Nel 2019 è diventata pratica standard per firmare un documento sul web semplicemente digitando il tuo nome. Come un imprenditore, si può avere chiesto di volta in volta se tali firme elettroniche sono legalmente vincolanti?
Sempre più organizzazioni conducono affari sul web e senza carta, e le firme elettroniche, note anche come firme elettroniche o firme digitali, stanno diventando la nuova norma per gli accordi legali. La maggior parte dei paesi in tutto il mondo ora hanno leggi in atto per accettare le firme elettroniche.
Quindi, se vi state chiedendo se la firma digitale sui vostri rinunce o altri documenti li rende legalmente applicabili, continuate a leggere per saperne di più.
Che cos’è una firma elettronica?
Una firma elettronica è un metodo per firmare un contratto digitale su un computer o un dispositivo mobile.
Una firma elettronica può essere una firma normale scritta con un mouse o con un dito o uno stilo su un touchscreen. In alcuni casi, tutto quello che dovete fare è digitare il proprio nome e riconoscere il consenso.
Leggi che hanno solidificato la legalità delle firme elettroniche sono state in vigore già nel 1999 in alcuni paesi del mondo.
Firme elettroniche e legge
Mentre il quadro giuridico per le firme elettroniche varia da paese a paese, i requisiti per una firma elettronica da considerare vincolante sono essenzialmente gli stessi.
Leggi che regolano l’applicabilità delle firme elettroniche in diversi paesi
- Stati Uniti: ESIGN (federale) e UETA (Legge statale*)
- Canada: PIPEDA (federale) e UECA (provinciale)
- Unione Europea: eIDAS (Tranne in Svizzera)
- Australia: Electronic Transactions Act
- Nuova Zelanda: Electronic Transaction Act
* Illinois, Stato di New York e Stato di Washington non usano UETA, ma hanno leggi simili in atto.
Tutte queste leggi richiedono che determinati fattori siano in vigore affinché una firma elettronica sia legalmente vincolante e protegga i firmatari. WaiverForever aderisce pienamente ai seguenti requisiti per la firma digitale della rinuncia.
Fattori necessari per rendere legalmente vincolanti le firme elettroniche
Intent to sign
Una firma su un documento elettronico è legale solo se il documento e le clausole all’interno sono completamente trasparenti e la firma è fatta con l’intento.
Consenso implicito o espresso a firmare elettronicamente
Tutti i documenti elettronici / piattaforme di firma dovrebbero includere una clausola che il cliente accetta di firmare il presente accordo elettronicamente. Puoi fare un ulteriore passo avanti includendo una casella di accordo selezionata o una fase di verifica al momento della firma.
Attribuzione della firma
Ci si potrebbe chiedere come digitando il proprio nome su un documento può costituire una firma. La risposta sta nell’obbligo di mantenere una traccia di controllo digitale che associ la firma a significanti univoci come un timestamp, un’e-mail e un indirizzo IP.
WaiverForever mantiene una traccia di controllo della firma completa per ogni documento firmato in modo da avere la certezza che una firma sarà valida in un tribunale.
Protezione della firma
Tutte le firme devono essere fissate saldamente al documento e non memorizzate separatamente. I documenti firmati devono essere archiviati in un ambiente crittografato e non inviati a nessuno a parte le parti coinvolte.
Cloud storage crittografato di WaiverForever consente di accedere rinunce sempre e ovunque, da qualsiasi dispositivo. Utilizziamo più backup in modo che le probabilità di perdere i tuoi record siano nulle.
Copie inviate al firmatario
Al momento della firma di un documento, una copia del documento con la firma deve essere inviata al client. WaiverForever invia automaticamente il documento firmato all’e-mail fornita dal client.
Conservazione dei record
È inoltre necessario conservare le copie firmate di ciascun documento da riprodurre quando richiesto. WaiverForever memorizza tutte le rinunce firmate in modo sicuro nel cloud e le rinunce individuali possono essere facilmente ritirate utilizzando il nostro sistema di gestione delle rinunce online.
Clausola di opt-out
Ultimo ma non meno importante, un cliente dovrebbe sempre avere la possibilità di opt-out della firma digitale a favore della firma di un contratto cartaceo. Mentre il digitale è la nuova norma, dovresti sempre avere backup cartacei nel caso in cui qualcuno scelga di seguire questa strada.
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La nostra piattaforma consente di costruire e memorizzare più rinunce e modelli di accordo legale che possono essere inviati ai clienti via e-mail o presentati sulla nostra app rinuncia. Le aziende possono anche scegliere di impostare la nostra applicazione rinuncia come un chiosco di accesso.
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