ますます多くの企業は、これらの日、デジタルスペースに彼らの文書ストレージを上に移動しています。 しかし、すべてがデジタルに変換できるわけではありません。 多くの企業はまだ適切に格納され、整理する必要があります紙の記録を持っています。
ハードコピー文書を保存するためにスリーリングバインダーを使用すると、彼らが破損したり、置き忘れていないことを確認するための素晴らしい方法 ただし、これらの文書を検索する必要がある場合には、これらの文書を整理するシステムが必要になります。
ビジネスが扱うレコードの数に応じて、組織システムにはいくつかのオプションがあります。
アルファベット順の組織
5,000未満のレコードでは、アルファベットのファイリングシステムが最も一般的な方法です。 このシステムでは、すべてのレコード（代理店、企業、地理的位置、個人、機関、科目、トピックの名前を含む）がaからZまでのアルファベット順にリストされています。
クライアント名ファイルと顧客名ファイルの両方にこのシステムを使用することができます。 サブジェクトを使用している場合は、サブジェクトのために立つトピック名を指定する相対インデックスを使用する必要がある場合があります。
ここでは、アルファベット順の記録保持のためのいくつかの他の実用的なヒント:
- あなたが持っている顧客や連絡先のコレクションが大きい場合は、各契約のためにあなたのバインダー内の別々のフォルダや仕切りを利用するこ
- 各フォルダの上部（連絡先の姓、名）にラベルを付けることで、物事を明確にしてください。
- アルファベット順に並べ替えるには、クライアントの姓を使用します。 同じ姓を持つ複数のクライアントのために、同様に彼らの最初の名前を利用しています。
- クライアントをAからF、GからL、MからR、SからZの四つのセクションに分割することで、組織システムをきれいに保ちます。 それらが大きすぎる場合は、簡単に各セクションのための一つのバインダーを使用することができます。 これはあまりにも行き詰まってから物事を保持します。
数値組織
数値バインダー組織システムでは、ファイルを順番に配置します。 これを行うには、各クライアント/顧客に番号を割り当てるか、クライアントリストから番号を引き出すことができます。数字はあなたのファイリングを成し遂げるためにそれが速く作るので、それは生産性を向上させる傾向があるので、数値ファイリングは有益 アルファベットシステムとは異なり、5,000以上のレコードに数値システムを簡単に使用できます。
端末番号組織
数値組織のもう一つの形式は、端末番号システムを使用することです。 従来の数値システムと同様に、数字を順番に整理します。 ただし、端末番号システムでは、各クライアントに割り当てられた番号の最後の2桁のみを使用します。 このシステムは、ビジネスのレコード数が多い場合に一般的に使用されます。
英数字の組織
この記録システムは、アルファベットと数字の両方のシステムを組み合わせています。 英数字システムは、システム内にサブジェクト名と番号がある場合に一般的に使用されます。
このシステムでは、通常、ファイルをアルファベット順に並べ替えてから、数値的に並べ替えます。 アルファベットシステムと同様に、アルファベットカテゴリを割り当てた番号コードを追跡する相対インデックスを使用する必要があります。
カテゴリ組織
最後に、カテゴリシステムでは、レコードはカテゴリに分類され、アルファベット順に整理されます。 あなたは、物事を分離したままにするために、あなたのバインダー内のインデックスタブとフォルダや分周器を使用することができます。
レコードの検索を容易にするために、カテゴリを優先順位別に整理することもできます。 あなたがより頻繁に必要とする情報は”優先順位”と分類される別のつなぎで貯えることができる。