Le richieste di acquisto e gli ordini di acquisto (“POs”) sono entrambi documenti chiave in un processo di approvvigionamento efficiente per qualsiasi azienda. Consentono ai team di pianificare adeguatamente gli acquisti, pianificare i budget e fornire la prova della spesa in caso di audit finanziari.
Eppure molti imprenditori non hanno familiarità con ogni documento e il loro ruolo specifico all’interno del processo di acquisto. Di conseguenza, le persone abusano di questi documenti o non li usano affatto.
Analizziamo le basi del processo di approvvigionamento esplorando la differenza tra richieste di acquisto e ordini di acquisto.
Che cos’è una richiesta di acquisto?
Una richiesta di acquisto è un documento che un dipendente all’interno dell’organizzazione crea per richiedere un acquisto di beni o servizi.
Quando si compila una richiesta di acquisto, non si sta ancora acquistando nulla. Stai semplicemente iniziando il processo di acquisto chiedendo il permesso interno.
Questo documento viene utilizzato quando un dipendente dell’organizzazione effettua una richiesta di ordine in caso di necessità per determinati beni o servizi.
Il manager del dipendente – o chiunque sia responsabile degli acquisti presso la vostra azienda – viene informato che il dipendente ha fatto una richiesta d’ordine una volta ricevuta la richiesta.
le richieste d’Acquisto di delineare i dettagli necessari prima di completare un acquisto, dovrebbe essere approvato, come:
- descrizione del Prodotto e la quantità
- Nome del produttore
- Prezzo
- Nome e il dipartimento di acquirente
le richieste d’Acquisto raramente (se non mai) lascia la tua organizzazione. I dipendenti utilizzano questi documenti interni per ottenere il permesso. In quanto tali, non sono un documento legalmente vincolante.
Non tutte le aziende utilizzano le richieste di acquisto nel loro processo di approvvigionamento. In altri casi, alcune aziende richiedono una richiesta di acquisto per gli acquisti che vanno oltre un importo in dollari.
Inoltre, il reparto contabilità utilizza questo documento per pianificare le spese future. È molto più facile evitare errori costosi se controlli il budget prima di approvare un acquisto.
Perché avete bisogno di acquistare requisizioni?
Le richieste di acquisto dettagliano tutti i dettagli di un ordine che la tua organizzazione deve effettuare. Quindi, perché non saltare la richiesta di acquisto e andare direttamente all’ordine di acquisto?
- Aiutano a stabilire un processo di approvvigionamento chiaro. Reindirizzando l’autorizzazione all’acquisto a un gestore comune utilizzando i moduli di richiesta di acquisto, è possibile semplificare la pipeline dell’organizzazione. Il processo è molto più facile da gestire e formalizzare quando ci sono regole chiare per chi può acquistare cosa e quando.
- Aiutano a rilevare e prevenire le frodi nella tua organizzazione. I passaggi più coinvolti nel processo di approvvigionamento, più è probabile che qualcuno sarà fiutare un acquisto fraudolento se accade.
- Danno alla finanza un controllo più diretto sugli acquisti. Se qualcuno al di fuori del dipartimento ha bisogno di acquistare qualcosa, può compilare una richiesta di acquisto e inviarla al responsabile degli acquisti. In questo modo, lo stesso dipartimento supervisiona ogni acquisto effettuato dall’organizzazione.
Come funziona una richiesta di acquisto?
Le richieste di acquisto vengono prima compilate da un dipendente che vede la necessità di un prodotto o di un servizio. Il dipendente compila tutti i dettagli, incluso il prezzo, il fornitore suggerito e le specifiche dei beni o dei servizi. Il documento viene quindi inviato al reparto acquisti per l’approvazione.
Diciamo che si esegue una società di produzione. Hai un team di meccanici che fanno ispezioni di routine e correzioni su trapani, seghe e altri macchinari. Se uno dei tuoi meccanici scopre un nuovo tipo di attrezzatura che renderebbe la loro vita più facile per i controlli di routine – attrezzatura che la tua azienda non ha mai acquistato prima – potrebbero compilare una richiesta di acquisto senza dover chiedere prima il permesso.
Il meccanico invia il modulo compilato al reparto acquisti. Si occupano di approvare o negare la richiesta di nuove attrezzature. Perché l’attrezzatura è di fascia alta, il capo degli acquisti sarebbe check-in con il dipartimento delle finanze prima di assicurarsi che questa è una domanda fattibile.
Che cos’è un ordine di acquisto?
Noto anche come PO, l’ordine di acquisto è un documento che descrive i dettagli di un acquisto effettivo.
L’ufficio acquisti crea l’ordine di acquisto una volta che una richiesta di acquisto è stata approvata. Se un’organizzazione non utilizza richieste di acquisto, altri dipendenti possono compilare ordini di acquisto per l’approvazione pure.
A differenza di una richiesta di acquisto, l’ordine di acquisto è un documento esterno. L’acquisto lo invia al venditore come una serie di istruzioni su come evadere l’ordine ed elaborare il pagamento.
Si noti che i POs non sono gli stessi delle fatture — non sono una richiesta di pagamento.
E una volta che un modulo d’ordine di acquisto è stato finalizzato e approvato dall’acquirente e dal venditore, diventa un documento legalmente vincolante.
POs comprendono tutto, il venditore deve conoscere al fine di adempiere l’ordine e di tutto il necessario per documentare l’acquisto:
- Nome della tua azienda
- Nome del dipendente che effettua l’ordine
- Data di PO creazione
- Quantità e il prezzo dei beni
- termini di Pagamento
- Firma di tutte le parti coinvolte
Come fare ordini di acquisto e di lavoro?
La tua organizzazione crea ordini di acquisto solo quando vuole andare avanti e acquistare ufficialmente beni o servizi. Quando ha una richiesta di acquisto approvata, il reparto acquisti può creare un PO dalle informazioni nella richiesta. Se il PO supera un importo impostato in dollari, la maggior parte delle aziende richiede l’approvazione del VP prima di finalizzare il documento da inviare al fornitore.
Torniamo alla nostra azienda manifatturiera. La direzione decide di approvare la richiesta di acquisto del meccanico per nuove attrezzature di fascia alta.
Da lì, un dipendente del reparto acquisti riempirebbe un PO. Tuttavia, poiché l’apparecchiatura avrà un costo di oltre $10.000, un VP deve approvare il PO prima che l’acquisto possa essere effettuato.
Il VP dà un’occhiata al PO, lo approva e lo rispedisce al reparto acquisti, che si occupa di inviare il PO al fornitore e al proprio reparto contabilità.
Una volta che il fornitore riceve e firma il documento, l’OP diventa legalmente vincolante. Ora tutti-il meccanico, il reparto acquisti, il VP, il reparto contabilità, il venditore – è nel ciclo e ha letto gli stessi termini e condizioni per un acquisto.
Quindi, una volta che l’azienda riceve le sue nuove attrezzature in una data specifica, se lo aspetteranno.
Qual è la differenza tra una richiesta di acquisto e un ordine di acquisto?
vediamo rapidamente come ogni documento è diversa:
| Caratteristica | Acquisto | Ordine di Acquisto |
| che Cosa è esso? | Richiesta di acquisto | Conferma di un ordine |
| Chi lo crea? | Qualsiasi dipendente | Ufficio acquisti o capo di un reparto |
| Quando viene inviato? | Quando un dipendente vede una domanda di beni o servizi | Quando un ordine deve essere effettuato per beni e / o servizi |
| Chi lo riceve? | Capo dipartimento e / o ufficio acquisti | Vendor |
| Quali informazioni contiene? | – Data di richiesta è creata – numero Richiesta – Nome del dipendente, facendo richiesta – Descrizione degli elementi necessari – Numero di elementi e di prezzo Suggerito di informazioni del fornitore |
– Data di PO è stato creato – numero di PO – Nome del compratore – Descrizione degli elementi o il servizio acquistato – Numero di elementi e il prezzo – i termini di Pagamento – Fatturazione e indirizzo di spedizione – data di Consegna |
Il ruolo delle richieste d’acquisto e ordini di acquisto in un efficiente processo
Se sei un venditore o acquirente, la vostra azienda può beneficiare di effettuare il processo di approvvigionamento più efficiente per tutte le parti coinvolte.
Senza regole e processi impostati, i dipendenti perdono molto tempo a correre dopo aver perso informazioni o correggere errori causati da documenti fuori luogo.
Un modo semplice per farlo è implementare modelli di richiesta di acquisto e PO elettronici facili da usare nei processi utilizzando il software di automazione degli appalti.
Pensalo in questo modo: devi spendere le tue risorse nel posto giusto se vuoi distinguerti e far crescere la tua attività. Oggi, gli strumenti di automazione dei processi aziendali sono prontamente disponibili per dare ai dipendenti un vantaggio anche quando non sono programmatori.
Rimanendo dietro e correndo costantemente come un pollo senza testa per rimanere in cima a chi ha acquistato cosa e quando, stai sprecando un sacco di risorse. Nel frattempo, altri ti raggiungeranno.
Riportiamo l’azienda manifatturiera come esempio. Se si utilizzano processi di approvvigionamento della vecchia scuola, tutte le risorse che si sprecano per l’approvvigionamento sono risorse che si stanno togliendo dalla creazione di un’esperienza cliente positiva. Al giorno d’oggi, ci sono un sacco di aziende manifatturiere moderne che il vostro cliente può andare a se non si può dare loro la qualità del servizio che sanno che possono ottenere altrove.
Ecco come questo si riferisce ad un altro tipo di processo – Netflix sta cambiando il modo in cui le persone consumano contenuti multimediali. Ora, sempre più reti offrono servizi di streaming simili per rimanere rilevanti.
Lo stesso vale per l’automazione.
Semplifica il processo di approvvigionamento
È difficile gestire un’azienda. Le sfide sorgeranno ogni giorno da un cliente insoddisfatto a una spesa inaspettata. Invece di inseguire i documenti, vuoi che i dipendenti si concentrino sui clienti e sulle questioni strategiche.
Le tendenze globali favoriscono fortemente l’automazione. Automatizzare i processi di approvvigionamento di tutti i giorni utilizzando cose come una soluzione di flusso di lavoro ordine di acquisto – i vantaggi potrebbero sorprendervi.
Avvolgendolo
Dalle aziende di medie dimensioni alle imprese giganti, così tante aziende hanno bisogno di utilizzare i moduli di richiesta di acquisto e i moduli PO a loro vantaggio per risparmiare risorse, pianificare le proprie finanze in modo più efficiente e persino proteggersi in caso di audit finanziari.
Senza richieste di acquisto e il loro POS di accompagnamento, può diventare un free-for-all nel processo di approvvigionamento – i costi di tali errori possono variare da fastidi a grandi catastrofi.
La vostra azienda dispone di moduli efficienti per il processo di approvvigionamento?
