メモ（またはメモ）は、多くの場合、ビジネスの設定で使用される通信の信じられないほど汎用性の高い形式です。 実際には、メモは質問に答え、情報を提供します。 メモは、メリアム-ウェブスターによって、”会社や組織のある人や部門から別の人への簡単な書面によるメッセージやレポート”として定義されています。”
定義は十分に簡単に見えるかもしれませんが、メモの書き方を知るには、まだ特定の形式に従う必要があります。 そして、執筆のあらゆる形態のために本当であるように、このフォーマットはよくまたは不完全に続くことができる。
Intent and Audience
メモを開始するときは、メモの意図を考慮して開始します。あなたのメモは何を達成しようとしていますか？
あなたは人々に変化を伝えようとしていますか？ あなたは発表をしていますか？ あなたは質問に答えようとしていますか？
このステップは簡単に見えるかもしれませんが、あなたのメモがどのような目的を果たしているかを明確に特定できれば、長期的に役立ちます。
次に、あなたの聴衆を決定します。 あなたは誰があなたのメモを読んでみたいですか？ あなたの上司？ オフィス全体? または特定の部門？ あなたの聴衆を知ることはあなたがあなたが選ぶ単語およびあなたが使用する調子に影響を与えることによってあなたのメモをあなたの読者に
見出し
メモの意図と聴衆を決定したので、簡単にメモの見出しを記入することができます。 あなたのメモの見出しは、非常に単純に、メモの本文の上の情報であり、それは文書が何であるか、それがアドレス指定されている人、それが送信された日付、および件名であるかを読者に通知します。
見出しのレイアウトの例は次のとおりです。
覚書
TO:
FROM:
日付:
件名:
件名を書くときは、できるだけ少ない単語でできるだけ多くの情報を与えるようにしてください。 速報ニュースの記事の見出しを書いているようにそれについて考えなさい;読者に続くテキストの速く、明確な徴候を与えなさい。
The Body
メモのアドレス指定先の名前や部署、日付、名前がわかっているので、次のステップはメモの本文に取り組むことです。
メインテキストで作業するとき、あなたの焦点はシンプルさと明快さでなければなりません。 あなたはあなたの読者があなたが言っていることを迅速かつ簡単に理解したいと思っています。あなたの最初の文では、文の形でメモの件名を書き直します。
あなたの最初の文では、文の形でメモの件名を書き直します。 開始パラグラフは従がうラインから容易に流れるべきである。 論文文のように、メモの残りの部分のトーンを設定しながら、メモの意図を明確に述べる必要があります。全体的に、最初の段落はあなたのメモが何であるかを正確に説明する必要があります。
全体的に、最初の段落はあなたのメモが何であるかを 次の段落のそれぞれは、より詳細に入る、その情報に基づいて構築する必要があります。
メモを読みやすくするには、各段落を七行の長さに保つようにしてください。 短い段落は、あなたの聴衆が読むことが容易であり、あなたの聴衆は、ページ（または画面）上の空白の多くを感謝します。
メモはできるだけ短くしておくことを忘れないでください。 魂のゲームの最新のエピソードは、あなたが気にしない文字の拡張シーンが含まれているとき、あなたは今までイライラしますか？ まあ、その欲求不満は、過度に長い、退屈なメモを取捨選択しようとしている読者と比較して何もありません。
メモの長さは通常1ページ未満です（例外がありますが、メモがページの上にある場合は、最後に短い要約文を追加する必要があります）。 あなたのメモを短くするために必要な情報を切り取ることはありませんが、簡潔なメモを書く方法を知ることは、あなたの聴衆がそれを完全に読み、完全に理解することを確実にすることを覚えておいてください。
メモの本文には、物事をすばやく述べるだけでなく、より多くのものがあります。 明快さはまた過度に技術的な単語か専門用語を除去することを意味する考えをいかに述べるか演説する。 これが、メモの意図された視聴者を念頭に置くことが重要な理由です。 あなたが特定の部門に対処している場合は、あなたのメモに専門用語を使用して逃げることができます（それはおそらく彼らがあなたをよりよく理 あなたがオフィス全体に書いている場合は、辞書を必要とする用語を避けるのが最善です。
引用
メモの中で他の出典を参照する場合は、引用符で直接引用された資料を引用符で囲み、別のページに出典のリストを含めてください。 また、あなたがそれらを適切に引用していることを確認してください！
編集と校正
あなたの読者はあなたのメモを真剣に受け止めます。 あなたがタイプミスであなたのメモを捨てるか、フォーマットエラーや矛盾でそれを埋める場合は、あなたのコミュニケーションは、その有効性を失うことになります。
自分でタスクを完了するためにいくつかの余分な時間を許可し、特にあなただけのメモを書く方法を学んでいる間、あなたが書いて終了した後、メモから離れていくつかの時間を取る（コーヒーを得る、別のプロジェクトに取り組む、または海外であなたの日の物語であなたの同僚を楽しませる）と目の新鮮なペアであなたの文章に戻ります。 または、いっそのこと、同僚か専門の編集者にあなたのためのあなたの執筆に見るように頼みなさい。
メモが明確で、簡潔で、エラーがないことを確認したら、それを世界に送る準備が整いました！