購買要求と購買発注(“POs”)は、いずれのビジネスにとっても効率的な調達プロセスにおける重要なドキュメントです。 彼らは、チームが適切に購入を計画し、予算を計画し、財務監査の場合に支出の証拠を提供することができます。
まだ多くのビジネス所有者は、購買プロセス内の各文書とその特定の役割に慣れていません。 その結果、人々はこれらの文書を誤用するか、まったく使用しません。
購買要求と発注書の違いを調べて、調達プロセスの基本を分解してみましょう。
購買要求とは何ですか?
購買要求は、組織内の従業員が商品またはサービスの購入を要求するために作成するドキュメントです。
購買要求を入力すると、まだ何も購入されていません。 あなたは、単に内部の許可を求めることによって、購入のプロセスを開始しています。
このドキュメントは、特定の商品またはサービスの必要性が生じた場合に、組織内の従業員が注文要求を行うときに使用されます。
従業員のマネージャーまたはあなたの会社で購入を担当する人は、従業員が要求を受け取った後に注文要求を行ったことを通知されます。
購買要求の概要購入を完了する前に必要な詳細は、次のように承認される必要があります。
- 製品の説明と数量
- 仕入先の名前
- 価格
- 購入者の名前と部門
購買要求は、組織を離れることはめったにありません。 従業員はこれらの内部文書を使用して許可を取得します。 このように、彼らは法的拘束力のある文書ではありません。
すべての企業が調達プロセスで購買要求を使用しているわけではありません。 他のケースでは、一部の企業は、設定された金額を超える購入のための購買要求を必要とします。
さらに、会計部門はこの文書を使用して将来の支出を計画します。 購入を承認する前に予算をチェックすると、高価な間違いを避ける方がはるかに簡単です。
購買要求が必要なのはなぜですか？
購買要求では、組織が作成する必要がある注文のすべての詳細が詳細に記載されています。 では、購買要求をスキップして発注書に直接移動しないのはなぜですか？
- 彼らは明確な調達プロセスを確立するのに役立ちます。 購買要求フォームを使用して共通マネージャに購買権限を再ルーティングすることで、組織のパイプラインを合理化できます。 誰がいつ何を購入できるかについての明確なルールがある場合、プロセスは管理し、正式化する方がはるかに簡単です。
- 組織内の不正行為の検出と防止に役立ちます。 調達プロセスに関与するより多くのステップは、それが起こる場合、誰かが詐欺的な購入を嗅ぐ可能性が高くなります。
- 彼らは、購買に対する金融より直接的な制御を与えます。 部門外の誰かが何かを購入する必要がある場合は、購買要求に記入して購入責任者に提出することができます。 こうすれば、同じ部門はあなたの構成が作るあらゆる購入を監督する。
購買要求はどのように機能しますか?
購買要求は、製品またはサービスの必要性を認識している従業員によって最初に入力されます。 従業員は、価格、提案された仕入先、および商品またはサービスの詳細を含むすべての詳細を入力します。 その後、伝票は承認のために購買部門に送信されます。 あなたが製造会社を経営しているとしましょう。
あなたはあなたのドリル、のこぎり、および他の機械にルーチン検査し、修正を行う力学のチームを持っています。 あなたのメカニックの一つは、ルーチンの検診のために自分たちの生活を容易にする機器の新しいタイプについて知った場合–あなたの会社が前に購
整備士は、完成したフォームを購買部門に提出します。 彼らは新しい装置のための要求を承認するか、または否定することを大事にする。 装置が上限であるので、購入の頭部はこれが実行可能な要求であることを確かめるために財務部と最初に点検する。
発注書とは何ですか？POとも呼ばれる発注書は、実際の購入の詳細を概説する文書です。
購買要求が承認されると、購買部門は発注書を作成します。 組織が購買要求を使用しない場合、他の従業員も承認のために発注書に記入することができます。
購買要求とは異なり、発注書は外部ドキュメントです。 Purchasingは、お客様の注文を履行し、支払いを処理するための一連の指示としてベンダーに送信します。POsは請求書と同じではないことに注意してください—彼らは支払いのためのプロンプトではありません。
POsは請求書と同じではありません。
購入注文書が確定し、購入者とベンダーによって承認されると、法的拘束力のある文書になります。
購入注文書が確定し、承認されると、購入者と仕入
POsには、ベンダーが注文を満たすために知る必要があるすべてと、会社が購入を文書化するために必要なすべてが含まれています。
- 会社名
- 注文を行う従業員の名前
- PO作成日
- 商品の数量と価格
- 支払条件
- すべての関係者の署名
発注書はどのように機能しますか？
組織は、商品やサービスを正式に購入する場合にのみ、発注書を作成します。 承認された購買要求がある場合、購買部門は購買要求の情報から購買発注を作成できます。 POが設定された金額を超えた場合、ほとんどの企業は、仕入先に送信する文書を確定する前にVPの承認を要求します。
私たちの製造会社に戻りましょう。 経営陣は、新しいハイエンド機器のメカニックの購買要求を承認することを決定します。 そこから、購買部門の従業員がPOを記入します。
そこから、購買部門の従業員がPOを記入します。
ただし、機器には10,000ドル以上の費用がかかるため、購入を行う前にVPがPOを承認する必要があります。
VPはPOを見て承認し、購買部門に送り返し、購買部門は仕入先と自分の会計部門にPOを送信します。
仕入先が文書を受け取って署名すると、POは法的拘束力を持ちます。 今、誰もが–メカニック、購買部門、副社長、会計部門、ベンダーは-ループ内にあり、購入のための同じ条件を読んでいます。だから、会社が特定の日に新しい機器を受け取ったら、彼らはそれを期待しています。
購買要求と発注書の違いは何ですか。
各ドキュメントの違いをすばやく見てみましょう。
| 機能 | 購買要求 | 発注書 |
| 何そうですか？ | 注文の確認 | |
| 誰がそれを作成しますか？ | 従業員 | 購買部門または部門長 |
| いつ送信されますか？ | 従業員が商品やサービスの需要を見たとき | 商品やサービスの注文が必要なとき |
| 誰がそれを受け取りますか？ | 部門長および/または購買部門 | ベンダー |
| それにはどのような情報が含まれていますか？ | –購買依頼が作成された日付 –購買依頼番号 –従業員の名前 –必要なアイテムの説明 –アイテムと価格の数–提案ベンダー情報 |
–POが作成された日付 –PO番号 –バイヤーの名前 –購入されているアイテムやサービスの説明 –アイテムの数と価格 –支払い条件 –請求先と配送先 –配達日 |
購買要求と発注のロール 効率的なプロセスでは
ベンダーであろうと購入者であろうと、あなたの会社はあなたの会社を作ることから利益を得ることができます。関係するすべての関係者のためのより効率的な調達プロセス。
所定の位置に設定されたルールやプロセスがなければ、従業員は失われた情報や置き忘れた書類によるミスを修正した後に実行している多くの時間を無駄にします。
これを行う簡単な方法の一つは、調達自動化ソフトウェアを使用して、プロセスに使いやすい電子購買要求とPOテンプレートを実装することです。
このように考えてください–目立つようにしてビジネスを成長させたい場合は、適切な場所にリソースを費やす必要があります。 今日、ビジネスプロセス自動化ツールは、プログラマでなくても従業員に頭のスタートを与えるために容易に利用可能です。
後ろに滞在し、常に何をいつ購入した人の上に滞在する頭のない鶏のように走り回ることによって、あなたは資源のトンを無駄にしています。 その間に、他の人があなたに追いつくでしょう。
例として、製造会社を取り戻しましょう。 古い学校の調達プロセスを使用している場合は、調達に無駄にするすべてのリソースは、肯定的なクライアントエクスペリエンスを作成することから 今日では、あなたのクライアントは、彼らが他の場所で得ることができる知っているサービスの品質を与えることができない場合に行くことがでNetflixは、人々がメディアコンテンツを消費する方法を変えています。
これが別のタイプのプロセスにどのように関連しているかを示します。 今、より多くのネットワークは、関連性を維持するために同様のストリーミングサービスを提供しています。
同じことが自動化にも当てはまります。
あなたの調達プロセスを合理化
ビジネスを実行するのは難しいです。 挑戦は不満足な顧客から予想外の費用に毎日の上で切り取る。 書類を追うのではなく、従業員が顧客や戦略的な問題に集中したいと考えています。
グローバルトレンドは、自動化を強く支持しています。 注文書のワークフローソリューションのようなものを使用して、日常の調達プロセスを自動化–利点はあなたを驚かせるかもしれません。
それを包む
中規模企業から巨大企業まで、多くの企業は、リソースを節約し、より効率的に財政を計画し、財務監査の場合にも自分自身を守るために、購買要求フォームとPOフォームを使用する必要があります。
購買要求とそれに付随するPOsがなければ、それはあなたの調達プロセスの自由のためのすべてになることができます-そのようなミスのコストは煩わしさから主要な大災害に及ぶ可能性があります。あなたの会社は、その調達プロセスのための場所で効率的なフォームを持っていますか？
あなたの会社は、その調達プロセスのための場所
