciò che è ritenuto riservati
• L’ambito di applicazione dell’obbligo di riservatezza da parte ricevente
• Le esclusioni dal trattamento riservato
• La durata del contratto

Le Parti dell’Accordo

Le parti del contratto sono di solito una semplice descrizione stabilito all’inizio del contratto. Se si tratta di un accordo in cui solo una parte fornisce informazioni riservate, la parte divulgante può essere indicata come la parte divulgante e il destinatario delle informazioni può essere semplicemente indicato come il destinatario.

L’unica parte difficile qui è pensare se altre persone o aziende possono anche essere parte dell’accordo. Il destinatario si aspetta di mostrare le informazioni riservate a una società collegata o affiliata? A un partner? A un agente? In caso affermativo, la NDA dovrebbe riguardare anche tali terzi.

Cosa è considerato confidenziale?

Questa sezione della NDA si occupa di definire cosa significano le informazioni riservate. Ci sono informazioni? Si tratta di informazioni contrassegnate solo per iscritto come”riservate”? Le informazioni orali trasmesse possono essere considerate riservate?

Da un lato, la parte divulgatrice vuole che questa definizione di informazioni riservate sia il più ampia possibile per assicurarsi che l’altra parte non trovi una scappatoia e inizi a usare i suoi preziosi segreti.

D’altra parte, se sei il destinatario delle informazioni, hai un legittimo desiderio di assicurarti che le informazioni che dovresti tenere segrete siano chiaramente identificate in modo da sapere cosa puoi e non puoi usare.

Le informazioni orali in particolare possono essere difficili da gestire. Alcuni destinatari delle informazioni insistono sul fatto che solo le informazioni trasmesse per iscritto devono essere mantenute riservate. E, naturalmente, la parte che fornisce informazioni orali potrebbe dire che è troppo stretto. Il solito compromesso è che le informazioni orali possono essere considerate informazioni riservate, ma la parte divulgante deve confermare per iscritto all’altra parte poco dopo aver divulgato in modo che la parte ricevente sia ora informata su quali dichiarazioni orali sono considerate riservate.

Ambito dell’obbligo di riservatezza

Il nucleo dell’Accordo di non divulgazione è un obbligo in due parti per il destinatario delle informazioni: mantenere le informazioni riservate in realtà riservate e non utilizzare le informazioni riservate stesse.

Quindi la prima parte è che il destinatario delle informazioni riservate deve mantenerle segrete. E questo di solito significa che il destinatario deve prendere misure ragionevoli per non lasciare che gli altri hanno accesso ad esso. Ad esempio, misure ragionevoli potrebbero includere che solo poche persone all’interno della società del destinatario abbiano accesso alle informazioni e siano tutte informate della natura delle restrizioni di riservatezza.

Anche la seconda parte è cruciale: i destinatari non possono utilizzare le informazioni da soli. Dopo tutto, l’ultima cosa che vuoi è per loro di prendere la vostra grande idea o mailing list e fare un bizillion dollari da esso.

Se la portata della NDA è abbastanza ampia, allora si può citare in giudizio per danni o per fermare i destinatari se violano i loro obblighi di riservatezza o il loro accordo di non utilizzo.

Esclusioni dal trattamento di riservatezza

Ogni NDA ha alcune esclusioni dagli obblighi della parte ricevente. Queste esclusioni hanno lo scopo di affrontare situazioni in cui sarebbe ingiusto o troppo oneroso per l’altra parte mantenere le informazioni riservate.

Il comune esclusioni includono informazioni

• Già noto al destinatario
• Già note al pubblico (fino a quando il destinatario non ha ingiustamente di rilascio al pubblico)
• sviluppato in modo Indipendente da parte del destinatario, senza riferimento o l’uso di informazioni riservate della parte comunicante
• Comunicati al destinatario da qualche altra parte che non ha il dovere di riservatezza e per la parte trasmittente

NDA può anche affrontare la situazione in cui il destinatario delle informazioni è costretta a divulgare le informazioni attraverso un processo legale. Il destinatario dovrebbe essere autorizzato a farlo se costretto da un ordine del tribunale senza violare la NDA fintanto che il destinatario ha avvertito la parte divulgante in anticipo del procedimento legale.

Durata dell’accordo

Quanto dovrebbe durare la NDA? Alcuni avvocati possono sostenere che la NDA dovrebbe durare per sempre. Perché qualcuno dovrebbe avere il diritto di utilizzare le tue informazioni riservate in qualsiasi momento?

Ma se sei il destinatario delle informazioni riservate, probabilmente vuoi insistere su un termine definito quando l’accordo termina. Dopo tutto, la maggior parte delle informazioni dopo un certo numero di anni diventa comunque inutile, e il costo degli obblighi di riservatezza della polizia può diventare costoso se si tratta di un obbligo “per sempre”.

Quindi se accetti un termine, cosa è ragionevole? Bene, dipende davvero dal settore in cui ti trovi e dal tipo di informazioni trasmesse. In alcune aziende, alcuni anni possono essere accettabili perché la tecnologia può cambiare così velocemente da rendere le informazioni praticamente inutili.

La maggior parte degli accordi che vedo (se hanno un termine) hanno un limite di tempo da due a cinque anni. Ma la tua NDA deve anche dire che, anche se il termine è terminato, la parte divulgatrice non sta rinunciando ad altri diritti che potrebbe avere in base a copyright, brevetti o altre leggi sulla proprietà intellettuale.

Altre disposizioni che possono avere senso per la NDA

Potresti anche voler aggiungere altre campane e fischietti alla tua NDA per proteggere la tua azienda da ulteriori problemi, a seconda della tua situazione. Ecco alcune idee:

• Sollecitazione dei dipendenti. Se il destinatario ha un accesso significativo ai dipendenti, è possibile inserire una clausola che impedisca al destinatario di sollecitare o assumere dipendenti per 12-24 mesi. L’altra parte può a volte essere d’accordo su questo, con alcuni ritagli. Ad esempio, il destinatario potrebbe volere che la limitazione si applichi solo a quei dipendenti con cui sono entrati in contatto durante la revisione di informazioni o interviste.
• Giurisdizione in caso di controversia. Se sei la parte divulgante, vuoi assicurarti che in caso di controversia sul fatto che l’altra parte abbia rispettato i suoi obblighi, la controversia sarà gestita esclusivamente nella tua città. Non si vuole avere a viaggiare lontano e incorrere in costi aggiuntivi per far rispettare il vostro NDA.
• Ingiunzione. Assicurarsi di avere una clausola che ti dà il diritto di un provvedimento ingiuntivo per fermare l’altro lato di violare l’accordo. Questa clausola dice semplicemente che è possibile ottenere un ordine del tribunale che impedisce all’altra parte di fare l’atto di violazione (invece di ottenere solo danni in denaro dopo che è troppo tardi).
• Nessun diritto nella parte ricevente. A volte è utile avere una clausola che dice che solo perché hai intenzione di condividere informazioni riservate con loro, l’altra parte non ottiene alcun diritto alle tue idee o addirittura il diritto di stipulare un accordo con te.

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