2019年には39億人が電子メールを使用しており、これは世界の人口の半分以上を占めています。 それは電子メールが仕事場のコミュニケーションを支配すること驚きでない。 あなたは知っていましたか、平均的なアメリカの労働者は一日あたり126の電子メールを受信します！
電子メールのエチケットは今日の専門の世界で必要である。 よく構成された電子メールには、いくつかの機能に名前を付けるために、正式な挨拶、パーソナライズされた署名、明確な件名、および徹底的な校正読書が必 しかし、今日は、電子メールを開始する方法の重要な側面の一つに焦点を当てるつもりです-適切なフィールドに受信者を配置します。
受信者フィールドは、あなたが思っているよりも少し複雑です。 新しいメールを書くときには、宛先、Cc、およびBccの3つの受信者フィールドがあります。 ここB12では、これらのそれぞれを定義し、いつ、どのようにそれらを使用するかを説明するためにここにいます。 これらのフィールドを正しく振り回すことによって、あなたが送信するすべての電子メールとの円滑な通信を確保し、恥ずかしい電子メール/p>
“To”フィールドとは何ですか？
最も簡単な受信者フィールドは”To”フィールドです。 それはあなたの電子メールの主な受信者のためのものです。 あなたのメッセージは、これらの受信者に直接関係する必要があります。 さらに、あなたの電子メールに応答して、”宛先”の受信者からの返信または直接アクションを期待することができます。 “To”フィールドには、すべてがこれらの基準を満たしている限り、複数の人を含めることができます。
メールのすべての受信者は、”Cced”または”Bcced”であっても、”To”フィールドに誰が配置されているかを確認できることに注意してください。
いつ”To”フィールドを使用する必要がありますか？
“To”フィールドを使用して、電子メールが意図されている主な人に対処します。
たとえば、プロジェクトのステータスを尋ねる電子メールを書く場合は、プロジェクトの主な貢献者を”To”フィールドに配置します。 そうすることによって、彼らは彼らが応答するか、適切な行動を取ることが期待されている知っているでしょう。 また、電子メールチェーンに含まれる将来のすべての電子メール返信も受信します。
別の例として、クライアントに直接書き込む場合は、”To”フィールドに電子メールを配置します。 このメールを同僚と「Cc-ing」または「Bcc-ing」で共有することはできますが、メールの主な受信者はクライアントです。 したがって、それらは”To”フィールドに属します。
“Cc”フィールドとは何ですか？
“Cc”は”カーボンコピー”の略です。”あなたは”Cc”フィールドに受信者を配置すると、彼らは電子メールのコピーを受信します。 しかし、それは彼らが直接の受信者ではないことを暗示しています。 そのため、”Cc”は一般的に”礼儀コピー”を意味すると理解されています。”
“Cc”フィールドの主な目的は、メッセージが直接関係しない場合でも、誰かをループ内に保持することです。 “Cc”受信者は、アクションを実行したり、電子メールに応答することは期待されていませんが、彼らがしたい場合、彼らはできます。 彼らはまた、関連するすべての電子メールチェーンの応答を受信します。 “To”フィールドと同様に、すべての受信者は誰が”Cced”であるかを見ることができます。”
いつ”Cc”フィールドを使用する必要がありますか？ここでは、”Cc”フィールドの適切な使用例をいくつか示します。
ここでは、”Cc”フィールドの適切な使用例を示します。 あなたがしたいときにそれを使用してください：
ループ内の誰かを保つ：”Cc”を使用して、即時の直接的な応答を必要としない重要な情報を誰かに更新 たとえば、管理者やその他の関係者が重要なプロジェクトの状況を知らされたままにすることができます。
電子メールの緊急性を高める:会社の”Cc-ing”のより高いupsによって、”宛先”の受信者は電子メールが重要であることを理解する。 たとえば、クライアントが時間の経過とともに機密情報を送信するように要求するときに、上司を”Cc”することができます。
一時的に同僚のタスクを取る: 休暇中の同僚のように、他の誰かが通常行っている作業を行うときは、関連するすべてのコミュニケーションで「Cc-ing」して、作品のステータスを更新してく 例えば、あなたと顧客間の電子メールの”Cc’それら。
あなたの連絡先の二つを紹介：あなたは電子メールで二人を紹介するとき、あなたは彼らにお互いの電子メールを提供するために”Cc”を使用することがで したがって、彼らはお互いに自分自身を紹介し、将来的に通信することができます。
“Cc”フィールドを使用しない場合は？”Cc”フィールドを使用する理由はたくさんありますが、”送信”をクリックする前に識別を練習してください。 “Cc”は、多くの場合、あまりにも自由に使用されています。それは緩くそれらを含むすべての事項に”Cc”の人々に魅力的です。
ただし、無関係な電子メールチェーンを使用して同僚にスパムを送信することはお勧めしません。 それは自分の時間を無駄にし、将来の電子メールの重要性を減らすことができます。 “Cc”を過度に使用すると、人々が今後あなたの電子メールを無視する可能性があります。
“Cc”を使用することが本当に適切でない限り、直接または転送された電子メール内で関係者に情報を共有することを検討してください。 情報がそれらに関係する理由についての文脈を追加します。
ここでは、”Cc”フィールドを使用しないようにする必要がありますいくつかのより多くの状況があります。
誰かを呼び出している場合：あなたの電子メールは、誰かを困らせるか、公にそれらを呼び出すことを意図している場合は、オフに保持します。 たとえば、上司がどのように台無しになったかを指摘する別の同僚に向かって怒っている電子メールを”Cc”するのは味が悪いです。 プライベートでそのような相互作用を処理します。
あなたが同意していない場合：あなたのコミュニケーションが複数の当事者を含む場合は、電子メールチェーン内の新しい誰かを”Cc-ing”する前に、彼らの承認を得る必要があります。 それ以外の場合は、適切な権限なしに個人情報または機密情報への”Cc-ed”受信者アクセスを提供する危険性があります。Cc受信者リストが長い場合：5人または6人以上の”Cc-ing”であることに気づいた場合は、代わりに”Bcc”の使用を検討してください。
Cc受信者リストが長い場合：”Bcc”の使用を検討してください。 あまりにも多くの人々の電子メールを含む気が散ることができます。 また、受信者のプライバシーに害を与えることができます,彼らはすでにお互いを知らない場合は特に.
応答が期待される場合：説明したように、直接応答が期待される場合は、常に”To”フィールドを使用する必要があります。 “Cc-ing”はあなたの電子メールが礼儀単にであることメッセージを送る。 したがって、応答が必要な場合は、「Cc」に誤解を招くことになります。
“Bcc”フィールドとは何ですか？
「bcc」は「ブラインドカーボンコピー」の略です。「名前が示すように、「Bcc」は受信者の電子メールを非表示にします。 したがって、BCCリストは送信者以外のすべての人にとって秘密です。
Bccは、電子メールスレッドとの関係で異なる機能を備えています。 「To」と「Cc」の受信者は今後返信を受け取りますが、「Bcc」の受信者は最初のメールのみを受け取ります。 したがって、あなたはそれらに関係する可能性のある将来の電子メールを転送する必要があります。
“Bcc”は、通常、応答を保証しない非個人的な大量の電子メールを対象としているため、このように機能します。 また、別の受信者が知らずに作成しなかったリストに電子メールを送信することは適切ではありません。ただし、Bcc受信者が”すべてに返信”すると、受信者のステータスが突然残りの受信者に公開されることに注意してください。
しかし、Bcc受信者が”すべてに返信”すると、その受信者のステータスが突然残りの受信者に公開されます。 「Bcc」受信者が応答する可能性があると思われる場合は、透明性を確保するために代わりに「Cc」を使用することを検討してください。
“Bcc”フィールドを使用する必要があるのはいつですか？この”Bcc”フィールドは、電子メールの外観を合理化し、受信者がお互いの電子メールを見ないようにする場合に最適です。 これは少し日陰に聞こえるが、それはよこしまな目的のためのものではありません。 これは主に受信者のプライバシーを保護することを目的としています。
次の状況で”Bcc”を使用してください。
会社のニュースレターを共有する場合:会社のニュースレターであなたのニュースレターのアイデアを利用するときは、”bcc”を使用してあなたの電子メールリストを非公開にしてください。 さもなければ、それは彼らの同意なしで互いにあなたの契約者を露出する。
広範なメーリングリストを使用する場合：”Bcc”は、大規模なメーリングリストに電子メールを送信するのに最適です。 たとえば、あなたの電子メールアドレスが大学の学生団体全体または大企業のすべての従業員である場合は、”Bcc”が望ましいです。 また、メールの長いリストがメールの内容から気が散るのを防ぎます。あなたの受信者がお互いを知らない場合：”Bcc”は受信者のプライバシーを保護します。
あなたの受信者がお互いを知らない場合：”Bcc”は受信者のプライ これはあなたの郵送のリストが互いを知らない見知らぬ人から成っていれば非常に重要である。
応答を保証しない非個人的な電子メールの場合：非個人的な電子メールを送信する場合は、”Bcc”が適しています。 たとえば、更新された連絡先情報、新しいwebサイトのプロモーション、新しいCEOに関するお知らせなどのビジネス発表を送信する場合は、”Bcc”を使用します。”
極悪な何かを公開するには：非常にまれに、”Bcc”は、あなたが問題のある行動を公開するのに役立ちます。 “Cc”と同様に、これは極端な識別で行う必要があります。 ただし、HRの注意を引く問題に対処している場合は、職場で行われている不適切な通信を公開する電子メールでそれらを「Bcc」することができます。要約すると、”Bcc”フィールドの最良のアプリケーションは、お互いを知らない人の大規模な電子メールリストに送信されている人間味のない電子メールです。
Bccを使用することで、あなたは彼らのプライバシーを尊重し、イライラする電子メールチェーンを避けます。
Bccを使用しない場合はどうすればよいですか？
“Bcc”を使用するときは、日陰、人手不足、または不適切と解釈される可能性のあるアプリケーションを避ける必要があります。 一般的なガイドラインとして、次の場合には”Bcc”の使用を避けてください。
メッセージが個人的なものです。個人的な電子メールで”Bcc”を使用すると、不適切な領域に簡単に行を横断することができます。 個人的な問題では、透明性が不可欠です。 それ以外の場合は、基本的にデジタル盗聴が行われることを許可しています。あなたは同僚に電子メールを送っている：一般的に、それはあなたの同僚に電子メールを送るとき、職場で”Bcc”を使用しないようにするのが最善です。
それはあなたによく見ていないし、あなたの職場の整合性のあなたの同僚の認識を減らすことができます。 “CC”と”To”を貼り付けて透明にしてください。”
“Bcc”受信者からの返信は厄介です：あなたが”Bcc”誰かであれば、彼らが返信することは常に可能です。 これが有害である可能性がある場合は、それを避けてください。 例えば、開いた位置のためのあなたの主任にそれらを推薦するときあなたの友人を”Bcc”しないで下さい。 彼らがあなたのためにメッセージを意図して”ありがとう”と軽率な返信をした場合、あなたは突然非常に厄介な立場になるでしょう。
To対Bccを要約します。 vs Ccガイドライン
これらのフィールドの違いを確認するときは、次の一般的なガイドラインを使用します:
- 直接の応答やアクションが必要な場合は、”To”フィールドを使用します。
- ループ内の人々を透明な方法で維持したい場合は、”Cc”フィールドを使用します。
- 誰かが直接受信者であることを意図していない場合は、”Cc.”
- “To”受信者に他の重要な人が対応を認識していることを知ってもらいたい場合は、”Cc”を使用してください。”
- 包括的な電子メールチェーンを維持する場合は、”To”または”Cc”のいずれかを使用します。”
- 非個人的な電子メールや大きなメーリングリストを送信する場合は、”Bcc.”
- あなたはお互いを知らない受信者のプライバシーを保護したい、”Bccを使用します。”
- 秘密に誰かと電子メールを共有したい場合は、”Bcc”を使用しますが、そうするときに倫理的な裁量を行使します。
毎回正しい受信者フィールドを選択してください
これらのフィールドの違いを理解したので、意図、礼儀、適切なエチケットでメールを集 あなたの電子メールが専門的に表示され、受信者の境界とプライバシーを尊重するようにします。 また、他の人を傷つけたり、あなたの評判に害を与える可能性のある厄介な電子メールの失策を避けることができます。