Calcolare il rimborso chilometrico inizia da sapere quando è effettivamente necessario per rimborsare i vostri dipendenti. Anche se molti datori di lavoro pensano di dover pagare per il chilometraggio , il governo federale non richiede di rimborsare i dipendenti. Tuttavia, ci sono alcuni stati che hanno regolamenti. La California, ad esempio, richiede ai datori di lavoro di rimborsare i dipendenti per eventuali perdite subite durante il completamento delle mansioni lavorative.
Se avete bisogno di calcolare i rimborsi, abbiamo un pratico strumento chilometraggio calcolatrice è possibile utilizzare.
L’IRS imposta il tasso di rimborso chilometraggio per i dipendenti che guidano i propri veicoli di proprietà privata (POV), ma questo tasso è una linea guida per i datori di lavoro e un’opportunità di detrazione fiscale per i dipendenti. È possibile scegliere se o non si desidera pagare i dipendenti più o meno rispetto al tasso di IRS. Inoltre, tieni presente che devi seguire anche i regolamenti di rimborso del tuo stato. In aggiunta a ciò, ai sensi del regolamento FLSA, è necessario pagare i dipendenti il salario minimo standard. Se le loro spese li portano a una tariffa oraria al di sotto del salario minimo, dovrai assisterli con il costo.
L’IRS ha una linea guida per le spese rimborsabili e non rimborsabili quando un dipendente utilizza il proprio POV per compiti aziendali. Ecco alcune spese rimborsabili e non rimborsabili:
Spese rimborsabili
- Tariffe di parcheggio, tariffe per traghetti, ponti, strade e tunnel e tariffe di parcheggio, atterraggio e tie-down per aeromobili o aerei.
- Quando il tuo dipendente utilizza il proprio POV per affari ufficiali nelle immediate vicinanze della propria residenza o stazione ufficiale.
- Se un dipendente guida verso una o più posizioni di lavoro temporanee, purché non guidi direttamente dalla propria residenza e dall’ufficio.
- Quando il dipendente riferisce all’ufficio assegnato in modo permanente e quindi si reca in altri siti di lavoro.
- Se i tuoi dipendenti devono viaggiare per scopi di formazione, hanno diritto al rimborso se la formazione si trova entro i limiti della città della tua stazione di lavoro ufficiale. Tuttavia, il rimborso in questo caso è soggetto alla revisione e all’approvazione del gestore.
- Se il tuo dipendente si ferma durante il tragitto tra la sua residenza e il posto di lavoro per motivi di lavoro, dovrebbe essere rimborsato per la guida dopo la sosta.
Spese non rimborsabili
- I vostri dipendenti non riceveranno alcun rimborso tra casa e ufficio o luogo di lavoro temporaneo.
- Spese per riparazioni, ammortamenti, sostituzioni, grasso, olio, antigelo, rimorchio e spese simili, benzina, assicurazione, tasse statali e federali.
- Non è necessario rimborsare i dipendenti per il parcheggio in uno spazio ufficio assegnato quando è sostenuto in relazione al viaggio diretto tra la loro residenza e l’ufficio.
- Miglia percorse esclusivamente per motivi personali.
Fare la matematica
IRS standard chilometraggio tassi di rimborso (a partire dal 2021):
- 56 centesimi per ogni miglio guidato per uso aziendale
- 16 centesimi per ogni miglio guidato mediche o per fini in movimento
- 14 centesimi per ogni miglio guidato in servizio di organizzazioni di beneficenza
Come calcolare il chilometraggio rimborsi
La distanza da percorrere è determinato dall’effettivo miglia percorse nelle letture del contachilometri. Prima che il dipendente inizi a guidare verso il luogo di lavoro, prenderà nota del numero sul contachilometri. Una volta che il dipendente guida alla posizione successiva, prenderà nota del nuovo numero sul contachilometri. La differenza delle due letture è la quantità di miglia che il dipendente ha guidato.
Per calcolare il chilometraggio, moltiplicare il tasso di chilometraggio applicabile per il numero di miglia percorse dal dipendente.
Ad esempio, immagina che il tuo dipendente abbia guidato 15 miglia per arrivare dal tuo ufficio a un luogo di lavoro temporaneo.
15 miglia x $0.58 (tasso di rimborso)= due 8.70 dovuto in rimborso
Trovare soluzioni
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