Maybaygiare.org

Blog Network

5 Best It Documentation Tools

Best It Documentation Tools

IT dokumentasjon koster penger å lage, men de fleste bedrifter mister umiddelbart dokumentasjonen sin så snart den er kjøpt eller opprettet. Den vanligste metoden for å håndtere dokumentasjon er å skrive den ut og sette i permer på rader med ignorerte hyller. Det er en bedre måte.

Å Gjøre DISSE IT-dokumentene nyttige krever tre elementer:

  • Digitaliser databasedokumentasjon
  • Standardiser formater
  • Indeksere dokumentinnhold for å gjøre dem søkbare.

Her for verktøyene og ingen tid til å lese hele innlegget? Her er vår liste over de fem beste it-dokumentasjonsverktøyene:

  1. SolarWinds Passportal (GET DEMO) et team password protector system som også driver en skybasert dokumentbutikk.
  2. It Lim en online dokumenthåndteringsplattform som integreres med mange prosjektledelse og samarbeidssystemer.ITBoost Er et nettbasert dokumentasjonssystem som eies Av ConnectWise, et administrasjonssystem for infrastruktur.Confluence Et enterprise samarbeid, kommunikasjon og dokumentasjon system som er mye brukt I IT-bransjen.DokuWiki En Gratis Wiki-skaper som kan brukes til å konstruere en egen kunnskapsbase.

Å Holde it-dokumentasjon i digitalt format er det første skrittet for å få bedriftens dokumentasjon til brukbar tilstand. Det er en typisk reaksjon å skrive ut dokumenter og sette dem i en bokhylle. Det er en spesielt nyttig strategi for personen eller firmaet som opprettet dokumentasjonen fordi den gir fysisk, visuelt bevis på deres harde arbeid. Men de fleste er enige i disse dager at overdreven bruk av papir bør unngås. Trykte dokumenter tar opp plass, de krever en investering i oppbevaringsskap, og de krever mange trær som skal kuttes ned.

det andre trinnet er å standardisere lagringsformatet som brukes for disse dokumentene. HVIS IT-dokumentene stammer fra digitalt format, er det stor sannsynlighet for at de vil være i et lite antall dokumenttyper. Microsoft Word-og PDF-formater er svært vanlige og kan konverteres til andre formater.

det siste stadiet er å indeksere innholdet i dokumentene. Dette er en arbeidskrevende oppgave når den utføres manuelt, men kan fullføres av automatiserte prosesser veldig raskt.

Snu ignorert IT-dokumenter til ofte brukte informasjonskilder krever bare et effektivt dokumenthåndteringsverktøy. Ett skritt bedre er å lage ALLE bedriftens IT-dokumenter i et filformat som er satt opp for tolkning i tilgjengelige nettbaserte systemer, for Eksempel Wiki-formatet.

det finnes mange dokumenthåndteringssystemer på markedet. Det er imidlertid en kategori av programvare som få mennesker vet om, og ikke mange vet hva de skal se etter for å kunne vurdere alle alternativene riktig.

vi har undersøkt markedet. Vi oppførte de nødvendige egenskapene TIL ET it-dokumentverktøy og så på alle produktene på markedet for å se hvilke som matchet denne listen over krav.

DE beste it-dokumentasjonsverktøyene

HVERT AV DISSE it-dokumentasjonssystemene er litt annerledes. Hver har forskjellige styrker og vil appellere til ulike organisasjoner. Noen oppretter dokumentvisningsformater som ser ut som nettsider, og noen er bedre egnet til import av eksisterende dokumenter enn andre. Noen er dokumentasjonssystemer der systemdokumentasjonen din skal skrives. Andre er system discovery verktøy som vil generere IT-dokumentasjon automatisk.

du kan lese mer om disse alternativene i de følgende avsnittene.

SolarWinds Passportal (GET DEMO)

passportal dashboardPassportal ble kjøpt opp av SolarWinds, den ledende produsenten AV it-infrastrukturstyringsverktøy, i April 2019. Gjennom en rekke kjøp har SolarWinds skapt en kraftig divisjon som tar sikte på å gi støtteprogramvare for administrerte tjenesteleverandører. Passportal er nå en del av den divisjonen, Kalt SolarWinds MSP.

Passportal tilbyr en blanding av Tjenester for Msp-Er. Den ene er et passordstyringssystem og en annen er en dokumentbehandling. Selv om den tjenesten kalles SolarWinds Document Manager, er Den en del Av Passportal-pakken og kom Til SolarWinds med sin siste oppkjøp.Passportal password manager og SolarWinds Document Manager er kjernen i Passportal Suite. Det er umulig å abonnere på dokumentsystemet uten også å ta på passordbehandleren.Passportal Er En Skytjeneste som er rettet mot Msp-Er. Det forventes At Msp – er vil bruke dokumentasjonssystemet internt og også distribuere det for å gi informasjonslagre til klientfirmaer og deres ansatte. EN MSP kan for eksempel kutte ned på antall klientansatte ringer help desk ved å bygge en selvhjelps kunnskapsbase som forklarer hvordan du løser problemer på kundens nettverk.logikken bak sammenslåing av levering av passord ledere og dokumentlagre er at disse to områdene støtter hoveddelen av samtaler som klient ansatte vil gjøre TIL MSP-gitt Help Desk.

dokumentsystemet er både et lager av informasjon, en redigeringspakke og et presentasjonsformateringssystem. Systemet starter ved å veilede MSP i hvilken informasjon å trekke ut fra teknikere som arbeider for en klient selskap NÅR MSP første bud for en kontrakt.

Kunnskap om kundens system er viktig for å kunne skrive en nøyaktig servicekontrakt. Når arbeidsforholdet starter, kundens teknikere må oppfordres til å formidle sin kunnskap om systemet som de kjører.

denne informasjonen kan destilleres til Sop-er som er lagret i dokumentbehandleren. Trinn for trinn KAN MSP bygge opp en definisjon av systemet, hvordan du bruker det, og hvordan ansatte bruker det. Noe av denne informasjonen vil bli veiledning FOR MSP-teknikere, og noen vil bli feilsøkingsveiledninger for å gjøre det mulig for brukerne av klientens systemer å fikse sine egne problemer. Du kan be om en demo på deres nettsted.

Passportal Fra SolarWinds Få Demo

Det Lim

DET Lim

DET Lim Er den viktigste rival Til SolarWinds Passportal. Dette er dokumentasjonssystemet, eid Av Kaseya, en stor leverandør AV MSP-programvare. Det Lim kombinerer også passord og dokumenthåndtering i samme tjeneste.Til tross for at det eies av EN PRODUSENT AV PSA-og RMM-suiter, begrenser ITGlue ikke interoperabiliteten til søsterproduktene. Det er sikkert integrasjoner For Itlim med Kaseyas PSA-og RMM-systemer, Kalt Kaseya BMS og Kaseya VSA. Dokumentasjonssystemet integreres også med rival MSP programvare produsert av slike Som Pulseway, ConnectWise, Og SolarWinds.

IT Lim ER en skybasert tjeneste som belastes for ved abonnement. Tjenesten er tilgjengelig i Tre utgaver: Basic, Select og Enterprise. Dette er alle priser per bruker per måned med et minimum antall ansatte på fem – Selv Om Enterprise-utgaven er tilgjengelig for en til fire brukere til en mye høyere månedlig pris enn fembrukerplanen. Det er ikke et lokalt alternativ. Alle planer inkluderer dokumentasjonsplattformen. Tjenesten gir en kunnskapsbase / wiki-stil editor, som også gir en informasjon lagringsstruktur.

IT Glue Tilbyr et system discovery-verktøy som en tilleggsfunksjon, ikke inkludert i standardutgavene. Dette autodiscovery-systemet vil automatisk utforske maskinvare – og programvarelager i et nettverk og dokumentere dem alle.

It-limsystemet skaper et rammeverk for dokumentasjon, gir maler for skriving og strukturerer den registrerte informasjonen for presentasjon. Det gir også lagringsplass for dokumentbasen og grensesnitt for skapere og forbrukere av dokumentlagrene. All kommunikasjon med ITGlue-tjenesten er beskyttet av kryptering, og det samme er data lagret på ITLIM-serveren.

DET Lim produserer en alternativ pakke, kalt MyGlue. MyGlue-systemet er en selvbetjeningsplattform som sluttkunder registrerer seg for direkte, MENS DET Lim er ment å brukes Av Msp-Er for å gjøre informasjon tilgjengelig for ansatte i klientfirmaet. MyGlue inkluderer tilbakestilling av passord og opprettelse av kunnskapsbase.

ITBoost

ITBoost dashboard

ITBoost eies av ConnectWise, som er en annen stor produsent av infrastrukturstyringssystemer. Det er også en ledende leverandør av programvare Til Msp-Er. Så ITBoost, ITGlue og Passportal er i svært nær konkurranse.Som sine viktigste rivaler Er ITBoost en skytjeneste rettet mot Msp-Er, og den inkluderer også passordadministrasjonstjenester og passordhvelv. Dokumentene Som Er opprettet Av ITBoost, kan presentere informasjon til interne brukere eller eksterne brukere. Dokumenter for eksterne brukere inkluderer et tilbakemeldingsformularformat som lar kundenes ansatte gi MSP-tjenestevurderinger.

ITBoost-systemet har evnen til å importere dokumenter, og det inkluderer også en redaktør. En annen interessant funksjon er muligheten til å hente informasjon fra støttebilletter. Datainnsamlingsfasilitetene, presentasjonsstrukturen og dokumentmalene kombineres for å støtte opprettelsen av Sop-Er for MSP-ansatte og en kunnskapsbase for støttede brukere.ITBoost Har en rekke funksjoner som er avhengige Av sameksistensen Av ConnectWise på nettstedet-ConnectWise Control, ConnectWise Automate og ConnectWise Manage. Det inkluderer også opptak av enhetskonfigurasjoner, bidrar til å dokumentere systemer SOM MSP administrerer.

Kommunikasjon over internett og datalagring På ITBoost-serverne er alle kryptert for sikkerhet.Til Tross for Å være En Egenskap Av ConnectWise, Kan ITBoost integreres med konkurrerende PSA-systemer levert av Blant Annet Kaseya og Pulseway. Den integreres også MED RMM-pakker produsert av Slike Som Atera, SolarWinds og Kaseya. Den integreres også Med ITGlue, Slack og En rekke VoIP-telefonsystemer. ITBoost er tilgjengelig på en 14-dagers gratis prøveversjon.

Confluence

Confluence

Confluence er et produkt Av Det Australske programvarehuset Atlassian. Dette er et svært vellykket dokumentasjons -, samarbeids – og kunnskapsstyringssystem. Atlassian eier også jira, prosjektstyringsverktøyet, og begge systemene integreres for å skape en prosjektstøttepakke.kombinasjonen Av Jira for prosjektplanlegging og ledelse med Confluence for dokumentasjon og kommunikasjon er svært populær blant agile utviklingsteam. Confluence har blitt beskrevet som en privat sosial medieplattform for bedrifter. Verktøyet har vært tilgjengelig siden 2004 og har endret seg radikalt siden da. I begynnelsen var Det veldig lik Det typiske Wiki-formatet. Imidlertid har både operasjonsmetoden til systemet og grensesnittstilen endret seg siden da.

utseendet og hensikten med sider opprettet I Confluence er svært tilpasningsdyktig og er drevet av maler. Det resulterende dokumentasjonssystemet ser mer ut som et nettsted. Ulike typer sider gjør det mulig å opprette kunngjøringer, søkbare kunnskapsbaser og gruppekommentarsider.

verktøyet inneholder en guidet editor, som letter opprettelsen av sider gjennom maler. Forhåndsskrevne dokumenter kan importeres til et Confluence-opprettet dokumentsystem. Formålet Med Confluence er imidlertid å støtte opprettelsen av dokumenter som er opprettet i miljøet, i stedet for å fungere som et dokumentlager, selv om lagringsplass er inkludert i verktøyets nettbaserte tilgangsplaner.Confluence Er tilgjengelig som en skybasert abonnementstjeneste eller som lokal programvare. Kjøpere har fem alternativer når de vurderer denne programvaren. Det finnes tre utgaver for den skybaserte tjenesten og to kjøpsalternativer for den lokale programvaren.De tre utgavene Av Cloud Confluence er Gratis, Standard og Premium. En liten bedrift kan gjøre det bra med den gratis versjonen. Mens Standard-og Premium-versjonene tillater opptil 5000 brukere per konto, er den gratis versjonen begrenset til 10. Den viktigste ekstra funksjonen med de to betalte versjonene er revisjonslogging. Premium-utgaven har mange statister over Standardversjonen, men den viktigste er inkluderingen av en analysemodul. Lagringsplass er en annen faktor med En Gratis konto som får 2 GB, Standardkontoen har 250 GB, og et ubegrenset lagringsgodtgjørelse for Premium-utgaven.Den lokale versjonen, Kalt Server, kan kjøpes for en engangsavgift, men du må bestemme antall brukere som vil ha tilgang til programvaren fordi det er den eneste faktoren som påvirker prisen. Den høyere lokale utgaven kalles Datasenter. Dette er priset per år, og det inkluderer cloud backup for data.

DokuWiki

DokuWiki

Hvis DU vil lage et Tradisjonelt Wiki-format for IT-dokumentasjonen, har du mange redigerings-og dokumenthåndteringsalternativer. De fleste av dem er gratis. Sannsynligvis er Det beste Av Alle Wiki-redaktørene DokuWiki.

En stor fordel Med DokuWiki er dens enkelhet. Dette gjør redaktøren og dokumenthåndteringsprogramvaren enkel å vedlikeholde. Systemet trenger ikke en tilknyttet database for indeksering eller dokumentlagring. I stedet opererer Dokuwikis innholdsleveringssystem med tekstfiler som datakilde.

dette dokumentinnholdssystemet ble først utgitt i 2004. Så, pakken har eksistert i lang tid, noe som gjør det til et veletablert og stabilt stykke programvare.

dette er et kryssplattformsprogram, så du trenger ikke å bekymre deg for at du har riktig type server for å være vert for koden. Siden Det er et gratis stykke programvare, er det ingen skybasert versjon Av DokuWiki. Det kan imidlertid installeres på EN AWS virtuell server hvis du ikke vil opprettholde en lokal vert.det enkle, gratis dokumentstyringssystemet har noen flotte funksjoner som inkluderer versjonskontroll, med hver versjon beholdt, tilgangskontroll, maler og et plugin-system for å utvide funksjonaliteten til verktøyet.

verktøyet er ikke begrenset til Bare å vise Vestlige tekster. Det er også i stand til å vise ikke-Europeiske tegnsett, For Eksempel Kinesisk, arabisk og hebraisk. CMS har et integrert indekseringssystem, og Den ferdige Wiki-skjermen inneholder et fullt fungerende søk.

hvis du ikke har noe imot å være vert for programvaren lokalt, og du ikke vil betale for en dokumentbehandling, kan dette verktøyet være svaret du leter etter.

Velge ET it-dokumentasjonsverktøy

denne anmeldelsen presenterer bare et lite antall alternativer. Den viktigste avgjørelsen du må gjøre er om du vil ha en hosted documentation manager eller hvis du vil vedlikeholde programvaren på dine egne premisser.

det er mange fordeler med både online og inhouse strategier. NOEN IT-ledere føler seg bare ikke trygge på å være vert for sin forretningsintelligens utenfor sine egne selskapers sikre lokaler. Hvis det beskriver deg, har du to alternativer på denne listen i Form Av DokuWiki og Confluence. Det er fire vertsbaserte tjenester på denne listen fordi den konfigurasjonen blir mer og mer tilgjengelig etter hvert som flere selskaper flytter inn i markedet.

de betalte verktøyene på denne listen kan være ganske dyre. Men hvis du er et lite selskap eller en oppstart med svært lite å bruke, har du to gratis alternativer på denne listen å velge mellom: DokuWiki og Den Gratis utgaven Av Confluence.

Å Skrive IT-dokumentasjonen i redaktørene av disse dokumenthåndteringsverktøyene er en bedre ide enn å bare skanne eksisterende papirbaserte dokumentasjonsbiblioteker. Spesielt formaterte innholdsstyringssystemer er bedre til å gi IT-dokumentasjon enn tradisjonelle helsidedokumenter fordi de kan gjøre korte beskrivelser og raske tips tilgjengelige, samt fullstendige brukerveiledninger og prosedyrehåndbøker.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.