Trattare con i clienti che non pagano è una lamentela comune tra i liberi professionisti. Le tasse in ritardo sono un buon modo per scoraggiare questo tipo di comportamento, ma non sono appropriate in ogni situazione. Dovrai rivedere i termini del tuo accordo con il tuo cliente e le leggi del tuo stato per determinare quando e quanto puoi addebitare. In alcuni casi, si potrebbe scoprire che le spese di finanza stanno causando la perdita di clienti e il vostro business beneficerebbe di perdonare il pagamento in ritardo occasionale.
Che cosa è una tassa in ritardo?
Una tassa tardiva, nota anche come tassa finanziaria o di servizio, è una somma di denaro che un’azienda valuta su una fattura scaduta. Si può anche pensare a una tassa di ritardo come una tassa per estendere il credito a un cliente in ritardo, come la società sta permettendo l’individuo più tempo per pagare un debito che attualmente dovuto. Calcolato correttamente, tasse in ritardo compensare il creditore (voi) per le perdite dirette si soffre quando il debitore non paga in tempo: interessi persi (supponendo che si sarebbe posto il denaro in un conto fruttifero); e il costo del calcolo della tassa, l’invio della comunicazione, e perseguire il pagamento. La semplice presenza di una disposizione in ritardo tassa spesso incoraggia i clienti a pagare le fatture in tempo.
Determinazione delle scadenze e delle commissioni
Se si decide di imporre tasse in ritardo, è necessario determinare quando e quanto addebitare. Considera le tue esigenze di flusso di cassa e gli standard del tuo settore quando stabilisci scadenze e commissioni (non trattare mai le tasse in ritardo come un ulteriore modo per fare soldi—non sono un centro di profitto). Per quanto riguarda i tempi, la tua politica potrebbe essere che le fatture sono dovute al ricevimento e incorreranno in addebiti tardivi se pagati più tardi di 30, 60, 120 giorni o più.
Successivamente, dovresti considerare quanto vuoi addebitare in tasse tardive. È possibile impostare le commissioni di ritardo come percentuale dell’importo della fattura, calcolato su base annuale (maggiori informazioni su tale calcolo di seguito). In alternativa, si potrebbe addebitare una tassa piatta in ritardo, come ad esempio $10 per ogni giorno in ritardo, con un tappo. In entrambi i casi, le tasse in ritardo non possono essere più di una stima dei costi effettivi sostenuti a causa del ritardo di pagamento del cliente e gli statuti del tuo stato potrebbero limitare quanto puoi addebitare all’anno.
Se addebiti non più del 10% all’anno, probabilmente non correrai contro gli statuti del tuo stato, ma il tuo cliente potrebbe contestare l’importo della commissione in tribunale se addebiti più di una stima ragionevole delle tue perdite effettive. Per calcolare le perdite potenziali, considerare quanto segue:
- l’interesse che si perderebbe in un bill non pagato (se si utilizza un conto fruttifero)
- il valore del vostro tempo (o quella di un tuo dipendente), che verrà impiegato per contattare il cliente circa il pagamento, il calcolo delle tasse, e il rinvio di fatture
- il valore di altre opportunità di business, si perderebbe come risultato del cash flow e il tempo speso per rintracciare il pagamento, e
- il costo per creare, nave, e memorizzare ogni fattura (compresa la carta, l’inchiostro, e le spese di spedizione).
Fai attenzione ad applicare un tasso di interesse a fatture di grandi dimensioni, poiché la commissione potrebbe risultare molto più alta delle tue spese effettive. Se addebiti una tariffa forfettaria, verifica che le spese non superino i limiti dello stato per le piccole fatture. Ad esempio, se la fattura è di $100 e addebiti $10/giorno per le fatture scadute, dopo un giorno supererai il limite legale del 10% all’anno.
Verifica il tuo accordo scritto
Dovresti valutare un addebito tardivo solo se il cliente è stato avvisato, all’inizio, che ti sei riservato il diritto di farlo. Se si dispone di un accordo scritto con il cliente, dovrebbe specificare per quanto tempo devono pagare e la tassa piatta o mensile tassa di finanziamento per il pagamento in ritardo. È necessario includere la stessa lingua sulle fatture includendo la frase ” i conti non pagati entro _ _ giorni dalla data della fattura sono soggetti a un costo finanziario mensile__%.”Mai, mai descrivere la tassa come una” penalità” per il pagamento in ritardo; è una soffiata a un giudice che l’importo che stai addebitando ha lo scopo di punire il debitore, non compensarti per le tue perdite, il che può comportare il rifiuto del tribunale di far rispettare la tua disposizione. Se il contratto scritto e la fattura non includevano disposizioni relative alle tasse in ritardo, è probabile che non sia possibile imporre oneri finanziari.
Come calcolare una tassa tardiva
Una tassa tardiva viene normalmente valutata come una tassa finanziaria mensile, che è possibile calcolare completando due passaggi. In primo luogo, dividere il tasso di interesse annuo fissato nel vostro accordo come una tassa di ritardo di 12 per determinare il tasso di interesse mensile. Quindi, moltiplicare questa tariffa mensile per l’importo dovuto per determinare l’importo della tassa mensile in ritardo.
Ad esempio, se il tasso di interesse annuale è del 3%, il tasso di interesse mensile è dello 0,25%. Se un cliente ti doveva 1 10.000, moltiplicheresti questo importo dello 0,25% per capire quanto il cliente ti deve ogni mese come addebito tardivo. Un quarto di una percentuale di $10.000 è 2 25, quindi il cliente ti dovrebbe un extra di $25 per ogni mese in cui il pagamento era in ritardo. In questo esempio, il tasso di interesse annuo massimizza l’ammenda al 3% del debito originario (non aggravato). Si dovrebbe pagare 2 25 al mese, anche se il debito aumenta. Fai riferimento al tuo accordo per determinare se e quando gli interessi composti, verificando nuovamente che l’importo annuale non superi i limiti legali.
Alternative alle tasse ritardate
Le tasse ritardate possono causare stress e tensioni inutili con i clienti. In alcuni casi, l’opzione migliore è chiedere il pagamento prima di completare i servizi. Quando il pagamento anticipato non è pratico, considerare se le tasse in ritardo sono veramente necessarie, o se stanno causando la perdita di clienti. Quando si perdona il pagamento in ritardo occasionale, si potrebbe fare più soldi nel lungo periodo mantenendo relazioni positive con i vostri clienti.
Invece di punire i clienti per il pagamento in ritardo, si potrebbe invece premiare i pagamenti anticipati offrendo uno sconto per i pagamenti effettuati in anticipo o entro un tempo specificato, a patto che non offrono sconti come un modo per aggirare le restrizioni sulle tasse in ritardo. L’incentivo potrebbe ridurre il numero di ritardi nei pagamenti e godrai del vantaggio aggiuntivo di accelerare il flusso di cassa per la tua attività. È importante verificare che la differenza tra lo sconto e l’importo fatturato non superi i limiti di legge sulle tasse ritardate. Se lo sconto è grande, un giudice potrebbe scoprire che si tratta di una tassa di ritardo illegale mascherato e regola che il vostro accordo è inapplicabile.
Passi successivi Dopo il mancato pagamento
In alcuni casi, un cliente semplicemente non pagherà, ma è necessario il denaro per mantenere il vostro business in corso. In primo luogo, inviare nuovamente la fattura e raggiungere il vostro cliente per scoprire che cosa il holdup è. Il cliente potrebbe avere un problema che puoi facilmente risolvere, ad esempio dimenticando di inviare il pagamento o incappando in un problema con il tuo sistema di pagamento online.
Se il cliente continua a non pagare, potrebbe essere il momento di intraprendere un’azione legale. Se l’importo è piccolo, è possibile presentare un reclamo in tribunale per le controversie di modesta entità, che si può leggere di più qui. Per le controversie più grandi, prendere in considerazione raggiungere un avvocato per consulenza legale.