Nonostante la velocità e l’efficienza che viene fornito con la firma di documenti elettronicamente, molti uomini d’affari (e anche alcuni avvocati) rimangono riluttanti ad accettare le firme elettroniche. Fortunatamente per quelli di noi che stanno riparando sul posto o praticano il distacco sociale, la maggior parte delle firme elettroniche sono altrettanto valide e applicabili come una firma manuale tradizionale.
Una legge federale, l’Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act,e la legge di quasi tutti gli stati (attraverso l’adozione dell’Uniform Electronic Transactions Act o legislazione simile), prevedono che le firme elettroniche siano legalmente applicabili purché siano soddisfatti alcuni requisiti di base. Queste leggi richiedono che i contratti firmati elettronicamente siano applicati e trattati allo stesso modo di qualsiasi documento firmato con mezzi tradizionali. In altre parole, nessun contratto può essere annullato o reso inapplicabile solo perché è stato firmato elettronicamente.
Per qualificarsi come firma elettronica applicabile, deve essere comprovata l’intenzione del firmatario di eseguire o accettare l’accordo. Thisis compiuto tipicamente richiedendo al firmatario di prendere l’azione affermativa, come digitando il loro nome o disegnando la loro firma usando un topo o un touchscreen. Fintanto che l’intenzione del firmatario di accettare il contratto può essere individuata dal record, una firma elettronica islikely per essere esecutiva. Tribunali in alcuni stati hanno applicato contratti in cui l “intento di aparty di accettare i termini dell” accordo sono stati evidenziati da e-mail exchangeor messaggio di testo, anche se non c ” era nessuna firma disegnata o dattiloscritta.
Un record della firma elettronica deve essere creato al momento dell’esecuzione e deve mostrare il processo con cui il documento è stato accettato dal firmatario. Per i documenti scambiati via e-mail, le emailsthemself si qualificheranno generalmente come un record della transazione. I servizi più diffusi come DocuSign e AdobeSign generano report di controllo che soddisfano i requisiti di registrazione.
Nel caso di contratti con i consumatori, la legge richiede in genere che il consumatore opti per il processo di firma elettronica o fornisca il consenso a fare affari elettronicamente. Questo requisito può essere soddisfatto includendo nel contratto un termine che dichiari che il consumatore accetta l’uso delle firme elettroniche, o richiedendo al firmatario di spuntare una casella o fare clic su un pulsante durante il processo di firma elettronica (come nel caso Dicusign e Adobe Sign).
Mentre le firme elettroniche sono ampiamente accettate per molte transazioni commerciali negli Stati Uniti e a livello internazionale, ci sono alcune circostanze in cui è ancora richiesta una firma antiquata, come testamenti, determinati trust, procura e certificati di nascita e morte. Nella maggior parte dei casi, i documenti che devono esserenotarizzato anche ancora richiedono una firma manuale, anche se una manciata di statipermit alcuni documenti da autenticare elettronicamente o in remoto.
Se hai bisogno di una guida sull’accettazione o l’applicabilità delle firme elettroniche, contatta Kristin Biedinger.