La tua azienda si basa, almeno in parte, su documenti cartacei?
Sempre più aziende stanno spostando la loro archiviazione dei documenti verso lo spazio digitale in questi giorni. Tuttavia, non tutto può essere convertito in digitale. Molte aziende hanno ancora documenti cartacei che devono essere correttamente memorizzati e organizzati.
L’utilizzo di raccoglitori a tre anelli per archiviare i documenti cartacei è un ottimo modo per garantire che non siano danneggiati o smarriti. Tuttavia, è necessario un sistema per organizzare questi documenti nel caso in cui sia necessario individuarne uno.
A seconda del numero di record con cui la tua azienda si occupa, hai diverse opzioni per i sistemi organizzativi.
Organizzazione alfabetica
Per i record sotto 5.000, il sistema di archiviazione alfabetico è ancora il metodo più comune. In questo sistema, tutti i record (compresi i nomi di agenzie, aziende, località geografiche, individui, istituzioni, soggetti e argomenti) sono elencati in ordine alfabetico dalla A alla Z.
È possibile utilizzare questo sistema sia per i file di nome del cliente e del cliente pure. Se stai lavorando con soggetti, potrebbe essere necessario utilizzare un indice relativo in cui si designa un nome di argomento per sostituire un soggetto.
Ecco alcuni altri consigli pratici per la tenuta dei registri alfabetici:
- Se la raccolta di clienti o contatti che hai è grande, considera l’utilizzo di cartelle o divisori separati all’interno dei tuoi raccoglitori per ogni contratto.
- Mantieni le cose chiare etichettando la parte superiore di ogni cartella (cognome del contatto, nome).
- Usa il cognome del cliente per ordinare in ordine alfabetico. Per più di un cliente con lo stesso cognome, utilizzare il loro nome pure.
- Mantieni ordinato il tuo sistema organizzativo suddividendo i tuoi clienti in quattro sezioni: da A a F; Da G a L; Da M a R; e da S a Z. Si può facilmente utilizzare un raccoglitore per ogni sezione se sono troppo grandi. Questo impedisce alle cose di impantanarsi troppo.
Organizzazione numerica
Con un sistema numerico di organizzazione legante, si metterà i file in ordine sequenziale. Puoi farlo assegnando numeri a ciascuno dei tuoi clienti / clienti, oppure puoi estrarre un numero dai tuoi elenchi di clienti.
Archiviazione numerica può essere utile perché tende ad aumentare la produttività dal momento che i numeri rendono più veloce per ottenere il vostro deposito fatto. A differenza di un sistema alfabetico, si può facilmente utilizzare un sistema numerico per più di 5.000 record.
Organizzazione delle cifre terminali
Un’altra forma di organizzazione numerica consiste nell’utilizzare un sistema di cifre terminali. Come un sistema numerico tradizionale, organizzerai i numeri in sequenza. Tuttavia, nel sistema di cifre del terminale, utilizzerai solo le ultime due cifre del numero assegnato per ciascun client. Questo sistema è comunemente usato quando un’azienda ha un numero elevato di record.
Organizzazione alfanumerica
Questo sistema di registrazione combina sia sistemi alfabetici che numerici. I sistemi alfanumerici sono comunemente usati quando ci sono nomi di soggetti e numeri in un sistema.
Per questo sistema, in genere inizierai a ordinare i tuoi file in ordine alfabetico e poi a ordinarli numericamente. Come con il sistema alfabetico, è necessario utilizzare un indice relativo in cui tenere traccia dei codici numerici che hai assegnato le categorie alfabetiche.
Organizzazione delle categorie
Infine, in un sistema di categorie, i record vengono suddivisi in categorie e quindi organizzati in ordine alfabetico. Puoi utilizzare cartelle o divisori con schede indice all’interno dei tuoi raccoglitori per mantenere le cose separate.
Per facilitare l’individuazione dei record, è anche possibile organizzare le categorie per priorità. Le informazioni di cui hai bisogno più frequentemente possono essere memorizzate in un raccoglitore separato etichettato “Priorità”.