ビジネスメモを書くことの芸術は、実際に失われた芸術のようなものです。
デジタル通信の台頭と携帯電話や迅速なテキストや電子メールへの過度の依存に伴い、由緒あるメモの余地はあまりないようです。
うまく作られたビジネスメモは、官僚的な赤いテープをカットし、明確かつ簡潔な方法で、右の人々に重要な会社のメッセージを得ることができるように、
メモは、ポリシーの変更や新しい最高経営責任者の任命など、会社の重要な問題に関する情報やデータを発行するときに、電子メールよりも非常に好ま最高のメモを書くには？
短く、甘い開始するには良い場所であり、あなたのキーポイントを通信する機能は、終了するには良い方法です。
見て、最高のビジネスメモを書く方法を見てみましょう。
メモの書き方
定義上、メモ（覚書の略）は、社内のスタッフに係合しようとし、会議、会社の方針、および企業のビジネスに関する重要な問題に関
良いメモを書くことは、主に良い書式設定、しっかりとした構造、そして意図したメッセージを明確かつ簡潔に伝える能力についてです。
上記のすべての面の基盤をカバーするために、巧みなメモを作成する際に、プロセスを段階的に歩いてみましょう。
タイトルを追加
メモのタイトルは短く、ポイントにあり、常にページの上部に配置されます。 通常、タイトルには用語が使用されます（”メモ”または”スタッフへのメモ”と考えてください。”)理想的には、あなたのメッセージが頻繁に現代仕事場を氾濫させる電子メールおよび書類事務の山の中で際立たせてほしい。 意図されていた聴衆/受け手にあなたのタイトルを指示することはちょうどそれをする。
日付を含めるようにしてください
日付は参照の時点として必要です。 これは、メモが書かれたときに受信者を示し、多くの場合、メモに緊急性を与え、その内容と指示が真剣に取られるべきであることを示しています。
3. “To”でメモを受け取る人を指定する
メモが誰であるかを明確にする”From”
この行は、メモの著者を名前とタイトルで指定します（つまり、”Sally Stone、director of salesの”）多くの場合、メモの重要性を強調するために、タイトルにはイニシャルで送信者の署名が含まれています。 通常、これは部下が上司またはマネージャーのメモを書くときに発生します-そのマネージャーは、メモ内のすべてが承認され、注意または応答が必要であることを受信者に示すためにメモにサインオフします。
明確な件名を追加
この行は、メモが何であるかを指定し、常に明確に、簡潔に、強制的に書かれるべきです。 とりわけ、あなたのメモが際立ち、あなたのメッセージを得たいと思う。 そのプロセスは本当に件名から始まり、メモが何であるかを明確に述べることを意図しています。
本文を書く
このセクションでは、メモが何であるかについてより詳細に説明します。 目標は、すぐにポイントに到達することです（すなわち、”私たちは月曜日、Janに会議を設定しました。 6第一四半期の販売目標と優先順位を議論する。それはメモの残りのためのテーブルを設定するように、最初の行は、すべての重要です。 メモの本文を短い段落に分割するのが理想的です-三つが目標でなければなりません。 それ以上に、あなたはあなたの受信者の注意を失い始めます。 覚えておいて、明確かつ簡潔な良いメモと目標です。 最後の段落では、アクションへの呼び出し、すなわち、アクションを取るに受信者に拍車をかけるために説得力のある何かを備えている必要があ
良いクローズでサインオフ
メモの最後の部分は、下部に送信者からの署名を含めることができますが、それはする必要はありません。 署名に署名して日付を記入するだけで、正式にメモに”契約を封印する”ことができ、読者にメモが誰から来ているのかを知らせることができます。 しかし、具体的な行動がどのようなものであるかを読者に知らせるために、行動をしっかりと呼びかけてメモを終わらせることがより重要です。
使用するための良いメモテンプレート
あなたがより良いメモを書くのを助け、あなたに良いメモが好きなものの視覚的な例を与えるために、次のサンプルメモをチェックしてください。
- Vertex42:このウェブサイトは、”カジュアル”と”フォーマル”なビジネスメモを含む様々なテンプレートを提供しています。
- Office.com：このwebページは、あなたのメモのための適切なデザインを選択するときに非常に便利です。
- TemplateArchive.com：このサイトは、メモのプロセスを理解しやすい咬傷に分解するのに素晴らしい仕事をしています。 これは、メモを送信するときに、テンプレート、およびメモの書式設定のセクションが含まれています。
いつメモを送信する必要がありますか？
電子メールを書くときを知ることは、メモを書く方法を知ることと同じくらい重要です。 例えば、短い電子メールが十分である、または社内デジタル掲示板があなたの正しい聴衆に得るシナリオがある。しかし、全体として、メモを書くことは、次のシナリオで最適です。
- 印象を与えるメッセージを取得する必要がある場合。 メールはすぐにメッセージを取得するための素晴らしいですが、メモは最後に構築されたメッセージを作成することができます。 あなたのメッセージが深刻な問題か推薦を含めれば、メモはあなたのポイントを得ることの電子メールに好まれます。
- メッセージを正しくフォーマットすることが重要です。 あなたのメッセージが箇条書き、ヘッディングまたはグラフを含む必要があればメモは職員を従事させる大きい車である。
- あなたのメッセージが印刷されることを意図している場合。 あなたのメッセージが会社の掲示板でまたは時事通信のフォーマットで巻くことを行っていればまたはあなたのメッセージが会社の会合で使用されれば、形式的なメモは行く方法である。
電子メールで十分なときは、メモを書くことは避けてください。 あなたが送信するために非常に短いメッセージを持っている場合、またはあなたのスマートフォンを使用して、道路上にいる、と構造化し、メモをフォーマ
素晴らしいメモを書くためのヒント
目立つメモを書くためにこれらのヒントを使用して、気づいた取得し、迅速な方法で行動しています。
- メモに関する企業ポリシーに固執します。 ほとんどの会社、特により大きい物にメモを書くとき続くべき標準的な原稿か青写真がある。 それの近くに固執し、全体のあなたのポイントを得るために青写真を使用しています。
- あなたの文章や段落を短くしてポイントにしてください。 アーネスト-ヘミングウェイがかつて言ったように、”簡潔さが鍵です。”長い、言葉のメモは、多くの場合、読まれないメモです。
- 箇条書きを使用します。 より簡潔であり、あなたのポイントを得るためには、よりよくあなたのメッセージを運ぶのに弾丸ポイントを使用しなさい。
- アクションへの呼び出しに焦点を当てます。 アクションへの呼び出しが含まれているメモの終わりは、メモのプロセスに不可欠です。 読者を鼓舞し、それらを取得し、移動言い回しに集中します。 自分自身にこの質問をしてください: 私は読者がメモから吸収したいトップテイクアウトは何ですか？
- 文法を編集します。 誰もタイプミスや文法上の誤りが散らばってメモを読みたいと思っていません。 あなたのメモを校正し、Grammarlyのような良い文法ソフトウェアに投資することを確認してください。